Ao abrir uma empresa, é necessária a emissão de uma série de documentos, sobretudo contratos que devem ser firmados com os seus funcionários, fornecedores, clientes e afins. A gestão eletrônica de documentos tem sido cada vez mais recomendada para que todos esses arquivos fiquem bem organizados, mas isso leva à pergunta: como escolher um software de gestão de documentos?
Para sanar essa dúvida, apresentamos neste artigo dicas de como escolher o sistema mais adequado e também quais são os principais disponíveis no mercado. Mas, primeiro vamos entender o conceito!
O que é um software de gestão de documentos?
Um programa de gestão de documentos tem a finalidade de gerir os arquivos referentes à administração da sua empresa de forma eletrônica. Isso facilita o controle de informações da organização, pois o acesso é totalmente feito de forma digital.
Isso automatiza e facilita o controle de dados da organização de forma eficaz e eficiente, visto que o acesso ao gerenciamento de documentos eletrônicos é totalmente feito de forma digital. Assim, você passa a abrir mão das planilhas manuais, além de reduzir custos e aumentar a segurança das informações.
Durante muito tempo, empresas tradicionais mantiveram o hábito de ordenar documentos físicos, o que inclui arquivos e contratos. Logo, elas precisavam de espaço para armazená-los que variam de uma gaveta a uma sala inteira.
Por outro lado, quando os documentos são organizados no formato online, eles se tornam mais acessíveis já que encontrar qualquer tipo de informação na internet é mais prático e rápido do que no mundo físico.
Contudo, devemos lembrar que o simples fato de os seus documentos estarem na nuvem não facilita a sua gestão se não houver ordem.
Vejamos um exemplo: uma pessoa guarda os documentos no computador ou no Google Drive, mas não os nomeia corretamente e tampouco organiza-os em pastas. Isso faz com que o trabalho de procurar um arquivo seja tão ou mais difícil do que buscá-lo em gavetas do seu escritório.
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Quais são os benefícios de um software de gestão de documentos?
Agora que você sabe o que é um programa de gestão de documentos, listamos aqui as principais vantagens de adotá-lo na sua empresa.
Segurança de dados
As informações sobre a sua empresa têm enorme valia tanto dentro quanto fora dela. Sabia, por exemplo, que algumas pessoas vasculham o lixo dos seus concorrentes com a finalidade de achar qualquer informação sigilosa e que seja útil?
Se isso acontece no mundo offline, que dirá no online em que planilhas podem ter acessadas por qualquer pessoa caso elas não tenham a devida proteção?
Por essa razão, a segurança dos dados inicia a nossa lista de vantagens de contratar um software de gestão de documentos, pois seus sistemas na nuvem devem contar com criptografias que protejam os seus dados de qualquer invasão hacker.
Compartilhamento de informações
Dividir informações com outras pessoas da empresa pode facilitar e reduzir o tempo de trabalho dos envolvidos em alguma tarefa ou processo.
Sabe quando você precisa marcar uma reunião de 1 hora ou redigir um e-mail bem extenso para explicar algo sobre o negócio aos funcionários? Bom, não seria mais fácil compartilhar esse conteúdo com todos de uma vez?
Um software dedicado à gerência de documentos permite que tais conteúdos sejam compartilhados entre todos os integrantes da empresa, além de garantir que as versões atualizadas estejam sempre disponíveis.
Maior capacidade de armazenamento
Caso você tenha um escritório pequeno ou trabalhe home office, pode acabar contando com um espaço limitado para guardar os papéis. Se já não tiver mais espaço na sua gaveta destinada a isso e uma grande emissão de documentos estiver por vir, onde você irá guardá-los?
Essa é outra vantagem do software de gestão de documentos: ele permite armazenar uma quantidade maior de arquivos digitais. Mesmo que haja limite, certamente sua capacidade é maior que o espaço do seu armário.
Portanto, se você tiver, por exemplo, muitos contratos emitidos mensalmente, é altamente recomendável que eles sejam gerados de forma digital a fim de armazená-los e ter acesso a eles sempre que for necessário.
Agilidade
Quando você passa a ter um sistema de gestão de documentos, o trabalho de todos os departamentos passa a ser mais ágil. Vejamos abaixo alguns exemplos.
Antes de fechar negócio com um cliente, pode ser que ele queira conferir o contrato antes de assinar. Se a assinatura for física, o processo de emissão do documento com os dados do cliente leva muito mais tempo do que o simples envio do PDF da versão online.
O mesmo vale se você precisar de um acesso rápido a algum documento, tal como em uma auditoria sem aviso prévio. Em vez de passar bastante tempo procurando o arquivo solicitado em um armário cheio de outros papéis, será mais prático e rápido acessá-lo via sistema.
Como escolher um software de gestão de documentos?
A escolha do melhor programa de gestão de documentos pode depender do tipo de cada empresa. Levantamos aqui alguns pontos que devem ser considerados na hora da contratação:
- credibilidade do fornecedor: analise a experiência e confiança que a companhia tem no mercado;
- opinião dos clientes: uma empresa é capaz de falar bem de si, mas você pode conhecer suas qualidades e defeitos a partir do que os clientes acham dela;
- funções do sistema: confira quais são as funcionalidades do software e se elas atendem tudo que o seu negócio precisa;
- segurança: para se certificar de que os seus documentos estejam seguros, veja quais são os níveis de segurança oferecidos.
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Quais são os 6 principais softwares de gestão de documentos do mercado?
A seguir, mostramos quais são os sistemas com maior destaque quando o assunto é gerência de documentos.
1. Google Drive
Esta é uma das ferramentas mais conhecidas, pois ela reúne todas as pertencentes ao Google, tais como: Documentos, Planilhas, Apresentações, Formulário, entre outras.
Por conta disso, muitos arquivos gerados por empresas são guardados na nuvem por meio do Google Drive. Além de ser possível organizá-los em pastas – tal como no sistema operacional do seu computador – ele também permite controlar o acesso e edição desses documentos.
Por exemplo: se você tiver uma planilha que deve ser acessada pelos seus funcionários, mas sem a permissão de modificá-la, você consegue fazer isso, o que protege as suas informações e garante que elas não sejam alteradas.
2. Dropbox
Assim como o Google Drive, o Dropbox tem a função de armazenar e compartilhar arquivos na nuvem e também começa com um espaço limitado de armazenamento na versão gratuita, totalizando 2 GB.
Assim, caso uma empresa sinta necessidade de ampliar esse espaço, existe a possibilidade de contratar até 1 TB de espaço no plano premium. Se você possui uma grande emissão de arquivos digitais e tem receio de que o modo gratuito não seja o bastante, o investimento pode valer a pena.
Caso você já tenha usado o serviço no passado, não há necessidade de criar uma conta nova, pois o Dropbox mantém ativas as versões anteriores de modo que seja possível recuperar os dados gerados anteriormente.
3. Qualiex
Apesar de o Qualiex ser voltado para a gestão de qualidade, ele também conta com gestão de documentos que permite controlar as informações da empresa dentro do próprio software, sem a necessidade de planilhas ou recursos complicados.
Isso faz com que todos os documentos sejam organizados em um só lugar que ficam protegidos por meio de um acesso criptográfico que também possui backups diários para evitar que você perca os seus arquivos.
A exemplo das demais soluções, no Qualiex você também consegue controlar as permissões de acesso para que somente os membros da empresa com a necessidade de visualizar e editar os documentos.
4. Doo
O Doo também é uma ferramenta voltada à gestão de qualidade, mas que conta com a opção de gestão de documentos.
Ele permite fazer todo o processo de elaboração e revisão de documentos assim como especificar quais são as pessoas responsáveis por eles.
O programa também facilita a busca por documentos a partir de filtros dinâmicos, o oposto do que ocorre na gestão de documentos físicos que acabam demandando bastante tempo para localizá-los em armários ou pastas.
5. Docnix
Mais um software que compõe a lista de programas de qualidade, mas com igual dedicação à gestão de documentos. O Docnix, em particular, tem um módulo chamado MaxDoc totalmente voltado para isso.
Nele, você faz um processo automatizado de elaboração, revisão, aprovação, publicação e notificação dos documentos gerados, além de monitorá-los por meio do sistema que segue a ISO 9001 como padrão.
Por sinal, outro diferencial do MaxDoc é que ele atende diversas outras normas e certificações e regulamentações de mercado a nível nacional e internacional como a RDC, ANVISA, JCI, entre outras.
6. ZapSign
A ZapSign é uma ferramenta de assinatura eletrônica com a qual você consegue firmar os seus documentos de forma rápida e simples usando um computador ou celular com acesso à internet.
Para isso, basta subir o arquivo PDF à plataforma e convidar por email ou outro canal online de sua preferência (inclusive WhatsApp) os signatários a assinarem os arquivos com o simples toque de um botão.
Uma vez que o documento é assinado, ele fica armazenado na plataforma, o que torna mais fácil sua localização e comprovação de que as assinaturas devidas foram coletadas caso seja necessário mostrá-la em algum momento.
Agora que você conhece os principais tipos de software para gestão de documentos, basta escolher o que for mais indicado para a sua empresa.
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