Quais são os problemas na gestão de processos e como resolvê-los?

Com o mundo contemporâneo cada vez mais globalizado, e com a alta competitividade do mercado, as empresas se deparam com a necessidade de evoluírem suas práticas e buscar transformações substanciais na condução de seus processos para evitar problemas na gestão de processos

À medida em que a experiência de consumo dos clientes se faz mais exigente, as organizações precisam acompanhar essa dinâmica e constantemente promover inovações na qualidade de seus produtos e serviços.

É nesse contexto que surge a necessidade de executar uma gestão de processos de excelência, de modo a atender, de forma rápida e eficiente, a maior quantidade possível de demandas trazidas pelo mercado, com foco em uma alta produtividade e na minimização de falhas. 

Logo, trata-se de uma tarefa complexa. É por esse motivo que preparamos este conteúdo exclusivo para te orientar a identificar quais costumam ser os principais problemas na gestão de processos e como resolvê-los. Fique conosco e boa leitura!

    Primeiramente, o que é gestão de processos?

    Podemos entender como gestão de processos todas as práticas que vão de encontro à otimização dos processos internos de uma determinada empresa.

    No meio empresarial, esse conceito também é chamado de BPM (Business Process Management), e é nele que se baseia o cenário gerencial de praticamente todas as principais empresas de atuação relevante no mercado, considerando que uma cultura de gestão de atividades consolidada é uma pedra fundamental em qualquer negócio de sucesso.

    Sendo assim, é recorrente que o gestor da companhia opere de forma a mapear, modelar, monitorar, documentar, automatizar e otimizar os vários processos da empresa e de seus respectivos setores.

    Dessa forma, é correto afirmar que a gestão de processos organizacionais não envolve apenas as tarefas pessoais do gestor da empresa, mas cada atividade pertinente a cada departamento e seus respectivos funcionários. 

    Assim, se conclui que uma análise detalhada do andamento do trabalho de cada um é vital para que esses processos possam melhorar exponencial e constantemente.

    É por essa razão que a prática da gestão de processos de um negócio deve ser atenta a cada setor, e, para isso, uma boa comunicação entre gestor e equipe é um fator indispensável.

    Os problemas mais recorrentes na gestão de processos e como evitá-los previamente

    Gestão de processos é uma prática tão complexa quanto necessária. Não é raro observarmos frustração por parte de vários gestores diante de resultados infelizes em suas ações de BPM. 

    Mas a grande verdade é que não basta limitar a gestão de processos apenas às atividades operacionais da sua empresa – é preciso alinhar a disciplina de BPM à cultura da empresa e a todos os pormenores de sua estratégia. A seguir, listamos alguns dos principais problemas na gestão de processos:

    Falta de engajamento entre equipes e suas lideranças

    A falta de engajamento por parte dos profissionais envolvidos é um erro elementar que se faz presente em muitos projetos de implantação de BPM, e que causa inúmeros atrasos, perda de autonomia dos responsáveis, desorganização e prejuízo atrás de prejuízo. 

    Para que a boa prática de gestão de processos ocorra, é necessário haver senso de comprometimento por parte de toda a equipe.

    Como toda boa prática em uma empresa, ela deve começar pela liderança. Quando aqueles com maior poder de decisão e influência mostram alto grau de engajamento, esse senso de compromisso se expande através do time, que passa a se conscientizar sobre a urgência de certas demandas e a agir em consonância com as mudanças necessárias, de forma que o trabalho ocorra com mais fluidez.

    Falhas de comunicação

    Reforçando o item anterior, uma comunicação falha é algo inadmissível durante a implementação do BPM na sua empresa. Quando todos os envolvidos não se mantêm sempre informados sobre o que acontece, a receita para o fracasso está pronta. 

    A solução é não descuidar da gestão de pessoas, promovendo uma comunicação apropriada, que incentive a equipe e impulsione o empenho diante de transformações.

    Desconsiderar as variáveis

    Um erro extremamente comum, e difícil de não ser cometido, ainda que eventualmente, é confiar demais no fluxo natural das coisas e desconsiderar possíveis desvios no meio do caminho. 

    Mesmo o processo mais simples pode enfrentar um obstáculo inesperado, e se a gestão não estiver preparada para tal, muitos atrasos podem ocorrer nos processos subsequentes.

    Um esforço em investigar a forma como os fluxos ocorrem e um mapeamento das possíveis exceções é essencial para que esses desvios sejam contornados. Por isso, é necessário estar sempre em constante contato com as pessoas-chave da organização, tanto os profissionais da gerência, quanto da parte operacional.

    Foco extremo na documentação

    A documentação de um processo é, inegavelmente, de grande importância, mas ela não pode ser pesada a ponto de se tornar incompreensível para os envolvidos. Quando isso acontece, o projeto perde aderência e os fluxos enfraquecem.

    Por isso, compreenda bem os objetivos e as características particulares da sua empresa, para que certos processos não se tornem desnecessariamente complicados ocorram com a rapidez necessária.

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    Desatenção à melhoria contínua dos processos

    Outro erro bastante recorrente ocorre com empresas que não se atentam ao fato de que o mundo, o mercado, e, consequentemente, suas necessidades, estão sujeitos a constantes mudanças. Um gestor desatento acha que as coisas estão bem da forma como estão, e, quando menos espera, a empresa fica para trás.

    Não espere um grande projeto acontecer para reavaliar as variações dinâmicas da sua empresa. Como gestor, você deve prestar total atenção, e em tempo real, às novas necessidades que não param de surgir, desenvolvendo uma estrutura propícia à aplicação da melhoria contínua dos seus processos.

    Desperdício de esforços com processos desnecessários

    Um dos pilares da gestão de processos é focar no que agrega valor e deixar de lado o que é perda de tempo. 

    Infelizmente, muitos gestores falham miseravelmente nesse quesito, investindo tempo, dinheiro e energias em processos que não acrescentam em mais nada – muitas vezes, reflexo de uma grande resistência à perspectiva de mudança.

    Não caia nessa armadilha: revise seus processos, observe quais práticas já se fazem obsoletas e elimine-as, a fim de voltar seus esforços (e os de sua equipe) para o que realmente importa.

    Falta de apoio de cima

    Um grande problema enfrentado em iniciativas de BPM é a constante falta de apoio por parte da alta administração. Como já dito acima, tudo começa pela liderança – portanto, se os projetos de gestão não desfrutam de suporte por parte do nível estratégico da empresa, todo o resto da estrutura organizacional se torna hesitante.

    Por isso, é preciso a realização de reuniões estratégicas regulares, além de muito planejamento e diálogo, de forma a transmitir aos níveis superiores da organização o senso de necessidade de uma gestão de processos, visando seus benefícios em curto, médio e longo prazo.

    Departamentalização excessiva da empresa

    Quando a prática de BPM perde a compreensão da empresa como um grande organismo vivo, cujos órgãos são todos importantes e interligados, torna-se frequente que surjam falhas operacionais como: 

    • retrabalho;
    • ruídos de comunicação;
    • desvio ou acúmulo de funções e tantas outras (o que, definitivamente, atrasa e enfraquece a empresa de várias maneiras diferentes).

    Uma solução cada vez mais adotada é implementar uma abordagem de gestão de processos mais horizontal, focando menos nos departamentos e mais nos processos em si. 

    Esse tipo de gestão por processos tende a gerar maior integração entre todas as áreas da empresa, operando de forma ampla, fluida e otimizada.

    Falta de diálogo entre as áreas de TI e de negócio

    A implementação de novas soluções em automação dos processos é vital para uma boa prática de gestão de processos, sobretudo nos dias de hoje, em que a tecnologia desempenha um papel essencial em todos os setores da sociedade. 

    Entretanto, essas ferramentas precisam ser encaradas como complementares às soluções já recorrentes dentro da empresa. 

    Por isso, o setor de tecnologia da informação precisa, assim como os outros, estar envolvido ativamente nos projetos de gestão, análise e mapeamento de fluxos e processos, de forma a contribuir de maneira efetiva na viabilização da automação das atividades da empresa. 

    Da mesma forma, um projeto de automação precisa, em igual proporção, da participação constante e efetiva das áreas de negócio sobre as quais ele impactará. 

    Portanto, um projeto de automação que sirva de forma efetiva à gestão de processos pede por um trabalho conjunto sólido e bem integrado entre as áreas de tecnologia e negócio.

    Apontamos aqui as principais dificuldades enfrentadas pelas empresas ao implantar suas práticas de gestão de processos, assim como os caminhos para evitá-las. 

    Mas é bom lembrar que existem muitos problemas possíveis de serem encontrados ao longo do caminho, e essa imprevisibilidade das dinâmicas do mercado é um fator forte e constante com o qual todo e qualquer gestor precisará lidar com astúcia, criatividade e coragem.

    Para lidar melhor com essas questões envolvendo gestão de processos, há várias ferramentas interessantes disponíveis, e preparamos um artigo completo sobre elas, que você pode conferir neste artigo que produzimos.

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