À medida que a tecnologia vem tomando conta das mais diversas camadas da sociedade, cada vez mais podemos observar empresas alinhadas a esta nova realidade. Ferramentas digitais de todos os tipos vêm sendo aplicadas nos processos internos da rotina corporativa, a fim de promover maior otimização em nível operacional e descarte de documentos físicos.
Na gestão de documentos, podemos observar o uso dos documentos físicos caindo em desuso e dando lugar à digitalização. De fato, a tendência é que, em poucos anos, essa transformação se dê de maneira completa na grande maioria dos empreendimentos.
Entretanto, a dúvida que ainda resta é: uma vez digitalizado o arquivo da empresa, o que fazer com a velha papelada? Afinal, o descarte de documentos físicos, caso realizado de modo incorreto, pode acarretar uma série de inconvenientes em diferentes níveis – prejudicando desde a segurança de dados da empresa até o meio ambiente.
Pensando nisso, preparamos este artigo especial, contendo tudo o que você precisa saber sobre as diferenças entre a documentação digital a tradicional; como realizar o descarte de documentos físicos corretamente; além de dicas para a digitalização da sua empresa. Boa leitura!
Vantagens dos documentos físicos
Apesar de todas as vantagens oferecidas pela documentação digital, sabemos que o uso de documentos físicos ainda é bastante comum em muitas empresas. Isso é compreensível, visto que a gestão eletrônica de documentos ainda se caracteriza como um processo recente e com o qual muitos gestores ainda não possuem total familiaridade.
Há três fatores principais que influenciam algumas empresas a preferir os documentos físicos.
Sensação de segurança
A lida com documentos físicos proporciona sensação de segurança para muitos gestores. Ainda se observa muita resistência por parte de uma boa parcela das pessoas em confiar em ítens exclusivamente digitais – principalmente diante de eventuais questões judiciais, uma vez que a aceitação de documentos digitais ainda não foi totalmente estabelecida.
Acesso independente
Documentos físicos podem ser acessados sem nenhum dispositivo eletrônico, o que pode ser visto por muitos como uma vantagem. Afinal, eles podem ser levados em uma pasta e ser utilizados normalmente, mesmo que o acesso à Internet seja perdido ou que a bateria do computador ou dispositivo móvel descarregue.
Cumprimento da legislação
Embora a regulamentação sobre os documentos digitais já se encontre em nível bastante avançado, ainda há alguns casos em que são exigidos os registros originais ou impressos. Algumas empresas julgam preferível não se manter refém dessas situações.
Desvantagens dos documentos físicos
Por outro lado, a utilização dos documentos físicos traz uma série de inconvenientes, que se tornam cada vez mais flagrantes conforme avança o processo de digitalização das empresas:
Vida útil limitada
Em médio e longo prazo, a vida útil dos documentos físicos pode significar um grande entrave para a gestão. Mesmo diante de um armazenamento correto, a ação do tempo sobre os papéis de uma empresa pode ser combatida – porém, não totalmente evitada.
Limite de espaço
Com o tempo, o volume de documentos tende a aumentar de forma significativa, o que pode comprometer a otimização do espaço – como podemos observar facilmente em escritórios que contam com salas inteiras para guardar seu arquivo.
Risco de perdas e danos
O acúmulo de papéis tende a dificultar a organização, e, por mais que cuidados sejam tomados, enganos podem ocorrer e documentos importantes podem ser extraviados sem querer.
Além disso, acidentes, como rasgos, manchas e outros podem ser bastante prejudiciais à integridade dos documentos empresariais, trazendo diversos inconvenientes à companhia – incluindo prejuízos financeiros.
Custos envolvidos
A documentação em papel demanda um grande custo em dinheiro, uma vez que é preciso investimento incessante em materiais como papel, tinta, pastas e mobília de escritório. Em larga escala, o impacto sobre o orçamento da empresa torna-se evidente.
O tempo de busca e manuseio dos documentos físicos também influencia a companhia financeiramente, uma vez que atrasa a realização de atividades mais importantes em nível estratégico.
Como realizar corretamente o descarte de documentos físicos
Com a expansão do processo de digitalização nas empresas, cada vez mais material físico tem se tornado obsoleto.
Entretanto, é preciso cuidado ao descartar documentos, pois qualquer descuido pode resultar no vazamento de informações confidenciais ou mesmo em prejuízos ao meio-ambiente – o que também representa prejuízos à companhia, visto que contravenções ambientais podem acarretar em multas e outras penalidades legais.
Nesse sentido, é preciso se atentar às contradições das formas mais comumente utilizadas de descarte de documentos físicos:
O lixo comum, por exemplo, abre precedentes para que terceiros encontrem seus documentos e os utilizem com más intenções. A queima de papéis, por outro lado, emite fumaças e gases tóxicos para os seres vivos, além de ser extremamente prejudicial para a Camada de Ozônio.
Mesmo o triturador não oferece total segurança, já que, ao final de seu uso, pedaços de papel maiores podem restar, possibilitando que palavras-chave sejam lidas.
Sendo assim, a incineração e a reciclagem se mostram opções melhores, pois ambas não deixam rastros das informações da empresa, ao mesmo tempo que não são nocivas ou arriscadas para terceiros. Mesmo assim, há alguns pontos importantes a se observar.
O primeiro é certificar-se de que aquele material realmente não será mais utilizado antes de encaminhá-lo ao descarte. Você também pode digitalizar o documento antes, caso prefira;
Atente-se à tabela de temporalidade do documento. Alguns documentos devem ser guardados por período mínimo, enquanto outros devem ser mantidos por tempo indeterminado.
Após separar os documentos, recomenda-se entrar em contato com uma empresa de descarte e fazer um agendamento. Esse tipo de empresa possui toda a infraestrutura e logística para realizar o descarte adequado dos seus documentos físicos, garantindo um processo sustentável e alinhado às diretrizes ambientais legais.
A maioria desses serviços fornece um certificado para as empresas, atestando que os resíduos foram descartados corretamente, em respeito à legislação ambiental nacional.
Como digitalizar os documentos físicos da sua empresa
A discussão sobre a digitalização de documentos físicos começou com a Lei 12.682/2012, mas foi em 2016 que foi estabelecida uma conclusão: documentos digitalizados são legalmente válidos mediante certificação digital pelo ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira).
A lei também define que os documentos físicos temporários podem ser descartados após sua digitalização. Os documentos permanentes ou históricos, porém, devem ser preservados.
O processo de digitalização em si é relativamente simples, bastando o uso de um scanner – contudo, para empresas com um grande fluxo de documentos das mais variadas importâncias, recomenda-se a contratação de uma empresa especializada nesse tipo de solução.
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Para uma boa gestão de documentos digitais, a assinatura online pela plataforma da ZapSign representa uma forte aliada. Confira o passo-a-passo a seguir e veja como os seus processos podem ser otimizados com a nossa solução especial:
Passo 1: Informar o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.
Passo 2: Clique no botão “Novo” para criar um novo documento.
Passo 3: Clique em “selecionar documento” para fazer o upload do documento a ser assinado. O documento deverá estar em formato PDF – caso contrário, será necessário converter o arquivo.
Nesta tela, adicione quem os seus signatários a partir da sua agenda de contatos ou tocando em “Eu vou assinar”.
Passo 4: É possível invisibilizar os campos no documento final ou optar por não solicitar e-mail ou número de telefone do signatário. Se desejar, solicite selfie, foto do documento de identidade ou reconhecimento facial. É possível, também, escolher o método de autenticação do signatário e especificar a sua função.
Passo 5: Posicionar as assinaturas, vistos e textos no documento. Basta clicar na tela, selecionar o signatário e selecionar a assinatura ou o visto.
Clique no ícone “Copiar” na assinatura ou visto para economizar tempo, copiando o posicionamento para as demais páginas do seu arquivo.
Se quiser, adicione textos no seu arquivo, que permanecerão no documento final após a assinatura. Clique em “Salvar e continuar” para seguir para o próximo passo.
Passo 6: Compartilhe os links de assinatura pelo canal de sua preferência. Você pode ativar o envio automático por e-mail, além de ativar lembretes automáticos e definir uma data limite para a assinatura.
É possível também definir a ordem que seus signatários assinarão o documento. As notificações só chegarão a um determinado signatário após o anterior realizar a sua assinatura.
Caso você seja um dos signatários, clique em “Assinar agora” para conferir o documento e realizar a sua assinatura.
Passo 7: Após conferir o conteúdo do documento, clique em “Assinar” e confirme os seus dados.
Passo 8: Agora, é só realizar a assinatura com o dedo ou com o mouse (ou subir uma foto da mesma). Você pode salvar essa assinatura para usar outras vezes, ou limpar para refazê-la.
Pronto! A sua assinatura já foi realizada. Agora, ela já consta nos locais posicionados e também no relatório de assinaturas.
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