Em um mundo cada vez mais digitalizado, a gestão de documentos se tornou uma peça fundamental para o sucesso das empresas. Os arquivos que antes costumavam habitar gavetas abarrotadas e pastas empoeiradas agora residem em servidores virtuais e plataformas de armazenamento em nuvem na forma de documentos digitais.
Estamos falando de um processo revolucionário de transformação, que não apenas trouxe agilidade e acessibilidade, mas também desafios inéditos para as organizações.
Ao longo deste artigo, explicaremos tudo sobre os documentos digitais, explorando as melhores práticas em nível estratégico que as empresas podem adotar para gerenciá-los de forma eficiente.
Continue a leitura até o final para descobrir como a revolução digital está redefinindo totalmente o modo como as informações são criadas, armazenadas, compartilhadas e protegidas, e como sua empresa pode se beneficiar dessa mudança para impulsionar sua produtividade e competitividade no mercado.
O que são documentos digitais?
Documentos digitais, como o próprio nome sugere, nada mais são do que versões eletrônicas das informações que anteriormente eram registradas em papel. Esses documentos abrangem uma grande variedade de formatos, incluindo textos, imagens, planilhas, apresentações e muito mais.
A característica distintiva dos documentos digitais é a sua existência em meio eletrônico, o que os torna facilmente acessíveis através da maioria dos dispositivos tecnológicos, como computadores, tablets e smartphones.
Por serem criados, arquivados e manipulados em formato digital, esses documentos eliminam a necessidade de lidar com papel físico, oferecendo inúmeras vantagens para sua gestão, como economia de espaço, facilidade de busca, colaboração remota, ecológica e segurança aprimorada – conforme veremos mais adiante.
Quais são os principais documentos digitais disponíveis hoje?
A migração para documentos digitais representa um avanço significativo para a simplificação e a eficiência dos processos, justamente por reduzir expressivamente a necessidade de documentos físicos. Com efeito, essa transição não se limita apenas ao ambiente corporativo, como também se estende à vida cotidiana dos indivíduos.
Nos dias de hoje, uma variedade crescente de documentos essenciais para nossa identificação, cidadania e atividades profissionais já está disponível em formatos digitais, acompanhando essa tendência e proporcionando maior comodidade e acessibilidade. Abaixo, apresentamos alguns dos principais documentos digitais que podem ser encontrados atualmente:
CNH (Carteira Nacional de Habilitação)
A CNH digital é uma versão eletrônica da carteira de motorista física, válida em todo o território nacional. Ela permite que os motoristas carreguem suas informações de habilitação em seus smartphones, facilitando a apresentação durante abordagens de trânsito e em locadoras de veículos.
(CTPS) Carteira de Trabalho
A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) em formato digital simplifica o registro de emprego e fornece fácil acesso ao histórico de trabalho do indivíduo. Isso facilita a solicitação de benefícios sociais e agiliza processos relacionados ao emprego.
CRLV (Certificado de Registro e Licenciamento de Veículo)
O CRLV digital substitui o documento impresso e é utilizado para comprovar a regularidade do veículo, incluindo o pagamento do IPVA e licenciamento. Pode ser acessado e compartilhado eletronicamente através de aplicativos específicos.
Título de Eleitor
O Título de Eleitor em formato digital oferece maior comodidade durante as eleições, permitindo que os eleitores tenham acesso rápido às informações de sua zona eleitoral e agilizando o processo de votação.
RG (Registro Geral) e CPF (Cadastro de Pessoa Física)
Alguns estados e órgãos governamentais já oferecem versões digitais do RG e CPF, permitindo que os cidadãos tenham acesso fácil às informações de identificação pessoal.
CHT (Certificado de Habilitação Técnica)
Utilizado em diversas áreas profissionais, como aeronáutica, a CHT digital simplifica o processo de comprovação das habilidades técnicas de um profissional, permitindo que ele carregue seu certificado eletronicamente.
CDI (Certificado Digital de Identidade)
Esse documento digital é utilizado principalmente para fins de autenticação em transações online e assinatura digital de documentos. Ele desempenha um papel crucial na garantia da segurança das informações e na validação de identidades online.
CAM (Carteira de Associado ou Membro)
Em organizações de diversos tipos, como clubes, associações e entidades profissionais, a CAM digital permite que os membros comprovem seu status e acessem serviços associados de forma mais conveniente.
CR (Certificado de Registro)
O CR digital é emitido para pessoas físicas ou jurídicas que precisam registrar armas de fogo no Brasil. A versão digital simplifica o processo de controle e regularização das armas registradas.
Como as empresas devem fazer a gestão dos documentos digitais dos seus funcionários?
A gestão dos documentos digitais dos funcionários é um componente essencial para a eficiência operacional e o cumprimento das regulamentações empresariais.
À medida em que mais empresas adotam ambientes de trabalho digitais, torna-se fundamental a adoção de estratégias sólidas para administrar esses documentos de maneira organizada, segura e alinhada aos objetivos corporativos.
Abaixo, discutimos algumas diretrizes essenciais para uma gestão eficaz dos documentos digitais dos funcionários:
Dividir Documentos por Categorias
Para simplificar o processo de gestão de documentos empresariais, é recomendável dividir os documentos dos funcionários por categorias. Isso pode incluir categorias como pessoais, profissionais, certificações, registros médicos, entre outras. Cada categoria pode conter documentos específicos, facilitando a localização e o acesso rápido quando necessário.
Digitalizar Documentos Físicos
Nem todos os documentos dos funcionários começam como versões digitais – portanto, é importante digitalizar documentos físicos quando possível.
Vale ressaltar que documentos digitalizados não são a mesma coisa que documentos digitais. Enquanto documentos digitais são criados originalmente em formato eletrônico, documentos digitalizados são cópias eletrônicas de documentos físicos.
No caso dos documentos digitalizados, é importante manter uma resolução adequada ao digitalizar documentos para garantir que todos os detalhes sejam preservados.
Adotar um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED)
Um sistema de gestão eletrônica de documentos é uma ferramenta poderosa para empresas que desejam organizar, armazenar e gerenciar documentos digitais de funcionários de maneira eficaz.
Um GED permite a criação de repositórios digitais seguros, onde os documentos podem ser categorizados, pesquisados e recuperados com facilidade.
Além disso, esses sistemas costumam oferecer recursos avançados, como controle de versão, assinaturas digitais e fluxos de trabalho automatizados, agilizando ainda mais os processos relacionados aos documentos.
Ao implementar um GED, as empresas podem reduzir o risco de perda de documentos, garantir a conformidade com regulamentações de privacidade e simplificar o compartilhamento seguro de informações com funcionários autorizados.
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Razões pelas quais as empresas precisam contar com documentos digitais
A adoção de documentos digitais não apenas moderniza os processos de negócios, mas também proporciona uma série de benefícios, conforme veremos a seguir:
Acessibilidade
Uma das maiores vantagens ao se adotar documentos digitais está no fato de que eles podem ser acessados de qualquer lugar a qualquer momento, proporcionando maior flexibilidade e mobilidade para funcionários e equipes.
Economia de Espaço Físico
A digitalização dos documentos da empresa elimina a necessidade de armazenamento físico, economizando espaço valioso nas instalações da firma.
Integração de Tarefas
Documentos digitais podem ser facilmente integrados em fluxos de trabalho eletrônicos, permitindo a automação de tarefas e processos, economizando tempo e reduzindo a ocorrência de erros.
Padronização de Processos
Documentos digitais podem ser criados com modelos padronizados, promovendo maior consistência nos processos operacionais e facilitando o treinamento de funcionários.
Praticidade
A capacidade de pesquisa e organização simplificada proporcionada pela digitalização da gestão documental torna a recuperação de informações mais rápida e fácil em comparação com documentos físicos.
Produtividade
A utilização dos documentos digitais facilita uma intensa colaboração em tempo real entre as equipes e os departamentos das empresas, acelerando significativamente a tomada de decisões estratégicas – e, consequentemente, a conclusão de projetos.
Redução de Custos
Ao eliminar a maior parte dos gastos com papel, impressão e armazenamento físico, a gestão de documentos digitais resulta em economias substanciais em longo prazo.
Redução de Riscos
A gestão eletrônica de documentos oferece total controle de acesso e trilha de auditoria, o que reduz de maneira expressiva os riscos de perda, de roubo e de acesso não autorizado a informações sensíveis.
Segurança
Documentos digitais podem ser protegidos com medidas de segurança avançadas, como criptografia e autenticação, a fim de garantir a confidencialidade dos dados da empresa.
Sustentabilidade
A transição para documentos digitais reduz o consumo de recursos naturais, contribuindo para uma pegada ambiental mais leve – fator extremamente importante, se considerarmos que, atualmente, a pauta da sustentabilidade tem ganhado grande relevância.
Validade Jurídica
Em muitos países, os documentos digitais têm validade jurídica equivalente aos documentos físicos quando são gerados e armazenados de acordo com as regulamentações apropriadas.
Vale lembrar que uma boa gestão de documentos requer um entendimento sólido das ferramentas e estratégias disponíveis – quaisquer que sejam elas -, bem como um compromisso contínuo com a organização e segurança das informações.
Se você gostou de aprender mais sobre como a gestão de documentos digitais pode impulsionar o sucesso da sua empresa e construir um ambiente de trabalho mais eficiente e sustentável, não deixe de compartilhar este artigo com seus colegas e amigos nas redes sociais!
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