Com a crescente competitividade do mercado, impulsionada pelas transformações trazidas pela era digital, cada vez mais podemos ouvir falar em certos conceitos e métodos em nível de gerenciamento de negócios e inovação de processos nas empresas.
Trata-se de um conjunto extremamente importante de práticas para aprimorar a produtividade de uma companhia, a qualidade de seus produtos e serviços e, consequentemente, alavancar sua lucratividade e posicionamento frente à concorrência.
Sobretudo nestes tempos atuais, em que uma pandemia de nível global afeta pequenos, médios e grandes negócios de forma tão agressiva e contundente, a necessidade de uma busca por novas soluções se faz cada vez mais intensa.
Por isso, nós, da ZapSign, preparamos este artigo, a fim de ajudar você a inovar nos processos da sua rotina corporativa, colocando sua empresa sempre um passo à frente da concorrência.
O que é inovação de processos?
Uma vez que toda empresa, desde um pequeno comércio local até uma gigante multinacional, pode ser definida como um conjunto de processos, é seguro afirmar que o conceito de processo descreve toda e qualquer prática envolvida na rotina de um determinado negócio.
Passando por finanças, insumos, recursos humanos, marketing, prestações de serviços e demais setores de uma organização, todas as atividades estabelecidas constituem processos.
Disto isto, a inovação de processos tem como definição um conjunto de ações baseado nas mudanças que ocorrem nas etapas dos produtos ou serviços de uma empresa. Dentro das práticas de negócio, ela traz benefícios como aumento da produtividade e redução de custos, além de ser dividida em três tipos: de produto, de processo ou modelo de negócios.
Vale observar que, ainda que, eventualmente, uma determinada proposta de aprimoramento não tenha partido, de fato, da empresa em questão, ela ainda pode ser considerada inovadora dentro do contexto interno da companhia – contanto que sua prática ainda não tenha sido adotada anteriormente.
Portanto, é certo afirmar que a inovação de processos, acima de tudo, observa as necessidades específicas do negócio e implementa as mudanças necessárias para transformar o ambiente organizacional da empresa.
Não se trata de um trabalho fácil, uma vez que, não raro, essas transformações se dão em nível estrutural, demandando grande empenho e comprometimento por parte de todos os profissionais envolvidos, e principalmente, boas práticas em gestão de pessoas.
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Qual é a importância da inovação de processos?
Na eterna busca por resultados satisfatórios e melhoramentos contínuos, uma gestão sólida não titubeia ante a necessidade de intervir nos processos de uma empresa, ainda que essas intervenções impliquem em transformações radicais na companhia.
Afinal, o mundo está mudando de forma cada vez mais rápida e intensa, e não há sentido em insistir em velhas práticas, quando estas já se mostram obsoletas.
Nos últimos anos, o que vem se observando cada vez mais é que as empresas que aplicam a inovação de processos em suas rotinas administrativas têm se destacado das demais de forma expressiva.
O flagrante crescimento na flexibilidade nos processos de produção traz consigo um forte aumento na produtividade e uma significativa redução nos custos operacionais, além de maior rapidez na entrega de prazos e fortalecimento da relação entre cliente e empresa.
Como aplicar a inovação de processos na sua empresa?
Como já vimos, a inovação constitui um fator determinante na manutenção e sustentação dos negócios. Os altos padrões de qualidade impostos pelas dinâmicas de mercado exigem que os mecanismos de concepção de produtos e serviços evoluam continuamente.
Para que isso seja possível, é indispensável que as empresas apliquem políticas e medidas estratégicas que apontem para a constante melhoria de suas atividades, incentivando a produtividade de suas equipes e tornando os procedimentos menos dispendiosos e mais objetivos, rápidos e eficientes. Mas como fazer isso na prática?
Ora, sabemos que cada organização possui características muito próprias, de forma que não há uma receita de bolo para aplicar a melhoria contínua nos processos de todas as empresas do mundo. Entretanto, existem algumas ferramentas e práticas comuns que podem ser de grande utilidade para o seu negócio, independente de seu porte ou ramo de atuação:
Planejamento
Antes de mais nada, é preciso ressaltar que uma empresa deve conhecer os próprios processos como ninguém. É a partir dessa compreensão que serão observados quais processos clamam por quais mudanças, e também como essas transformações serão implantadas de forma que seus resultados sejam maximizados.
Saindo desse ponto de partida, é chegado o momento de elaborar um planejamento minucioso. Nesta etapa, é necessário levar em consideração todos os aspectos da rotina da empresa sobre os quais a mudança proposta irá impactar.
Por isso mesmo, é importante salientar que grandes transformações devem ser aplicadas gradualmente, e com o máximo de transparência. Todos os profissionais envolvidos precisam estar muito bem inteirados sobre quais são as mudanças que estão ocorrendo, e também sobre de quais formas elas afetarão a todos na empresa.
Do contrário, torna-se um tanto difícil engajar uma colaboração total por parte da equipe. Da mesma forma, é preciso observar, com bastante minúcia, os resultados práticos das medidas adotadas – tanto frente à equipe, como à empresa como um tempo, quanto ao público.
Portanto, ao aplicar inovação nos processos do seu negócio, respeite o tempo das coisas e evite fazer tudo às pressas.
Comunicação interna
Jamais deixe de levar em consideração o que os membros de sua equipe têm a dizer. São eles quem estão na linha de frente do trabalho, e suas opiniões e idéias podem valer ouro para o seu negócio.
Reuniões regulares, em que todos tenham espaço para se expressar, além de um diálogo direto com cada profissional, são os primeiros passos para envolver seu time e iniciar uma cultura de inovação dentro da sua empresa.
Parcerias
Quem nunca ouviu a máxima “se não pode vencê-los, junte-se a eles”? Através de ações estratégicas conjuntas com outras empresas, os efeitos negativos da concorrência podem ser driblados e ambos os lados podem se beneficiar.
Esse tipo de iniciativa pode funcionar muito bem no sentido de otimização de processos e agregação de valor à empresa.
Atualização constante
Um gestor que não se mantenha constantemente informado sobre as melhores técnicas e ferramentas de gestão, assim como as últimas práticas adotadas pelas empresas concorrentes, dificilmente conseguirá inovar em sua própria organização.
Para aquele que não quer ficar estagnado ou ser totalmente engolido pela concorrência, saber o que está acontecendo ao seu redor é tão importante quanto compreender a sua conjuntura interna.
Comunicação com o cliente
Tenha em mente que um bom negócio oferece as melhores soluções, e, para isso, é preciso conhecer as demandas que pedem por essas soluções. Uma compreensão do universo do cliente é essencial para uma boa prática de inovação de processos.
Uma ferramenta bastante usada para esse fim é o chamado Design Thinking. Trata-se de uma abordagem que visa estabelecer uma conexão com os anseios e necessidades do cliente, oferecendo soluções inovadoras a partir da compreensão da realidade de seu público-alvo. Essa metodologia é utilizada por gigantes como a Netflix.
Fluxogramas
O aprimoramento dos processos de uma empresa é também um processo em si mesmo. Portanto, trata-se de uma parte de seu desenvolvimento organizacional, em que diversas ações são estabelecidas.
Para gerenciar essas ações da forma mais clara possível, é fortemente aconselhável que se monte um fluxograma de melhoria contínua de processos, esmiuçando todas as informações pertinentes à aplicação das medidas de inovação: setores envolvidos; tarefas delegadas; fases de cada processo de melhoria, incluindo concepção, avaliação, possíveis alterações, execução e acompanhamento; e o que mais for relevante.
Tecnologia
Em plena década de 20, já era simplesmente inconcebível que um negócio operasse plenamente sem um bom suporte tecnológico. O valor do uso adequado dessas ferramentas é inestimável, tanto no processo de fabricação de um produto, quanto na prestação do serviço.
Aplicar a inovação de processos no aspecto tecnológico da empresa é implementar novos, ou substancialmente aperfeiçoados, métodos de produção ou de distribuição de produtos, com um nível de excelência que os métodos convencionais já não são capazes de entregar.
Mudanças significativas em equipamentos e softwares utilizados, bem como nos procedimentos e técnicas relacionados, tendem a elevar de forma exponencial os níveis de produtividade e qualidade, além de reduzir os custos de produção e entrega.
Lembrando que, na era digital, as inovações tecnológicas são tão constantes e se estendem a tantos níveis, que é preciso uma atenção contínua a esse aspecto. Com a chegada de novas necessidades e tecnologias na sociedade, a relação do homem com a tecnologia se estreitou muito nos últimos anos.
Não se trata mais de simplesmente obter o melhor maquinário, mas também de adotar as melhores práticas que a tecnologia nos oferece: a inovação de processos deve buscar a inclusão do máximo possível de pessoas e o aproveitamento total de possibilidades.
Agora que você compreende o conceito de inovação de processos, já deve ter percebido que o primeiro passo para aplicá-la é conhecer bem as práticas de gestão de processos nas empresas. Por isso, convidamos você a conferir um conteúdo especial que preparamos a esse respeito, e que você pode conferir clicando aqui!
