Aprenda a real importância da gestão de processos nas empresas

Indiscutivelmente, para reconhecer a importância da gestão de processos nas empresas, um bom domínio de técnicas de gerenciamento das atividades e das rotinas de uma empresa é um fator fundamental para que a mesma se destaque no mercado, agregando valor ao produto ou serviço prestado pela organização.

Definir bem os fluxos de trabalho e realizar um bom acompanhamento das execuções das tarefas é a chave para que um negócio atinja os melhores e mais expressivos resultados junto a um mercado competitivo e a um público exigente. 

Novas perspectivas podem ser visualizadas a partir de uma cultura de inovação nos negócios estimulada por uma gestão de processos competente e que promova uma compreensão mais clara quanto aos objetivos, atividades e rotinas da empresa.

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O que é gestão de processos

Primeiramente, é preciso compreender que toda e qualquer empresa, independente de seu porte, ramo, tempo de existência ou posicionamento no mercado, pode ser definida como um conjunto de processos. 

Todas as práticas envolvidas na rotina de um negócio – sejam elas referentes a finanças, insumos, recursos humanos, marketing, prestações de serviços ou qualquer outro setor – são consideradas processos.

Sendo assim, podemos definir gestão de processos como uma metodologia de gerenciamento de atividades que tem, como fundamento, uma visão da empresa enquanto um grande sistema integrado.

As melhores práticas de gestão de processos alinham cada fluxo de trabalho com os objetivos estratégicos do negócio, interligando seus diversos setores e trabalhando a relação entre eles. 

Com a finalidade de ordenar os processos da empresa de forma a otimizar sua operacionalização, uma gestão sólida não hesita ao realizar intervenções que promovam transformações radicais na companhia, visando obter resultados satisfatórios e melhoramentos contínuos.

Os efeitos positivos desse tipo de metodologia de gerenciamento, bem como sua importância, estão na otimização do fluxo de trabalho e no aumento da produtividade, qualidade e eficiência das atividades, assim como na redução de custos e deslizes. 

Destacam-se, também, a sistematização de ações, demandas, investimentos e demais processos. Por fim, não se pode deixar de observar um aumento expressivo de qualidade nos resultados, tanto no que diz respeito às saídas quanto à percepção de valor por parte do público.

Vantagens da gestão de processos nas empresas

Diante da enorme competitividade do mercado, faz-se extremamente necessário que as empresas adotem modelos consistentes de gerenciamento de processos. 

Focando no que realmente interessa, implementando estratégias sólidas e promovendo uma comunicação fluida e objetiva, todos os setores da empresa são melhor integrados, o tempo e o trabalho são otimizados e abordagens inovadoras tornam-se possíveis. 

A seguir, listamos as principais vantagens e melhorias observadas em empresas que adotam boas práticas de gestão de processos.

Otimização de resultados

Uma gestão sólida está sempre afinada com seus processos organizacionais e favorece a previsão de demandas e as mudanças constantes do mercado. 

Dessa forma, é possível que a empresa se prepare adequadamente para lidar com contratempos e se adaptar às novas necessidades apresentadas, garantindo a continuidade do negócio, gerando produtividade e otimizando os resultados atingidos.

Aprimoramento de fluxos internos

Abordar os trabalhos por processos é também preocupar-se com os responsáveis pelos bons resultados obtidos. Ao focar no desenvolvimento de cada processo, toda a parte operacional do negócio ganha em produtividade e eficiência. 

Os diferentes setores da empresa são integrados e o ritmo do trabalho torna-se mais fluente, conforme as relações interpessoais dentro da organização vão se desenvolvendo e todos os envolvidos vão aumentando sua participação e tornando-se mais satisfeitos e produtivos.

Mais qualidade nos produtos e serviços

Ao estabelecer padrões para a realização das tarefas e para a utilização dos recursos, a empresa, invariavelmente, apresenta melhorias de qualidade, tanto nos serviços prestados, quanto nos produtos oferecidos. 

Mudanças afirmativas na rotina de uma organização costumam melhorar os níveis de engajamento da equipe, e, consequentemente, as expectativas do cliente são melhor atendidas.

Otimização do tempo

Uma boa gestão de processos possibilita não só que cada membro da equipe trabalhe de forma mais focada e objetiva, como também automatiza diversos fluxos operacionais. 

Sendo assim, há uma redução significativa, ou até mesmo a eliminação, da quantidade de retrabalhos, e o tempo é melhor aproveitado. Informações relevantes são produzidas com mais agilidade e, portanto, prioridades e metas são definidas – e, consequentemente, atingidas – mais rapidamente.

Novas tecnologias

As práticas mais eficientes de gestão de processos facilitam a inserção de tecnologias e a sistematização dos procedimentos da empresa. 

Soluções tecnológicas como organizadores de tarefas e ERPs são essenciais no sentido de acelerar todo o aspecto operacional do empreendimento e otimizar os fluxos internos.

Redução de custos

Um planejamento financeiro bem definido e controlado é característica primordial de uma gestão de processos verdadeiramente competente. 

Monitorando de forma rigorosa os valores investidos pela empresa, o gestor garante que os recursos financeiros da organização sejam melhor aproveitados, equilibrando as finanças, reduzindo desperdícios e potencializando os lucros.

Aplicando uma boa gestão de processos na sua empresa

Embora os modelos de gestão de cada empresa variem de acordo com as particularidades de cada uma, existem certas práticas que são comuns a todos. 

É com base nelas que você deve agir para promover a gestão mais eficiente possível na sua empresa, conhecendo melhor os seus processos e o valor por eles agregados, alinhando-os às suas estratégias e otimizando seus fluxos de trabalho.

Dito isso, é preciso ressaltar que uma gestão de processos realmente eficaz pede, primeiramente, um mapeamento acurado das atividades da empresa. 

Todo o fluxo dos processos e suas etapas devem ser cuidadosamente estudados, a fim de evitar  que ocorram procedimentos burocráticos demais, cobrir falhas estratégicas e realizar as melhorias necessárias. 

É preciso compreender os processos atuais da organização, como eles se estruturam, quem participa de cada um deles e assim por diante. 

Falar em gestão de processos também é falar em gestão de pessoas: é importante conversar com os executores de cada processo, levando em conta o fato de que o know how em execução vem deles, e não da administração. 

É extremamente crucial que o gestor busque entender sobre os diversos contextos específicos enfrentados pela equipe de execução. Da mesma forma, também é preciso avaliar as responsabilidades e o desempenho de cada um desses profissionais e, caso necessário, realizar algumas trocas de funções.

Outro fator muito importante para a otimização de todos os processos pertinentes à atividade de uma empresa, e por vezes negligenciado por muitas delas, é a adaptabilidade do negócio. 

Não basta apenas mapear os processos do seu empreendimento e traçar planos estratégicos – em algum momento, algumas atividades irão travar ou funcionar de forma redundante, ou haverá algum outro tipo de imprevisto – e esses imprevistos podem gerar uma  percepção negativa sobre o seu produto ou serviço, por parte dos clientes.

Por isso, esteja atento a todas as dinâmicas sejam elas internas ou externas, e pronto para implantar qualquer alteração que seja necessária para otimizar a rotina de trabalho da empresa e aprimorar a percepção de valor agregado – sempre partindo de uma compreensão plena da trajetória dos processos, desde sua concepção até sua finalização.

Ainda nesse sentido, é importante ter em mente que cada uma das tarefas a serem executadas precisa ser cuidadosamente definida, passo a passo, de forma que, caso haja necessidade, qualquer pessoa seja capaz de compreendê-la e executá-la. 

Isso é de muita valia quando, por exemplo, um determinado profissional deixa a empresa, e precisa ser substituído em suas atribuições. É importante que os gestores garantam que a continuidade daquele trabalho não se torne um problema.

Naturalmente, outro fator de vital importância é jamais se descuidar quanto aos custos: um planejamento financeiro é importante, e o controle e o acompanhamento rigoroso de todo esse processo é indispensável. 

Profissionais qualificados e ferramentas adequadas de gestão financeira são essenciais para a segurança das operações. Lembre-se que toda a estratégia do negócio é elaborada a partir de dados contábeis, comerciais e gerenciais.

Por fim, não se esqueça de que, mesmo após tudo ser mapeado, estabelecido, executado, modificado e adaptado, é preciso que haja um monitoramento constante dos processos. 

Indicadores de desempenho são ferramentas poderosas nesta fase da gestão de processos, voltada para a observação do andamento dos fluxos da empresa. 

A atenção do gestor deve estar sempre voltada a um controle de qualidade que considere as dinâmicas do mercado, à percepção dos clientes sobre seus produtos e serviços e ao andamento das rotinas internas, de forma a prever possíveis contratempos antes mesmo que eles ocorram.

A importância da gestão de processos nas empresas, como você pode observar, é vital. É através dessa prática que as tarefas se tornam mais organizadas e os processos se tornam, ao mesmo tempo, mais ágeis e mais eficientes. 

A produção é padronizada, o conhecimento é multiplicado, e tanto o produto quanto o serviço ganham em qualidade. Conhecer bem o que fazemos, como fazemos e por que fazemos é a chave para que possamos aprimorar nosso desempenho e nossos resultados perante um mercado tão competitivo.

Agora que você já sabe mais sobre a importância da gestão de processos nas empresas, que tal compartilhar este artigo com os seus amigos e contatos nas suas redes sociais?

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