No cenário empresarial moderno, a agilidade e eficiência representam fatores cruciais para o sucesso. É dentro deste contexto que a adoção de um software para assinatura digital de documentos revela-se uma estratégia indispensável.
Ao longo deste artigo, exploraremos as inúmeras vantagens desse recurso tecnológico. Continue a leitura para compreender a diferença desse programa pode fazer na sua organização.
As principais razões pelas quais uma empresa deve adotar a assinatura digital
Diante da crescente demanda por agilidade, eficiência e segurança nos processos, a assinatura digital se faz essencial na otimização dos fluxos documentais, na economia de recursos e no aprimoramento da experiência do cliente.
A seguir, as principais razões pelas quais grandes e pequenas empresas devem adotar a assinatura digital como uma estratégia fundamental para o seu sucesso.
1. Redução de tempo e custos
A eliminação da necessidade de impressão, envio e arquivamento de papéis não apenas economiza recursos financeiros, mas também aumenta exponencialmente a agilidade dos fluxos de trabalho.
2. Otimização da produtividade
A capacidade de assinar documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, amplia a produtividade, transformando os processos internos da empresa e permitindo que os profissionais se concentrem em tarefas mais estratégicas.
3. Aumento da segurança
A assinatura digital oferece um nível excepcional de segurança da informação, uma vez que os documentos assinados digitalmente são criptografados e protegidos por protocolos de segurança avançados.
4. Mais Mobilidade
Com a assinatura digital, os signatários podem aprovar documentos de qualquer dispositivo conectado à internet, permitindo uma colaboração ágil e contínua, independentemente da localização física.
5. Melhora na Experiência do Cliente
A agilidade e a conveniência da assinatura digital também se refletem diretamente na experiência do cliente. Processos que antes eram demorados e burocráticos agora se tornam suaves e eficientes, demonstrando um compromisso com o público e com a construção de relacionamentos sólidos.
6. Menor Consumo de Papel
A conscientização ambiental tornou-se um ponto focal para muitas empresas. A adoção da assinatura digital contribui para a redução significativa do consumo de papel, minimizando o impacto ambiental.
7. Sustentabilidade
A assinatura digital também contribui para uma operação mais sustentável em outros aspectos. Menos deslocamentos físicos e envios de correspondência resultam em uma pegada de carbono menor, evidenciando o compromisso da empresa com práticas responsáveis.
8. Validade Jurídica
Ao contrário do que muitos imaginam, a assinatura digital equivale à assinatura manuscrita em termos legais. Através do uso de criptografia e certificados digitais, a integridade e autenticidade dos documentos são juridicamente comprovadas.
9. Praticidade
Através de interfaces intuitivas e plataformas amigáveis, o processo de assinatura torna-se simples e acessível a todos os envolvidos, independentemente do nível de familiaridade com a tecnologia.
10. Agilidade Processual
Com a assinatura digital, documentos podem ser compartilhados instantaneamente, assinados em questão de segundos e arquivados eletronicamente, resultando em uma velocidade excepcional na conclusão de transações comerciais.
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Como funciona a solução de assinatura digital de documentos da ZapSign?
A solução de assinatura digital da ZapSign é a ferramenta perfeita para simplificar a gestão de documentos eletrônicos da sua empresa, garantindo menos custos e burocracias e mais organização, agilidade, mobilidade e segurança.
Nossa plataforma permite coletar as assinaturas em menos de dois minutos, oferecendo um processo de assinatura 90% mais rápido do que o realizado pelos meios tradicionais. Além disso, também é possível a personalização com as cores e marcas da sua empresa.
Como fazer a firma digital na ZapSign
Para fazer a sua assinatura digital pela ZapSign, não há mistério – basta você seguir o tutorial que apresentaremos a seguir, detalhando passo-a-passo tudo que você precisa fazer.
Passo 1: Primeiramente, você deve informar o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.
Passo 2: Clique no botão “Novo” para ir para a próxima tela e criar um novo documento.
Passo 3: Clique em “selecionar documento” para fazer o upload do documento a ser assinado, que deverá estar em formato PDF.
Nesta tela, especifique os seus signatários. Você pode adicionar mais signatários pesquisando na sua agenda de contatos – ou, caso você deseje assinar o documento, toque em “Eu vou assinar”.
Passo 4: É possível invisibilizar os campos no documento final ou optar por não solicitar e-mail ou número de telefone do signatário. Se desejar, solicite selfie, foto do documento de identidade ou reconhecimento facial. É possível, também, escolher o método de autenticação do signatário e especificar a sua função.
Passo 5: Posicione as assinaturas, vistos e textos no documento. Basta clicar na tela, selecionar o signatário e selecionar a assinatura ou o visto.
Clique no ícone “Copiar” na assinatura ou visto para economizar tempo, copiando o posicionamento para as demais páginas do seu arquivo.
Você pode ainda adicionar textos no seu arquivo, que permanecerão no documento final após a assinatura. Clique em “Salvar e continuar” para seguir para o próximo passo.
Passo 6: Compartilhe os links de assinatura pelo canal de sua preferência. Você pode ativar o envio automático caso deseje que a ZapSign envie os links de assinatura via e-mail por você, além de ativar lembretes automáticos e definir uma data limite para a assinatura.
É possível também definir a ordem que seus signatários assinarão o documento. As notificações só chegarão a um determinado signatário após o anterior realizar a sua assinatura.
Caso você seja um dos signatários, clique em “Assinar agora” para conferir o documento e assiná-lo.
Passo 7: Após conferir o conteúdo do documento, clique em “Assinar” e confirme os seus dados.
Passo 8: Agora, é só realizar a assinatura com o dedo ou com o mouse (ou subir uma foto da mesma). Você pode salvar essa assinatura para usar outras vezes, ou limpar para refazê-la.
Pronto! A sua assinatura já foi realizada.
A solução da ZapSign também disponibiliza outros recursos, como veremos a seguir.
Criar e configurar contatos
Para adicionar usuários à sua organização, acesse “Configurações”. Na sessão “Usuários”, insira um e-mail válido e toque em “Adicionar usuário”.
Ele receberá, por e-mail, as instruções sobre acessar a conta e cadastrar sua própria senha. Basta clicar em “Acessar minha conta” para fazer a configuração.
Assinar com certificado digital
Para assinar um documento utilizando certificado digital, acesse o link de assinatura e clique em “Assinar” para escolher o certificado que deseja utilizar.
Escolha o certificado e clique em “Assinar documento”.
Aguarde alguns instantes e pronto: assinatura concluída com sucesso!
Assinar em lote
Com a assinatura em lote, você pode assinar todos os documentos que estão com a sua assinatura pendente de uma só vez.
Você pode visualizar os documentos da lista e, caso deseje desabilitar a assinatura em lote em algum documento, clique no “X”.
Para assinar, basta preencher os seus dados pessoais e clicar em “Assinar”.
Para adquirir este serviço, entre em contato com o e-mail [email protected].
Fazer envio automático por e-mail e ordenamento de assinaturas
Na tela de solicitação das assinaturas, ative o botão “Ativar o envio automático por e-mail” e insira o e-mail dos seus signatários. Se desejar, insira uma mensagem opcional que acompanhará o link de assinatura no e-mail.
Para ordenar as assinaturas, clique em “Ordenar assinaturas”.
Ative o botão, e, em seguida, segure e arraste para trocar a ordem dos signatários. Assim, cada signatário só será notificado para assinar o documento após o anterior assinar.
Se desejar, assine os lembretes para que os signatários que ainda não assinaram o documento sejam novamente notificados por e-mail a cada X dias. Depois, é só clicar em “Enviar e finalizar” e pronto.
Criar e personalizar usuários
Acesse as configurações. Lá, você pode alterar o nível de acesso de cada usuário: o administrador possui acesso às configurações e aos documentos; o membro tem acesso aos documentos; e o usuário apenas aos documentos criados por ele mesmo.
Também é possível alterar o proprietário da organização. Porém, após esse procedimento, apenas o novo proprietário poderá fazê-lo novamente.
Para remover um usuário da sua organização, basta clicar no X vermelho.
Mais abaixo, você pode personalizar, colocando a sua logomarca e alterando os botões de ação para a cor da sua empresa. Ao terminar, basta clicar em “Salvar alterações”.
Criar e usar pastas
Clique em “Nova pasta”, na aba “Documentos”. Insira o nome e confirme, clicando em “Adicionar pasta”.
Para mover um documento para uma pasta, toque nele, e a tela seguinte aparecerá. Clique no ícone da pasta com a seta, selecione a pasta desejada e ele será movido.
Você também pode criar uma pasta dentro de outra, seguindo o mesmo processo.
Assinar modelos dinâmicos
Acesse o link de assinatura, preencha o seu nome completo e clique em “Continuar”.
Preencha as informações solicitadas e clique novamente em “Continuar”.
A ZapSign irá gerar o documento automaticamente. Confira e clique em “Assinar”.
Insira o seu e-mail e número de telefone e clique mais uma vez em “Continuar”.
Faça a sua assinatura e clique em “Finalizar”.
Pronto! Agora, você pode baixar tanto o documento original quanto o já assinado.
Se você quer saber mais sobre como a solução de assinatura digital da ZapSign pode beneficiar a sua empresa, entre em contato com a gente!
