Custos indiretos reduzidos, acesso de qualquer lugar e a qualquer hora, mais segurança e capacidade de armazenamento são algumas das vantagens de saber como realizar uma boa gestão de documentos que, por sua vez, requer um verdadeiro esforço administrativo e organização.
O gerenciamento eficaz de dados deve ser uma das maiores preocupações entre as empresas contemporâneas. Entenda a seguir porque gestão é tão importante e confira as 7 dicas de como administrar seus documentos com eficiência que reunimos para você.
O que é gerenciamento de documentos?
A gestão de documentos engloba uma série de práticas para a organização, armazenamento, coordenação e rastreamento de documentos (sejam eles impressos ou digitais) para preservar adequadamente as informações pertencentes à empresa.
É sabido que um ambiente corporativo gera um grande número de papéis. Organizar todos esses registros de forma eficaz é, sem dúvida, um grande desafio, mas os resultados serão muito vantajosos para o seu negócio.
Saber como realizar uma boa gestão de documentos trará mais agilidade na busca por informações, segurança jurídica e redução de custos com o armazenamento centralizado e opções simplificadas de busca e recuperação, entre outros benefícios. Em contrapartida, a negligência em torno da gestão de documentos – ainda que em pequena escala – pode trazer sérios riscos para qualquer negócio.
Por que é importante entender como realizar uma boa gestão de documentos?
Graças à integração de uma ampla gama de fontes, como o armazenamento em nuvem para uso pessoal e profissional, pendrives, entre outros recursos, a necessidade de gerir informações de todos os tipos em termos de estruturação e administração cresceu vertiginosamente.
Embora a maioria das organizações ainda possua sistemas de arquivamento físico para documentos em papel, eles estão se tornando menos comuns, uma vez que o caminho agora segue o curso inverso: geralmente, os dados são produzidos digitalmente antes de serem impressos em papel.
Graças ao uso de metadados (isto é, as informações que reúnem título, descrição e data de armazenamento), saber como realizar uma boa gestão de documentos promove:
- indexação fácil para pesquisa e recuperação, o que diminui o tempo necessário para encontrar os documentos certos;
- mais segurança por causa do controle de acesso e edição do documento para proteger informações confidenciais;
- maior colaboração com a possibilidade de vários usuários trabalhando em documentos ao mesmo tempo, ao passo que um sistema adequado pode monitorar as alterações e armazenar o histórico;
- acompanhamento com o recurso que permite que os usuários inspecionem a validade de um documento ao longo do tempo, e muito mais.
Os erros mais comuns no gerenciamento de documentos
Quando comparado com a gestão de dados físicos, os sistemas de gerenciamento de documentos digitais reduzem custos, o risco de erro humano, problemas de recuperação e fornecem espaço de armazenamento virtualmente ilimitado.
Aqui estão 5 erros comuns praticados por empresas que ainda não sabem como realizar uma boa gestão de documentos:
Inexistência de um sistema central de gestão
Deixar de controlar os documentos de maneira padronizada pode levar à perda de arquivos e impactar gravemente o seu negócio em diversas situações, como em uma auditoria. Invista na gestão automatizada e use, por exemplo, o recurso para criar solicitações e lembretes automáticos. O recurso economiza tempo e ajudará a evitar o próximo erro comum nas empresas.
Falha no controle das datas de vencimento
Muitos documentos, especialmente certificados relacionados ao fornecedor e registros do produto, têm data de validade. A perda de controle desses prazos pode levar à manutenção de certificados desatualizados e prejudicar todo um negócio se um importante título não for renovado.
Informações imprecisas ou incompletas
É importante garantir que todos saibam como e onde os documentos estão sendo armazenados e rastreados para evitar que sejam processados várias vezes, o que tornaria o processo de controle ineficiente.
Falta de arquivos digitalizados
A digitalização de arquivos permite que você acesse as informações rapidamente, além de permitir que você armazene e gerencie documentos com mais segurança, reduzindo a probabilidade de serem perdidos.
Sistema de backup digital inexistente
Saiba lidar com situações inesperadas ou de emergência, como a recuperação de dados, garantindo a proteção de seus dados em backups.
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7 dicas de como realizar uma boa gestão de documentos
De pequenas empresas a multinacionais, é comum precisar administrar uma série de papéis e arquivos como formulários administrativos, contratos, relatórios, ordens de compra, recibos, etc, o que dificulta um adequado gerenciamento de documentos.
Mesmo com a tendência de digitalização, as operações diárias da empresa ainda dependem, até certo ponto, de documentos em papel. Pode imaginar quantos recursos serão economizados com um sistema de arquivamento mais eficiente para seus documentos físicos e eletrônicos?
Se você quer saber como realizar uma boa gestão de documentos para a sua empresa e aumentar a produtividade do seu negócio, continue lendo este artigo para conferir as sete dicas listadas abaixo!
Estabeleça uma rotina de organização periódica
Primeiro, adquira o hábito de organizar sua empresa regularmente. Determine quais documentos você precisa para fins legais, quais ainda estão em uso e quais não são mais necessários. Mantenha e arquive o que é importante para o negócio e destrua ou descarte arquivos desnecessários que estão apenas acumulando poeira. Tente fazer isso pelo menos uma vez por mês.
Priorize alguns processos online
Embora estejamos acostumados com os registros de dados importantes em papel, é uma boa ideia migrar alguns de seus processos para o âmbito digital. Os contratos são uma das áreas que requerem muito espaço de arquivo, razão pela qual cada vez mais empresas optam por utilizar softwares especializados para simplificar os seus processos de gestão eletrônica de documentos.
Ademais, embora a mídia física possa parecer segura contra hackers que visam o roubo de informações administradas por uma empresa, há também os riscos em deixar informações confidenciais em papéis, uma vez que o documento pode ser deixado nas bandejas de impressão, por exemplo, ou simplesmente se perder. Ao converter documentos confidenciais em arquivos digitais, você adiciona um nível de controle e segurança dos acessos.
Reúna seus arquivos em um só lugar
Procure não deixar os seus documentos espalhados pelo escritório ou espaço digital. Quando você organiza os seus registros em um local dedicado para tal atividade, poderá maximizar a praticidade e eficiência do processo. Nesse sentido, vale destacar que essa prática garante que você encontrará o que procura com rapidez, mas também que outras pessoas não envolvidas diretamente no processo de organização também conseguirão encontrar o que for necessário.
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Padronize o sistema de arquivamento
Já sabe quais arquivos serão mantidos e onde serão armazenados no espaço físico e virtual? Então é hora de colocar em prática o sistema de gestão para a sua empresa. Aqui, é importante mantê-lo simples; qualquer pessoa deve ser capaz de navegar em caso de documentos digitais, encontrar em arquivos físicos e implementá-lo facilmente.
Embora existam muitos softwares para gerenciar seus arquivos, uma ideia é subdividir cada tópico em pastas específicas como, por exemplo, marketing, financeiro, TI, produtos, clientes, ordens de serviço, etc. Para tal organização, pense no que é adequado para o seu negócio. Crie um formato de nomenclatura padronizado e, se necessário, inclua um código de cores.
Mantenha seus colaboradores informados
Paralelamente, certifique-se de atualizar sua equipe sobre todas as etapas que você tomará em relação à otimização do sistema de arquivamento e gerenciamento. Afinal, eles vão usá-lo e consultá-lo diariamente, portanto, treiná-los e fazê-los dominar isso tão bem quanto você é importante. Incentive comentários e sugestões sobre como aprimorar o processo de gerenciamento de arquivos da empresa.
Proteja seus arquivos
Quando falamos em como realizar uma boa gestão de documentos, não podemos excluir a proteção de dados, sobretudo na esfera virtual. Para empresas que trabalham com documentação digital, a segurança da informação é uma das principais prioridades.
Além de perdas financeiras imediatas, as violações de dados podem gerar problemas de conformidade, prejudicar a reputação da marca e impactar negativamente os relacionamentos com os clientes. Quer você use um sistema baseado em nuvem ou um sistema híbrido, é importante implementar as melhores práticas para a segurança de documentos para evitar ser refém de ataques cibernéticos.
Mantenha tudo atualizado e faça backups regulares
Atualize ou reorganize suas práticas de como realizar uma boa gestão de documentos regularmente para garantir um desempenho ideal, bem como a continuidade dos negócios e evitar descuidos potencialmente onerosos.
Uma das vantagens dos sistemas de armazenamento baseados em nuvem é que eles permitem que as empresas protejam informações valiosas em caso de falhas no sistema, violações de dados e desastres naturais. Mas muitas empresas cometem o erro de presumir que seu provedor de nuvem faz backup automático de todos os dados da empresa. Por isso, procure ficar atento às verificações regulares e garanta que os documentos de que você precisa estão sendo armazenados em backup.
Por fim, talvez você esteja familiarizado com alguns (ou todos) os erros mais comuns de como realizar uma boa gestão de documentos, Agora, no entanto, ficará mais fácil otimizar os processos do seu negócio. Para isso, salve essas dicas listadas acima e confira agora o artigo que escrevemos sobre o que é gestão de processos organizacionais e como colocá-la em prática.
