Gestão de documentos de empresas: este já não é mais um termo desconhecido – afinal, trata-se de um aspecto primordial, e por muitas vezes negligenciado, do processo gerencial de um negócio. Isso leva algumas pessoas a questionarem quais são os objetivos da gestão de documentos.
O fato é que, dada a sua importância na rotina administrativa de qualquer empreendimento, cada vez mais temos ouvido falar a seu respeito no meio corporativo, embora nem sempre isso ocorra com a clareza necessária. Com este artigo, viemos para lhe lançar uma luz sobre o assunto.
Normalmente, ao pensar em gestão de documentos, prontamente assimilamos a ideia ao uso de softwares específicos de gestão eletrônica. Entretanto, embora a tecnologia seja, de fato, um fator de extrema utilidade nesse processo, ela é apenas uma ferramenta, e, como tal, mostra-se de muito pouca serventia, caso não seja bem administrada pelos usuários.
E é por esse exato motivo que a perfeita execução do gerenciamento dos documentos de uma empresa pede um pleno conhecimento sobre todo o seu processo.
Para que isso ocorra, o ponto de partida ideal é, antes de mais nada, saber exatamente onde se pretende chegar. E é justamente por isso que, ao longo deste artigo, iremos abordar especificamente sobre essa questão: quais são os objetivos da gestão de documentos. Vamos lá!
O que é gestão de documentos?
Antes de mais nada, precisamos definir o conceito de gestão de documentos. Afinal de contas, do que se trata?
Podemos dizer que a gestão de documentos consiste em um conjunto de práticas adotadas de forma sistemática, com o propósito de otimizar a condução do processo documental de uma determinada empresa.
Isso se faz extremamente necessário ao considerarmos que a produção contínua de um grande volume de documentos e informações é um elemento recorrente na rotina de todo e qualquer negócio, independente de qual seja seu porte, tempo de vida ou ramo de atuação.
Não seria exagero algum afirmar que toda a produção documental de uma empresa pode, facilmente, ser considerada como seu principal patrimônio. Afinal de contas, estamos falando de toda uma série de dados sobre os mais diversos aspectos fundamentais de uma organização, como:
- cadastros;
- estatísticas;
- finanças;
- procedimentos internos;
- contatos externos;
- e muitos outros.
Sendo assim, não é à toa que mesmo um único documento perdido ou extraviado já pode ser mais do que o suficiente para que graves danos sejam causados ao negócio.
Portanto, como todo e qualquer patrimônio, este material precisa ser cuidadosamente protegido, de maneira que torna-se indispensável a tomada de uma série de medidas afirmativas para que todo o processo de gerenciamento seja conduzido de forma transparente e impecável.
Essas medidas objetivam atingir níveis satisfatórios e crescentes de praticidade, segurança e eficiência no que tange tanto ao armazenamento, quanto à organização e ao manuseio dos documentos referentes ao negócio em questão.
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Objetivos da gestão de documentos
Como foi dito acima, conhecer bem os objetivos da gestão documental é um fator de extrema importância para que ela seja implementada de forma adequada. Por esse motivo, a fim de que você saiba exatamente onde quer chegar, destacamos, a seguir, quais são os principais objetivos da gestão de documentos bem aplicada.
Organização do processo documental
Este é o primeiro e mais elementar objetivo de uma gestão de documentos de excelência.
Todo processo documental – desde a produção, a classificação e o arquivamento, até a consulta, a manutenção, a destinação e o descarte dos seus arquivos – deve ser organizado de modo eficiente e objetivo, de acordo com protocolos de classificação adequados.
É esse cuidado rigoroso que torna os processos mais fluidos, evitando não apenas lentidão, retrabalhos e confusões internas, como também que a sua documentação sofra qualquer tipo de extravio ou exposição indesejada.
Embora essa questão da organização, em um primeiro momento, possa parecer um tanto óbvia, a verdade é que, em muitas empresas, os processos de gestão de documentos já começam falhando pela negligência com esse aspecto.
É preciso compreender que apenas a partir do estabelecimento deste objetivo primário será possível partir para os seguintes.
Localização otimizada
É indiscutível que, para que o processo documental de uma determinada organização opere a todo vapor, toda a informação armazenada precisa estar plenamente acessível a todos aqueles cujos trabalhos dela dependem.
Infelizmente, porém, ainda é muito comum que os profissionais de muitas companhias gastem bastante tempo na procura de dados e documentos dispostos de forma muitas vezes confusa e/ou dispersa.
Essa falha elementar é extremamente prejudicial à produtividade, tanto das empresas, em um nível mais geral, como de seus funcionários, em um âmbito mais individual.
Sob um ponto de vista gerencial, compreender essa problemática para combater essa desnecessária e contraproducente perda de tempo deve ser considerada a mais urgente das prioridades.
Para isso, é preciso empreender uma metodologia inteligente e precisa, que promova, tanto em âmbito físico como digital, e de um modo o mais objetivo possível, a localização rápida e eficiente de informações e a hierarquização de suas relevâncias, de acordo com os valores administrativos, fiscais, legais, históricos e/ou científicos de cada documento do arquivo.
Preservação da memória
É de consenso geral que aquele que não conhece a própria história não conhece a si mesmo. Dito isso, é preciso, portanto, compreender que uma empresa, como toda e qualquer instituição, pode também ser considerada um grande organismo com uma história própria a ser contada.
Para que, futuramente, essa história possa ser contemplada e seu desenvolvimento possa ser avaliado sob um ponto de vista cronológico, não se deve, em hipótese alguma, deixar de preservar atas, fotografias, protocolos, levantamentos e demais registros que conduzam a uma observação ampla e crítica da memória histórica da organização.
Com efeito, podemos afirmar que garantir a preservação e o acesso aos documentos de caráter permanente de uma companhia é também garantir a preservação do legado da mesma através dos tempos.
Redução de gastos
Por mais que, nos dias de hoje, a tecnologia possua um papel fundamental no que se refere a processos de gerenciamento documental, e que o armazenamento digital se faça cada vez mais presente nas rotinas administrativas da esmagadora maioria das empresas, ainda há uma significativa necessidade de que certos documentos sejam impressos e acessíveis aos funcionários de forma física.
Embora essa necessidade ainda esteja longe de poder ser eliminada, uma boa gestão de documentos se antecipa a compreender a questão e agir de forma a evitar o acúmulo de papel e, consequentemente, alguns gastos desnecessários de recursos financeiros, operacionais e de espaço podem ser cortados.
Segurança jurídica
Uma gestão de documentos que não objetive resguardar a empresa diante da lei é, invariavelmente, uma gerência falha. Documentos precisam operar dentro dos termos da legalidade, e, em muitos casos, existem como comprovação da legitimidade jurídica das atividades realizadas entre a empresa e outras partes envolvidas.
Contratos realizados entre a empresa e seus funcionários, ou entre a empresa e seus clientes, ou ainda entre negócios. Por exemplo, especificam termos sob os quais essas relações funcionarão, e demandam grande responsabilidade por parte do gestor.
Vale também lembrar que não importa se estamos falando de documentos assinados à mão ou de forma digital – ambos são igualmente válidos, diante da nossa legislação.
Aprimoramento da informação
Uma vez compreendido que todos os pontos acima elencados possuem sua própria importância dentro do processo da gestão de documentos dentro de uma empresa, torna-se essencial que o gestor dedique igual atenção a cada um deles, sem permitir que o cuidado com um implique no descuido em relação a outro.
Afinal de contas, todos os objetivos da gestão devem ser perseguidos paralelamente, em direção ao propósito maior que é garantir que o uso da informação documental seja feito da forma mais prática, ágil e otimizada possível. É correto afirmar que, quando um objetivo é negligenciado, eventualmente, haverá dificuldade no cumprimento dos demais.
Portanto, como já foi apontado aqui, uma gestão de documentos competente pede mais do que boas práticas de organização, classificação, preservação e localização de arquivos: é preciso que, para além disso, ocorra uma perfeita e acurada integração entre todas essas práticas.
Sobretudo em grandes empresas, com um fluxo muito intenso de dados gerados, a administração de toda essa demanda pode configurar uma missão um tanto complexa – embora, na verdade, essa também seja uma questão para pequenos e médios negócios.
Afinal, invariavelmente, estamos falando aqui de um volume extenso e contínuo de documentos fiscais, trabalhistas e relacionais dos quais não é possível fugir.
Em casos assim, pode ser fortemente recomendada a terceirização desse serviço de gerenciamento.
Existem muitas empresas no mercado que oferecem soluções nesse sentido, cuidando da gestão documental tanto de pequenos, quanto de médios e grandes empreendimentos, e garantindo segurança e eficiência no que diz respeito à guarda e à manutenção de suas informações.
Como você pode ver, gestão de documentos é um tema tão importante quanto extenso. Com este artigo, esperamos que você compreenda melhor a importância de conhecer quais são os objetivos da sua gestão de documentos e que resultados você deve perseguir neste sentido, para evitar que seu negócio sofra consequências ruins.
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