Costos generales reducidos, acceso en cualquier lugar y en cualquier momento, más seguridad y capacidad de almacenamiento son algunas de las ventajas de saber como hacer un buen Gestão de Documentos lo que, a su vez, requiere un verdadero esfuerzo administrativo y de organización.
La gestión eficaz de los datos debe ser una de las mayores preocupaciones de las empresas contemporáneas. Comprenda a continuación por qué la administración es tan importante y consulte los 7 consejos sobre cómo administrar sus documentos de manera eficiente que hemos reunido para usted.
¿Qué es la gestión documental?
La gestión documental engloba una serie de prácticas para organizar, almacenar, coordinar y realizar un seguimiento de los documentos. (ya sea impreso o digital) para preservar adecuadamente la información propiedad de la empresa.
Es bien sabido que un entorno corporativo genera una gran cantidad de roles. Organizar todos estos registros de forma eficaz es sin duda un gran reto, pero los resultados serán muy beneficiosos para tu negocio.
Saber realizar una buena gestión documental aportará mayor agilidad en la búsqueda de información, seguridad jurídica y reducción de costes con almacenamiento centralizado y opciones simplificadas de búsqueda y recuperación, entre otros beneficios.. Por el contrario, el negligencia en la gestión de documentos – incluso a pequeña escala – puede traer serios riesgos a cualquier negocio.
¿Por qué es importante entender cómo realizar una buena gestión documental?
Gracias a la integración de una amplia gama de fuentes, como almacenamiento en la nube para uso personal y profesional, pendrives, entre otros recursos, la necesidad de gestionar información de todo tipo en términos de estructuración y administración ha crecido de forma espectacular.
Si bien la mayoría de las organizaciones todavía tienen sistemas de archivo físicos para documentos en papel, se están volviendo menos comunes ya que ahora el camino toma el camino opuesto: los datos generalmente se producen digitalmente antes de imprimirse en papel.
Gracias al uso de los metadatos (es decir, la información que recoge el título, la descripción y la fecha de almacenamiento), saber realizar una buena gestión documental favorece:
- fácil indexación para búsqueda y recuperación, lo que reduce el tiempo necesario para encontrar los documentos correctos;
- más seguridad debido a controle de acceso y edición de documentos para proteger la información confidencial;
- mayor colaboración con la posibilidad de que múltiples usuarios trabajen en documentos al mismo tiempo, mientras que un sistema adecuado puede monitorear los cambios y almacenar el historial;
- seguimiento con la función que permite a los usuarios inspeccionar la validez de un documento a lo largo del tiempo, y mucho más.
Los errores más comunes en la gestión documental
En comparación con la gestión de datos físicos, los sistemas de gestión de documentos digitales reducen los costes, el riesgo de error humano, los problemas de recuperación y proporcionan un espacio de almacenamiento prácticamente ilimitado.
Aquí están 5 errores comunes que cometen las empresas que aún no saben cómo hacer un buen trabajo Gestão de Documentos:
Falta de un sistema de gestión central.
No controlar los documentos de manera estandarizada puede provocar la pérdida de archivos y afectar gravemente su negocio en varias situaciones, como una auditoría. Invierte en gestión automatizada y utiliza, por ejemplo, la función para crear solicitudes y recordatorios automáticos. La función ahorra tiempo y lo ayudará a evitar el siguiente error común en las empresas.
Error al controlar las fechas de vencimiento
Muchos documentos, especialmente los certificados relacionados con los proveedores y los registros de productos, tienen una fecha de vencimiento. Perder el control de estos plazos puede llevar al mantenimiento de certificados obsoletos y perjudicar a todo un negocio si no se renueva un título importante.
Información inexacta o incompleta
Es importante asegurarse de que todos sepan cómo y dónde se almacenan y rastrean los documentos para evitar que se procesen varias veces, lo que haría que el proceso de control fuera ineficiente.
Faltan archivos escaneados
El escaneo de archivos le permite acceder a la información rápidamente y le permite almacenar y administrar documentos de manera más segura, lo que reduce la probabilidad de que se pierdan.
Sistema de respaldo digital inexistente
Sepa cómo lidiar con situaciones inesperadas o de emergencia, como la recuperación de datos, asegurándose de que sus datos estén protegidos en las copias de seguridad.
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7 consejos sobre cómo realizar una buena gestión documental
De pequeñas empresas para las multinacionales es habitual tener que gestionar una serie de papeles y archivos como impresos administrativos, contratos, informes, órdenes de compra, recibos, etc., lo que dificulta una adecuada gestión documental.
Incluso con la tendencia a Escanear, las operaciones diarias de la empresa todavía dependen en cierta medida de los documentos en papel. ¿Te imaginas cuántos recursos se ahorrarían con un sistema de archivo más eficiente para tus documentos físicos y electrónicos?
Si desea saber cómo realizar una buena gestión documental para su empresa y aumentar la productividad de su negocio, ¡siga leyendo este artículo para ver los siete consejos que se enumeran a continuación!
Establecer una rutina de organización periódica
Primero, adquiera el hábito de organizar su negocio con regularidad. Determine qué documentos necesita para fines legales, cuáles todavía están en uso y cuáles ya no son necesarios. Guarde y archive lo que es importante para el negocio y destruya o deseche los archivos innecesarios que solo están acumulando polvo. Trate de hacer esto por lo menos una vez al mes.
Priorizar algunos procesos en línea
Si bien estamos acostumbrados a registrar datos importantes en papel, es una buena idea trasladar algunos de sus procesos al ámbito digital. Los contratos son una de las áreas que requieren mucho espacio de archivo, por lo que cada vez más empresas optan por utilizar software especializado para simplificar su gestión de documentos electrónicos.
Además, si bien los medios físicos pueden parecer seguros contra piratas informáticos que pretenden robar información administrada por una empresa, también existen riesgos al dejar información confidencial en papel, ya que el documento puede quedar en las bandejas de impresión, por ejemplo, o simplemente perderse. Al convertir documentos confidenciales en archivos digitales, agrega un nivel de control de acceso y seguridad.
Reúna sus archivos en un solo lugar
Trate de no dejar sus documentos esparcidos por la oficina o el espacio digital. Cuando organiza sus registros en una ubicación dedicada a dicha actividad, puede maximizar la practicidad y la eficiencia del proceso. En este sentido, vale la pena señalar que esta práctica garantiza que encontrará lo que busca rápidamente, pero también que otras personas que no están directamente involucradas en el proceso de organización también podrán encontrar lo que necesita.
Estandarizar el sistema de archivo
¿Ya sabe qué archivos se guardarán y dónde se almacenarán en el espacio físico y virtual? Entonces es el momento de poner en práctica el sistema de gestión para tu empresa. Aquí, es importante mantenerlo simple; Cualquiera debería poder navegar por los documentos digitales, encontrarlos en archivos físicos e implementarlos fácilmente.
aunque hay muchos softwares Para administrar sus archivos, una idea es subdividir cada tema en carpetas específicas, por ejemplo, Marketing, financieros, TI, productos, clientes, órdenes de trabajo, etc. Para tal organización, piense en lo que es adecuado para su negocio. Cree un formato de nomenclatura estandarizado y, si es necesario, incluya un código de colores.
Mantenga a sus empleados informados
Al mismo tiempo, asegúrese de actualizar a su equipo sobre los pasos que tomará con respecto a la optimización del sistema de archivo y administración. Después de todo, lo usarán y lo consultarán a diario, por lo que es importante capacitarlos y hacer que dominen esto tan bien como usted. Fomente los comentarios y sugerencias sobre cómo mejorar el proceso de administración de archivos de la empresa.
protege tus archivos
Cuando hablamos de cómo llevar a cabo una buena gestión documental, no podemos excluir la protección de datos, especialmente en el ámbito virtual.. Para empresas que trabajan con documentación digital, la seguridad de la información es una prioridad absoluta.
además de pérdidas financiero Inmediatamente, las violaciones de datos pueden generar problemas de cumplimiento, dañar la reputación de la marca e impactar negativamente en las relaciones con los clientes. Ya sea que utilice un sistema basado en la nube o un sistema híbrido, Es importante implementar las mejores prácticas para la seguridad de los documentos para evitar ser rehén de los ataques cibernéticos.
Mantén todo actualizado y haz copias de seguridad periódicas
Actualice o reorganice sus buenas prácticas de gestión de documentos con regularidad para garantizar un rendimiento óptimo, así como la continuidad del negocio y evitar descuidos potencialmente costosos.
Uno ventajas de los sistemas de almacenamiento basados en la nube es que permiten a las empresas proteger información valiosa en caso de fallas del sistema, filtraciones de datos y desastres naturales. Pero muchas empresas cometen el error de suponer que su proveedor de nube realiza una copia de seguridad automática de todos los datos de la empresa. Así que trate de estar atento a los controles regulares y asegúrese de que se hagan copias de seguridad de los documentos que necesita.
Finalmente, puede que estés familiarizado con algunos (o todos) de los errores más comunes en la gestión documental, pero ahora será más fácil optimizar tus procesos de negocio. Para eso, guarde estos consejos enumerados anteriormente y mira ahora el artículo que escribimos sobre ¿Qué es la gestión de procesos organizacionales y cómo ponerla en práctica?.
