Documentos são um elemento fundamental na rotina de todo e qualquer negócio. Independente de qual seja seu porte ou ramo de atuação, é um fato inegável que a comprovação da existência de uma empresa e da realização de cada uma de suas atividades ocorre por meio da apresentação deles, o que torna importante saber onde guardar os documentos.
Dito isso, torna-se fácil compreender a importância de se realizar uma boa gestão documental, que passe por todos os setores e funções da companhia, desde os registros da firma, até contratos, fichas de funcionários, recibos e muitos outros.
Quer estejamos falando de extensas papeladas ou de arquivos digitais, esses documentos precisam estar sempre acessíveis ao gestor e sua equipe, para que os processos ocorram de maneira organizada e fluida.
Embora essa possa parecer uma tarefa simples, o que observamos na prática é que trata-se de um trabalho complexo, que demanda práticas específicas para sua boa condução – estamos falando de mais do que simplesmente armazenar tudo em gavetas ou em pastas virtuais, mas de manter os registros organizados e acessíveis para que possam ser facilmente localizados sempre que for necessário.
A maneira como uma organização conduz seu processo de gerência de documentos pode levá-la facilmente ao sucesso desejado ou à mais completa desordem.
Foi pensando nisso que elaboramos este artigo especial, com dicas completas sobre onde guardar os documentos da sua empresa, otimizando o seu processo de gestão e conferindo a eficiência que se espera de uma empresa de excelência.
Vamos em frente?
A importância de deixar os documentos da sua empresa bem organizados e guardados em local seguro
Uma empresa que não esteja em sintonia com a importância de manter seus documentos bem organizados e guardados em local seguro terá enormes dificuldades para localizar e acessar seus dados mais sensíveis, pondo em risco a segurança de suas informações essenciais, perdendo produtividade e se expondo a inúmeras consequências ruins.
Por isso, para que a organização possua maior controle sobre seus processos, é necessário que seus dados sejam salvos de forma segura, diferenciada e organizada – o que é possível somente com um sistema eficiente de arquivamento, que priorize a otimização dos processos e favoreça uma gestão de alta performance.
Considerando que, constantemente, informações de algum documento histórico da empresa precisam ser novamente conferidas, é necessário haver rigorosa atenção ao arquivar os documentos da empresa.
Dito isso, há uma série de fatores objetivos que atestam a importância de um armazenamento adequado, tanto para a gestão de documentos da companhia, quanto para a garantia do sucesso e crescimento da mesma, como destacamos a seguir.
Mais agilidade nos processos
Uma gestão de documentos competente, que considere os tipos e funções de cada um de seus registros desde o começo das atividades da empresa favorece que os processos ocorram com agilidade e objetividade – principalmente conforme os negócios forem crescendo, e, consequentemente, o volume de documentos da empresa também se torne maior.
Por isso, é importante que esse trabalho rigoroso de organização ocorra desde o começo, e se estendendo por todas as fases do processo de gestão. Além disso, uma boa gestão de documentos é essencial para otimizar a comunicação interna, o que também favorece a agilidade e a produtividade.
Segurança das informações
As informações contidas nos documentos da sua empresa são valiosíssimas para você – e também para os seus concorrentes. Uma gestão de documentos eficiente considera a importância de se controlar o acesso aos registros da companhia e, assim, evitar o vazamento de dados sigilosos.
Redução de custos
É sempre bom lembrar que falhas de planejamento e organização causam resultados prejudiciais ao negócio, o que, invariavelmente, acarreta em custos desnecessários.
Uma vez que, como já destacamos, uma documentação bem organizada promove processos mais ágeis, a produtividade dos seus funcionários é aumentada, e mais tempo sobra para prospectar vendas.
Segurança jurídica
Uma das principais funções dos documentos dentro de uma empresa é atestar que seus conteúdos encontram-se dentro dos termos da lei, assim como garantir o cumprimento por parte de todos os envolvidos.
Desde os detalhes sobre a jornada de trabalho dos funcionários, até os direitos e deveres previstos em um contrato entre a empresa e um cliente, passando pelo histórico de atividades da firma – a sua documentação é de vital importância para evitar posteriores problemas com a lei, e só isso já é motivo o suficiente para gerenciá-la com extremo cuidado.
Percepção da marca
Todas as vantagens obtidas com a boa organização dos documentos terminam por fortalecer a forma como a marca é percebida pelo público – afinal de contas, organização, seriedade, segurança e agilidade estão diretamente associadas à qualidade na prestação de serviços.
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Onde guardar os seus documentos físicos
Mesmo com os recentes avanços digitais, muitas empresas ainda optam por conduzir sua gestão de documentos pelas vias tradicionais – ou seja, utilizando documentos físicos, ao invés dos eletrônicos.
Outras ainda se encontram em processo de transição entre o analógico e o digital, de maneira que ainda há, embora em menor escala, a necessidade de se lidar com a boa e velha papelada.
E, embora o processo de digitalização de documentos empresariais carregue consigo uma série de vantagens, é possível organizar os documentos físicos de uma empresa de maneira eficiente e que não prejudique sua produtividade.
Pastas
Empilhar os papéis do seu escritório sobre uma mesa pode até parecer uma boa idéia, quando estamos falando de poucas quantidades – o problema é que, aos poucos, mais e mais documentos vão se somando, até a bagunça tomar conta e a localização de um ítem específico se transformar em um grande problema.
Por isso, as tradicionais pastas continuam sendo uma excelente forma de se organizar a sua papelada – sobretudo se acompanhadas de etiquetas de identificação. Assim, quando for necessário consultar um determinado documento, você e sua equipe não terão problemas para encontrá-lo.
Além do mais, existem pastas com divisórias internas que são excelentes alternativas para organizar seus documentos de maneira categorizada – seja por tipo, data, ordem alfabética ou qualquer outro critério que você julgar necessário.
Armários
Armários são ítens importantes para organizar os papéis do seu escritório. Além de impedir que as pastas fiquem espalhadas por sobre as mesas, eles são bastante úteis para dividí-las entre suas diferentes categorias.
Você pode ter um armário apenas para contratos; outro para o seu arquivo morto; outro para as contas; e assim por diante.
Self storage
O Self storage, ou auto-armazenamento, é um tipo de solução adotada por pessoas (tanto físicas, quanto jurídicas) que não dispõem de espaço suficiente em seus imóveis.
Trata-se de um serviço oferecido por empresas que alugam espaços dos mais variados tamanhos para que o contratante possa armazenar neles seus documentos e outros objetos de valor com segurança.
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Onde guardar os seus documentos digitais
Com as constantes inovações tecnológicas e as evidentes vantagens oferecidas pelo uso de documentos digitais, não é surpreendente que a gestão eletrônica de documentos seja cada vez mais adotada pelas mais diversas empresas do mercado.
Considerando esse fenômeno moderno, apontamos, a seguir, as principais opções de onde guardar os documentos digitais da sua organização:
Google Drive
O serviço de armazenamento do Google é bastante popular, pois está disponível para qualquer um que possua uma conta na plataforma. O usuário dispõe de 15GB para guardar seus arquivos online de forma gratuita – mas é possível comprar mais espaço, caso seja necessário.
Também é possível baixar o app do Google Drive (disponível para Windows e OSX), e sincronizar os seus arquivos em diferentes máquinas. O mesmo pode ser feito em smartphones, pois o app oficial está disponível tanto para Android, quanto para iPhone.
Dropbox
Quase tão usado quanto o Google Drive, o Dropbox também permite que o usuário baixe um aplicativo para computador ou celular e sincronize seus arquivos entre diferentes dispositivos.
Entretanto, a capacidade que o serviço oferece para contas gratuitas é menor que a do Google: são apenas 2GB iniciais, sendo necessário aderir aos pacotes pagos, caso o usuário deseje um espaço maior.
ZapSign
Como não poderia deixar de ser, finalizamos a nossa lista com a ferramenta de assinatura eletrônica da ZapSign.
Trata-se de uma solução largamente adotada por diversas organizações de destaque no mercado, sendo ideal para simplificar e otimizar o processo de assinatura de documentos eletrônicos de uma empresa – eliminando, assim, uma série de custos e burocracias completamente desnecessários.
No que diz respeito a onde guardar documentos, a ZapSign também representa a solução ideal para empresas que lidam com um grande fluxo de contratos, procurações e acordos em geral, pois os documentos assinados pela plataforma são automaticamente armazenados e podem ser acessados facilmente, graças à sua interface simples e intuitiva.
Disponível tanto em versão gratuita para testes quanto em versões pagas, a solução da ZapSign se destaca por oferecer alto nível de integração, possibilitando enviar o contrato por meio de diversos canais de comunicação virtual, como WhatsApp, e-mail, SMS, Telegram e outros.
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