A Matriz de Eisenhower é um tema que surge diante de uma enorme demanda de afazeres, a sensação de não saber por onde começar é bem comum, sobretudo quando falamos em gestão de empresas.
Afinal, são diversas as tarefas concentradas nas mãos do gestor, cabendo a este uma grande responsabilidade sobre os variados setores da companhia – e mesmo o profissional mais qualificado pode encontrar dificuldades ao administrar tanta coisa.
Por isso, é preciso estabelecer métodos, como delegar funções e priorizar algumas tarefas sobre outras, a fim de que o controle sobre o projeto seja mantido e os prazos sejam devidamente cumpridos.
Nesse sentido, faz-se necessário adotar ferramentas eficazes que facilitem a organização de tarefas e permitam que o gestor assuma as rédeas da situação. Uma das mais eficientes entre essas ferramentas é a chamada Matriz de Eisenhower, ou Matriz de Gestão do Tempo.
E foi justamente pensando nisso que preparamos este artigo especial sobre o assunto. Ao longo da leitura, você saberá tudo sobre a técnica da Matriz de Eisenhower, e como utilizá-la para tornar a sua rotina laboral muito mais organizada e produtiva.
O que é a Matriz de Eisenhower?
Basicamente, podemos definir a Matriz de Eisenhower como uma poderosa ferramenta de gestão do tempo e gestão de tarefas, pautada nos conceitos de importância e urgência.
O método estabelece níveis de prioridade entre as atividades e define quais delas devem ser feitas de imediato e quais podem ser realizadas posteriormente, da mesma forma que decide quais dessas tarefas podem ser delegadas a terceiros ou mesmo descartadas.
A Matriz de Eisenhower foi criada no ano de 1989 pelo escritor norte-americano Stephen Covey, em seu livro “Os 7 Hábitos Das Pessoas Altamente Eficazes”. Foi inspirado por uma famosa frase dita por Dwight D. Eisenhower, ex-presidente dos Estados Unidos, que Covey batizou seu método:
“Tenho dois tipos de problemas, os urgentes e os importantes. Os urgentes não são importantes, e os importantes nunca são urgentes”.
Analisando tecnicamente, o conceito da Matriz de Eisenhower é até bastante simples, porém um tanto perspicaz: a matriz consiste em classificar as tarefas pendentes em quatro diferentes categorias (aqui chamadas de quadrantes), que devem ser dispostas de maneira visual, como em um gráfico ou planilha. Essa divisão é muito importante, pois é ela que irá nortear toda a execução do projeto.
Os quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower
Precisar lidar com uma lista de tarefas muito extensa pode parecer desanimador ou até mesmo preocupante, mas com um bom método eficaz como a Matriz de Eisenhower, é possível otimizar o processo, direcionando corretamente o seu tempo e o seu esforço de forma que o trabalho flua mais de maneira mais tranquila, fluida e organizada.
Não é à toa que a Matriz de Eisenhower é também chamada de Matriz de Gestão do Tempo, afinal, seu uso é totalmente fundamentado pelo aproveitamento correto do seu tempo disponível e pelo cumprimento perfeito do seu cronograma. Mas como isso é possível?
Primeiramente, é preciso que você organize todas as tarefas pendentes do seu projeto em um gráfico dividido em quatro quadrantes. Você deverá dividir as suas tarefas entre os quadrantes, de acordo com o nível de prioridade de cada uma. Apresentamos a seguir cada um deles.
1. Importante e urgente
Neste primeiro quadrante, destaque as atividades de prioridade máxima. Por serem tão importantes quanto urgentes, a realização dessas tarefas poderá influenciar suas metas em longo prazo de forma decisiva.
Justamente por isso, não deixam espaço para procrastinações, descuidos ou delegações – trate de cumpri-las você mesmo, e tão logo quanto for possível.
2. Importante, mas não urgente
Nesta categoria entram as tarefas que, embora exijam uma atenção especial da sua parte e não possam ser delegadas, também não precisam ser cumpridas de imediato.
Em outras palavras, são atividades que podem, estrategicamente, ser realizadas posteriormente. Entretanto, é preciso atenção para que elas não sejam esquecidas ou negligenciadas – inclusive porque, em caso de acabarem sendo jogadas para a última hora, é provável que elas acabem passando para o primeiro quadrante.
3. Urgente, mas não importante
Esse tipo de tarefa corresponde àquelas que precisam ser realizadas antes das demais, mas que podem facilmente ser delegadas a outras pessoas. Em geral, atividades operacionais, que não exigem o envolvimento direto do gestor, se encaixam neste quadrante.
4. Nem importante, nem urgente
O último quadrante diz respeito às tarefas que podem facilmente ser deixadas de lado. Reuniões que poderiam ser resolvidas com um e-mail e certas atividades burocráticas que mais engessam do que servem aos processos são bons exemplos de atividades pertencentes ao quarto quadrante.
Como você pode perceber, embora urgência e importância sejam conceitos muitas vezes lidos como sinônimos, sob o prisma da Matriz de Eisenhower, ambos possuem uma diferença flagrante. Identificar essa diferença é o grande X da questão ao aplicarmos a ferramenta.
As ações relacionadas a cada quadrante da Matriz de Eisenhower
Agora que você já conhece os quatro quadrantes da Matriz de Eisenhower e já distribuiu suas tarefas pendentes entre eles, vamos falar sobre as ações correspondentes a cada um desses quadrantes.
Do (fazer)
A ação correspondente ao primeiro quadrante não poderia ser mais objetiva: as tarefas importantes e urgentes são as suas maiores prioridades, e todo o andamento do projeto depende de sua realização.
É justamente por isso que elas precisam ser imediatamente executadas, uma vez que o seu não cumprimento pode gerar graves consequências para o andamento do trabalho, inclusive impedir o cumprimento das demais atividades (o que é prejudicial para o alcance das metas estabelecidas).
Schedule (agendar)
As tarefas do segundo quadrante, embora importantes, não precisam ser realizadas de imediato. Em geral, elas possuem mais influência sobre atividades e resultados em médio e longo prazo. Por esse motivo, o melhor a fazer é agendá-las. Entretanto, não se descuide dessas tarefas: agende-as para logo após a realização das atividades do quadrante anterior.
Delegate (delegar)
O terceiro quadrante pertence a tarefas urgentes, porém não tão importantes. Normalmente, elas não dependem das suas habilidades específicas, e podem ser realizadas por outros membros da equipe.
Por isso, a ação correspondente a essas tarefas é a de delegar tarefas. A delegação é, reconhecidamente, uma maneira objetiva e eficaz de gerir as responsabilidades da companhia, além de promover a participação efetiva dos membros do time.
Delete (excluir)
Ao final do processo de categorização de tarefas em quadrantes, sobra o grupo das atividades que não demandam nem importância e nem tampouco urgência. No fim das contas, essas atividades não passam de distrações no meio do caminho, ou seja: obstáculos para o cumprimento das suas metas.
Aqui, a orientação é eliminar essas tarefas: descarte sem receio quaisquer atividades que comprometam a produtividade do seu projeto.
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Principais benefícios ao usar Matriz de Eisenhower
Como você certamente já pode perceber, adotar a Matriz de Eisenhower proporciona uma série de benefícios às organizações que a adotam. Dentre as principais vantagens observadas em empresas que aderiram ao modelo de quadrantes de prioridade, as principais são:
Organização
Uma vez que as atividades são definidas conforme seus níveis de urgência e importância, a gestão ganha controle sobre o projeto e, consequentemente, todos os setores da empresa passam a operar de forma mais eficiente e ordenada.
Transparência
A visualização das tarefas e de seus níveis de prioridade confere melhorias na comunicação e mais clareza nos processos da empresa – o que é extremamente benéfico para o aumento da produtividade e para a redução dos níveis de estresse e ansiedade.
Resolução de problemas
Com as tarefas devidamente organizadas e hierarquizadas, a taxa de resolução de eventuais problemas que venham a surgir ao longo do projeto tende a aumentar exponencialmente.
Produtividade
Ao fazer uso de um bom sistema de gerenciamento de tarefas, toda a equipe passa a trabalhar mais motivada e confiante, e com o foco otimizado, o que aumenta a agilidade e a eficiência do processo.
Assertividade
A otimização e a estruturação proporcionadas pelo uso da Matriz de Eisenhower para organizar suas tarefas de trabalho favorece que as tomadas de decisões em nível estratégico se dêem de forma rápida e certeira.
Flexibilidade
A Matriz de Eisenhower pode ser utilizada em conjunto com outros métodos de organização de tarefas, como o Trello, o Kanban, o Canvas e muitos outros.
Fácil implementação
Para finalizar, destacamos que a técnica Matriz de Eisenhower se destaca por se tratar de uma ferramenta de fácil implementação, uma vez que, para aderir à prática, não é necessário nenhum gasto financeiro com softwares pagos, aplicativos especializados ou materiais específicos.
O tempo utilizado ao produzi-la também não é muito significativo, de forma que é possível organizar a matriz rapidamente e, logo em seguida, partir para a ação.
De fato, trata-se de uma ferramenta extremamente objetiva que permite o aprimoramento do gerenciamento de tempo e a definição de prioridades de forma precisa e certeira, sendo indicada tanto para altos gestores quanto para freelancers ou qualquer tipo de profissional envolvido com vários projetos e clientes simultâneos.
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