Durante muito tempo, a única forma concebível de se assinar um documento foi a tradicional, ou seja, escrevendo à mão no papel. Porém, os tempos já são outros e contamos com diversos tipos de assinatura.
Com as transformações tecnológicas trazidas pela era digital, outras formas de celebração de contrato, como a assinatura eletrônica e a assinatura digital, já fazem parte de uma realidade consolidada.
Isso é facilmente comprovado ao observarmos inúmeras empresas e setores profissionais que vêm, amplamente, se utilizando desses novos recursos para validar documentações, contratos e transações financeiras, como uma forma inovadora de agilizar seus processos.
Pensando nisso, nós, da ZapSign, preparamos este artigo completo para explicar tudo sobre quais são os tipos de assinatura de documentos: desde suas características e diferenças, até aspectos legais e como decidir entre qual delas utilizar.
As principais diferenças entre assinatura tradicional, assinatura digital e assinatura eletrônica
Aqui, falaremos mais detalhadamente sobre as principais diferenças entre quais são os 3 tipos de assinatura que existem e são mais utilizados pelas empresas que podemos classificar em: tradicional, eletrônica e digital.
Assinatura tradicional (manuscrita)
Como sabemos, a assinatura tradicional, ou física, ocorre quando duas ou mais partes celebram presencialmente, e de próprio punho, algum acordo definindo termos contratuais.
Mesmo nos dias de hoje, esse tipo de assinatura ainda é largamente utilizado, sobretudo por empresas mais tradicionais ou com pouco investimento em recursos tecnológicos.
Assinatura eletrônica
Quando falamos em assinatura eletrônica, estamos nos referindo a um conceito mais amplo, que abrange várias formas de identificação realizada por meio de mecanismos eletrônicos.
Sendo assim, ela não se resume somente à assinatura de um documento online, mas também a sistemas de diversos outros tipos, tais quais: chave eletrônica, token, biometria, entre outros.
Antes de optar pela assinatura eletrônica, convém se atentar às suas particularidades: normalmente, é utilizada para revelar a intenção do signatário em assinar um documento, bem como para verificar os arquivos assinados.
Destaca-se por apresentar diferentes métodos de comprovação de identidade dos signatários, fornecendo base legal para a validação das assinaturas. O custo costuma ser mais baixo, se comparado às assinaturas digitais.
Assinatura digital
Diferente da assinatura eletrônica, a assinatura digital se refere mais especificamente à assinatura física de um documento, porém feita em meio digital.
Neste caso, a validação legal é realizada por meio de uma criptografia, o que torna obrigatório um certificado virtual emitido por órgãos regulamentadores como o ICP-Brasil.
Portanto, os principais pontos a serem considerados ao optar pelo uso da assinatura digital estão no fato desta possuir ainda mais recursos de segurança, (devido à criptografia), autenticidade e rastreio, além de ser fortemente assegurada pela legislação brasileira, sendo autorizada pelo governo ou organização não governamental do organismo de certificação.
Por outro lado, o custo desse tipo de assinatura tende a ser maior, pois seu uso exige certificados digitais de todas as partes envolvidas.
Note que, muitas vezes, a assinatura digital e a assinatura eletrônica são tratadas como sinônimos. Essa confusão é comum, mas, como pôde ser percebido, há importantes diferenças entre os dois tipos de assinatura online, ainda que ambas tenham, como ponto em comum, o caráter tecnológico e inovador, além do propósito de facilitar os processos de reconhecimento e de firma digital.
E por que usar assinatura eletrônica ou digital em vez da manuscrita?
Embora seja verdade que as assinaturas eletrônica e digital exerçam a mesma função que a assinatura manuscrita, quando paramos para comparar mais atentamente, não é difícil perceber que o online apresenta algumas vantagens significativas sobre o tradicional.
Logo, essas soluções vêm sendo exponencialmente adotadas pelas empresas. Dentre os principais pontos, podemos destacar três que listamos a seguir.
Economia de gastos
Graças ao diferencial de possibilitar que todo o processo possa ser feito pela internet, em dispositivos como computadores, tablets ou smartphones, as assinaturas online dispensam a presença física de todas as partes.
E é justamente aí que reside a grande vantagem: caso os envolvidos não possam estar todos juntos no mesmo lugar, a documentação não precisa ser enviada para que todos assinem.
O documento é enviado por meios virtuais, dispensando os custos habituais com transportadoras, motoboys ou combustível. E, para completar, a escolha por uma solução online faz com que gastos com autenticação de assinatura em cartórios também tornem-se desnecessários.
Agilidade e praticidade
Da mesma forma que o procedimento online poupa gastos financeiros, o fator do tempo também é beneficiado – afinal, todo o trâmite ocorre de maneira mais rápida, para não dizer imediata.
Graças às assinaturas eletrônicas e digitais, até mesmo contratos internacionais podem ser celebrados de forma extremamente ágil e segura.
Sustentabilidade
Em alguns casos, o uso da assinatura tradicional pode ser mesmo mais adequado – gerando, assim, impressões de documentos físicos. O uso da assinatura eletrônica ou da assinatura digital, entretanto, reduz sensivelmente a geração desse material, contribuindo não apenas para a já mencionada redução de gastos, como para a redução de lixo e uma maior conscientização sobre o consumo de determinados materiais – além de um melhor aproveitamento do espaço do ambiente de trabalho.
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Como funciona a validade jurídica das assinaturas eletrônicas e digitais
É comum que se pense que um contrato só pode ocorrer de forma juridicamente válida quando duas ou mais pessoas firmam pontos e obrigações contratuais em um papel.
Mas, na verdade, um acordo legal também pode ocorrer de outras formas. Contratações celebradas por meios eletrônicos e, até mesmo, acordos verbais são resguardados pela lei, conforme descrito nos Artigos 104 e 107 do Código Civil.
Falando particularmente sobre documentos eletrônicos, seus termos de legalidade são definidos pela Medida Provisória 2.200-2/2001:
“O disposto nesta Medida Provisória não obsta a utilização de outro meio de comprovação da autoria e integridade de documentos em forma eletrônica, inclusive os que utilizem certificados não emitidos pela ICP-Brasil, desde que admitido pelas partes como válido ou aceito pela pessoa a quem for oposto o documento.”
Basicamente, os termos da MP querem dizer que a comprovação de um acordo pode se dar através de uma cláusula em que as partes declaram estar cientes de que o contrato será assinado por vias eletrônicas, podendo ser até mesmo por meio de mensagens de e-mail, SMS, Whatsapp ou áudio.
Sendo assim, quando uma das partes se utiliza de login e senha para acessar uma plataforma de assinatura eletrônica, de forma a ser identificada e o documento não puder mais ser modificado após ser firmado, a assinatura será considerada válida.
A lei brasileira prevê uma série de jurisprudências que podem confirmar a validade jurídica da assinatura eletrônica, como a APC 20140111450486 da 5ª Turma Cível do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios:
“A inexistência de contrato escrito é irrelevante para comprovar o vínculo obrigacional, uma vez essa formalidade não ser essencial para a validade da manifestação de vontade relacionada aos contratos eletrônicos, de modo que a existência desse vínculo pode ser demonstrada por outros meios de prova admitidos em direito, no caso dos autos o extrato demonstrativo da operação.
Ademais, o contrato foi firmado por meio eletrônico mediante a utilização de senha pessoal de uso exclusivo do correntista, inexistindo assim o contrato escrito.”
Fora tudo isso, outras evidências podem comprovar vínculo, tais como: endereços de IP, números de CPF/CNPJ, dentre outros.
A solução em assinatura eletrônica da ZapSign
Como você pode perceber, as assinaturas eletrônicas e digitais já podem ser consideradas como práticas essenciais na rotina documental de uma empresa. Existem diversas plataformas especializadas em assinatura virtual no mercado.
Entre elas, a ZapSign se destaca pelo grande diferencial de permitir que você colete, de forma rápida, simples e extremamente intuitiva, as assinaturas tanto pelo seu computador, quanto pelo seu celular – inclusive, a partir de aplicativos e recursos simples que utilizamos no cotidiano, como e-mail, SMS, WhatsApp e Telegram.
A solução em assinatura eletrônica da ZapSign oferece, ainda, diferentes planos, de acordo com as necessidades de cada tipo de empresa e conta com planos que atendem às necessidades dos mais variados tipos de empresas. Os listamos abaixo.
Plano profissional
Se o seu fluxo de coleta de assinaturas por mês não costuma ser muito intenso, e nem contar com muitas pessoas envolvidas, o plano profissional é a escolha ideal: ele permite que você assine até 20 documentos por mês, além de convidar até 5 usuários para a plataforma.
Plano completo
Aqui, temos o plano mais adequado para aqueles que possuem uma grande equipe lidando com uma forte demanda de contratos mensais: o plano completo permite a assinatura de documentos ilimitados, além da adição de 10 usuários, além de você.
Plano essencial
Se você ainda não tiver muita certeza sobre qual dos planos melhor se adequaria ao seu caso, pode assinar o plano essencial: gratuito, ele possibilita a assinatura de até 5 contratos por mês, e é perfeito para aumentar a sua familiaridade com a plataforma.
Nem precisamos dizer que os três planos oferecem total validade jurídica, em conformidade com tudo o que foi explicado mais acima.
Se você está com tudo pronto para dar esse próximo passo na gestão dos seus documentos, fique à vontade para conhecer melhor a solução em assinatura eletrônica da ZapSign ao clicar aqui!
