As ferramentas de gestão de processos deixam os fluxos de trabalho operacionais mais previsíveis e consistentes, potencializa a colaboração, precisão e comunicação nos projetos do seu negócio, mas como se beneficiar das vantagens desses recursos?
Selecionamos 9 ferramentas que vão te ajudar a reduzir a microgestão e aumentar a probabilidade de conclusão de projetos em tempo hábil, o que permitirá que uma empresa aumente sua eficiência e lucratividade geral, aproveitando ao máximo suas operações diárias.
Por que as ferramentas de gestão de processos são importantes?
As ferramentas de gestão de processos são essenciais para as organizações que querem lucrar mais por vários motivos. Acima de tudo, esses recursos ajudam a manter a equipe organizada e garantem que os processos organizacionais sejam seguidos de forma coordenada e dentro do prazo. Além disso, eles fornecem uma visão geral clara de todas as atividades que acontecem em relação a uma campanha, projeto ou tarefa em um determinado momento.
A gestão de processos de negócio (BPM) é definida como a melhoria do crescimento de um negócio de ponta a ponta, analisando-o, trabalhando modelos para os diferentes cenários possíveis, realizando melhorias, monitorando o processo, melhorando e otimizando-o de forma consistente.
Em síntese, o BPM – abreviação de Business Process Management, ou Gerenciamento de Processos de Negócio -, auxiliará na melhora da gestão processual eficiente, bem como na economia de recursos possíveis graças à visibilidade completa dos processos que permitem atenção especial aos erros.
9 ferramentas de gestão de processos que todo profissional precisa conhecer
Confira a seguir 10 ferramentas de gestão de processos que podem somar aos resultados da sua empresa:
1. Hive
O Hive se destaca entre as ferramentas de gestão de processos que melhor proporcionam um ambiente para colaboração e comunicação da equipe envolvida no projeto. Multifuncional, pode ser usada por organizações de todos os tamanhos.
Com análises baseadas em IA, milhares de integrações, visualizações flexíveis de projetos e muito mais, o Hive simplifica seu trabalho em uma plataforma centralizada. Os recursos de controle de tempo, análise e visualização flexível do Hive permitem uma compreensão transparente do trabalho de outros membros da equipe e dos próximos projetos.
Essa tecnologia também tem uma integração de e-mail completa, o que permite enviar e receber mensagens do Gmail e Outlook.
2. Trello
Desenvolvido para agilizar o trabalho da sua equipe, o Trello informa o que está sendo trabalhado, quem está trabalhando em quê, e em que estágio está o projeto.
Baseada em Kanban, similar ao uso de post-it em um quadro branco, essa ferramenta é quista por sua simplicidade e facilidade de uso, inclusive porque a exibição é direta e fácil de dominar para usuários de todos os níveis de habilidade.
Quadros de gerenciamento de projetos estilo Kanban e calendário se destacam entre suas vantagens, sobretudo pela facilidade de movimentar as tarefas entre as listas do projeto.
Ademais, o Trello conta com recursos de adicionar comentários, datas de vencimento e anexos aos cartões de ação, além de incluir recursos integrados de automação de fluxo de trabalho.
3. Asana
Dando sequência à listagem das ferramentas de gestão de processos para otimizar o seu negócio, o Asana integra todo o trabalho de sua equipe em um espaço compartilhado. O formato e design dinâmico desse recurso mantém os usuários engajados e ativos na plataforma e apresenta funcionalidades como:
- exibições flexíveis do projeto;
- inclusão de lista;
- linha do tempo e quadros;
- escolha de visualização do design que melhor se adapta ao seu estilo;
- organização das tarefas de trabalho;
- estabelecimento de prioridades e prazos;
- acompanhamento dos processos da empresa;
- gerenciamento de demandas relacionadas, sobrepostas e não planejadas.
Baseado em SaaS, o Asana permite a análise de gráficos em tempo real para mapear o progresso e descobrir os gargalos da demanda. Desse modo, será possível redistribuir as tarefas – se for necessário – e otimizar o desempenho da equipe.
4. Microsoft 365
O gerenciamento de tarefas no Microsoft 365 é versátil e adequado para aumentar a produtividade e impulsionar a inovação na sua empresa.
Ele permite usar o Microsoft Teams para verificar todas as tarefas do Microsoft To Do e do Microsoft Planner, além de marcar e-mails ou arrastá-los para o painel de tarefas pendentes da Microsoft para criar e gerenciar tarefas diretamente no Outlook na web.
Além disso, com os recursos inteligentes, é possível rastrear tarefas individuais no Microsoft To Do para coletar, priorizar e concluir as tarefas mais importantes, assim como criar quadros, adicionar tarefas de conteúdo, obter status visual e colaborar no Microsoft Teams Planner ou Task.
Você também consegue fazer menções em comentários no Word, Excel e PowerPoint para criar e atribuir tarefas. Se precisar receber notificações por e-mail quando as tarefas forem atribuídas a você, isso também é possível. Quando precisar visualizá-las e respondê-las, a função de fazer isso pelo Outlook está igualmente disponível.
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5. Wrike
Wrike é uma das mais recomendadas ferramentas de gestão de processos devido a sua capacidade de criação de fluxos de trabalho, fácil definição de linha do tempo, criação e alternação entre gráficos interativos como Gantt e Kanban. Outra vantagem é a obtenção de insights avançados sobre seus projetos com ferramentas de relatório de desempenho, uma vez que as equipes podem agendar e compartilhar relatórios interativos personalizados para tomar decisões mais rápidas.
Altamente personalizável, compatível com iOS e Android, o Wrike tem uma interface e navegação intuitiva e fácil de usar, com espaços, pastas e tarefas distintas, permitindo que você analise o desempenho com seu recurso de criação de relatórios em tempo real.
Além do mais, sua gestão de processos oferece maneiras diferentes de visualizar os mesmos dados, modelagem holística e abrangente de tarefas e muitas opções e oportunidades para customizar.
6. GanttPRO
O GanttPRO é uma ferramenta de gestão de processos baseada em gráficos de Gantt, um diagrama que fornece uma imagem clara das tarefas, membros da equipe, prazos e prioridades usado em projetos para indicar o avanço de suas etapas.
Sua interface intuitiva para gerenciamento robusto de projetos e colaboração em equipe também é destaque, bem como sua curta curva de aprendizado e recursos para dividir projetos de maneira eficiente em subtarefas e subprojetos, bem como definir dependências e marcos. Essa plataforma também conta com uma exibição de grade, de quadro e de portfólio.
Além da gestão de processos, o GanttPRO se sobressai na gestão de equipes e permite a colaboração/atualização em tempo real com o uso de comentários, menções e anexos de arquivo. Também existem recursos para monitorar a carga de trabalho e as atividades da equipe.
7. ClickUp
Baseado em nuvem e com um plano gratuito para serviços (nem tão) básicos, o ClickUp é uma ferramenta com exibições personalizáveis, incluindo visualização de lista, de quadro (semelhante à visualização Kanban), de caixa (que divide a carga de trabalho individual) e de calendário (classificações por data de vencimento).
De acordo com a ClickUp, o tempo economizado por mais de 4.000 equipes após mudar para essa ferramenta de gestão de processos chegou a 52 dias de volta por ano.
Outras vantagens oferecidas pela tecnologia é a capacidade de adicionar documentos e wikis e o controle de tempo das tarefas que te mantém no caminho certo para atingir seus objetivos em termos de cronogramas, metas mensuráveis e acompanhamento automático do progresso.
8. Monday.com
Como uma das melhores ferramentas de gestão de processos, Monday.com é intuitivo com seus layouts simples e ampla capacidade de personalização, permitindo que você trabalhe usando qualquer método (Kanban, por exemplo). Além disso, a ferramenta ajuda a esclarecer a ordem dos trabalhos e pode ser facilmente acessada por equipes de todos os portes.
Suas vantagens incluem um alto foco na colaboração, listas integradas com suporte, fácil diferenciação do fluxo de trabalho ou estruturas e útil codificação de cores / personalização visual. Ou seja, com ela é possível executar e ampliar o fluxo de trabalho em uma única plataforma.
9. Runrun.it
Popular entre as ferramentas de gestão de processos e projetos, o Runrun.it é um software que possui recursos de previsão de custos, gráfico de Gantt, gerenciamento do organizador de tarefas, mas com o objetivo de controlar o trabalho das pessoas envolvidas em cada demanda.
Essa plataforma calcula as horas registradas e alocadas de participantes, atribuindo funções e gerando indicadores de desempenho que ajudam no gerenciamento dos custos de execução. É possível usar os widgets com Inteligência Artificial da plataforma ou construir seus próprios.
Essa tecnologia permite a otimização da produtividade do time com estimativas reais de entrega e reduz as chances de um projeto terminar sendo atrasado. Destaque para a visão interativa de Gantt que permitirá ao gestor determinar se uma pessoa possui ou não disponibilidade para novas demandas de maneira visual e simples.
Otimizando o crescimento do seu negócio
A lista acima deixou mais fácil a busca pelo recurso mais adequado para gerenciar a sua equipe, certo? É importante ressaltar que o uso de ferramentas de gestão de processos permite que as organizações alinhem os deveres de negócios com as necessidades do cliente e da própria equipe que executará a demanda, ao mesmo tempo que aumenta a eficiência e a produtividade corporativa.
Pense ainda em como essa tecnologia reduzirá custos e minimiza erros e riscos para a sua empresa. Por fim, aprenda a real importância da gestão de processos nas empresas e entenda porque essas ferramentas vão impulsionar o crescimento do seu negócio.
