Aprenda a fazer assinatura eletrônica de documentos grátis

Assinatura eletrônica de documentos grátis é uma forma de assinar arquivos online sem custo dentro dos limites oferecidos pela plataforma escolhida. Na ZapSign, o plano Individual permite atualmente criar até três documentos a cada ciclo de 30 dias. A validade jurídica não decorre apenas do fato de a assinatura ser gratuita: depende do método utilizado, da identificação do signatário, da integridade do documento e das exigências aplicáveis ao ato.

Isso significa que uma assinatura eletrônica gratuita pode ser adequada para muitos contratos e documentos privados, mas não existe uma regra dizendo que qualquer modalidade serve para qualquer situação. A legislação brasileira distingue assinaturas simples, avançadas e qualificadas, com diferentes requisitos e níveis de confiança.

Neste guia, mostramos como fazer assinatura eletrônica de documentos grátis pela ZapSign, preservamos o passo a passo visual do artigo original e atualizamos os limites do plano, os conceitos técnicos e a parte jurídica.

Resumo

• A ZapSign oferece atualmente um plano Individual gratuito com três documentos por ciclo de 30 dias.
• O fluxo envolve criar a conta, enviar o documento, cadastrar signatários, configurar autenticações e compartilhar os links.
• Assinatura eletrônica é o conceito amplo; assinatura digital baseada em criptografia é uma de suas formas.
• “Autenticação Avançada” é um recurso da plataforma e não deve ser confundido automaticamente com a classificação jurídica de assinatura eletrônica avançada.
• A validade depende do conjunto de evidências, da manifestação de vontade e das formalidades exigidas para o documento.

Fatos rápidos

• Uso gratuito: a Central de Ajuda da ZapSign informa atualmente até três documentos gratuitos por ciclo de 30 dias.
• Três modalidades: a Lei nº 14.063/2020 classifica assinaturas eletrônicas em simples, avançadas e qualificadas.
• Entendimento recente: em março de 2026, o STJ decidiu que a falta de credenciamento na ICP-Brasil, isoladamente, não invalida uma assinatura eletrônica.

Como fazer assinatura eletrônica de documentos grátis?

Para assinar um documento sem custo, você pode usar uma plataforma que ofereça modalidade gratuita. Na ZapSign, o fluxo atual continua baseado em criar um documento, adicionar signatários, definir autenticações quando necessário, posicionar campos e compartilhar o link.

As imagens abaixo foram preservadas da versão original do tutorial. Como parte delas foi capturada em 2021 e 2022, alguns botões, nomes e elementos visuais podem estar diferentes na interface atual. As instruções textuais foram ajustadas para refletir o funcionamento vigente.

Passo 1: acesse o site da ZapSign e escolha a opção para começar gratuitamente.

Passo 2: crie sua conta ou faça login. Os métodos de acesso disponíveis podem mudar conforme a versão da plataforma.

Passo 3: no dashboard, clique em “Criar documento” para iniciar um novo fluxo.

Passo 4: selecione o arquivo que será assinado. O tutorial original trabalha com PDF, formato adequado para preservar a apresentação do documento. Se precisar converter um arquivo para PDF, permanece disponível o conversor gratuito como este, já indicado na versão anterior.

Passo 5: adicione as pessoas que deverão assinar. Confira nomes e demais dados antes de avançar.

Passo 6: se os signatários já estiverem cadastrados, utilize a área de contatos ou grupos disponível na conta.

Passo 7: se você também precisar assinar, inclua seu próprio nome entre os participantes antes de seguir.

Passo 8: posicione assinaturas e vistos quando isso fizer sentido para o documento. Esses campos são elementos visuais do fluxo e não devem ser confundidos com as evidências técnicas de autenticação.

Depois de revisar os campos, salve a configuração e avance.

Passo 9: gere os links de assinatura. Se a conversa com o signatário ocorrer pelo WhatsApp, você pode compartilhar o link por esse canal; também é possível copiar o endereço e enviá-lo por outro meio.

Quando disponível no seu fluxo, o envio automático também pode ser configurado por e-mail ou outros canais suportados.

Passo 10: se houver uma sequência obrigatória, defina a ordem das assinaturas.

A plataforma pode liberar cada etapa conforme o participante anterior conclui a assinatura, quando essa configuração é utilizada.

Passo 11: revise mensagem, lembretes, prazo e demais opções antes de enviar e finalizar.

Passo 12: acompanhe o status do documento no painel para verificar quem já abriu ou assinou.

Enquanto determinada pessoa ainda não concluiu a assinatura, algumas informações e configurações podem continuar editáveis, conforme as permissões e o estado do documento.

Depois que o fluxo terminar, preserve o arquivo eletrônico concluído e os registros associados ao processo.

Autenticação Avançada da ZapSign é o mesmo que assinatura eletrônica avançada?

Não automaticamente. “Autenticação Avançada” é o nome de uma funcionalidade da plataforma usada para acrescentar dados e métodos de verificação ao fluxo. Já “assinatura eletrônica avançada” é uma categoria jurídica definida pela Lei nº 14.063/2020, com requisitos próprios de vinculação ao signatário, controle e detecção de modificações posteriores.

A funcionalidade permite configurar informações e autenticações adicionais, como nome, número de celular, selfie, documento, códigos ou outros recursos disponíveis. A combinação adequada depende do risco do documento e do nível de evidência necessário.

Quando fundamos a ZapSign, tínhamos dois princípios muito claros: validade jurídica e simplicidade. Esse continua sendo o critério que uso para pensar autenticação: adicionar segurança precisa aumentar a confiança sem transformar a assinatura em um processo desnecessariamente difícil.

Mais recentemente, essa mesma lógica apareceu no trabalho com Open Gateway, em que usamos informações da própria infraestrutura da rede móvel para reforçar a validação de identidade sem acrescentar uma nova etapa de fricção para quem assina.

Quantos documentos grátis podem ser enviados pela ZapSign?

Atualmente, o plano Individual permite criar até 3 documentos por ciclo de 30 dias gratuitamente. Essa é uma mudança importante em relação ao antigo plano Essencial, que aparecia neste artigo com cinco documentos mensais.

Para volumes maiores, a oferta comercial atual é organizada em planos Profissional, Equipe e Enterprise. Como preços, limites e recursos podem mudar, confira a página oficial de Planos e Preços antes da contratação.

A versão anterior do conteúdo também citava projeções de crescimento do setor da Grand View Research e compilações estatísticas da FormsApp. Esses links foram preservados como referências históricas do artigo, mas não são usados aqui para fundamentar validade jurídica ou condições comerciais atuais.

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➡️ Como assinar contratos pelo WhatsApp eletronicamente
➡️ Assinatura online de documentos: o diferencial do seu negócio

Diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital

Depois de entender o processo gratuito, surge uma dúvida importante: assinatura eletrônica e digital não são exatamente sinônimos.

O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é uma modalidade de assinatura eletrônica baseada em criptografia assimétrica. Ela permite relacionar o signatário a um certificado e verificar se o documento sofreu alterações incompatíveis com a assinatura.

Nem toda assinatura digital precisa necessariamente utilizar certificado ICP-Brasil para existir tecnicamente. Quando o certificado é emitido no âmbito da ICP-Brasil, a assinatura se enquadra como assinatura eletrônica qualificada nos termos da legislação brasileira.

O que é uma assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é o conceito amplo utilizado para representar uma manifestação de vontade em meio eletrônico. Ela pode recorrer a diferentes formas de identificação e autenticação, conforme o contexto.

Isso pode eliminar etapas físicas em determinados fluxos de GED, como impressão, transporte e devolução do papel. Ainda assim, nem todo login, biometria ou autenticação isolada deve ser chamada automaticamente de assinatura eletrônica: é preciso haver contexto de manifestação de vontade associado ao ato.

Segundo a Lei nº 14.063/2020, existem três tipos de assinatura eletrônica:

O Governo Federal também mantém uma explicação oficial das modalidades e de seus usos nas interações eletrônicas.

• simples: permite identificar o signatário e anexar ou associar dados eletrônicos a outros dados em formato eletrônico;
• avançada: utiliza certificados não ICP-Brasil ou outros meios que permitam identificar o signatário, mantenham controle sob sua responsabilidade e possibilitem detectar alterações posteriores;
• qualificada: utiliza certificado digital nos termos da ICP-Brasil.

Modalidade	Critério principal	Certificado ICP-Brasil	Ponto de atenção
Simples	Identificação e associação de dados eletrônicos	Não	Adequação depende do ato e do risco
Avançada	Identificação, controle do signatário e detecção de alterações	Não necessariamente	Precisa atender aos requisitos legais da modalidade
Qualificada	Certificado digital ICP-Brasil	Sim	Pode ser obrigatória em hipóteses legais específicas

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

A diferença principal não é simplesmente o preço. Assinatura eletrônica é a categoria ampla; assinatura digital é uma forma baseada em criptografia e certificado. Uma plataforma pode oferecer assinaturas eletrônicas gratuitas e também recursos de assinatura digital com certificado.

O método apropriado deve considerar risco, exigência legal, capacidade de identificação e evidências necessárias. Em alguns casos, uma assinatura simples ou avançada é suficiente; em outros, a assinatura qualificada pode ser exigida.

Depois de conhecer de perto a transformação digital da Estônia, uma ideia ficou ainda mais forte para mim: digitalizar não deveria significar apenas transformar papel em PDF e repetir as antigas etapas numa tela. O ganho aparece quando redesenhamos o processo para aproveitar o que o ambiente digital consegue fazer melhor.

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Assinatura eletrônica gratuita tem validade jurídica no Brasil?

Pode ter. O fato de uma assinatura ser gratuita ou paga não determina sua validade jurídica. O que deve ser analisado é a manifestação de vontade, a identificação das partes, a integridade do documento, o método utilizado e as formalidades específicas exigidas para o negócio.

Nosso conteúdo sobre validade jurídica detalha essas diferenças. Em termos gerais, o Código Civil estabelece requisitos do negócio jurídico no artigo 104 e prevê no artigo 107 que a validade da declaração de vontade não depende de forma especial, salvo quando a lei expressamente a exigir.

Quais são as garantias jurídicas dos documentos eletrônicos?

A Medida Provisória nº 2.200-2 instituiu a ICP-Brasil e estabeleceu efeitos jurídicos para documentos eletrônicos. Seu artigo 10, § 2º, também deixa claro que a norma não impede outros meios de comprovação de autoria e integridade, inclusive certificados não emitidos pela ICP-Brasil, quando admitidos pelas partes ou aceitos pelo destinatário.

O governo também utiliza mecanismos de assinatura eletrônica em serviços digitais, mas cada ato pode exigir um nível específico. Por isso, não é correto afirmar que qualquer documento eletrônico, independentemente do contexto, será automaticamente válido apenas porque passou por uma plataforma.

O que a jurisprudência brasileira diz sobre assinaturas eletrônicas?

A versão original deste artigo citava a apelação 20140111450486 da 5ª Turma Cível do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios como exemplo de reconhecimento de negócios documentados eletronicamente.

Mais recentemente, em março de 2026, a Terceira Turma do STJ reconheceu a validade de um empréstimo celebrado em plataforma não credenciada à ICP-Brasil. O tribunal afirmou que a falta de credenciamento, isoladamente, não invalida a assinatura e considerou relevantes as demais evidências de participação do contratante.

Esse entendimento reforça a importância de olhar para o conjunto probatório. Por isso, a implantação de assinatura eletrônica na sua empresa deve combinar experiência simples com métodos de autenticação e registros proporcionais ao risco.

Se sua demanda ultrapassar os três documentos gratuitos por ciclo, a oferta atual inclui planos Profissional, Equipe e Enterprise. O antigo Plano Completo citado neste artigo deixou de representar a estrutura comercial vigente.

Para conhecer os limites e valores atuais, confira os detalhes com a ZapSign.

Perguntas frequentes (FAQ)