Aprenda a fazer assinatura eletrônica de documentos grátis

Alguma vez você perdeu um documento muito importante em meio aos papéis que ficam no seu escritório? Ou teve um arquivo impresso danificado por conta de algum acidente ou umidade? Uma gestão eletrônica de documentos pode resolver esses tipos de problema, o que leva muitos a se perguntarem: é possível fazer assinatura eletrônica de documentos grátis?

Felizmente, a resposta é sim. Por isso, decidimos produzir este artigo com o passo a passo completo, além de tirar as dúvidas mais recorrentes sobre o assunto. Vamos lá?

Como fazer uma assinatura eletrônica de documento grátis?

Para assinar digitalmente um documento grátis, é necessário usar uma plataforma que ofereça esse tipo de serviço. Assim, neste tutorial, vamos te ensinar como fazer isso pela ZapSign.

Passo 1: você deve acessar o site da ZapSign e clicar no botão azul que diz “Use grátis”.

Passo 2: crie a sua conta caso ainda não possua uma. Você precisará de um e-mail e senha para começar. Caso prefira usar sua conta do Google como login, também é possível. 

Passo 3: após fazer o seu login, dentro do dashboard da ZapSign, clique no botão “Criar documento” para gerar um novo documento.

Passo 4: na tela seguinte, você deverá clicar em “selecionar documento” para fazer upload do documento a ser assinado. Note que a plataforma permite apenas arquivos no formato PDF. Portanto, se o documento estiver em outro formato, você pode usar um conversor gratuito como este.

Passo 5: depois que o upload do arquivo estiver completo, será preciso inserir os nomes dos signatários no campo que se encontra abaixo de “Quem irá assinar?”.

Passo 6: se as pessoas que irão assinar o documento já estiverem na sua lista de contatos, basta clicar em “contatos e grupos”.

Passo 7: se você também for assinar o documento, ative “Eu vou assinar esse documento” para inserir o seu nome também. Em seguida, clique em “continuar”.

Passo 8: na tela seguinte, você deverá posicionar em quais locais do documento as assinaturas e vistos devem ser inseridos. Para isso, basta clicar no espaço escolhido, depois no nome do signatário e definir se ele deverá firmar com assinatura ou visto.

Ao fazer isso, as assinaturas e vistos serão visualizados nos locais indicados por você, tal como ocorre com um documento físico. Para prosseguir, clique em “salvar e continuar”.

Passo 9: aqui, os links de assinatura são gerados. Se você estiver em contato com o signatário por WhatsApp, clique no botão que traz o logo do aplicativo para enviar o link diretamente à pessoa. Se preferir outro meio, basta clicar no ícone azul que se encontra ao lado do link para copiá-lo e, depois, colá-lo onde quiser.

Se preferir que o documento seja enviado por e-mail (por ser um procedimento padrão em muitas empresas), clique em “ativar envio automático por e-mail” para colocar os endereços de correio eletrônico das pessoas que irão assinar.

Passo 10: se as assinaturas tiverem uma ordem a ser seguida, ela pode ser definida pelo botão “ordenar assinaturas”.

Dessa forma, basta arrastar os nomes na tela para definir a ordem. Cada signatário será notificado por e-mail para assinar o documento somente depois que a pessoa anterior tiver assinado.

Passo 11: você ainda consegue redigir uma mensagem personalizada que será enviada no e-mail, além de ativar notificações para aqueles que ainda não assinaram. Ao concluir, clique em “enviar e finalizar”.

Passo 12: pronto! O documento foi gerado e enviado aos signatários. A partir de então, você pode acompanhar na tela abaixo o andamento das assinaturas para saber quem já abriu o link e quem já firmou o arquivo. 

Também é possível mudar a ordem dos signatários e até mesmo editar informações deles (caso ainda não tenham assinado). Para isso, vá até o nome da pessoa e clique em “editar”. Será exibida a tela a seguir que te permite modificar as informações. 

Em seguida, toda vez que você acessar a plataforma da ZapSign, clique em “documentos” para ver os estágios das assinaturas. Depois que todos tiverem assinado, você poderá baixar o documento para guardá-lo onde quiser.

É possível fazer assinatura avançada pela ZapSign?

Essa é uma dúvida frequente cuja resposta é sim. Ao criar um documento, quando estiver no passo 5 deste tutorial, clique em “autenticação avançada”.

Essa função permite que você insira campos que o signatário precisará preencher além da assinatura, tais como nome completo e número de celular. Há também opções para envio de selfie e foto do documento de identidade.

Quantos documentos grátis podem ser enviados pela ZapSign?

Pelo plano essencial, você pode enviar até 5 documentos por mês gratuitamente. Continue a leitura deste artigo, pois diremos mais adiante como você pode contratar o serviço que contempla um número maior de assinaturas. 

⚠️ Confira também estes artigos relacionados 👇

➡️ Como funciona a validade jurídica da assinatura eletrônica?
➡️ Como assinar contratos pelo WhatsApp eletronicamente
➡️ Assinatura online de documentos: o diferencial do seu negócio

Assinatura eletrônica e assinatura digital são a mesma coisa?

Agora que você já sabe como fazer uma assinatura eletrônica de documentos grátis, vamos à resposta desta pergunta muito recorrente: assinatura eletrônica e digital são diferentes. Para compreender o que distingue ambas, vejamos primeiro o conceito de cada uma.

O que é uma assinatura digital?

A assinatura digital é um tipo de assinatura eletrônica cujo objetivo é validar a autoria das partes que firmam o documento. Além disso, ela também garante que seus termos não tenham sido alterados e que as firmas tenham sido realmente feitas pelos signatários visto que as assinaturas não podem ser imitadas.

Para usar a assinatura digital, é preciso ter um certificado digital cuja emissão é feita por um órgão ou instituição para validar a assinatura e a identidade das pessoas que a utilizam.

Por essa razão, a assinatura digital deve seguir os padrões da ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira). Os tipos de certificado digital mais conhecidos são o token da OAB que os advogados usam e também o e-CNPJ usado por empresários como identidade digital de pessoa jurídica.

O que é uma assinatura eletrônica?

A partir da assinatura eletrônica, é possível aprovar a concordância contratual das partes a partir de meios eletrônicos. Por essa razão, ela vem sendo substituída pela assinatura de documentos físicos por conta da sua praticidade e segurança.

Afinal, assinar um documento manualmente requer muitos processos como ir ao cartório ou enviar o documento via correio ou transportadora caso uma das pessoas não esteja na mesma cidade, por exemplo. Ao usar a assinatura eletrônica, essas etapas deixam de existir, pois basta o clique de um botão para o arquivo ser assinado.

Ademais, a assinatura eletrônica pode ser usada de outras formas além da GED. Por exemplo: ao executar login em algum site ou ferramenta online, você faz uso de um tipo de assinatura eletrônica. O mesmo vale para reconhecimento biométrico, comumente usado nos caixas eletrônicos dos bancos.

Segundo a lei número 14.063 da legislação brasileira, existem três tipos de assinatura eletrônica:

• simples: neste tipo, a pessoa que assina o documento, além de ser identificada, também pode anexar ou associar dados eletrônicos;
• avançada: aqui, certificados não emitidos pela ICP-Brasil podem ser usados, pois o importante é comprovar a integridade e autoria das assinaturas;
• qualificada: estas são as assinaturas que usam certificado digital da ICP-Brasil por meio de um sistema criptográfico que assegura a identidade e autenticidade dos signatários.

Qual é a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

A primeira diferença que podemos citar entre as duas é o custo, pois assinaturas digitais requerem a aquisição de um certificado digital, enquanto a assinatura eletrônica pode ser feita até mesmo de forma gratuita, conforme ensinamos no começo deste artigo.

Além disso, enquanto a assinatura digital é autorizada pelo governo ou organização não governamental do organismo de certificação, na assinatura eletrônica, essa autorização é feita por um fornecedor, criador de documento ou participante específico da transação.

Por fim, enquanto recursos de criptografia são usados nas firmas digitais, a eletrônica possui diversas formas de identificação por meios eletrônicos.

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Assinatura eletrônica tem validade jurídica no Brasil?

Quando uma empresa pensa em mudar o processo de assinaturas manuais para o eletrônico, uma das primeiras dúvidas que surgem é: assinaturas eletrônicas são válidas juridicamente?

Sim, todo documento que é firmado eletronicamente possui validade jurídica no Brasil, pois todo tipo de contratação é válida, desde que haja integridade e autenticidade entre as partes.

Vejamos um exemplo: você e um amigo estão informalmente em um bar e decidem iniciar uma parceria de trabalho. Uma terceira pessoa está junto de vocês à mesa e presencia o início dessa união.

Essa situação do exemplo é um acordo verbal que, conforme apontam os artigos 104 e 107 do Código Civil, também é válido como contrato. Logo, por que com documentos eletrônicos seria diferente?

Quais são as garantias jurídicas dos documentos eletrônicos?

Desde o surgimento da Medida Provisória nº 2.200-2, os documentos eletrônicos passaram a ser, particularmente, garantidos por lei. 

Apesar de outros projetos terem sido criados anteriormente, essa medida foi a primeira iniciativa do governo com a finalidade de regularizar esse tipo de assinatura. 

Portanto, ela é de suma importância para todos que usam gestão de documentos eletrônicos por permitir o uso de qualquer meio comprobatório de autoria e integridade de firma eletrônica, mesmo que não possuam certificados emitidos pela ICP-Brasil.

Assim, ao usar a plataforma da ZapSign – tal como ensinamos no começo deste texto – para criar um documento que precise ser assinado eletronicamente, ele será válido juridicamente.

O que a jurisprudência brasileira diz sobre assinaturas eletrônicas?

A apelação 20140111450486 da 5ª Turma Cível do Tribunal de Justiça do Distrito Federal e Territórios reforça a irrelevância de um contrato físico para comprovar um acordo feito entre duas ou mais partes, o que inclui documentos eletrônicos.

Em vista disso, se você ainda tem qualquer tipo de receio referente à implantação de assinatura eletrônica na sua empresa, como acaba de ver, não há razão para se preocupar.

O mesmo deve ser dito aos seus funcionários, fornecedores ou clientes que desconhecem esse modelo de contratação para que todos fiquem cientes de que as firmas são amparadas pelas leis brasileiras.

Agora, se a sua demanda de assinaturas for superior a 5 documentos – que oferecemos no plano de assinatura eletrônica de documentos grátis – que tal conhecer os outros planos da ZapSign cujos limites são maiores? 

O Plano Profissional permite até 20 assinaturas por mês, enquanto no Plano Completo o envio de documentos é ilimitado. A contratação pode ser feita anualmente (com pagamento à vista ou parcelado) ou mensalmente. Confira os detalhes deles aqui!