Aprenda a fazer assinatura eletrônica grátis em 12 passos

Assinatura eletrônica grátis permite assinar documentos sem pagar por cada uso em serviços como o gov.br ou em plataformas que oferecem um plano gratuito. A diferença está no objetivo: o gov.br é voltado à assinatura eletrônica avançada do próprio cidadão, enquanto a ZapSign permite criar fluxos com signatários, links, autenticações e acompanhamento.

Na prática, “grátis” não significa que todos os recursos sejam ilimitados. O serviço público é gratuito para cidadãos com conta prata ou ouro; na ZapSign, a conta gratuita permite criar até três documentos a cada ciclo de 30 dias. Quem apenas recebe um link para assinar não precisa criar uma conta na plataforma.

Também é importante não confundir assinatura eletrônica com uma simples imagem da assinatura. No Brasil, a legislação distingue assinaturas simples, avançadas e qualificadas, e o nível adequado depende do documento, das evidências necessárias e de eventual exigência legal.

Resumo

• O gov.br oferece assinatura eletrônica avançada gratuita para contas prata ou ouro.
• A ZapSign permite criar até três documentos gratuitos a cada 30 dias.
• Na ZapSign, signatários recebem um link e não precisam ter conta para assinar.
• O posicionamento visual da assinatura é opcional; as evidências podem constar no relatório de assinaturas.
• Assinaturas eletrônicas podem ser simples, avançadas ou qualificadas.
• Depois da assinatura, arquivos avançados ou qualificados podem ser conferidos no VALIDAR, conforme a infraestrutura utilizada.

Fatos rápidos

• Serviço público gratuito: o serviço oficial informa que a assinatura gov.br é gratuita e pode ser usada por cidadãos com conta prata ou ouro.
• Três níveis de assinatura: a Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançadas e qualificadas.
• Plano gratuito da ZapSign: a Central de Ajuda da ZapSign informa o limite de três documentos por ciclo de 30 dias.

O que é assinatura eletrônica grátis e quando ela é válida?

Assinatura eletrônica grátis é um processo de assinatura realizado sem cobrança direta naquele uso ou dentro dos limites gratuitos de um serviço. Ela pode envolver um portal público, uma plataforma privada com plano free ou uma ferramenta específica para determinado formato de documento.

No Brasil, a validade não depende de a ferramenta ser paga ou gratuita. O que importa é o método utilizado, a identificação do signatário, a integridade das evidências e as formalidades exigidas para o ato.

A assinatura eletrônica pode ser usada, por exemplo, na formalização de contratos, termos, autorizações e documentos empresariais. Alguns atos, porém, exigem uma modalidade específica ou outra formalidade prevista em lei.

Uma plataforma de assinatura também pode reunir registros de autenticação, eventos e auditoria. Isso é diferente de afirmar que todo documento eletrônico possui automaticamente o mesmo nível de segurança ou validade.

Opção gratuita	Para quem serve melhor	Requisito principal	Como funciona
Assinatura gov.br	Cidadão que precisa assinar o próprio documento	Conta prata ou ouro	Assinatura eletrônica avançada pelo portal ou aplicativo gov.br
ZapSign gratuita	Quem precisa criar e enviar documentos para outras pessoas	Conta na plataforma para o remetente	Até 3 documentos por ciclo de 30 dias; signatários recebem links
Ferramenta de PDF	Uso pontual em um arquivo	Varia conforme o serviço	Pode inserir assinatura visual ou oferecer outros recursos; verifique o tipo de assinatura produzido

Como fazer assinatura eletrônica grátis pelo gov.br

O governo federal oferece uma assinatura eletrônica avançada gratuita para usuários com conta gov.br prata ou ouro. A página de assinatura eletrônica do Governo Digital explica o fluxo e os requisitos do serviço.

1. Acesse o Portal de Assinatura Eletrônica ou o aplicativo gov.br.
2. Entre com uma conta prata ou ouro.
3. Adicione o documento que será assinado.
4. Escolha onde a assinatura aparecerá e selecione a opção de assinar digitalmente.
5. Confirme a autorização pelo aplicativo, quando solicitado.
6. Baixe o arquivo eletrônico assinado e preserve essa versão.

O serviço aceita atualmente arquivos .DOC, .DOCX, .ODT, .JPG, .PNG e .PDF de até 100 MB. Depois da assinatura, o próprio governo orienta baixar o arquivo em vez de usar a função “imprimir”, porque a impressão não preserva a assinatura eletrônica incorporada ao documento.

A assinatura gov.br é classificada como avançada. Para conferi-la posteriormente, o cidadão pode utilizar gratuitamente o serviço VALIDAR do ITI.

Há também ferramentas privadas voltadas especificamente a PDF, como a opção para assinar um arquivo PDF. Antes de usar qualquer serviço, confira se ele produz apenas uma marca visual ou uma assinatura eletrônica com as evidências de que você realmente precisa.

Por que a assinatura eletrônica grátis pode otimizar a gestão?

Para empresas que ainda dependem de impressão, transporte e arquivo físico, a assinatura eletrônica pode reduzir etapas operacionais. O ganho é especialmente relevante quando documentos circulam entre pessoas em locais diferentes ou passam por várias aprovações.

Também é possível conectar a assinatura a outros sistemas. A integração com HubSpot, por exemplo, ilustra como um fluxo pode ser criado e acompanhado dentro de uma ferramenta comercial, reduzindo trocas manuais de arquivos.

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Benefícios da assinatura eletrônica

Redução de custos

Quando o processo deixa de exigir papel, impressão, transporte e armazenamento físico, esses custos podem diminuir. O impacto real depende do volume de documentos e de quanto do processo foi efetivamente digitalizado.

Agilidade nos processos

Documentos podem chegar aos signatários em poucos instantes, eliminando o tempo de transporte físico. Isso não significa que toda contratação será “instantânea”: leitura, negociação e aprovação continuam fazendo parte do processo.

Maior rastreabilidade

Dependendo da solução, é possível registrar autenticações, data e hora, status, eventos e outras evidências do fluxo. Recursos como carimbo digital ou carimbo do tempo podem acrescentar evidência temporal em contextos específicos.

Facilidade na gestão documental

Arquivos eletrônicos podem ser organizados, pesquisados e compartilhados sem depender de armários ou pastas físicas. Ainda assim, gestão digital exige controles de acesso, política de retenção, backup e organização dos documentos.

Melhoria da experiência do cliente

Permitir que uma pessoa assine pelo celular ou computador reduz deslocamentos e etapas desnecessárias. A experiência tende a melhorar quando o método de autenticação é proporcional ao risco, em vez de adicionar barreiras sem benefício claro.

Como fazer assinatura eletrônica grátis em PDF pela ZapSign

Para assinar e também coletar assinaturas em um documento, você pode usar uma plataforma com plano gratuito. Na ZapSign, o remetente cria uma conta, envia o documento, adiciona os signatários e compartilha os links.

Hoje, a conta gratuita permite criar até três documentos a cada ciclo de 30 dias. Os signatários não precisam de conta: basta acessar o link enviado.

A interface pode mudar ao longo do tempo; por isso, alguns botões das capturas abaixo podem aparecer em posições ou com nomes diferentes na sua conta. O fluxo atual se resume a criar o documento, adicionar signatários, posicionar campos quando necessário e enviar os links.

Passo 1: acesse o site da ZapSign e entre ou crie sua conta.

Passo 2: faça login com seus dados ou utilize uma opção de acesso disponível na plataforma.

Passo 3: na interface atual, escolha Criar documento e selecione o arquivo que será assinado.

Passo 4: envie o arquivo final. Se precisar converter um documento para PDF antes do envio, você pode utilizar um conversor como este.

Passo 5: adicione o nome de quem deverá assinar. Para incluir outras pessoas, utilize a opção de adicionar signatário.

Passo 6: se os participantes já estiverem cadastrados entre seus contatos, selecione-os para reaproveitar os dados disponíveis.

Passo 7: se você também participa da assinatura, inclua seu próprio nome como signatário antes de continuar.

Passo 8: posicione assinatura ou visto se quiser que a representação apareça em um ponto específico do documento. Esse posicionamento é opcional; sem ele, a assinatura continua registrada no relatório de assinaturas.

Você pode ajustar posição e tamanho dos campos quando necessário antes de salvar.

Passo 9: copie o link individual de cada signatário e compartilhe pelo canal desejado, inclusive WhatsApp. Você também pode ativar o envio automático.

No envio automático, informe os canais e dados necessários para a notificação dos participantes.

Passo 10: se houver sequência obrigatória, ative a ordenação das assinaturas antes de concluir o envio.

Arraste os nomes para definir a sequência desejada. Quem estiver depois na ordem só poderá concluir a assinatura no momento configurado para o fluxo.

Passo 11: configure mensagem, lembretes automáticos e data limite de assinatura quando esses recursos fizerem sentido para o documento.

Passo 12: finalize o envio e acompanhe o status pelo painel. A plataforma registra quais documentos estão em andamento e quais participantes ainda precisam assinar.

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Dicas para usar assinatura eletrônica grátis com segurança

Verifique a compatibilidade com dispositivos móveis

Antes de escolher uma opção gratuita ou premium, teste o fluxo no celular. O signatário deve conseguir abrir, ler e concluir o documento sem depender de um computador quando esse for o contexto de uso.

Integre com outros serviços digitais

Para operações recorrentes, procure uma plataforma de assinatura eletrônica que se conecte aos sistemas já usados pela empresa. Integrações podem reduzir cadastro duplicado, envio manual e arquivamento disperso.

Assegure a validade jurídica das assinaturas

Antes de definir o método, avalie a validade jurídica das assinaturas eletrônicas para o tipo de documento. Autenticação adicional, logs e auditoria podem fortalecer as evidências, mas não substituem formalidades específicas previstas em lei.

Utilize certificados digitais quando necessário

Alguns atos ou sistemas exigem assinatura qualificada. Nesses casos, consulte as regras sobre certificados digitais e escolha uma solução compatível com ICP-Brasil.

Valide o arquivo quando o método permitir

O VALIDAR, mantido pelo ITI, verifica gratuitamente assinaturas avançadas gov.br, qualificadas ICP-Brasil e assinaturas de infraestruturas oficialmente reconhecidas. Ele confere autoria e integridade da assinatura, não a veracidade do conteúdo escrito no documento.

Ao testar uma solução gratuita, concentre-se primeiro no fluxo que precisa resolver: assinar o próprio documento, coletar assinaturas de terceiros, configurar autenticações ou integrar o processo a outros sistemas. A partir daí, fica mais fácil escolher entre gov.br, plano gratuito ou uma opção paga.

Na ZapSign, você pode começar dentro do limite gratuito e avaliar a necessidade de outros recursos depois. Clique aqui para saber mais e fazer um teste grátis!

Perguntas frequentes (FAQ)