O rigor no processo de arquivamento de documentos é de extrema importância para o bom gerenciamento dos registros de uma empresa.
Afinal de contas, a documentação de uma organização contém suas informações mais importantes, e a desorganização e o desleixo na gestão de documentos pode acarretar muitos problemas em longo prazo, incluindo atrasos, queda de produtividade e até mesmo prejuízos financeiros.
Portanto, trazemos aqui algumas dicas valiosas sobre as melhores técnicas e métodos de arquivamento de documentos. Venha conosco e boa leitura!
O que é o arquivamento de documentos?
O arquivamento de documentos é uma prática fundamental dentro do contexto empresarial, englobando tanto o armazenamento em formato físico quanto o arquivamento digital. Este processo assegura que documentos importantes, após sua utilização ativa, sejam organizados e guardados de maneira que possam ser facilmente acessados no futuro.
Para uma empresa, manter um sistema de arquivamento eficiente significa não apenas preservar registros cruciais para a operação do negócio, mas também cumprir com obrigações legais e fiscais, como a retenção de documentos de impostos por períodos específicos.
No arquivamento físico, documentos são colocados em pastas, caixas ou arquivadores, seguindo um sistema de organização que facilita a recuperação. Já o arquivamento digital utiliza softwares de gestão documental, onde os documentos são digitalizados, catalogados e armazenados em servidores ou na nuvem, oferecendo vantagens como a economia de espaço físico e a agilidade na busca de informações.
Ambos os métodos requerem atenção para a segurança, garantindo que documentos sensíveis sejam protegidos contra acesso não autorizado ou perda. Implementar práticas de arquivamento eficazes é, portanto, crucial para a integridade, segurança e eficiência da gestão documental de uma empresa.
Qual a importância do arquivamento de documentos?
A principal vantagem do arquivamento de documentos é que ele torna possível que as empresas possuam maior controle sobre seus processos, uma vez que os dados ficam salvos de forma segura, diferenciada e organizada.
A empresa que não conta com um sistema eficiente de arquivamento de documentos terá grandes dificuldades para localizar e armazenar seus dados, pondo em risco a segurança de suas informações mais preciosas, perdendo produtividade e se expondo a inúmeras consequências ruins.
Afinal de contas, nunca se sabe quando uma determinada operação pedirá que antigas informações contidas em algum documento histórico da empresa sejam novamente averiguadas – e, para que isso ocorra de forma clara e organizada, é preciso atenção aos métodos de arquivamento da companhia.
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Dicas de como fazer o arquivamento de documentos na sua empresa
Um arquivamento de documentos eficaz não consiste apenas em armazenar seus dados em um computador ou arquivo físico. Na verdade, a organização é um elemento fundamental de uma boa estão de documentos capaz de conferir a segurança e a praticidade necessárias na rotina administrativa de uma empresa.
Afinal, documentos desordenados tendem a se perder ao longo do tempo, gerando inúmeros inconvenientes para gestores, funcionários e clientes. A seguir, elencamos algumas dicas valiosas de como implementar boas práticas de arquivamento de documentos no seu negócio:
Triagem
Antes de mais nada, recomendamos que você comece a organizar seus documentos fazendo uma triagem inicial e separando-os de forma padronizada: para categorizá-los, você pode usar critérios como: clientes, funcionários, datas, tipos de trabalho etc.
Muitas vezes, esse trabalho de triagem inicial é realizado por empresas especializadas em digitalização de arquivos, poupando o tempo e as energias da equipe de gestão.
Porém, é preciso reforçar que o processo de triagem é importante não apenas no momento inicial do arquivamento de documentos, como ao longo de toda a gestão dos arquivos da empresa.
Para que a bagunça não torne a se tornar um problema, é importante que todo o fluxo de entrada e saída de documentos que ocorrer na empresa passe pelo gestor, a fim de que sejam organizados e direcionados para seus devidos destinos, seguindo os critérios previamente estabelecidos.
O ideal é que esse processo seja realizado diariamente, a fim de não esperar que muitos documentos se acumulem, tornando seu arquivamento demorado, exaustivo e confuso.
Índice organizacional
Depois de separar e categorizar todo o material documental, a criação de um índice catalogando todos os dados e informações torna-se uma medida essencial para descomplicar as eventuais buscas e consultas.
Existem vários critérios de estabelecimento de índices, sendo os mais comuns:
Alfabético
Extremamente comum, o critério de organização por ordem alfabética dispensa muitas explicações. Mostra-se um método intuitivo e de fácil aplicação, tanto no âmbito físico quanto no digital.
Alfanumérico
Semelhante ao anterior, mas um pouco mais elaborado, permite uma organização mais detalhada, separando, por exemplo, as pastas em A1, A2, A3, B1, B2, B3, e assim por diante.
Por grupos
Separar os documentos de acordo com outros critérios, como por projeto, por região, por profissional responsável ou por tema pode ser outra maneira válida de classificar seus arquivos.
Código
Por meio da codificação, várias informações podem ser associadas ao arquivo em si. Este é um método muito usado no comércio, quando produtos e preços são codificados, de acordo com a prática de SKU (Stock Keeping Unit).
Com um bom cuidado para que os códigos não fiquem complicados demais, esta pode ser uma ótima solução.
Categorias macro e subcategorias
A categorização dos documentos é um processo delicado e extenso. Comece separando sua documentação por categorias macro, como, por exemplo, ordem alfabética ou ano.
Também é importante ter um arquivo suspenso para cada categoria macro, a partir do qual todos os dados serão organizados por subcategorias em pastas.
Referência cruzadas
Pode ocorrer de um mesmo documento pertencer a duas ou mais categorias diferentes. Em casos assim, escolha uma e anexe referências cruzadas.
Digitalização
Grande parte dos papéis de uma empresa pode ser digitalizada, tornando esse método um dos mais utilizados na atualidade. Basicamente, a digitalização consiste em converter os arquivos físicos para o âmbito digital, de forma que possam ser armazenados em dispositivos como computadores, pendrives, nuvens etc.
O aconselhável é a contratação de empresas especializadas nesse tipo de serviço, pois, normalmente, estas oferecem plataformas de gestão online, para que, posteriormente, as informações possam ser acessadas e gerenciadas por pessoal autorizado.
Microfilmagem
A microfilmagem é uma prática que vem ganhando bastante força no Brasil. Basicamente, consiste em captar as imagens dos documentos por fotografia.
Ao contrário da digitalização, que, por vezes, exige que os arquivos físicos ainda sejam preservados, a microfilmagem, em muitos casos, substitui totalmente os documentos originais, permitindo seu descarte e reduzindo o volume de papel da empresa.
Gerenciamento Eletrônico de Documentos
Gestão Eletrônica de Documentos, também conhecida como GED, é como chamamos a utilização da tecnologia no gerenciamento dos processos documentais.
Existe uma série de excelentes plataformas disponíveis no mercado, facilitando a busca, o gerenciamento e a análise de dados documentais, e promovendo satisfação e produtividade no ambiente interno das empresas que as adotam.
Gerenciamento de arquivo físico
Embora a grande maioria dos documentos físicos seja digitalizável, pode haver algumas exceções em que seja necessário manter os originais.
Sendo assim, reforçamos a importância de se estruturar o espaço físico para que, com o tempo, o arquivo não se transforme em um almoxarifado repleto de entulhos, inacessível e, por muitas vezes, insalubre.
Para além dessa questão básica, a empresa também deverá investir alguns recursos, a fim de manter a segurança e a integridade de seus arquivos.
Essas soluções podem ir desde a contratação de profissionais de confiança que cuidem da guarda e da gestão do espaço, passando pela instalação de câmeras de segurança, ou até mesmo sistemas de acesso por biometria para pessoal autorizado.
Algumas empresas de digitalização de documentos também contemplam, em seus serviços, o fornecimento de profissionais voltados para o gerenciamento de arquivo físico.
Atenção aos prazos de validade
Embora haja parte do seu arquivo que precise ser armazenada por tempo indeterminado, a maioria dos seus documentos possui prazo de validade, podendo – e, por que não dizer, devendo – ser descartada, a fim de que não se acumule um volume desnecessário de dados que já não são mais úteis.
A maioria dos documentos administrativos, como livros fiscais, atas, editais, COFINS e outros, possui validade de 5 anos. Entretanto, há alguns que vencem após períodos maiores (pagamentos previdenciários, por exemplo, requerem 35 anos de armazenamento).
Por isso, ao elaborar os índices dos documentos, reserve um campo nas tabelas para designar o prazo de validade de cada um deles. Nos casos dos arquivos físicos, é possível inserir uma etiqueta nas pastas, demonstrando o tempo para expirar cada documentação.
Nesse sentido, a implementação de uma tabela de temporalidade (TTD) pode ser de grande valor. Trata-se de um recurso que não apenas determina o tempo de vigência do documento, como também seu destino final, em consonância com a legislação vigente, garantindo segurança no processo de arquivamento documental da empresa.
A TTD deve ser estabelecida por uma Comissão Permanente de Avaliação Documental (CPAD): basicamente, um grupo de profissionais da própria empresa, selecionados com o propósito de avaliar as temporalidades de cada documento, bem como de decidir sobre o descarte final dos mesmos.
Efeito boomerang
Dentro do conceito de arquivamento de documentos, esse termo se refere à prática de, após retirar uma documentação para consulta, retorná-la ao seu devido local.
Parece elementar até demais para ser citado, mas este é um hábito básico do qual muitas organizações se descuidam e acabam não estabelecendo dentro da cultura da empresa, fazendo com que a desordem e o estresse inevitavelmente voltem a tomar conta do ambiente de trabalho.
Quando falamos de documentação digital, o conselho também é válido: os dados deverão ser disponibilizados para consulta, não sendo permitido que os arquivos sejam deslocados de pasta no software de gestão utilizado (salvo por pessoal autorizado).
Como você deve ter percebido, quando falamos em gestão e arquivamento de documentos, existe uma crescente tendência entre as empresas de migrar do âmbito físico para o digital. Para falar melhor sobre isso, elaboramos um conteúdo completo, e que você pode conferir clicando aqui!
