Assinatura digital no Google Drive pode significar duas coisas diferentes: usar o recurso nativo de assinatura eletrônica do Google Workspace em PDFs e Documentos Google ou integrar uma plataforma especializada, como a ZapSign, ao Drive para automatizar o armazenamento e a gestão de documentos assinados.
Essa distinção é importante porque o Google chama seu recurso de assinatura eletrônica. Ele não deve ser confundido automaticamente com uma assinatura digital qualificada baseada em certificado ICP-Brasil. Para empresas que precisam de autenticações adicionais, certificados ou automações mais completas, uma solução externa pode complementar o Drive.
Assim, ferramentas de softwares de gestão, armazenamento em nuvem e assinatura eletrônica podem funcionar juntas para reduzir tarefas manuais e manter contratos organizados.
Neste artigo, mostramos primeiro como funciona a assinatura eletrônica nativa do Google Drive e, depois, atualizamos o tutorial de integração entre ZapSign, Google Drive e Make, antigo Integromat.
Resumo
- O Google Workspace possui recurso nativo de assinatura eletrônica para PDFs e Documentos Google em planos elegíveis.
- No Drive, um PDF pode ser aberto e preparado para assinatura diretamente pelo menu de assinatura eletrônica.
- O recurso nativo do Google não deve ser tratado automaticamente como assinatura qualificada ICP-Brasil.
- A ZapSign pode ser conectada ao Google Drive por automação para armazenar documentos criados ou assinados.
- O antigo Integromat hoje se chama Make, e a integração da ZapSign por essa plataforma exige acesso ao plano API.
- As capturas antigas do tutorial foram preservadas para referência, mas a interface das plataformas mudou desde 2023.
Fatos rápidos
- Recurso do Google: a Central de Ajuda do Google informa que a assinatura eletrônica está disponível para PDFs e Documentos Google em contas Workspace Individual e em determinados planos Business, Enterprise e Education.
- Três níveis jurídicos: a Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas brasileiras em simples, avançada e qualificada.
- Integração atual: a ZapSign informa oficialmente que o Make, antigo Integromat, conecta sua plataforma a milhares de aplicações e que é necessário um plano API para utilizar essa integração.
Como usar a ferramenta de assinatura eletrônica no Google Drive
Hoje, alguns usuários não precisam integrar outra plataforma apenas para coletar uma assinatura simples: o próprio Google Workspace possui um recurso nativo de assinatura eletrônica.
A funcionalidade não aparece em qualquer conta gratuita do Google Drive. Segundo a documentação atual, ela está disponível no Workspace Individual e, quando habilitada pelo administrador, em planos Business Standard e Plus, Enterprise Starter, Standard e Plus, Enterprise Essentials e Essentials Plus, além de Education Plus.
Para documentos compatíveis, o processo pode ser iniciado pelo próprio Drive ou pelo Google Docs.
Como pedir assinatura em um PDF pelo Google Drive
- Acesse drive.google.com pelo computador.
- Faça upload do PDF ou localize um arquivo já armazenado.
- Abra o PDF no modo de visualização.
- Abra o menu e selecione Assinatura eletrônica.
- Adicione os signatários e posicione campos como assinatura, iniciais, nome ou outros dados solicitados.
- Clique em Pedir assinatura e informe os endereços de e-mail.
O Google gera uma cópia em PDF para o pedido, envia o link aos participantes e bloqueia essa cópia enquanto a solicitação estiver ativa. Ao final, o documento concluído pode receber uma trilha de auditoria com eventos e carimbos de data e hora.
Como pedir assinatura em um Documento Google
Abra o arquivo no Documentos Google e acesse Ferramentas > Assinatura eletrônica. A barra lateral permite inserir os campos e preparar o pedido. A documentação completa continua disponível na Ajuda do Google.
A página oficial do Google Workspace sobre assinatura eletrônica também apresenta esse fluxo para PDFs e documentos criados no Docs.
Assinatura eletrônica do Google Drive é assinatura digital ICP-Brasil?
Não necessariamente. “Assinatura eletrônica” é o conceito amplo. No Brasil, a Lei nº 14.063/2020 estabelece modalidades simples, avançadas e qualificadas. A assinatura qualificada é aquela que utiliza certificado digital ICP-Brasil.
Portanto, usar o botão de assinatura eletrônica do Google não significa, por si só, que o documento recebeu uma assinatura qualificada brasileira. Para um ato que exija certificado ICP-Brasil ou outra autenticação específica, confirme se o método utilizado atende à formalidade necessária.
| Opção | Melhor para | Como funciona | Ponto de atenção |
|---|---|---|---|
| Assinatura eletrônica nativa do Google | Pedidos de assinatura dentro do Workspace | PDF ou Docs → campos → pedido por e-mail → trilha de auditoria | Disponível apenas em contas e planos elegíveis |
| ZapSign + Google Drive | Fluxos com autenticações, gestão e automação | Documento passa pela ZapSign e pode ser salvo automaticamente no Drive | Integrações por Make/API possuem requisitos comerciais próprios |
| Certificado ICP-Brasil | Quando assinatura qualificada é necessária | Assinatura criptográfica vinculada a certificado digital | Não é sinônimo do recurso nativo de assinatura do Google |
Quando fundamos a ZapSign, tínhamos dois princípios bastante claros: a assinatura eletrônica precisava ter validade jurídica e ser simples de usar. Essa distinção continua importante aqui: uma integração só é útil se acrescentar segurança, automação ou organização sem transformar o processo em burocracia tecnológica.
Como integrar ZapSign ao Google Drive com Make
Outra possibilidade é usar a ZapSign para coletar as assinaturas e automatizar o envio dos arquivos ao Google Drive.
A principal atualização é de nomenclatura: o Integromat passou a se chamar Make. A documentação atual da ZapSign continua oferecendo integração com Google Drive por essa plataforma, inclusive com modelos para documentos criados e documentos já assinados.
Também existe uma mudança comercial relevante. Hoje, a própria ZapSign informa que é necessário possuir plano API para integrar sua conta a outras ferramentas pelo Make. O Make mantém modalidade gratuita própria, mas isso não significa que toda a integração ZapSign + Drive seja gratuita.
As imagens abaixo pertencem ao passo a passo de 2023 e foram mantidas como referência histórica. Alguns menus, botões e telas são diferentes atualmente; por isso, as instruções textuais seguem a documentação mais recente.
- Passo 1: acesse a integração
Na ZapSign, acesse as configurações e a área de integrações. Para utilizar a conexão pelo Make, sua conta precisa ter acesso à API.
- Passo 2: crie o cenário no Make
Entre no Make e crie um novo cenário. A ZapSign disponibiliza integrações prontas para diferentes aplicações, enquanto o Make permite combinar gatilhos e ações entre milhares de serviços.
- Passo 3: selecione ZapSign e Google Drive
Escolha os módulos da ZapSign e do Google Drive de acordo com o fluxo desejado. Um exemplo é usar o evento documento assinado como gatilho para criar o arquivo correspondente em determinada pasta do Drive.
Na época da captura abaixo, a plataforma ainda utilizava o nome Integromat e o comando “Create new scenario from template”. Hoje, o mesmo conceito existe no Make por meio de cenários, módulos e blueprints.
- Passo 4: autentique sua conta do Google
Conecte ao Make a conta Google que possui acesso ao Drive em que os documentos deverão ser armazenados. Revise as permissões solicitadas antes de autorizar a conexão.
Escolha a pasta de destino e a regra de nomenclatura dos arquivos. A documentação atual da ZapSign informa que os blueprints podem ser configurados para documentos criados ou documentos assinados.
- Passo 5: configure o webhook ou gatilho da ZapSign
Um webhook permite que um evento da ZapSign seja comunicado automaticamente ao cenário. Por exemplo, a conclusão de uma assinatura pode disparar o fluxo que salva o arquivo no Google Drive.
Isso elimina a necessidade de verificar manualmente a plataforma em intervalos regulares: o evento é enviado ao fluxo quando ocorre.
- Passo 6: conecte sua conta ZapSign pelo token da API
Na ZapSign, o token pode ser encontrado na área de Configurações > Integrações > API ZapSign. Ele funciona como credencial para autorizar chamadas da integração.
Trate esse token como um segredo: não publique, compartilhe em documentos ou envie em mensagens desnecessariamente. Ele não “contorna” mecanismos de segurança como 2FA ou SSO; sua função é autenticar chamadas da API conforme as permissões da integração.
Depois de copiar o token da sua própria conta, insira-o apenas no campo de conexão correspondente no Make.
- Passo 7: teste e ative o cenário
Utilize o recurso de teste do Make para verificar se os módulos conseguem se comunicar e se o arquivo chega corretamente à pasta escolhida.
Depois do teste, ative o cenário para que ele continue executando conforme o gatilho configurado.
- Passo 8: teste com um documento real
Crie um documento no fluxo da ZapSign e conclua as assinaturas necessárias. Se você estiver utilizando um blueprint de documento assinado, o gatilho ocorrerá somente quando a condição definida no cenário for atendida.
Depois, confira o Google Drive. Se o cenário estiver configurado corretamente, o Make deverá criar ou enviar o arquivo à pasta escolhida.
O ponto importante é escolher corretamente o gatilho. Se você não quiser documentos incompletos no Drive, utilize um fluxo acionado após a assinatura; se quiser armazenar também versões criadas, existe blueprint específico para esse comportamento.
A versão antiga afirmava que a integração seria totalmente gratuita e que o plano grátis do Integromat permitiria “mil documentos”. Atualmente, a ZapSign informa que é necessário plano API para utilizar a integração com Make. O Make, por sua vez, mantém modalidade gratuita com limites próprios de uso, hoje contabilizados em transações ou créditos.
A integração pode ser usada para manter uma cópia organizada dos documentos no Drive e também faz sentido em fluxos com outros serviços de armazenamento. A própria ZapSign possui alternativas de integração com diferentes aplicações.
Para conferir novamente o funcionamento do recurso nativo do Google, veja também a página do Google Workspace e as instruções de assinatura eletrônica no Drive e Docs.
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Mas qual a importância da assinatura digital?
A assinatura eletrônica pode reduzir etapas como impressão, transporte físico, coleta presencial e arquivamento em papel. O benefício real depende da operação, mas a digitalização tende a facilitar principalmente processos com pessoas em locais diferentes.
Também pode haver redução de custos financeiros associados a impressão, envio e armazenamento físico, além de mais facilidade para localizar documentos quando a gestão digital está bem estruturada.
Integrações com armazenamento em nuvem ajudam ainda a criar rotinas consistentes de arquivamento. Isso não elimina riscos de exclusão, perda de acesso ou configuração incorreta, portanto permissões, backups e políticas de retenção continuam importantes.
Depois de conhecer de perto o processo de digitalização da Estônia, uma coisa ficou ainda mais clara para mim: digitalizar não é apenas reproduzir no computador aquilo que fazíamos no papel. O ganho aparece quando sistemas diferentes conseguem conversar e eliminamos etapas que não agregam mais valor — exatamente o tipo de problema que integrações entre assinatura e armazenamento tentam resolver.
A melhoria do fluxo também pode afetar o relacionamento entre a sua marca e os seus clientes, especialmente quando a pessoa consegue receber, conferir e assinar um documento sem deslocamentos ou sucessivas trocas de arquivos.
A assinatura integrada ao armazenamento em nuvem faz mais sentido quando elimina tarefas manuais sem abrir mão das evidências e controles apropriados. Empresas pequenas ou maiores podem incorporar esse tipo de automação à gestão de documentos conforme o volume e a complexidade da operação.
A ZapSign conta com uma plataforma dedicada a assinaturas eletrônicas e oferece diferentes possibilidades de integração, autenticação e gestão dos documentos.
Também é possível utilizar informações adicionais nos fluxos, conforme configuração, inclusive dados como telefone, CPF ou CNPJ dos participantes.
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Perguntas frequentes (FAQ)
Em contas Google Workspace elegíveis, abra um PDF no Drive, acesse o menu e selecione Assinatura eletrônica. Em Documentos Google, use Ferramentas > Assinatura eletrônica. O recurso nativo é uma assinatura eletrônica e não equivale automaticamente a uma assinatura qualificada ICP-Brasil.
Ela não está disponível em toda conta gratuita do Drive. O Google oferece o recurso em Workspace Individual e em determinados planos Business, Enterprise e Education. A disponibilidade também pode depender de ativação pelo administrador da organização.
Sim, para usuários elegíveis. Abra o PDF no Drive pelo computador, escolha Assinatura eletrônica, adicione os campos e envie o pedido aos signatários. O Google cria uma cópia em PDF para a solicitação e acompanha seu status.
Uma opção é usar o Make, antigo Integromat. Conecte ZapSign e Google Drive, escolha o gatilho, autorize a conta Google, configure a pasta de destino e conecte a API da ZapSign. Atualmente, a ZapSign informa que essa integração exige plano API.
Sim. O serviço anteriormente chamado Integromat passou a se chamar Make. Tutoriais antigos podem mostrar a marca e interfaces anteriores, mas a integração atual entre ZapSign e Google Drive é configurada na plataforma Make.
Getúlio Santos é CEO da ZapSign, advogado, entusiasta de tecnologia e empreendedor.
