Nos dias atuais, em meio a um cenário empresarial cada vez mais impulsionado pela tecnologia, a assinatura eletrônica se destaca como uma ferramenta essencial para a modernização e agilidade nos processos comerciais. Por meio dela, empresas e profissionais conseguem simplificar e otimizar seus fluxos de trabalho. E, para testá-la, muitos optam por começar usando um sistema de assinatura eletrônica grátis.
Neste artigo, abordaremos como esse tipo de firma atende às demandas por praticidade, segurança e sustentabilidade. Apresentaremos também um guia para criar assinaturas eletrônicas gratuitas, permitindo que negócios e indivíduos aproveitem os benefícios da tecnologia e melhorem a eficiência em suas operações.
O papel da assinatura eletrônica em uma gestão otimizada
A assinatura eletrônica exerce um papel fundamental para empresas que buscam otimizar a gestão e validar documentos de maneira rápida e eficiente. Substituindo os processos manuais, ela reduz o tempo de formalização de contratos, elimina custos de impressão e armazenamento físico.
Adicionalmente, a assinatura eletrônica oferece um nível de segurança jurídica equivalente ao das assinaturas manuscritas, desde que implementada corretamente e em conformidade com as legislações locais.
Graças a avanços tecnológicos e protocolos de segurança robustos, os documentos assinados eletronicamente são protegidos contra adulterações e garantem a autenticidade das partes envolvidas.
É importante destacar que, embora algumas soluções de assinatura eletrônica possam envolver custos, existem métodos gratuitos e acessíveis para implementá-la.
Com o advento de plataformas e aplicativos especializados, as empresas podem facilmente adotar sistemas de assinatura eletrônica sem comprometer seu orçamento, aproveitando todos os benefícios que essa tecnologia oferece.
O que é assinatura eletrônica?
Uma assinatura eletrônica é uma forma digital de validar um documento ou contrato, na qual uma pessoa indica sua concordância com o conteúdo por meio de métodos eletrônicos, como digitação, clicar em um botão ou desenhar uma assinatura utilizando um dispositivo de entrada, como um mouse ou uma tela sensível ao toque.
Assim como a assinatura manual, a assinatura eletrônica pode ser legalmente válida, contanto que cumpra os requisitos legais, que variam conforme a jurisdição e considerando fatores como o tipo de documento e o nível de segurança.
Na maior parte das regiões, as assinaturas eletrônicas são reconhecidas legalmente, desde que garantam a autenticidade das partes, a integridade do documento e a identidade do signatário.
Além da legalidade, a assinatura eletrônica oferece diversas vantagens em relação à assinatura manual, especialmente no ambiente digital. Ela permite a rápida formalização de contratos e documentos, eliminando a necessidade de impressão, envio e armazenamento físico de papéis, o que resulta em economia de tempo e recursos.
A assinatura eletrônica pode ser facilmente integrada a sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos, possibilitando um fluxo de trabalho mais eficiente e organizado.
Benefícios da assinatura eletrônica
A adoção da assinatura eletrônica representa um marco significativo para o crescimento e a modernização empresarial, trazendo consigo uma série de benefícios que impactam positivamente os processos internos e a relação com clientes e parceiros. Abaixo, enumeramos alguns dos principais benefícios dessa tecnologia.
Redução de custos
Ao eliminar a necessidade de papel, impressão, envio postal e armazenamento físico de documentos, a assinatura eletrônica reduz significativamente os custos operacionais das empresas, tornando os processos mais econômicos e sustentáveis.
Agilidade nos processos
A assinatura eletrônica acelera a formalização de contratos, acordos e outros documentos, eliminando a espera por envio físico e permitindo que as partes envolvidas assinem instantaneamente, independentemente da localização geográfica. Isso resulta em um fluxo de trabalho mais eficiente e em prazos de execução mais curtos.
Maior segurança
As soluções de assinatura eletrônica oferecem níveis avançados de segurança, com protocolos de criptografia e autenticação que protegem a integridade dos documentos e garantem a autenticidade das assinaturas. Isso reduz o risco de fraudes e adulterações, proporcionando maior confiança nas transações comerciais.
Facilidade na gestão documental
Com a assinatura eletrônica, os documentos podem ser facilmente armazenados, organizados e acessados em formato digital, permitindo uma gestão documental mais eficiente e centralizada. Isso simplifica a busca, revisão e compartilhamento de informações, promovendo uma maior transparência e controle sobre os processos empresariais.
Melhoria da experiência do cliente
Ao oferecer aos clientes a conveniência de assinar documentos de forma eletrônica, as empresas proporcionam uma experiência mais ágil e satisfatória, contribuindo para a fidelização e satisfação do cliente. A redução da burocracia e dos prazos de resposta pode também resultar em uma vantagem competitiva no mercado.
Como fazer uma assinatura eletrônica de documento grátis?
Para assinar digitalmente um documento grátis, é necessário usar uma plataforma que ofereça esse tipo de serviço. Assim, neste tutorial, vamos te ensinar como fazer isso pela ZapSign.
Passo 1: você deve acessar o site da ZapSign e clicar no botão azul que diz “Testar grátis”.
Passo 2: crie a sua conta caso ainda não possua uma. Você precisará de um e-mail e senha para começar. Caso prefira usar sua conta do Google como login, também é possível.
Passo 3: após fazer o seu login, dentro do dashboard da ZapSign, clique no botão “NOVO” para gerar um novo documento.
Passo 4: na tela seguinte, você deverá clicar em “selecionar documento” para fazer upload do documento a ser assinado. Note que a plataforma permite apenas arquivos no formato PDF. Portanto, se o documento estiver em outro formato, você pode usar um conversor gratuito como este.
Passo 5: depois que o upload do arquivo estiver completo, será preciso inserir os nomes dos signatários no campo que se encontra abaixo de “Quem irá assinar”.
Passo 6: se as pessoas que irão assinar o documento já estiverem na sua lista de contatos, basta clicar em “contatos”, logo abaixo dos campos de inserção dos nomes dos signatários, para escolhê-los e inseri-los.
Passo 7: se você também for assinar o documento, clique em “eu vou assinar” para inserir o seu nome também. Em seguida, clique em “continuar”.
Passo 8: na tela seguinte, você deverá posicionar em quais locais do documento as assinaturas e vistos devem ser inseridos. Para isso, basta clicar no espaço escolhido, depois no nome do signatário e definir se ele deverá firmar com assinatura ou visto.
Ao fazer isso, as assinaturas e vistos serão visualizados nos locais indicados por você, tal como ocorre com um documento físico. Para prosseguir, clique em “salvar e continuar”.
Passo 9: aqui, os links de assinatura são gerados. Se você estiver em contato com o signatário por WhatsApp, clique no botão que traz o logo do aplicativo para enviar o link diretamente à pessoa. Se preferir outro meio, basta clicar no ícone azul que se encontra ao lado do link para copiá-lo e, depois, colá-lo onde quiser.
Se preferir que o documento seja enviado por e-mail (por ser um procedimento padrão em muitas empresas), clique em “ativar envio automático por e-mail” para colocar os endereços de correio eletrônico das pessoas que irão assinar.
Passo 10: se as assinaturas tiverem uma ordem a ser seguida, ela pode ser definida pelo botão “ordenar assinaturas”.
Dessa forma, basta arrastar os nomes na tela para definir a ordem. Cada signatário será notificado por e-mail para assinar o documento somente depois que a pessoa anterior tiver assinado.
Passo 11: você ainda consegue redigir uma mensagem personalizada que será enviada no e-mail, além de ativar notificações para aqueles que ainda não assinaram. Ao concluir, clique em “enviar e finalizar”.
Passo 12: pronto! O documento foi gerado e enviado aos signatários. A partir de então, você pode acompanhar na tela abaixo o andamento das assinaturas para saber quem já abriu o link e quem já firmou o arquivo.
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Dicas para otimizar o uso da assinatura eletrônica
Para aproveitar ao máximo os benefícios da assinatura eletrônica e garantir sua eficácia em diversos contextos, é importante seguir algumas dicas essenciais que otimizam sua utilização.
Verifique a compatibilidade com dispositivos móveis
Certifique-se de escolher uma plataforma de assinatura eletrônica que seja compatível com dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Isso permite que você assine documentos de qualquer lugar e a qualquer momento, facilitando a colaboração e agilizando os processos.
Integre com outros serviços digitais
Procure por soluções de assinatura eletrônica que ofereçam integração com outros serviços digitais que você utiliza regularmente, como ferramentas de gerenciamento de documentos, armazenamento em nuvem e plataformas de e-mail. Isso simplifica o fluxo de trabalho e garante uma transição suave entre diferentes aplicativos.
Assegure a validade jurídica das assinaturas
Para assegurar a validade jurídica das assinaturas eletrônicas, escolha uma plataforma que cumpra as leis locais, utilizando tecnologias de segurança como criptografia e autenticação multifatorial, além de fornecer recursos de rastreamento e auditoria para preservar a integridade dos documentos assinados.
Utilize certificados digitais quando necessário
Determinadas situações exigem certificados digitais para assinar documentos eletronicamente, especialmente em transações que demandam alto nível de segurança. Conheça os requisitos legais do seu país ou setor e esteja pronto para adquirir e empregar certificados digitais, se necessário.
Eduque os usuários
Por fim, eduque os usuários sobre a importância da assinatura eletrônica e forneça treinamento adequado sobre como utilizá-la corretamente. Isso inclui orientações sobre como criar e assinar documentos eletronicamente, bem como sobre as melhores práticas para garantir a segurança e validade jurídica das assinaturas.
Ao adotar a plataforma de assinatura eletrônica a ZapSign, você pode aproveitar ao máximo as funcionalidades avançadas oferecidas por essa solução específica, garantindo eficiência, segurança e conformidade legal em suas transações eletrônicas. Clique aqui para saber mais e fazer um teste grátis!
