Quer aprender a classificar e gerir um documento como, por exemplo, arquivo corrente, intermediário e permanente? Quer se trate de papel ou digital, a devida documentação pode fornecer uma visão sobre o status de um processo ou projeto, e as ações que ocorreram. Sabe-se, por exemplo, se o material ainda está sendo processado ou foi publicado, se pode haver novos comentários, ou se já não pode mais ser alterado.
Até chegar ao seu destino final, cada dado deverá atravessar um curso, que pode incluir diferentes etapas de acordo com o tipo, formato e finalidade do material. Afinal, cada empresa processa um arquivo de acordo com sua estrutura organizacional e processos de negócios subjacentes, definindo assim seu próprio ciclo exclusivo.
Apresentamos a seguir o conceito de ciclo de vida dos documentos e a definição de arquivos correntes, intermediários e permanentes para ajudá-lo a aprimorar a eficácia do processamento de informações do seu negócio. Confira!
O que é o ciclo de vida de um documento?
A construção de um negócio passa pelo acesso e uso da informação adequada, um elemento essencial em qualquer esfera, pública ou privada.
Nesse sentido, o ciclo de vida do documento abrange as várias fases de tratamento da documentação de uma empresa – desde quando a informação é gerada, até o processamento que levará ao arquivamento ou exclusão definitiva, tudo em conformidade com as leis.
Também conhecido como a teoria das três idades, esse arquivamento compreende as sucessivas fases pelas quais passam as informações dentro de uma organização. Isso é, desde sua produção até sua destinação final.
Além disso, a teoria das três idades procura explicar detalhes adicionais do ciclo, interpretando e propondo aplicações práticas. Em suma, ciclo vital dos arquivos acumulados por uma instituição é dividido nas seguintes idades: corrente, intermediária e permanente.
Arquivo corrente, intermediário e permanente: o que são?
Na gestão documental, arquivos correntes, com alta demanda de acesso, são essenciais para as operações diárias, exigindo elevada acessibilidade e segurança. Sua gestão eficiente minimiza o uso do espaço físico e otimiza processos, especialmente em sua forma eletrônica.
Portanto, adotar práticas adequadas em cada idade, incluindo o uso de tecnologias como a assinatura eletrônica, é fundamental para uma administração de documentos que concilie eficiência, segurança e preservação tanto no espaço digital quanto físico.
Primeira idade: arquivo corrente
O arquivo corrente é constituído por documentos que ainda se encontram em tratamento ou continuam a ser utilizados na gestão (valor primário), são necessários ao trabalho no dia a dia em razão de sua vigência e da potencialidade de uso para fins administrativos, legais e fiscais.
Segunda idade: arquivo intermediário
Já os arquivos intermediários vieram transferidos da primeira idade (corrente) e, portanto, deixarão de ser consultados, utilizados ou mesmo processados com a mesma frequência, mas devem ser mantidos em decorrência de seus valores legais, probatórios e financeiros.
Sendo assim, esses documentos (valor primário) serão transferidos da área administrativa para um depósito de arquivamento intermediário, onde serão devidamente preservados até sua destinação final: eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
Terceira idade: arquivo permanente
Por fim, o arquivo permanente compreende o conjunto de documentos que já cumpriram as finalidades de sua criação, cujos prazos prescricionais venceram, mas passam a ter um valor histórico e/ou cultural e jamais serão eliminados.
Passam a ser considerados fonte de pesquisa e informação de terceiros e da própria gestão, pelo que é muito importante guardá-los de forma adequada e segura para que as informações não se percam e possam ser encontradas rapidamente.
Cada ciclo de arquivo corrente, intermediário e permanente compreende rotinas e procedimentos diferentes de tratamento e conservação dos documentos e, consequentemente, uma organização apropriada. As três idades são complementares. Saiba mais a respeito de cada ciclo a seguir.
As características dos arquivos correntes
De acordo com o Art. 8º § 1º da Lei No 8.159, de 8 de janeiro de 1991 (Política Nacional de arquivos público e privados), “consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes”.
De valor administrativo, a primeira idade compreende o arquivo que ainda está em uso contínuo. Importante para as atividades em andamento da empresa, são alocados perto de seus usuários diretos, devido a grande possibilidade de uso no cotidiano.
Sejam documentos eletrônicos ou em papel, mantenha-os organizados e classificados em suas respectivas pastas ou diretórios pessoais/compartilhados. Isso facilitará a identificação para uso e transferência posterior para o arquivo intermediário.
Os diretórios pessoais são usados para arquivar: documentos de trabalho elaborados por indivíduos, como rascunhos, rascunhos preliminares de memorandos, discursos, relatórios, contratos, etc. Anote as dicas para mantê-los organizados:
- exclua as versões provisórias e desatualizadas de seus arquivos assim que a versão definitiva for finalizada;
- transfira a versão final para uma pasta pública correspondente;
- faça verificações regulares nos arquivos armazenados em sua unidade;
- estabeleça um cronograma de retenção e descarte para cada espaço de trabalho colaborativo que hospeda documentos com um período de utilidade administrativa;
- designe uma pessoa responsável por arquivá-los em pastas públicas enquanto aguarda sua transferência para a segunda idade.
Compreendendo os arquivos intermediários
Conforme aponta o artigo da lei mencionado anteriormente, “consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”.
Conclui-se, portanto, que os arquivos intermediários são preservados pelos departamentos de autoria de acordo com o prazo estabelecido pelo CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), um órgão colegiado, vinculado ao Arquivo Nacional do Ministério da Justiça e Segurança Pública, que tem por finalidade definir a política nacional de arquivos.
Leva-se em consideração as necessidades de cada departamento e os prazos legais de prescrição. Eles são consultados com base em sua importância jurídica, financeira ou administrativa e, muitas vezes, estão relacionados a uma atividade ou projeto concluído.
A remessa dos documentos correntes para o arquivo intermediário, onde aguardarão o cumprimento dos prazos e destinação final, é denominada transferência. A remessa dos documentos para o arquivo permanente é denominada recolhimento.
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Quando um arquivo chega ao ciclo permanente?
A lei ainda considera “permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados”. Ademais, o Art. 10º determina que “os documentos de valor permanente são inalienáveis e imprescritíveis”.
Quando arquivado em definitivo, esse documento normalmente passa a ter um valor histórico. O ciclo entre a segunda idade (intermediário) e a terceira (permanente) é a última possibilidade para exclusão de um arquivo.
Ao chegar no ciclo permanente, o documento não será mais usado, mas deverá ser mantido arquivado e seu valor passa a ser secundário. Geralmente, esses dados são usados para consulta para saber como tudo evoluiu. São informações que já não tem mais utilidade administrativa, mas não podem ser eliminadas.
Alguns exemplos são contratos de empréstimos, cronogramas de amortização de dívidas e ativos especiais, relatórios para a gerência, organogramas, resumos dos princípios contábeis usados pela organização, cópias da legislação governamental relevante, regulamentos, diretrizes e outras regras que afetam operações, cópias de contratos / arrendamentos de longo prazo, entre outros.
Documentos físicos e digitais
Cada vez mais a digitalização tem descomplicado e desburocratizado o arquivamento interno das grandes às pequenas empresas. Por mais que exista um ciclo de vida de documento físico (papel), digital e uma forma mista dessas duas possibilidades, as fases individuais dificilmente diferem umas das outras.
No ciclo de vida dos papéis, muitas etapas de processamento ocorrem manualmente ou são passadas de uma pessoa para outra. Os dados são impressos, digitalizados ou arquivados na estação de trabalho de outro responsável, armazenados em pastas e a trituração ocorre na máquina apropriada.
Se forem feitas alterações no documento, muitas das etapas terão que ser repetidas, o que pode atrasar muito o processo.
Por outro lado, essas etapas podem ser automatizadas com o ciclo de vida dos documentos digitais, o que aumenta a transparência e agilidade de cada etapa. Independente de ser impresso, digital ou híbrido, o modelo de arquivo corrente, intermediário e permanente deve ser adotado para organização do negócio que também deve contar com um bom notebook para guardá-los.
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Consequências da má gestão de documentos
Como você pôde ver no decorrer deste texto, classificar corretamente seus documentos não é nenhum bicho de sete cabeças.
Ainda assim, há precauções que devem ser tomadas, como o fato de os documentos arquivísticos precisarem estar acompanhados de listagem descritiva que permita sua identificação, controle e acesso pleno, tanto na transferência quanto no recolhimento.
Procure facilitar o dia a dia da sua empresa, acelerar processos e otimizar a performance em cada etapa.
Ao mesmo tempo, todo empreendimento deve prezar por um forte compromisso com altos padrões profissionais na coleta e documentação de evidências para apoiar o sucesso do negócio, mas também o trabalho de auditoria, afinal, é de extrema importância a precisão e a confiabilidade das informações contábeis para a tomada de decisões.
Para garantir a manutenção de uma documentação de alta qualidade – que também beneficiará processos de recolhimento de tributos, imposto de renda e mais -, é importante compreender a teoria das três idades e aplicá-la de forma eficiente para evitar a perda de documentos, a desorganização, entre outros malefícios que podem comprometer o bem estar da sua empresa.
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