Como sempre destacamos aqui, o processo de gestão de documentos é de primordial importância para a organização e segurança das informações de todo e qualquer tipo empresa. A perfeita execução desse gerenciamento ocorre ao saber qual o valor de documentos sigilosos para as empresas.
Cabe ressaltar que, quando falamos em valor, não nos referimos ao preço dos documentos sigilosos, mas sim à importância que eles carregam para o andamento dos negócios. De fato, a informação é o ativo mais importante de uma empresa, uma vez que seu vazamento pode ocasionar fraudes e uma toda uma série de graves inconvenientes, chegando a descredibilizar a marca diante do público e também do mercado como um todo.
Pensando nisso, preparamos este artigo, contando tudo o que você precisa saber sobre documentos sigilosos e também as melhores maneiras de protegê-los.
Boa leitura!
O que são documentos sigilosos?
Como documentos sigilosos, podemos compreender aqueles cujo conteúdo só pode ser conhecido e acessado por uma quantidade limitada de pessoas. Esse tipo de documento contém as informações mais valiosas da empresa, cujo vazamento pode desencadear consequências terríveis para os negócios – e é justamente por isso que esses ítens demandam medidas de segurança extremamente rígidas.
As políticas de segurança para esse tipo de documento são criteriosamente estabelecidas, e é como que diferentes níveis de permissão de acesso sejam estabelecidos – muitas vezes, apenas os membros de um departamento específico da empresa possui autorização para lidar com essa documentação.
Embora esse conceito possa parecer um tanto autoexplicativo, a verdade é que existem outros tipos de documento, e é relativamente comum haver uma certa confusão entre eles.
Documentos restritos
Os documentos restritos são aqueles cujo conteúdo é acessível a todos os funcionários da empresa, mas apenas a estes; sendo, portanto, proibido o compartilhamento dessas informações com clientes, fornecedores e outros.
Documentos ostensivos
As informações contidas nos documentos ostensivos não representam qualquer risco para a empresa – portanto, não há problema algum em divulgá-las publicamente, podendo ser até mesmo recomendado, para fins de transparência.
Tipos de documentos sigilosos mais importantes
A depender do perfil da empresa, pode haver diferentes tipos de documentos classificados como sigilosos. Contudo, há cinco tipos recorrentes, que vale a pena citar como os principais.
Informações bancárias
A rigor, toda a informação de natureza bancária, independente de se tratar de dados pessoais ou corporativos, precisa ser classificada como sigilosa e ser submetida aos mais severos critérios de acesso, armazenamento e descarte.
Isso porque o vazamento dessas informações pode acarretar graves consequências, como roubo de identidade, clonagem de cartões de crédito e toda uma série de golpes e fraudes, capazes de gerar grande prejuízo para a empresa – e também para seus clientes. De fato, a prevenção a crimes contra a segurança digital estão entre as preocupações mais relevantes da sociedade atual.
Declarações fiscais
Manter os registros fiscais por, pelo menos, cinco anos é uma obrigação legal para toda e qualquer empresa ou contratante. Esses documentos são de suma importância para que os processos de prestação de contas se conduzam adequadamente, e, portanto, sua segurança deve estar entre as maiores prioridades da empresa.
Informações dos clientes
Assim como os registros bancários, os dados dos clientes também contém informações valiosas que, uma vez desprotegidas, podem ser alvos de ataques virtuais. Endereços, CPFs, números de cartão de crédito, dentre outros dados pessoais do cliente devem ser classificados como sigilosos, a fim de protegê-lo de eventuais investidas criminosas.
Informações dos funcionários
Da mesma forma que os dados dos clientes, os relacionados aos funcionários também revelam informações pessoais valiosas, e, pelos mesmo motivos, é preciso preservá-los.
Contratos e documentos comerciais
Os contratos contém todas as informações pertinentes às relações comerciais entre a empresa e seus clientes. Desde os valores do serviço prestado, passando pelos termos de adesão, até informações pessoais de ambas as partes estão em jogo – portanto, é imprescindível classificar esses documentos como sigilosos.
Os 4 graus de confidencialidade dos documentos sigilosos
Tão importante quanto classificar os mais valiosos documentos da empresa como sigilosos é estabelecer os graus de confidencialidade desses registros:
- grau 1: documentos de baixa sensibilidade, que podem ser acessados apenas por pessoal autorizado;
- grau 2: documentos de média sensibilidade, que podem ser acessados mediante autorização específica;
- grau 3: documentos de alta sensibilidade, cujo acesso requer autorização especial e acesso restrito;
- grau 4: documentos ultra confidenciais. Seu acesso é limitado apenas a um pequeno número de pessoas, e apenas mediante autorização do alto escalão da empresa.
Como o vazamento de dados de documentos sigilosos pode prejudicar uma empresa
Já falamos sobre como a exposição dos arquivos sigilosos das empresas pode ocasionar fraudes e ataques contra a segurança de seus dados. Contudo, é preciso um aprofundamento neste assunto, sobretudo se considerarmos os dados expostos pela pesquisa Varonis Data Lab, em sua pesquisa Data Gets Personal: 2019 Global Data Risk Report.
O estudo foi realizado em 785 empresas de 30 países diferentes – incluindo o Brasil. Após a análise de 54 bilhões de documentos, foi revelado que mais da metade dessas organizações mantinham mais de 1000 arquivos sensíveis expostos, de maneira indiscriminada, a todos os funcionários.
Isso revela um problema grave, uma vez que a facilidade de acesso a esse tipo de arquivo representa níveis de risco alarmantes, já que práticas criminosas como o phishing se tornam mais difíceis de evitar.
Vale lembrar que, além dos riscos de ataques virtuais, outra consequência indesejada para as empresas descuidadas da segurança de suas informações pode vir da própria LGPD, ou Lei Geral de Proteção de Dados, que, além de estabelecer os critérios de segurança necessários, também estabelece multas para os casos de inconformidade.
Como arquivar e armazenar documentos sigilosos
Para que você possa realizar uma boa gestão dos seus documentos, apresentaremos a seguir algumas boas dicas de armazenamento e arquivamento das suas informações.
Documentos sigilosos digitais
Organizar seus documentos sigilosos digitais pode ser bem fácil, se você cumprir todos os passos a seguir:
Digitalização de documentos
Digitalizar os documentos da sua empresa é uma das formas mais eficientes para mantê-los seguros e evitar tanto os erros humanos, quanto o desgaste pelo tempo.
Armazenamento de dados na nuvem
O armazenamento em nuvem dispensa a necessidade de um local físico para a guarda dos arquivos, representando uma solução ideal em termos de praticidade e segurança para a gerência documental. É possível definir diferentes níveis de acesso a cada arquivo, o que é extremamente favorável à proteção das informações da empresa.
Aplicativos de segurança
É preciso entender que a tecnologia é de vital importância para a segurança de dados. Por isso, as ferramentas utilizadas precisam ser selecionadas com muito cuidado: bons softwares de gestão, antivírus e firewall estão entre os principais investimentos nesse sentido.
Contratação de um serviço de gestão documental
Por fim, não podemos deixar de destacar a importância da contratação de um bom serviço de gestão documental. Com toda a sua informação documental integrada a uma plataforma centralizada, o processo de gerência dos seus arquivos se dá de maneira muito mais organizada, fluida e segura.
Documentos sigilosos físicos
Empresas que ainda precisam lidar com documentos físicos por não terem concluído o processo de transição entre o analógico e o digital também podem arquivar seus documentos sigilosos com segurança:
Definir as formas de arquivamento
Para cada tipo de documento, cabe uma forma de arquivamento específica. É preciso avaliar alguns fatores importantes, como o tempo de armazenamento exigido pela lei; a necessidade de manuseio recorrente; se os documentos são apenas físicos ou se há cópias digitais.
Estabelecer os locais de armazenamento
Ao escolher espaço físico para o qual seu documento sigiloso será destinado, considere todos os fatores que podem influenciar sobre sua integridade, tais como ventilação, temperatura e umidade. O uso de pastas, envelopes, etiquetas e caixas também deverá ser definido conforme a necessidade da sua documentação.
Criar regras de acesso aos documentos sigilosos
Para proteger a confidencialidade dos seus arquivos físicos, é necessário não apenas definir regras de acesso, como também fazê-las valer. Considere como os diferentes espaços se relacionam aos processos internos da sua empresa. Padronize os procedimentos e instrua seus funcionários corretamente.
Padronizar a nomenclatura dos documentos
Uma nomenclatura padronizada é essencial para que os documentos se mantenham bem organizados. Lembre-se de criar um formato facilmente identificável, e que seja condizente com a rotina da sua companhia.
Como descartar seus documentos sigilosos
O descarte dos documentos sigilosos da empresa requer tanto cuidado quanto sua manutenção. Afinal, caso não sejam descartadas devidamente, aquelas informações ainda podem ser apropriadas por terceiros e utilizadas com más intenções.
As formas mais adequadas de se descartar documentos de forma segura e sustentável são a incineração e a destruição mecânica. Há muitas empresas especializadas nesse tipo de serviço.
Se você gostou deste artigo e quer modernizar as rotinas administrativas do seu negócio, lhe convidamos a conhecer a ZapSign. Nossa plataforma permite coletar e fazer a gestão das assinaturas de documentos online com segurança e validade jurídica. Clique aqui para saber mais!
