É sabido que a gestão de tarefas contábeis tende a ser extremamente puxada – para dizer o mínimo. Em meio a tantos clientes, processos, reuniões, documentos, ligações, e-mails e tarefas que se acumulam, é preciso um controle muito grande para que nada seja esquecido ou perdido.
A fim de manter esse controle, é comum que anotações, lembretes e listas sejam largamente utilizados, gerando um enorme e desnecessário acúmulo de papel que pode facilmente acarretar sérios problemas à empresa, como desorganização e falta de clareza nas informações, desperdício de tempo e mau aproveitamento do espaço.
Portanto, a união entre uma boa gestão de processos e um bom sistema de gerenciamento de tarefas se faz extremamente importante para garantir que seu escritório de contabilidade ofereça um serviço de qualidade e que supra as expectativas dos clientes.
Pensando nisso, preparamos este artigo, trazendo dez dicas valiosas para promover uma boa prática organizacional nas rotinas contábeis do seu escritório, otimizando seus processos internos e alavancando a sua produtividade.
O que é gestão de tarefas contábeis?
Gestão de tarefas contábeis consiste, basicamente, na condução e monitoramento de todo ciclo de atividades relativas à contabilidade de uma empresa.
Unindo práticas de gestão de negócio com tecnologia da informação, cada etapa dos processos contábeis é mapeada, acompanhada e aperfeiçoada de forma sistemática, a fim de otimizar a praticidade e o desempenho dentro da rotina contábil de uma organização.
Em outras palavras, podemos definir Gestão de Tarefas Contábeis como o já consolidado conceito de BPM (Business Process Management, ou Gestão de Processos de Negócio) aplicado à contabilidade.
A importância de uma gestão de tarefas contábeis eficiente
Como já mencionado, uma gestão de tarefas contábeis eficiente é essencial para o bom funcionamento de uma organização, independente do modelo de gerenciamento do negócio.
As atividades da contabilidade em dia propiciam aos responsáveis uma maior clareza sobre o que deve ser feito: evita-se o retrabalho e a equipe dispõe de mais tempo hábil para focar em outras demandas, como desenvolver um atendimento satisfatório, além da produção de um conteúdo de qualidade – ambos, aspectos que aproximam o cliente da empresa.
Uma contabilidade automatizada e inteligente também facilita o engajamento da equipe no que diz respeito à entrega de prazos e ao cumprimento de metas, sem atrasos.
Dez dicas para uma boa gestão de tarefas contábeis
A esta altura, você já percebeu que a rotina de um escritório de contabilidade (ou do setor contábil de uma determinada empresa) envolve uma infinidade de números e informações.
Para operar com eficiência, é preciso avaliar uma série de fatores variáveis, tais como as diferentes exigências de cada cliente, o porte das empresas e suas respectivas demandas.
De qualquer forma, também certos padrões a ser seguidos, independente das particularidades de cada organização. A seguir, listamos dez dicas de ouro para implementar uma gestão de tarefas contábeis satisfatória na sua empresa:
1. Organização básica
O primeiro passo para que a sua gestão de tarefas contábeis opere de forma eficiente é estruturar seu escritório de forma clara e objetiva: por mais óbvio que possa parecer, muitos gestores pecam nesse aspecto básico.
Ao organizar o seu atendimento aos clientes, considere fatores como enquadramento fiscal, porte da empresa e o nível de complexidade das tarefas que eles lhe trarão. Nesse mesmo sentido, é indispensável um sólido serviço de atendimento e suporte ao cliente.
É nessa comunicação que reside uma das mais importantes formas de avaliar o seu próprio desempenho.
Tenha em mente que os mais diversos segmentos do mercado estão em constante mudança, e com a contabilidade não poderia ser diferente.
Por isso, é importante estar a par de diferentes fontes de conteúdo relacionado: observe o que as outras empresas do ramo têm feito, acompanhe influenciadores da área. É preciso estar atento às tendências. Conhecimento é poder.
2. Mapeamento interno
Processos internos são elementos rotineiros, e é justamente por isso que o seu monitoramento representa a melhor forma do gestor identificar as atividades mais importantes do escritório, assim como as falhas que devem ser melhor trabalhadas.
Todas as entradas, saídas e ações que compõem o fluxo de trabalho devem ser observadas com atenção. Cada processo deve ser classificado de acordo com sua complexidade e a forma como ocorre.
Junto com esse trabalho de mapeamento, um fluxograma pode ser uma importante ferramenta para tratar as operações de cada processo de forma mais individual e detalhada, o que pode vir a calhar sobretudo para o caso dos processos mais complexos.
3. Departamentalização
É uma medida valiosa para estabelecer uma divisão clara de tarefas e garantir uma rotina contábil sólida, sobretudo em pequenos escritórios, que, normalmente, não possuem essa forma de organização intrínseca à sua estrutura.
Com a distribuição adequada, evita-se confusão na atribuição de tarefas e torna-se mais fácil avaliar a produtividade e o desempenho de todos.
4. Limpeza de documentos
Com o enorme fluxo de documentos e papéis com os quais o setor contábil lida, é natural que documentos que já perderam sua utilidade se acumulem rapidamente, causando uma verdadeira confusão no ambiente de trabalho.
De tempos em tempos, é bom descartar todos os documentos que já não são mais necessários ou que perderam a validade.
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5. Atenção ao calendário
Considerando o enorme fluxo de informações e afazeres nos quais uma árdua rotina de trabalho implica, é essencial manter um calendário rigorosamente organizado.
Sistemas de gestão de produtividade são de muita valia para automatizar lembretes, mas mesmo uma agenda virtual comum já pode fazer uma boa diferença.
6. Vínculo com o cliente
Nos dias de hoje, a importância de se manter um bom relacionamento com o cliente se tornou mais flagrante do que nunca. Isso se dá principalmente pelo fato de estarmos inseridos em uma era digital.
A comunicação com o cliente deve ocorrer da forma mais direta, rápida, efetiva e empática possível. Se sua presença digital for fraca, o público rapidamente se esquecerá de você e procurará o concorrente.
7. Plataformas de gestão
Há uma infinidade de plataformas de gestão de empresas no mercado, quase todas oferecendo bons recursos de gerenciamento contábil.
Conhecendo as particularidades do seu escritório, você poderá determinar qual delas serve melhor às suas necessidades. Apenas citando algumas das principais:
Trello
O Trello é um dos softwares de gerenciamento de projetos mais utilizados no mercado. Através dele, todas as idéias e tarefas de uma companhia podem ser mapeadas, monitoradas e gerenciadas.
O trabalho em equipe é fortalecido, pois sua interface, composta por quadros, permite o compartilhamento das informações entre os membros do time.
Pelos quadros do Trello, os usuários podem, de forma bastante intuitiva, inserir anexos, comentários, listas e muito mais. E o melhor: totalmente gratuito.
Runrun.It
Muito utilizado por empresas de grande porte, o Runrun.It oferece excelentes funcionalidades técnicas e operacionais, que podem ser de grande utilidade para o contador.
Ao contrário do Trello, o Runrun.It é gratuito apenas por um breve período de testes, sendo necessário que o usuário pague por ele quando o prazo expirar.
TeamWork
O TeamWork é outra ferramenta de gestão de projetos. Diferente dos anteriores, ele é totalmente pago, não possuindo sequer versão de teste. Não é gratuito, e não possui dias de teste.
Possui bons recursos para integração entre os envolvidos no projeto e é de grande ajuda no gerenciamento de trabalhos em geral.
Asana
O Asana é uma plataforma de gestão do tipo timesheet. Opera de forma bastante semelhante ao Trello, porém, utilizando linhas do tempo no lugar de quadros.
8. Documentos digitais
Em pleno 2022, vivemos o ápice da revolução digital. Dito isso, é inconcebível que seus documentos não estejam devidamente digitalizados. Assim, os seus processos só ganham no quesito organização, e, consequentemente, em rapidez e eficiência.
Porém, é preciso considerar que dados virtuais também podem ser perdidos, principalmente caso um HD seja danificado.
Sendo assim, considere armazenar os seus dados na nuvem, seja através de uma forma tradicional, como o Google Drive, ou por meio dos sistemas contábeis de softwares de gestão de documentos.
9. Certificados de Identidade
Certificados de identidade permitem ao contador o acesso aos portais e recursos do cliente, tornando os processos muito mais rápidos, uma vez que o cliente não precisa ser acionado a cada ocasião em que uma assinatura precisar ser coletada ou algum portal precisar ser acessado.
10. Processos automatizados
Dissemos e repetimos: é a era da tecnologia. Não há motivo para insistir em uma forma de trabalho lenta, pesada e redundante, e continuar fazendo tudo manualmente, além do mais se considerarmos que vários clientes esperam a última hora para entregar os documentos necessários.
Ao automatizar os processos contábeis e diminuir o trabalho manual repetitivo, você e sua equipe passam a estar prontos para cuidar de outros assuntos importantes da rotina do escritório, e os recursos humanos são direcionados para onde eles são realmente necessários.
Como pode ver, gestão de tarefas contábeis é um aspecto importante em qualquer negócio, e, ao seguir as nossas dicas, você estará pronto para aprimorar ainda mais a sua rotina contábil. E, se você gostou deste conteúdo, compartilhe-o nas suas redes sociais!
