Nos tempos em que vivemos, as dinâmicas de competitividade do mercado atual se mostram cada vez mais intensas, de forma que não se pode negar que mesmo as mais destacadas e bem-sucedidas empresas não estão a salvo da necessidade flagrante de se manter em constante inovação. Isso as leva à pergunta: qual a importância da gestão de projetos para uma empresa?
A desatenção às tendências da atualidade e o relaxamento em zonas de conforto podem ser fatais para qualquer tipo de negócio, e é a partir desse entendimento que começamos a compreender o quão essencial é a gerência de projetos.
Ao longo deste artigo que preparamos, será explicado tudo o que você precisa saber sobre o assunto para descomplicar a sua vida profissional: desde os conceitos gerais relacionados até os aspectos práticos que tornam a gestão de projetos um elemento tão essencial para todo e qualquer negócio, independente de seu porte, ramo de atuação ou modelo de gestão.
Primeiramente, o que é um projeto?
Para explicar sobre o que é gestão de projetos, antes de mais nada, precisamos falar brevemente sobre o conceito que define um projeto em si.
Em resumo, podemos descrever como projeto um ciclo de tarefas e ações temporárias específicas, que à parte da rotina da empresa, ocorrem de forma contínua, a fim de desenvolver determinados serviços, produtos ou resultados únicos.
Reforçando essa ideia, o PMBOK (Project Management Body of Knowledge), guia definitivo de gestão de projetos para empresas desenvolvido pelo PMI (Project Management Institute), define um projeto como algo único e progressivo.
Portanto, seu gerenciamento visa reduzir riscos e planejar os gastos para garantir a qualidade dos resultados, além da otimização na satisfação dos colaboradores e aproveitamento de oportunidades de mercado.
Seu desenvolvimento se baseia em etapas e também em prazos bem definidos – tanto no que diz respeito ao início quanto à conclusão de cada uma de suas ações.
Também é interessante comparar os conceitos de projeto e processo – diametralmente opostos, porém, intimamente relacionados.
O primeiro é de caráter único, sendo previamente definido com um começo, um meio e um fim, tudo sempre estipulado em prazos rigorosos.
O segundo é de natureza cíclica, repetindo-se constantemente, a fim de produzir os mesmos resultados de forma constante e crescente.
De modo geral, é correto afirmar que um projeto consiste em um conjunto de processos – e não é raro que um projeto exista com a finalidade de aprimorar um determinado processo.
E no que consiste a gestão de projetos em uma empresa?
Uma vez explicado o que são projetos, é correto afirmar que a gestão de projetos consiste na aplicação ordenada de várias práticas e técnicas estratégicas que compreendem que todo o fluxo de trabalho de uma organização é composto por projetos fechados.
Caso esses projetos não estejam perfeitamente alinhados e construídos de uma forma sólida, podem conduzir a empresa a resultados catastróficos.
Durante o processo de gestão, os projetos são monitorados a fim de produzir os melhores resultados possíveis dentro dos objetivos propostos, levando em consideração aspectos essenciais como custos, prazos, padrões de qualidade e objetivos estabelecidos.
Sendo assim, é inegável a importância do gestor, e que uma gerência de projetos de excelência caracteriza uma peça-chave na estratégia de uma empresa que se proponha a operar de forma sólida e consistente, garantindo então o seu lugar frente à implacável competitividade do mercado.
As cinco etapas da gestão de projetos
A implementação da gestão de projetos consiste, basicamente, em cinco etapas: inicialização, planejamento, execução, acompanhamento e encerramento. Cabe ao gestor conduzi-las da forma mais sólida possível.
1) Inicialização
Esta primeira fase é tão importante e básica, que já começa a acontecer antes mesmo da aprovação do projeto.
Aqui, é definido todo o escopo do projeto. É uma etapa que pede uma grande capacidade de análise, pois trata-se do momento de levantar todo tipo de informação relevante sobre a proposta do projeto – objetivos são traçados, todos os potenciais erros e acertos são considerados, orçamentos são definidos.
Tudo sobre essa etapa poderá servir como referência, posteriormente, e é por isso que é importante a documentação de todo o processo.
2) Planejamento
Uma vez concluída a primeira etapa e aprovado o projeto, é chegado o momento de lapidá-lo. A fase do planejamento é como uma extensão da anterior, contemplando um cronograma completo sobre absolutamente tudo o que será realizado.
É o momento de detalhar tudo o que foi esboçado anteriormente: como o orçamento será usado; quais as melhores ações, em nível estratégico, para atingir os objetivos determinados; enfim, tudo o que dizer respeito a como executar o plano.
3) Execução
É chegado o momento da ação: aqui, tudo o que foi idealizado, definido e detalhado nas etapas anteriores toma forma.
É o momento do gestor focar na qualidade das ações e se manter particularmente atento a fatores como prazos, datas e orçamento. Eventualmente, mudanças podem ser necessárias, e esse é um fator que não pode ser negligenciado.
4) Monitoramento
A quarta etapa, na realidade, ocorre paralelamente à terceira. Isso porque, para cada ação executada, deve haver uma rigorosa monitoração, a fim de que sejam feitas análises constantes que facilitem as futuras tomadas de decisão.
Esta etapa paralela é muito importante para garantir que eventuais ações improdutivas da etapa de execução não sejam repetidas à toa.
5) Encerramento
Caso o projeto tenha transcorrido corretamente, chegamos a fase final. Neste momento, é importante reunir a equipe, colher feedbacks e utilizar todas as informações geradas durante o monitoramento para discutir as ações de melhoria para os projetos futuros.
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Por que é importante a elaboração de projetos?
De maneira afirmativa, a gestão de projetos vem para causar interferências benéficas no andamento dos fluxos de trabalho, promovendo inovações constantes e melhorias substanciais nos processos produtivos.
Observando as conquistas obtidas pela gestão de projetos nas mais diversas empresas, claramente podemos concluir que as principais razões para adotá-la são as que apresentamos abaixo.
Redução de custos
Uma gestão de projetos bem consolidada é aquela que é capaz de estruturar um fluxo de trabalho produtivo. Quando o tempo despendido em cada ação é bem gerenciado, o seu custo-benefício é elevado, diminui a incidência de retrabalho, e consecutivamente, os gastos também são reduzidos.
Da mesma forma, torna-se fácil controlar as despesas e tomar as providências adequadas para reduzi-las, quando o orçamento é monitorado pelo gestor do projeto.
Crescimento nos níveis de satisfação do cliente
Toda e qualquer empresa deve ter em mente que a satisfação do cliente é sempre o principal objetivo. O motivo é simples: um cliente insatisfeito não apenas não retorna, como ainda busca as soluções desejadas procurando a concorrência.
Ciente deste fato, a gestão de projetos atua de forma a empregar as melhores práticas referentes tanto à garantia da qualidade do produto ou serviço oferecido, quanto de relacionamento e comunicação com o consumidor.
Integração entre os setores
Dentro de um projeto é essencial que todos os setores atuem de forma integrada e cooperativa. Desentendimentos e falhas de comunicação podem gerar graves problemas ao andamento das atividades da empresa.
Além disso, todas as boas ideias que podem se perder, uma vez que as informações não circulam de maneira adequada entre as equipes.
Uma boa gestão entende o que está sendo realizado por cada setor durante cada etapa do processo, e age de forma a promover uma unidade entre todos os departamentos, valorizando o trabalho em equipe.
Isso torna o ambiente laboral mais leve, aumentando a produtividade e engajando o time positivamente, de modo que o projeto possa caminhar rumo a resultados satisfatórios.
Otimização dos membros do time
Reforçando o item anterior, observamos que o engajamento do funcionário é diretamente influenciado pela maneira como a gestão opera. Da mesma forma que o cuidado com as equipes, uma comunicação direta com cada profissional envolvido também melhora seu desempenho.
O bom gestor sabe que cada membro do time é um indivíduo de quem se pode esperar algo. Conhecer cada um é importante para potencializar suas virtudes e extrair o máximo de produtividade e satisfação de todos.
Maior nível de controle de riscos
Sabemos que é simplesmente impossível antecipar cada risco ou imprevisto possível de ocorrer ao longo de um projeto – entretanto, o que a gestão bem qualificada não pode prever, ela pode controlar ou combater.
Através de uma análise contínua dos processos anteriores e dos atuais, é possível traçar paralelos entre todos e identificar os erros passados, de forma a fazer com que eles não reincidam ou sejam facilmente contornados.
Clareza e transparência
Uma vez que entre as principais atribuições da gestão de projetos está, justamente, o monitoramento das etapas de trabalho, é possível extrair com clareza todas as informações relevantes referentes à performance de cada profissional envolvido nos processos.
Além disso, também avalia o quanto cada prática adotada se faz efetiva na prática. Relatórios e indicadores de resultados são gerados facilmente, possibilitando melhorias contínuas para a empresa.
Resultados gerais mais satisfatórios
A conclusão final é que, uma vez que uma gestão de sucesso proporciona clientes satisfeitos, uma equipe engajada e despesas reduzidas, o ganho em produtividade, fluidez e objetividade torna-se mais do que evidente. Um ambiente de trabalho leve, organizado e eficiente é terreno fértil para o sucesso.
Agora que você compreende melhor do que nunca qual a importância da gestão de projetos para uma empresa, que tal espalhar o conhecimento? Compartilhe este artigo nas redes sociais!
