Por mais que a aplicação da inteligência artificial na gestão de documentos seja um tema recente, não é de hoje que vivemos uma era de significativas transformações digitais nas mais variadas camadas da nossa sociedade.
Contudo, foi a partir de 2021 que esse processo se intensificou significativamente, absorvendo a vida das pessoas nos mais diversos níveis – em boa parte devido às novas demandas trazidas à sociedade pela crise da pandemia do Covid-19.
Mesmo agora, dois anos depois desse fenômeno, o que se apresenta no horizonte é que essa tendência continue crescendo exponencialmente, influenciando até mesmo nos aspectos mais simples da vivência humana e transformando radicalmente nossa cultura, nossa comunicação e a nossa vida em geral.
E é claro que isso não poderia ser diferente no que se refere ao nosso modo de trabalho.
É exatamente o que ocorre, por exemplo, no campo da gestão de documentos. Antes, atravessávamos um período de transição entre a era em que os documentos físicos se faziam predominantes e um novo período, tomado por plataformas eletrônicas e documentos digitais.
Agora, mais do que nunca, vemos esse processo chegar a um novo patamar de modernidade, com a chegada da inteligência artificial ocorrendo de maneira robusta nos processos de gestão – e quem não acompanhar essa tendência, certamente, ficará para trás.
Ao longo da leitura deste artigo, você compreenderá tudo o que precisa sobre gestão de documentos eletrônicos e inteligência artificial – e como ambas estão, hoje, intimamente relacionadas. Vamos lá?
O que é gestão de documentos eletrônicos?
Gestão de documentos eletrônicos, ou GED, é uma técnica moderna de gestão de documentos que, por meio de uma série de ferramentas tecnológicas, possibilita o armazenamento e a administração de arquivos que tragam os dados e informações referentes a uma determinada empresa.
Dessa forma, quando o gestor ou algum membro de sua equipe precisa acessar um documento, basta fazer o login em alguma plataforma online e realizar uma busca para achar a sua versão digital em poucos segundos – o que se mostra bem mais prático do que abrir um armário e ficar procurando manualmente no meio de muitos outros papéis.
A gestão de documentos eletrônicos funciona sob dois módulos, chamados capture e document management.
Capture
O módulo capture faz com que os processos sejam acelerados por meio do uso de formulários e documentos. É o que se usa, por exemplo, quando é necessário efetuar o cadastro de uma determinada pessoa, física ou jurídica, no sistema da empresa, usando um formulário para registrar as respectivas informações de maneira segura.
Document Management
Esse módulo é utilizado para realizar, de maneira eficiente, a gestão dos documentos de fato. Fazendo uso das funcionalidades de uma plataforma especializada, é possível criar e manter armazenados os documentos e arquivos mais importantes da companhia.
Essas plataformas possuem diversas funcionalidades, dentre as quais destacamos: workflow, COLD, forms processing e RIM.
Workflow
Essa é a funcionalidade responsável pelo fluxo de trabalho, isto é, é quem garante que todas as tarefas sejam feitas pelas pessoas a quem foram delegadas, e dentro dos prazos estipulados. Isso ocorre por meio de lembretes e outras ferramentas.
COLD
Também chamado de ERM, essa é a tecnologia responsável pelo armazenamento dos documentos e pela recuperação de dados. É precisamente essa funcionalidade que torna a gestão mais segura e eficiente do que a maneira tradicional, na qual toneladas de papéis são guardadas no armário, estando sujeitas ao desgaste e à ação do tempo.
Forms processing
Como o nome já sugere, essa funcionalidade corresponde ao processamento de formulários de todas as pessoas envolvidas nas atividades da empresa. Ideal para efetuar o cadastro de fornecedores, clientes e funcionários no sistema – garantindo o detalhamento e o armazenamento seguro de todas as informações pertinentes.
RIM
RIM é a sigla para Records and Information Management. Em outras palavras, trata-se da gestão do ciclo de vida de um documento – ferramenta por meio da qual é possível acessar todas as documentações da empresa e organizá-las por categoria.
E o que é inteligência artificial?
Podemos definir a Inteligência Artificial, também chamada de IA ou AI, como um campo da ciência que serve ao propósito de estudar e desenvolver máquinas para o fim de realizar, com eficiência e autonomia própria, atividades humanas.
Essa área científica está diretamente ligada aos conceitos de robótica, machine learning (aprendizagem de máquina) e ao reconhecimento de imagem e som, dentre muitas outras tecnologias.
Dito isso, podemos afirmar que uma solução de IA abraça todo um conjunto de tecnologias, como, por exemplo, algoritmos, sistemas de aprendizado, redes neurais artificiais e tantas outras capazes de emular as faculdades humanas relacionadas ao que consideramos inteligência.
Esses pontos capacitam a máquina a possuir independência para obter percepções diversas que a possibilitem realizar análises racionais e tomar decisões apropriadas.
Da mesma forma, o sistema de análise de dados de uma inteligência artificial também deve torná-la capaz de aprender por si mesma, a fim de ampliar sua gama de conhecimentos.
Como a gestão eletrônica de documentos e a inteligência artificial podem ser aplicadas juntas?
É um fato inegável que as soluções em inteligência artificial representam um potencial de melhoria sem precedentes para o setor de gestão de documentos eletrônicos.
Ao integrar ambas as ferramentas, permite-se uma análise de dados muito mais ágil, completa e segura do que com um analista documental.
De fato, é apenas uma questão de tempo até que esse quadro se complete, pois, embora a integração dos robôs nos processos de GED ainda não tenha sido completamente estabelecida, as bases tecnológicas que apontam para esse futuro próximo já se mostram flagrantes.
Conforme os processos vão se robotizando cada vez mais, as estratégias de planejamento, crescimento e competitividade vão ganhando condições cada vez mais promissoras.
Sistemas de leitura inteligente, gestão automatizada de documentos (por meio da tecnologia OCR, ou Reconhecimento Ótico de Caracteres) e algoritmos preditivos são apenas algumas das ferramentas utilizadas.
Assim, os novos sistemas computacionais são capazes não apenas de reconhecer, analisar, interpretar e extrair os dados mais relevantes dos documentos, como também de fornecer instruções ao usuário no sentido de tomadas de decisão ágeis e certeiras.
É dessa forma que a tecnologia de inteligência artificial, aplicada à gestão de documentos eletrônicos, promete facilitar enormemente os nossos processos de envio, recebimento e armazenamento de documentos, tão correntes no nosso dia a dia.
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Quais os benefícios da inteligência artificial na gestão de documentos para as empresas?
A essa altura, você já percebeu que a implantação da inteligência artificial na gestão de documentos eletrônicos pode trazer inúmeros benefícios para as empresas. Mas quais, de fato, são eles? A seguir, enumeramos os principais:
Segurança da informação
Como a tecnologia de IA é fundamentada na análise de dados, na aprendizagem de conhecimentos e na execução de ações padronizadas, naturalmente, esse tipo de solução se mostra exemplar para prever tendências e otimizar a segurança cibernética.
Considerando que a maior parte das violações à segurança de dados é causada por falhas humanas, o treinamento das máquinas torna possível reduzir a incidência de erros fatais para a segurança das informações, por meio da análise das mais diversas informações, da detecção de ameaças e de ações certeiras de resposta a esse tipo de incidente.
Automatização e aceleração processual
A automatização dos processos e dos saberes cognitivos possibilita que as empresas operem de forma extremamente otimizada, o que favorece a eficiência e a obtenção de resultados.
Enquanto a inteligência artificial realiza boa parte do trabalho de gestão, a equipe ganha tempo para se ocupar com outras atividades, sobretudo em nível estratégico.
Estruturação de dados e organização dos documentos
Estruturação de dados é um dos pilares fundamentais da tecnologia de inteligência artificial.
Sendo esse o ramo da computação responsável pelo estudo dos mais variados mecanismos de organização de dados, o uso de uma solução inteligente como a IA favorece métodos acurados de ordenamento, acesso e processamento para toda a informação documental da empresa, facilitando a vida do gestor e sua equipe.
Geração de insights e tomada de decisões
Por ser baseada em conceitos inovadores, como o Machine Learning e o Deep Learning, a inteligência artificial apresenta uma formidável capacidade de processamento e interpretação de dados, uma vez que as informações são filtradas e trabalhadas de uma maneira impossível de ser replicada pelo ser humano.
Esse é, sem dúvidas, um fator determinante para a geração de importantes conhecimentos e insights que possibilitem o aproveitamento de oportunidades únicas que, em outras circunstâncias, poderiam passar despercebidas.
O potencial da inteligência artificial como facilitadora na tomada de decisões está justamente no fato de poder gerar essa enorme quantidade de conhecimento qualificado, a fim de fornecer o embasamento necessário para que as pessoas decidam ações certeiras em nível estratégico.
Como você pode perceber, a inteligência artificial é uma ferramenta tecnológica que chegou para ficar no cenário corporativo, e ignorar a sua relevância não é mais uma opção. E, já que estamos falando de ferramentas tecnológicas, finalizamos este artigo lhe convidando a conhecer a solução de assinatura eletrônica da ZapSign. Para conferir, basta clicar aqui!
