Se você precisar pegar um documento específico da sua empresa – um contrato assinado com um dos seus colaboradores ou um documento referente à parceria com um fornecedor, por exemplo – quanto tempo você leva? Se for mais de 1 minuto, algo certo temos para te dizer: você precisa de uma gestão eletrônica de documentos.
Por mais que documentos físicos ainda façam parte da administração de muitos negócios, é necessário modernizar os processos da sua empresa para que ela não fique parada no tempo.
Por isso, produzimos este artigo para explicar o que é a gestão eletrônica de documentos e apontar os principais motivos para adotá-la.
Como é feita a gestão de documentos físicos?
Antes de falarmos sobre a gestão eletrônica de documentos, é importante passarmos pelos pontos que fazem parte da gerência de documentos físicos primeiro. Afinal, ainda é uma forma adotada por muitas empresas, sobretudo as mais tradicionais que há anos mantém o hábito de firmar contratos presencialmente e de próprio punho.
Para organizar documentos físicos, é preciso, primeiramente, ter um espaço dedicado para isso. Em algumas organizações, um armário pode ser suficiente. Mas, em outras que possuem vínculos com funcionários, clientes, fornecedores e uma emissão frequente de contratos, pode ser necessário ter uma sala totalmente voltada ao armazenamento desses arquivos.
Porém, o espaço físico é apenas um dos problemas desse tipo de gestão mais tradicional, pois ela também envolve uma série de custos que, no final do mês, fazem a diferença no faturamento, tais como:
- papel para imprimir os documentos;
- toner para fazer a impressão;
- motoboy para envio do documento caso uma das partes não possa assinar presencialmente;
- transportadora para enviar o documento caso uma das partes seja residente de outro estado ou país.
Além do mais, conservar os documentos físicos também requer uma série de cuidados, pois os papéis se deterioram de maneira rápida. Já pensou perder um contrato importante por conta da umidade que ainda permite a proliferação de insetos, fungos e bactérias que prejudicam a saúde?
Por essa razão, algumas empresas começam a abandonar os documentos impressos para adotar a gestão de documentos eletrônicos.
O que é a gestão de documentos eletrônicos?
Também chamada de GED (que é a sigla de Gerenciamento de Documentos Eletrônicos), ela reúne uma série de tecnologias que possibilitam armazenar e administrar arquivos que tragam dados e informações de uma empresa.
Assim, ao precisar acessar um documento, em vez de abrir o armário e procurá-lo manualmente no meio de muitos outros papéis, basta fazer o login numa plataforma online e realizar uma busca para achar a sua versão digital em poucos segundos.
Logo, ao usar a GED na sua gestão, você traz os seguintes pontos práticos ao seu negócio:
- agilidade no acesso de documentos e informações;
- maior transparência na administração da empresa;
- poupar gastos referentes aos documentos físicos;
- atribuir mais rapidez aos processo de trabalho;
- controle do fluxo de documentos e arquivos;
- classificá-los de forma organizada e intuitiva;
- preservação do meio ambiente visto que a GED é online.
Quais são as principais características da gestão de documentos eletrônicos?
Quando falamos de GED, podemos destacar como características os módulos desse tipo de gestão e também suas funcionalidades que apresentamos a seguir.
Quais são os módulos da gestão de documentos eletrônicos?
Os módulos da GED são dois: capture e document management.
Capture
Ele faz com que os processos sejam acelerados por meio do uso de formulários e documentos. Por exemplo: quando você precisa que uma pessoa ou empresa se cadastre no seu sistema e use um formulário para registrar suas informações de forma segura.
Document Management
Essa é a tecnologia usada para fazer a gestão dos documentos eletrônicos de maneira eficiente. Ao contar com uma plataforma dedicada, você consegue criar e manter guardados os documentos mais importantes da sua empresa.
Entre as funcionalidades, destacamos: workflow, COLD, forms processing e RIM.
Workflow
Como o próprio nome diz, ele é o responsável pelo fluxo de trabalho, isto é, garante que todas as tarefas sejam feitas pelas pessoas encarregadas e dentro do tempo certo. Por exemplo: se um documento online não for assinado pelo seu cliente, o workflow pode enviar lembretes para que ele firme.
COLD
Também chamado de ERM, trata-se da tecnologia utilizada para o armazenamento dos documentos e recuperação de dados, o que torna a gestão mais segura e eficiente do que ter um monte de papéis guardados no armário e se deteriorando com o passar do tempo.
Forms processing
Corresponde ao processamento de formulários de todas as pessoas envolvidas nas atividades do seu negócio. Se você precisa que um novo fornecedor se cadastre no seu sistema antes de começar a trabalhar com ele, por exemplo, o formulário pode coletar as informações necessárias.
RIM
É a sigla de Records and Information Management, ou seja, é a gestão do ciclo de vida de um documento. A partir dele, você tem acesso a todas as documentações da empresa e pode organizá-las por categorias.
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Quais são as razões para adotar uma GED?
Levantamos aqui os quatro principais motivos pelos quais a gestão eletrônica de documentos deve estar presente no seu processo administrativo.
1) Controle do acesso às informações
As informações do seu negócio devem ser protegidas com muito cuidado, pois elas são valiosas tanto para você quanto para os seus concorrentes. Para que você tenha uma ideia, há pessoas que vasculham o lixo dos competidores de mercado a fim de encontrar qualquer tipo de informação sigilosa. Por isso, é recomendado rasgar todos os papéis que forem para o lixo.
Assim, no digital a cautela não pode ser diferente. Quando você guarda os documentos impressos num armário, qualquer um pode ter acesso a eles se estiver no local. Por outro lado, quando você os têm armazenados de forma eletrônica, você consegue controlar esses acessos.
Este ano a Lei Geral de Proteção de Dados entra em vigor para proteger os dados pessoais das pessoas, o que inclui aquelas que têm vínculos com a sua empresa: funcionários, fornecedores, clientes, etc. Isso reforça a importância de você ter uma GED.
2) Controle da atualização dos documentos
Imagine a seguinte situação: você delega a um funcionário que firme contrato com um cliente interessado em adquirir o seu serviço. Porém, o colaborador acaba usando a minuta desatualizada do contrato que contempla serviços que não são mais realizados ou uma tabela de preços antiga. Desastroso, não?
Por isso, é essencial manter os seus documentos atualizados. Uma vez que você tenha controle total do sistema de gestão dos documentos da empresa (tal como dissemos no ponto anterior), torna-se mais simples e efetivo realizar essa tarefa.
3) Diferencial competitivo
Alguma vez já te ocorreu a ideia de que o tempo parece estar passando mais rápido? Se você tem ou já teve essa impressão, o mesmo já pode ter acontecido com o seu público. Isso significa que tomadas de decisão, reuniões e atendimentos precisam ser realizados com agilidade.
Temos como exemplo os atendimentos feitos por WhatsApp cujas pessoas esperam que as empresas respondam e passem as informações com rapidez. Ao contar com uma ferramenta GED, você tem acesso ligeiro aos documentos necessários para ceder as informações de forma ligeira, o que representa um diferencial competitivo caso seus concorrentes ainda utilizem o método antigo de gestão com papéis.
4) Redução de custos
Como dissemos alguns parágrafos acima, lidar com documentos de papel requer muitos custos para sua confecção, armazenamento e preservação. Dependendo da quantidade e do tamanho do escritório, algumas empresas chegam a alugar locais externos somente para essa finalidade, o que faz aumentar ainda mais a despesa.
Por mais que um sistema de gestão eletrônica de documentos também exija um investimento mensal ou anual, ele certamente será mais em conta do que continuar trabalhando com documentação impressa.
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Quais são os passos para aplicar a GED na sua empresa?
Basicamente, há dois passos que frisamos serem muito importantes para dar início à cultura da gestão eletrônica de documentos na sua empresa. Confira-os abaixo.
Conscientize todos sobre a importância de documentos digitais
Sabe quando uma pessoa se aproxima da gente, mas só percebemos isso quando ela está bem diante de nós e tomamos um susto? O mesmo acontece se você mudar a gestão da sua empresa do impresso para o digital sem prévio aviso.
Portanto, antes de tomar o grande passo, faça uma reunião com seus colaboradores e informe sobre essa transição para que todos estejam preparados e ninguém se assuste quando ela chegar.
Contrate a sua primeira ferramenta de documentos eletrônicos
A digitalização de documentos é uma dúvida que muitos gestores têm. Afinal, por mais que os documentos impressos possam ser escaneados, como fazer para coletar as assinaturas deles diretamente no meio digital?
Para isso, você deve contar com um serviço de assinatura eletrônica que as partes possam usar para firmar documentos digitais com o simples clique de um botão. A ZapSign oferece esse serviço de uma forma simples e com planos que atendem os mais variados tipos de negócios.
Assim, finalizamos este artigo sobre gestão eletrônica de documentos (GED). Esperamos que ele tenha sido esclarecedor, além de ter mostrado porque é importante. Para saber mais sobre como funcionam as assinaturas online, continue conosco e confira este texto que redigimos sobre o assunto!
