Conheça as fases da gestão de documentos e por que elas são importantes

Para que uma empresa possa conquistar cada vez mais resultados e crescer, ter uma boa organização é essencial, isso inclui desde as tarefas do dia a dia até os documentos que fazem parte do negócio. Portanto, é importante conhecer bem pontos como as fases da gestão de documentos para executar bem esse trabalho.

Fazer a gerência de documentos não se trata apenas de armazená-los de qualquer jeito dentro de um armário ou gaveta, pois essa falta de cuidado pode trazer más consequências.

Por essa razão, apresentamos neste post todas as etapas que você deve seguir. Vamos lá? 

O que é gestão de documentos?

Toda empresa acumula documentos ao longo da sua existência. Afinal, admissões de funcionários, acordos firmados com fornecedores, contratos de clientes e afins são registros importantes que devem ser cuidadosamente guardados. Portanto, a gestão de documentos consiste em organizá-los bem.

Ela é fundamental para a organização de qualquer negócio. Sobretudo porque algumas situações podem fazer com que você os acesse rapidamente a qualquer momento caso, por exemplo:

  • um cliente tenha dúvidas sobre as condições do contrato;
  • um funcionário questione se as condições de trabalho estão de acordo com o que vocês firmaram;
  • uma auditoria seja realizada na empresa (algumas vezes sem aviso prévio);
  • análise dos documentos para declarar o imposto de renda.

Quais são os benefícios da gestão de documentos?

Uma vez que você adote a gestão de documentos da forma correta (de acordo com as etapas que mostraremos mais adiante neste artigo), sua gerência terá vantagens. Apontamos aqui as principais.

Otimização de tempo

Alguma vez você precisou buscar um documento, mas simplesmente não conseguiu encontrá-lo? “Juro que deixei aqui nesta gaveta” é a expressão mais ouvida por quem não tem os seus arquivos bem ordenados, o que acaba demandando mais tempo para procurá-los e isso pode gerar consequências ruins.

Imagine se o documento for essencial para fechar negócio com um cliente, mas ele mudar de ideia após tanto esperar. Ou se você perder o prazo de uma declaração por não ter encontrado os documentos necessários a tempo.

Ao organizar bem os documentos, eles se tornam facilmente acessíveis, o que otimiza o seu tempo.

Facilidade na busca por informações

Uma empresa levanta diversos tipos de informações todos os dias. Um simples atendimento via WhatsApp, por exemplo, é capaz de reunir dados sobre clientes assim como suas preferências e um histórico de conversa que pode ser usado para confirmar qualquer acordo que tenha sido feito.

Para encontrar as informações certas a qualquer momento que for preciso, os documentos devem estar bem guardados e catalogados por tipo, nome, número, categoria ou qualquer outra que for mais fácil e conveniente para o negócio.

Preservação da memória institucional

Empresas antigas e tradicionais conseguem manter viva a sua memória por cuidar bem dos documentos que fazem parte dela desde os primeiros tempos de existência.

Isso reforça a importância de ter os documentos em ordem, pois eles são as comprovações da história da organização e de tudo que ela representa.

Para que parte dela não se perca em meio a tantos papéis que se deterioram com o passar do tempo, é altamente recomendável que os documentos sejam digitalizados e tornem-se acessíveis via computador. 

Segurança das informações

Uma vez que você tenha os seus arquivos no formato digital, isso faz surgir a quinta vantagem na sua gestão: a segurança das informações.

Mesmo que você tenha os documentos guardados num armário cuja chave fica em sua posse, qualquer pessoa intencionada em acessá-los pode quebrar o cadeado e se apoderar deles.

Por outro lado, na nuvem, você pode protegê-los a partir de login e senha e também via autenticação de dois fatores, isto é, quando você precisa confirmar sua identidade duas vezes, o que dificulta qualquer tipo de invasão no sistema.

Quais são as idades dos documentos?

Antes de falarmos sobre as fases da gestão de documentos, é importante apresentarmos as “3 idades” que eles têm, até porque algumas pessoas costumam confundir os dois conceitos.

Também chamadas de os “3 momentos do documento”, eles são:

  • momento 1: aqui, o documento é amplamente utilizado;
  • momento 2: em seguida, ele não é mais tão usado, mas deve ser guardado caso precise ser acessado;
  • momento 3: por fim, o documento perde o seu uso e acaba sendo arquivado durante o seu tempo de vigência até ser descartado.

Assim, após passar por esses três momentos, os documentos completam o seu ciclo de vida, cujas etapas apresentamos a seguir.

Quais são as fases da gestão de documentos?

Vejamos agora as quatro fases que você deve seguir ao fazer a gerência de documentos. 

Produção

Como o próprio nome sugere, esta é a etapa em que o documento “nasce” e isso sempre ocorre com um propósito. Caso se trate da venda de um serviço, será preciso redigir o contrato, em caso de admissão também é necessário gerar o documento que ambas as partes (contratante e contratado) deverão firmar.

Portanto, esta fase é mais utilizada pelos times de operações e jurídico, pois envolve a elaboração dos documentos dentro dos preceitos legais e que também estejam de acordo com as políticas da empresa.

Além disso, é importante que eles sejam gerados e entregues de forma rápida para que o cliente ou colaborador não fique muito tempo esperando.

Tramitação

A primeira etapa é referente à produção de uma minuta, ou seja, um formato que deverá ser seguido como modelo para os tipos de documento emitidos pela empresa.

Dessa forma, toda vez que uma emissão for feita, em vez de digitar o arquivo do zero, basta usar a minuta que já foi previamente aprovada e apenas preencher os campos que correspondam aos dados do contratante e contratado.

Contudo, apesar de isso deixar as etapas de assinatura mais ágil, o processo logístico pode fazer com que a fase da tramitação demore alguns dias caso o documento precise ser enviado ao local do cliente via Correios, transportadora ou motoboy.

Utilização

Depois que as vias do documento são entregues, começa a fase da utilização que cumpre as cláusulas inseridas nele

É muito importante conferir bem os pontos da minuta durante a fase de produção, pois elas serão seguidas à risca nesta etapa.

Por isso, ela é também chamada de etapa de avaliação, pois envolve a análise de todas as ações executadas durante o tempo de vigência.

Arquivamento

Depois que todos os cumprimentos do documento terminam, chega a hora de arquivá-lo. Tal como dissemos alguns parágrafos acima, esse armazenamento pode ser feito num armário caso se trate de documentos físicos ou na nuvem se o negócio já estiver se digitalizando.

Por essa razão, as empresas que seguem essas quatro etapas da gestão de documentos conseguem manter a memória corporativa com o passar do tempo, pois os arquivos mais importantes são guardados enquanto aqueles que não precisam mais ser usados são descartados.

Como otimizar a gestão de documentos?

Agora que você conhece as fases da gerência de documentos, vejamos algumas dicas que separamos para você deixar esse trabalho bem eficiente,

Crie um protocolo

A organização dos documentos precisa ser feita de acordo com os regulamentos da empresa, isso torna fundamental a criação de um protocolo.

Assim, no que diz respeito à organização, a partir do protocolo, todos os colaboradores ficam cientes de que os documentos devem ser armazenados em ordem alfabética, por exemplo. 

Caso alguém não cumpra as regras do protocolo, isso afetará toda a gestão, por isso um treinamento interno que envolva todos os funcionários e que os ensine a seguir essas normas é recomendado.

Aproveite o potencial da nuvem

A partir do armazenamento na nuvem, você passa a guardar os documentos com mais segurança, além da possibilidade de acessá-los com maior rapidez.

Isso é muito importante para o atendimento, pois o público espera que suas solicitações sejam atendidas da maneira mais ágil possível. Quando os arquivos estão na nuvem, é mais fácil o colaborador acessá-los, fazendo com que o tempo de atendimento seja mais dinâmico.

Além disso, na nuvem você pode fazer cópias dos arquivos a fins de backup. Logo, mesmo que você perca os documentos da pasta principal, poderá recorrer ao backup para tê-los de volta.

Invista num software

Por fim, adquira um software com o qual você possa ter todos os seus documentos devidamente organizados. 

Por mais que existam opções como o Google Drive em que você pode guardar as suas minutas de contrato, como fazer para coletar as assinaturas das partes digitalmente? Para isso, há soluções como a ZapSign, uma ferramenta de assinatura eletrônica.

Nela, você pode inserir os seus documentos no formato PDF para que as pessoas envolvidas possam firmá-los. O processo é bem simples e rápido: basta enviar o link de assinatura eletrônica gerado pela plataforma e enviar aos signatários que podem assinar pelo computador ou por um smartphone.

Além disso, os documentos ficam guardados e podem ser acessados a qualquer momento no seu dashboard, o que facilita a organização, ponto importante que frisamos ao longo deste artigo.

Por sinal, agora que você já conhece as quatro fases da gestão de documentos, que tal aprender as melhores práticas de gerência de documentos digitais? Confira neste link o conteúdo que produzimos sobre o assunto!

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