Nos dias de hoje, é inegável a influência da tecnologia no meio corporativo. As empresas atentas às novas dinâmicas do mercado precisam seguir os constantes avanços tecnológicos para modernizar os seus processos de gestão. Uma delas é a assinatura digital no iPhone.
Afinal, ao adquirir ferramentas que melhoram a execução dos seus serviços, o público passa a ter uma melhor percepção deles, o que é extremamente benéfico para fazer com que o negócio cresça exponencialmente.
Para isso, torna-se cada vez mais necessário adotar soluções modernas, e, neste sentido, a assinatura digital destaca-se como uma das principais ferramentas do mercado.
Mesmo se tratando de um recurso essencial para toda e qualquer empresa, independente de porte ou área de atuação, muitas pessoas ainda têm dúvidas sobre como a assinatura digital pode ser utilizada e quais são seus benefícios.
Portanto, este artigo aborda como você pode gerar uma assinatura digital, perfeita para preencher documentos e outros arquivos de texto, e posteriormente compartilhá-los por meio do seu iPhone.
Além disso, abordaremos como assinar eletronicamente documentos que foram previamente digitalizados ou enviados via e-mail, utilizando tanto o iPhone quanto o iPad.
O que é assinatura digital?
A grosso modo, podemos definir o conceito de assinatura digital como um recurso que visa comprovar a identidade dos seus signatários de maneira segura, a partir de criptografia, chave virtual e certificado digital.
Além disso, é importante destacar que a assinatura digital carrega a mesma legalidade que a tradicional assinatura de próprio punho, feita em documentos de papel.
Ela é um tipo de assinatura eletrônica cujo conceito está ligado à utilização de qualquer mecanismo eletrônico ou digital para validação de autoria de um ato.
A assinatura eletrônica possui validade jurídica em praticamente todos os países do mundo. No Brasil, foi introduzida por diversas normas, em especial pelo artigo 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Medida Provisória nº 983 de 2020.
Ao realizar uma assinatura digital, o signatário utiliza um certificado digital para comprovar sua autoria. O certificado digital deve ser emitido por uma autoridade certificadora brasileira, de acordo com os padrões da Infra-Estrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil). Exemplos de certificado digital são o e-CNPJ e o token da OAB utilizado por advogados. Há também tipos de certificado digital, como o A1 e o A3.
Sendo assim, é seguro afirmar que tanto a assinatura eletrônica quanto a assinatura digital possuem validade jurídica, de acordo com a Medida Provisória nº 2.200-2 de 2001 e Medida Provisória nº 983 de 2020.
Qual é a importância da assinatura digital?
A assinatura digital tem sido o principal instrumento utilizado pelas empresas no que se refere à adoção de soluções eletrônicas para certificar identidades digitais ou proteger as comunicações em uma rede.
Hoje, os dias em que gastava-se enormes quantidades de tempo e dinheiro para imprimir documentos, assiná-los pessoalmente, digitalizá-los e encaminhá-los de volta pertencem cada vez mais a um passado distante.
A nova realidade aponta para um tempo em que os processos de autenticação, validação, confiança, reconhecimento, segurança e confiabilidade das transações digitais de uma empresa precisam ocorrer de maneira ágil, automatizada e descomplicada.
Podemos, portanto, afirmar que a importância da assinatura digital está intimamente ligada às inúmeras vantagens que seu uso oferece, conforme destacaremos a seguir.
Maior rapidez na assinatura de documentos
A assinatura de documentos físicos passa por um processo moroso quando as partes envolvidas não se encontram no mesmo lugar. Afinal, é preciso que o primeiro signatário o assine e envie à outra pessoa que também deve assinar. Após fazê-lo, ela precisa enviar o documento de volta ao remetente.
Dependendo do local onde as partes envolvidas em um contrato se encontrem, e da forma de envio escolhida, o procedimento de assinatura de documentos pode se estender por dias e atrasar as ações contratadas.
Com a assinatura digital, esse mesmo processo se torna mais rápido e simples, pois basta um clique para o arquivo ser assinado.
Redução de custos
A adoção de documentos digitais representa a redução de uma série de custos desnecessários. Desde despesas com motoboy, Correios ou transportadoras até gastos com material de impressão deixam de fazer sentido, quando a empresa migra para o digital.
Diminuição do deslocamento de pessoas
A assinatura digital também traz o benefício de envolver menos pessoas no processo que precisam se deslocar constantemente para levar os documentos até as partes, o que representa uma enorme vantagem para o meio ambiente.
Menos proliferação de vírus e bactérias
Documentos digitais poupam o uso de locais destinados a armazenar os documentos físicos que, por sinal, requerem uma série de cuidados como se certificar de que o lugar seja fresco e com baixa umidade.
Temperaturas altas e ambientes úmidos podem fazer com que os papéis se deteriorem mais rapidamente, o que permite a proliferação de insetos, fungos e bactérias.
Redução no consumo de papel e sustentabilidade
Documentos digitais, por existirem em âmbito virtual, dispensam o uso de papel. Além de agilizar o processo prático e otimizar o espaço do seu ambiente de trabalho, deixando-o livre de material, essa prática também visa a sustentabilidade, ajudando a reduzir o desmatamento.
Fechamento de negócios mais rápidos
Os processos comerciais têm se tornado cada vez mais rápidos, o que requer que as assinaturas de contrato também precisem ser dinâmicas. Enquanto um acordo que envolva assinatura manuscrita leva tempo, a digital é rápida, o que faz com que você tenha mais contratos fechados por mês.
Mobilidade
Você já deixou de assinar um documento por estar em outro estado onde não tem assinatura registrada em cartório? Esse problema não te pertence mais com a assinatura digital, pois você pode firmá-lo onde quer que esteja, até mesmo com o seu celular.
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Como fazer assinatura digital no iPhone usando o iCloud Drive
Fazer assinatura digital no iPhone é simples, e ficará ainda mais simples quando você seguir atentamente o passo-a-passo que apresentaremos a seguir.
Lembrando que, antes de mais nada, é necessário que o documento esteja previamente salvo no iCloud Drive do seu iPhone. Vamos lá?
Passo 1
Primeiramente, você precisa acessar o app nativo “Arquivos” do seu iPhone para abrir o documento desejado.
Passo 2
A seguir, toque no botão com o símbolo de uma caneta, localizado no canto superior direito.
Passo 3
Clique no símbolo “+”, localizado na parte inferior, e, em seguida, na opção “Assinatura”.
Passo 4
Na linha reta localizada logo abaixo, use o seu dedo para assinar o documento na tela.
Passo 5
Logo após, a sua assinatura vai aparecer no documento. Basta, então, ajustar o tamanho e o posicionamento da assinatura no texto. Você também pode ajustar o tamanho da marca, utilizando as opções de canetas localizadas na parte inferior da tela.
Passo 6
Uma vez posicionada a sua assinatura, salve o documento, tocando em “Ok”, e pronto! O documento já está assinado.
Passo 7
Agora, é hora de compartilhar o documento assinado. Volte à tela principal de “Arquivos”, e, mais uma vez, selecione o documento. A seguir, clique no botão “Compartilhar”, localizado no canto inferior esquerdo.
Passo 8
Tudo o que você precisa fazer agora é escolher o meio pelo qual você deseja compartilhar o documento que você acabou de assinar, e pronto!
Como digitalizar e assinar um documento no app Notes
Para o caso de você precisar assinar e enviar um documento que ainda não foi digitalizado, há uma forma bem simples de fazê-lo, por meio do aplicativo Notes do seu iPhone.
Passo 1
Com o app Notes aberto, crie uma nova nota e toque no ícone de câmera, localizado na parte inferior da tela, e selecione a opção Escanear Documentos.
Passo 2
Deixe o documento em uma superfície plana, e posicione o seu iPhone paralelamente à folha, ajustando o enquadramento (você pode escolher entre as opções de enquadramento automático ou manual).
Passo 3
No canto inferior esquerdo da tela, há um ícone do documento recém-escaneado. Você pode tocar nele para realizar ajustes, caso seja necessário.
Após realizar todos os ajustes, toque em “Ok” para retornar à tela anterior, e em “Repetir” para repetir a digitalização da página específica.
Passo 4
Uma vez que todo o documento esteja salvo, basta clicar em “Salvar” e pronto: o documento escaneado será anexado à sua nota.
Toque sobre o documento no Notes e, em seguida, sobre o ícone de compartilhamento no topo da tela.
Passo 5
Agora, toque em “Marcação”, e em seguida, no ícone de “+”, situado no canto inferior da tela.
Selecione a opção de assinatura para assinar com o seu dedo (ou selecionar a sua assinatura cadastrada) e toque em “Ok”.
Passo 6
Agora, basta redimensionar e posicionar a sua assinatura como preferir e tocar na tela para confirmar.
Passo 7
Toque em “Ok” para salvar o documento, e pronto! Está feito.
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