O que é API de assinatura eletrônica e como ela beneficia a gestão de uma empresa

Independente de qual seja o seu mercado de atuação, um ponto é certo: ele está mudando numa rapidez maior do que nas décadas anteriores. Portanto, para atendê-lo bem, é fundamental ter as ferramentas certas e isso inclui uma dedicada à assinaturas eletrônicas. Isso faz surgir uma pergunta: o que fazer quando seu software de gestão é de um fabricante diferente, mas você quer usar ambos num só lugar? Para isso serve a API de assinatura eletrônica.

Caso você tenha dúvidas sobre como fazer isso ou mesmo se não tiver ideia do que é uma API e a importância que ele tem para a gestão do seu negócio, fique conosco e acompanhe este conteúdo até o final!

O que é uma API?

API é a sigla de Application Programming Interface, ou seja, “Interface de Programação de Aplicação” e se refere a uma série de padrões e funções reunidas por um programa que as deixa disponíveis para serem usadas por aplicativos que não têm a pretensão de unir-se ao software, mas puramente utilizar suas funcionalidades.

Vejamos um exemplo para tornar o entendimento mais claro: João utiliza um software de emissão de notas fiscais na sua empresa e vê a necessidade de implantar um ERP para fazer a gestão total do negócio.

O motivo pelo qual João procurou um ERP é justamente unir todas as tarefas num canal para que tudo seja feito dentro de uma só ferramenta. Porém, ele não quer abrir mão do software que gera NFs porque a solução o atende muito bem. Como resolver essa situação?

A solução é justamente a API. Mais especificamente, se os sistemas contarem com uma API aberta, é possível que eles conversem num único canal, facilitando a vida do usuário final que, no caso, pode ser você.

Qual é a diferença entre API aberta e API fechada?

Chamamos de API aberta aquela que se encontra disponível para desenvolvedores externos de modo que eles possam encaixá-las em outros programas que precisem usar suas funções.

Vale dizer que uma API aberta não significa que seja livre de autenticação ou custos. Uma empresa pode criar uma API aberta com permissão para ser usada gratuitamente ou de forma paga.

Por outro lado, quando a API é fechada, ela se torna acessível somente aos sistemas da própria empresa que a criou. Logo, se você tiver interesse em acoplá-la a um dos sistemas que você utiliza na sua gestão, isso não será possível.

Qual é a importância da API na gestão digital de uma empresa?

Quando uma empresa é aberta, ela tem como base a missão, visão e valores que, por sua vez, são construídos a partir do objetivo do negócio.

Portanto, ele deve ser levado em conta em todas as ações que os seus colaboradores fizerem. Se a empresa tiver como finalidade se tornar a maior da sua área de atuação, por exemplo, isso precisa estar claro em todos os departamentos: administração, financeiro, marketing, comercial e afins.

Para que cada um deles consiga executar o trabalho com eficiência, é necessário que eles contem com os programas que cumpram todas as funções necessárias. Por essa razão, a tomada de decisão na contratação dos softwares precisa ser bem minuciosa.

Nessa hora, é prudente lembrar que as ferramentas escolhidas não precisam ser as mais populares, pois isso não importa. O que realmente deve ser levado em conta é como elas vão resolver o problema que você tem. Portanto, ao falar com um representante da empresa que desenvolve o software, deixe claro quais são os maiores gargalos da sua empresa no momento.

Caso você já use programas que cumpram funções específicas, deixe isso claro também, pois esse é um pontapé inicial para falar sobre API e suas aplicabilidades. Se a solução contar com API aberto, a possibilidade de integrá-la com os programas que você usa é maior. Mas, caso a API seja fechada, não se preocupe.

Partindo do princípio de que empresas, por padrão, utilizam determinados programas dentro do seu nicho de mercado, é comum que algumas desenvolvedoras já realizem a integração com eles a fim de atender melhor os seus clientes.

Por exemplo: escritórios de contabilidade comumente usam soluções como Najason ou Conta Azul de maneira que outros responsáveis por outros sistemas levem em consideração integrá-los.

Em softwares de marketing isso é bastante recorrente, vejamos um exemplo real. O Stage, desenvolvido para a criação de sites em WordPress, é integrado a ferramentas de automação como Hubspot, RD Station e MailChimp por saber que os usuários finais certamente fazem uso desses programas também. 

Por conta dessa versatilidade, a API é importante na gestão digital de uma empresa.

API na assinatura eletrônica: como ela é aplicada?

Primeiro vamos ao conceito de assinatura eletrônica: trata-se de uma forma legal pela qual é possível ter aprovação ou consentimento de uma pessoa ao ser reconhecida por meios eletrônicos.

Portanto, a API na assinatura eletrônica permite assinar documentos com segurança e que estejam em conformidade com as regras e normas digitais, de modo que tenham a mesma validade da assinatura física.

A assinatura eletrônica não se restringe somente à firma de um documento, mas também aos mais diversos tipos de reconhecimento individual, tais como: token, biometria, leitura facial, entre outras.

No que diz respeito à assinatura de documentos, sua adoção tem sido cada vez maior pelas empresas que buscam praticidade na hora de assinar contratos com seus funcionários, fornecedores ou clientes.

Se o seu processo corporativo envolve muitas etapas que são reunidas em um só sistema, a API na assinatura eletrônica é imprescindível. Vamos ver um exemplo?

Suponhamos que o processo de inclusão de um novo cliente na sua empresa requeira as seguintes etapas:

1. cadastro no CRM;
2. assinatura de contrato;
3. ativação do cliente;
4. envio de e-mail de boas-vindas.

As etapas 1, 3 e 4 podem ser feitas automaticamente se você tiver um CRM. Para que a etapa 2 não seja realizada manualmente (sobretudo se a quantidade de clientes entrantes for grande), é ideal que a ferramenta de assinatura eletrônica seja integrada ao CRM via API.

É assim que faz a maioria dos marketplaces da internet. Os processos de compra do produto e envio, por exemplo, dão ao usuário a impressão de pertencer a um sistema só, mas são vários sistemas integrados na plataforma por meio de APIs.

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Como aplicar a API de assinatura eletrônica da ZapSign?

Agora que você entendeu o conceito de API e a sua importância para integrar uma ferramenta de assinatura eletrônica, vamos explicar como ela é aplicada dentro de uma das maiores soluções desse nicho: a ZapSign.

Desde que a ZapSign foi inaugurada com a finalidade de oferecer uma forma simples e rápida de assinar documentos eletronicamente, muitos usuários pediram integração com outras ferramentas a fim de aumentar a produtividade ao excluir tarefas manuais e repetitivas das suas rotinas de trabalho.

Assim, para atender de forma eficiente todos que utilizam a ZapSign, tornamos possível sua integração a diversas ferramentas sem que você precise conhecer programação, pois não será preciso escrever sequer uma linha de código.

Logo, se você sente necessidade de adicionar dados às suas planilhas, cards do Trello ou qualquer outro tipo de software toda vez que um documento for assinado, isso é possível. Confira a seguir como fazê-lo!

Escolha um aplicativo de integração

O primeiro passo é escolher uma ferramenta de integração que conecte os sistemas. Na ZapSign usamos o Zapier, Integromat e Pluga que são as opções mais conhecidas desse segmento.

Para o passo a passo deste post, tomaremos como base o Zapier para mostrar como as informações de um signatário podem ser inseridas automaticamente em uma planilha do Google Sheets por ser uma atividade recorrente em muitas empresas. 

Um ponto importante: tenha atenção ao limite de emissões das ferramentas usadas no processo. A ZapSign, por exemplo, possui três planos com limites diferentes de contratos assinados, conforme você pode conferir aqui.

Passo a passo para integrar ZapSign com Google Sheets via Zapier

O Zapier é uma das ferramentas mais completas do mercado por ter integração com mais de 2 mil ferramentas, sendo o Google Sheets uma delas. Os passos que mostramos a seguir são os mesmos utilizados para adicionar qualquer programa.

1) Crie uma conta na Zapier

Ao acessar o site oficial da Zapier, você pode criar uma conta ao inserir as suas informações ou de uma forma mais rápida por meio da sua conta do Google ou Facebook.

2) Faça o seu primeiro zap

Antes de mais nada, o termo “zap” não tem relação a WhatsApp. Na Zapier, zap é o nome dado ao processo de integração das ferramentas. Você pode ter vários zaps dentro da sua conta, por sinal, caso precise de diferentes integrações de ferramentas.

3) Prepare a Zapier para a integração

Na tela que diz “When it happens…”, procure o app “Webhooks by Zapier”.

Em seguida, selecione “Webhooks by Zapier” e escolha a opção “Catch Hook”. Depois, clique em “CONTINUE”.

Um link será gerado na parte que diz “Custom Webhook URL”. É preciso que você o copie para colar na etapa seguinte.

Na tela seguinte, você verá a mensagem “Test your trigger”, isso quer dizer que a Zapier está pronta para receber os primeiros eventos de integração. Por enquanto, você deverá deixar essa aba do seu navegador aberta e abrir outra para o passo seguinte.

4) Faça a integração entre Zapier e ZapSign

Na outra aba do navegador, acesse o site da ZapSign e faça login (se você ainda não tiver cadastro, clique aqui). Depois, entre em “Configurações”e clique na aba “Integração”.

Na sequência, clique em “Habilitar Webhooks” e faça a inserção do link personalizado apontado no passo anterior.

Feito isso, insira um novo documento na ZapSign (tal como ensinamos aqui) para que os primeiros eventos da ZapSign sejam disparados ao webhook da Zapier.

Depois, volta à aba da Zapier (aquela que pedimos para você deixar aberta) e clique em “Test Trigger” até aparecer uma tela como a mostrada no print abaixo. Clique em “CONTINUE”.

Pronto! A ZapSign está integrada à Zapier! Na seção seguinte chamada “Do this…”, você pode escolher a ferramenta que irá conversar com a ZapSign. Como dito, neste exemplo, mostraremos como integrar o Google Sheets.

5) Faça a integração entre ZapSign e Google Sheets

Dentro do “Do this…”, faça uma busca por Google Sheets e clique nele.

Em seguida, escolha “Create Spreadsheet Row” e clique em “CONTINUE”.

Na etapa seguinte que diz “Choose Account”, conecte a sua conta do Gmail e clique em “CONTINUE”.

Selecione o seu Google Drive e a planilha (spreadsheet) que deve receber as informações da assinatura eletrônica da ZapSign.

Ao selecionar a planilha, crie os cabeçalhos correspondentes. Nossas sugestões são:

• Evento;
• Número Documento;
• Status Documento;
• Nome Documento;
• Arquivo Original;
• Arquivo Assinado;
• Quando;
• Signers.

De volta à Zapier, faça a relação das colunas da planilha com as informações que são enviadas pela ZapSign e clique em “CONTINUE”.

Agora, clique em “TEST & CONTINUE” e, em seguida, em “TURN ON ZAP”.

Na sequência, faça um teste e veja se na sua planilha os dados foram inseridos com sucesso. Caso sim, uma nova linha vai aparecer com as informações inseridas e o mesmo ocorrerá sempre que um novo evento da ZapSign for criado na Zapier de forma automática quando uma nova assinatura chegar.

Ao seguir esses cinco passos, você conseguirá fazer uso da API de assinatura eletrônica da ZapSign nas suas ferramentas de gestão.

Ficou com alguma dúvida? Que tal bater um papo conosco para que expliquemos como a ZapSign pode funcionar no seu negócio? Clique aqui para falar com um dos nossos especislistas!