Sabemos muito bem que gerenciar uma empresa não é uma tarefa simples. Ainda que você tenha total conhecimento sobre as diversas ações envolvidas na gestão do seu negócio, na hora H, torna-se impossível lembrar de todas – sobretudo nos dias de hoje, em que o ritmo das coisas nos deixa cada vez mais atarefados, o que torna um app para organização de tarefas necessário.
Ninguém, nem mesmo o mais apto dentre os gestores, está livre de esquecer uma tarefa: seja a assinatura de um contrato, o cumprimento de um prazo, o comparecimento a uma reunião importante ou qualquer outro compromisso, há momentos em que o controle nos escapa, principalmente quando estamos sobrecarregados.
Além disso, também é necessário considerar que sempre há outras pessoas envolvidas no processo laboral de uma organização, cada um com seu ritmo, e é importante garantir que esses profissionais também se mantenham em constante sintonia com todas as demandas da empresa.
Para evitar erros causados por essa sobrecarga de obrigações, é fundamental adotar o uso de um organizador de tarefas. Essas ferramentas têm sido utilizadas cada vez mais em todos os tipos de negócios, principalmente nos dias atuais, em que há toda sorte de recursos tecnológicos com finalidades específicas – e, é lógico, não poderia ser diferente com as práticas de organização de tarefas.
Dada a importância da modernização dessas práticas, nós, da ZapSign, preparamos este artigo completo sobre apps para organização de tarefas: continue a leitura para conferir tudo sobre as vantagens de se adotar uma solução dessas no seu negócio, além de um guia completo com as 9 principais alternativas disponíveis no mercado.
Vamos lá?
A importância de organizar as tarefas laborais
Um organizador de tarefas, como o próprio nome já sugere, é um dispositivo criado para prestar suporte na gestão das tarefas do dia-a-dia, sendo principalmente utilizado em contexto profissional.
O que faz total sentido, já que a rotina de trabalho envolve a realização de inúmeros planos, projetos e tarefas que se interligam e que exigem grande atenção, para que nada seja posto de lado.
Organizadores de tarefas não devem ser subestimados, pois contam com ferramentas específicas para facilitar o acompanhamento das suas demandas e facilitar o cumprimento dos seus objetivos. A maioria dos organizadores divide os objetivos principais do seu projeto em pequenas metas, que, conforme são concluídas, vão diminuindo a distância entre você e o seu objetivo final.
Quando falamos de apps para organização de tarefas, percebemos que, normalmente, essas aplicações apresentam tanto versões para desktop quanto para dispositivos móveis, de forma que você possa acompanhar o andamento dos trabalhos independente de onde estiver.
Essa mobilidade é um fator decisivo, já que o acesso à agenda se torna flexível, e tanto o gestor quanto a equipe não ficam dependentes de estar no escritório para conferir seus compromissos.
Organizar as tarefas de uma empresa por meio de ferramentas tecnológicas garante a possibilidade de atualizar seus funcionários sobre tarefas urgentes e mudanças de situação, o que torna-se bem mais difícil quando a dinâmica operacional da companhia ainda se baseia em papel.
Sem falar que a gestão digital favorece o rastreio da produtividade e dos resultados, além da preservação das informações mais importantes do seu negócio.
Para além disso, um gerenciador é facilmente adaptável ao fluxo de trabalho peculiar ao seu negócio: considere que, quando toda a equipe na mesma plataforma, a comunicação é favorecida, pois as informações fluem de forma coesa e natural.
Consequentemente, a produtividade cresce, uma vez que o time já não se desgasta mais com buscas intermináveis por registros em arquivos; as tarefas urgentes passam a ser facilmente rastreadas; e processos morosos são abreviados de forma eficiente.
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Os 9 melhores apps para organização de tarefas
Existe uma série de apps para organização de tarefas disponíveis no mercado, cada um com suas particularidades, desenvolvidas de acordo com as necessidades específicas que este ou aquele negócio pode apresentar. A seguir, destacamos os 9 mais utilizados em âmbito empresarial:
1. Trello
O Trello é, sem dúvidas, um dos apps para gestão de tarefas mais utilizados – isso por se tratar de uma ferramenta de gerenciamento de projetos extremamente simples, objetiva e versátil.
Por esse motivo, percebemos que, embora a plataforma seja comumente usada por empresas na gestão das suas tarefas, ela também funciona para administrar afazeres pessoais e organizar projetos dentro e fora do ambiente corporativo.
A interface do Trello conta com quatro funções básicas para fazer o trabalho funcionar. Na área de trabalho, o espaço principal da ferramenta, são exibidas as tarefas e os seus respectivos andamentos.
A seguir, estão os quadros, que ajudam a visualizar as tarefas e nos quais estão dispostas as seguintes funções. Depois, vêm as listas, que reúnem as tarefas a serem cumpridas.
Por fim, dentro das listas, temos os cartões, que nada mais são que as funções específicas que cada envolvido no projeto deverá executar para o cumprimento das tarefas.
O Trello está disponível tanto para desktop, quanto para telefones celulares (Android e iPhone). Embora seja possível utilizá-lo gratuitamente, há planos pagos que oferecem funções extras.
2. Google Tarefas
O Google possui seu próprio organizador de tarefas – e que oferece uma boa alternativa gratuita para quem precisa de uma boa ferramenta de gerenciamento de suas atividades de trabalho.
São vários recursos bastante úteis oferecidos de forma muito simples e prática, como, por exemplo, a criação de listas de afazeres e a introdução de lembretes, o que facilita muito a organização das tarefas pessoais e profissionais do dia-a-dia do usuário.
Assim como o Trello, o organizador de tarefas do Google pode ser baixado para tablet/smartphone. A versão para PC/notebook é naturalmente integrada ao Gmail, não sendo necessário baixar nada.
3. Evernote
Conhecido pela chamada “capture tudo”, o Evernote permite que você insira nele praticamente tudo o que você quiser: imagens, textos e outros arquivos, e, a partir disso, organizar essas capturas em bancos de anotações, nos quais também é possível adicionar datas e lembretes.
Também é possível desenhar sobre a tela – outro diferencial que torna o Evernote uma excelente pedida em apps para organização de tarefas.
4. Microsoft ToDo
Anteriormente conhecido como Wunderlist, o organizador de tarefas da Microsoft segue bem conhecido e bastante utilizado na organização de tarefas, tanto em níveis profissionais quanto pessoais.
O Microsoft ToDo conta com um planejador diário, que vai atualizando cada tarefa que você precisa fazer ao longo do dia, além de dividí-las em etapas. Com ele, também é possível definir prazos e lembretes.
Para aqueles que utilizavam o Wunderlist e pararam por lá, é possível importar os dados antigos para o ToDo.
5. Todoist
O Todoist é uma eficiente ferramenta de gestão de tarefas, através da qual é possível estabelecer diferentes níveis de prioridade entre elas.
Essa característica se revela bastante importante ao gerenciar tarefas coletivas, uma vez que os demais profissionais passam a saber o que devem fazer primeiro e o que devem fazer depois.
Há, ainda, uma função de progresso e produtividade para avaliar o desempenho de cada uma dessas tarefas.
6. Optimized
O Optimized é um aplicativo completo de organização de tarefas. Nele, você pode inserir todas as suas tarefas diárias, e ainda utilizar de gráficos para definir metas e avaliar o seu desempenho.
A princípio, o Optimized está disponível somente para dispositivos Apple, sendo, inclusive, integrado a outros apps de gerenciamento de rotina, como o Apple Health.
7. Asana
O Asana é uma competente aplicação voltada para a gestão de tarefas e projetos em equipe. Focado em atividades colaborativas e gestão de produtividade, possui uma interface direcionada para controlar e acompanhar o fluxo de trabalho e o progresso dos projetos.
Por esse motivo, o Asana oferece uma série de recursos interativos, como chat, compartilhamento de arquivos e caixas de comentários. As versões Premium e Business possuem recursos extras, como projetos privados, gestão de recursos e muitos outros.
8. Memorigi
O Memorigi é um app para organização de tarefas que se destaca por sua interface simples, intuitiva e elegante. Os ícones coloridos são perfeitos para destacar cada elemento na tela, o que ajuda tremendamente na organização e planejamento das atividades.
Pelo Memorigi, também é possível determinar objetivos específicos de longo prazo, inclusive estabelecendo metas financeiras. O sistema de gamificação é muito conveniente para o acompanhamento da evolução das atividades.
9. TickTick
Sem dúvidas, um dos grandes diferenciais desse app para organização de tarefas é o alto grau de personalização.
Além de dispor de várias ferramentas de auxílio de produtividade, o TickTick também dispõe de diferentes modelos de listas de tarefas, adequando-se às demandas e necessidades de cada profissional envolvido no projeto.
Para finalizar, o TickTick também oferece checklists temáticos para tarefas específicas, como trabalho, compras, exercícios, e muitas outras.
Como você pode ver, contar com um app para organização de tarefas faz bastante diferença na gestão de um negócio. Porém, convém lembrar que mesmo a melhor das ferramentas só poderá oferecer os devidos resultados se os profissionais estiverem sintonizados com as melhores práticas.
Por isso, que tal conferir outro artigo que preparamos, explicando tudo sobre como organizar suas tarefas de trabalho? Clique aqui e boa leitura!
