¿Quieres aprender a ordenar y gestionar un documento como por ejemplo, archivo actual, intermedio y permanente? Ya sea en papel o digital, la documentación adecuada puede proporcionar información sobre el estado de un proceso o proyecto y las acciones que se han llevado a cabo. Se sabe, por ejemplo, si el material aún está en proceso o ha sido publicado, si puede haber nuevos comentarios o si ya no se puede modificar.
Hasta llegar a su destino final, cada dato debe pasar por un recorrido, que puede incluir diferentes etapas según el tipo, formato y propósito del material. Al fin y al cabo, cada empresa tramita un expediente según su estructura organizativo y los procesos de negocio subyacentes, definiendo así su propio ciclo único.
A continuación, presentamos el concepto de ciclo de vida del documento y la definición de archivos actuales, intermedios y permanentes para ayudarlo a mejorar la eficiencia en el procesamiento de la información de su negocio. ¡Verificar!
¿Qué es el ciclo de vida de un documento?
Construir un negocio implica acceder y utilizar la información adecuada, elemento esencial en cualquier ámbito, público o privado.
En este sentido, el ciclo de vida del documento cubre las distintas etapas del tratamiento de la documentación de una empresa, desde que se genera la información, hasta el tratamiento que dará lugar a su archivo o supresión definitiva, todo ello en cumplimiento de la ley.
También conocido como el teoría de las tres edades, este archivo comprende las sucesivas fases por las que pasa la información dentro de una organización. Es decir, desde su producción hasta su destino final.
Además, la teoría de las tres edades busca explicar detalles adicionales del ciclo, interpretando y proponiendo aplicaciones prácticas. En definitiva, el ciclo de vida de los archivos acumulados por una institución se divide en las siguientes edades: actual, intermedia y permanente.
Archivos actuales, intermedios y permanentes: ¿qué son?
Na gestión documental, los archivos actuales, con alta demanda de acceso, son esenciales para las operaciones diarias, requiriendo alta accesibilidad y seguridad. Su gestión eficiente minimiza el uso del espacio físico y optimiza los procesos, especialmente en su formato electrónico.
Por tanto, adoptar prácticas adecuadas a cada época, incluido el uso de tecnologías como la firma electrónica, es fundamental para una gestión documental que combine eficiencia, seguridad y preservación tanto en espacios digitales como físicos.
Primera edad: archivo actual
El archivo actual está formado por documentos que aún se están procesando o se siguen utilizando en el manejo (valor primario), son necesarios para el trabajo diario por su validez y potencial uso para fines administrativos, legales y fiscales.
Segunda edad: expediente intermedio
Los expedientes intermedios, por su parte, fueron trasladados desde la primera edad (actual) y, por tanto, ya no serán consultados, utilizados o incluso tratados con la misma frecuencia, sino que deberán ser conservados por razón de su carácter jurídico, probatorio y económico. valores.
Por tanto, estos documentos (valor primario) serán trasladados desde el área administrativa a un depósito de archivo intermedio, donde serán debidamente conservados hasta su destino final: disposición o recogida para almacenamiento permanente.
Mayores: archivo permanente
Finalmente, el archivo permanente comprende el conjunto de documentos que ya han cumplido los fines de su creación, cuyos plazos de prescripción han expirado, pero que ahora tienen un valor histórico y/o cultural y nunca serán eliminados.
Ahora se consideran una fuente de investigación e información para terceros y para la propia empresa. manejo, por lo que es muy importante almacenarlos de forma adecuada y segura para que la información no se pierda y se pueda encontrar rápidamente.
cada ciclo de archivo actual, intermedio y permanente comprende diferentes rutinas y procedimientos para el manejo y conservación de documentos y, en consecuencia, una adecuada organización. Las tres edades son complementarias. Obtenga más información sobre cada ciclo a continuación.
Características de los archivos actuales
De acuerdo con Arte. 8 § 1 de la Ley nº 8.159, de 8 de enero de 1991 (Política Nacional de Archivos Públicos y Privados), “los documentos vigentes son aquellos en trámite o que, aún sin movimiento, constituyen objeto de consultas frecuentes”.
De valor administrativo, la primera edad comprende el expediente que aún se encuentra en uso continuo. Importantes para la continuidad de las actividades de la empresa, se ubican cerca de sus usuarios directos, debido a la gran posibilidad de uso diario.
ser documentos electrónicos o en papel, manténgalos organizados y clasificados en sus respectivas carpetas o directorios personales/compartidos. Esto facilitará la identificación para su uso y posterior transferencia al archivo intermedio.
Los directorios personales se utilizan para archivar: documentos de trabajo elaborados por particulares tales como borradores, anteproyectos de memorandos, discursos, informes, contratos, etc. Escriba consejos para mantenerlos organizados:
- elimine las versiones provisionales y obsoletas de sus archivos una vez finalizada la versión final;
- transferir la versión final a una carpeta pública correspondiente;
- realice comprobaciones periódicas de los archivos almacenados en su disco;
- establecer un cronograma de retención y eliminación para cada espacio de trabajo colaborativo que aloje documentos con un período de utilidad administrativa;
- designar a una persona encargada de archivarlos en carpetas públicas en espera de su paso a la segunda edad.
Comprender los archivos intermedios
Como señala el artículo de la ley antes mencionado, “los documentos intermedios son aquellos que, no estando en uso corriente por los órganos productores, por razones de interés administrativo, aguardan su eliminación o recogida para su depósito permanente”.
Se concluye, por tanto, que los archivos intermedios son conservados por los departamentos de autoría de acuerdo al plazo establecido por el CONARQ (Consejo Nacional de Archivos), órgano colegiado, vinculado al Archivo Nacional del Ministerio de Justicia y Seguridad Pública, cuyo objeto definir la política nacional de archivos.
Se tienen en cuenta las necesidades de cada departamento y la prescripción legal. Se consultan sobre la base de su importancia legal, financiera o administrativa y, a menudo, se relacionan con una actividad o proyecto terminado.
La remisión de los documentos vigentes al archivo intermedio, donde quedarán a la espera del cumplimiento de los plazos y destino final, se denomina traslado. El envío de documentos al archivo permanente se denomina cobro.
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¿Cuándo llega un archivo al ciclo perma?
La ley también considera “conjuntos permanentes de documentos de valor histórico, probatorio e informativo que deben ser conservados definitivamente”. Además, el art. 10 determina que “los documentos de valor permanente son inalienables e imprescriptibles”.
Cuando se archiva de forma permanente, este documento suele adquirir un valor histórico. El ciclo entre la segunda (intermedia) y la tercera (permanente) edad es la última posibilidad de borrar un archivo.
Al llegar al ciclo permanente, el documento ya no será utilizado, sino que deberá ser archivado y su valor pasa a ser secundario. Generalmente, estos datos se utilizan para realizar consultas para saber cómo ha evolucionado todo. Es información que ya no es de uso administrativo, pero no se puede borrar.
Algunos ejemplos son contratos de préstamo, cronogramas de pago de deudas y activos especiales, informes a la gerencia, organigramas, resúmenes de principios. contabilidad utilizados por la organización, copias de legislación gubernamental relevante, regulaciones, lineamientos y otras reglas que afectan las operaciones, copias de contratos/arrendamientos a largo plazo, entre otros.
Documentos físicos y digitales
Cada vez más, la digitalización ha simplificado y reducido la burocracia: el archivo interno de grandes a pequeñas empresas. Por mucho que exista un ciclo de vida del documento físico (papel), digital y una forma mixta de estas dos posibilidades, las fases individuales apenas difieren entre sí.
En el ciclo de vida del papel, muchos pasos de procesamiento se realizan manualmente o se pasan de una persona a otra. Los datos se imprimen, escanean o archivan en la estación de trabajo de otra persona responsable, se almacenan en carpetas y se trituran en la máquina adecuada.
Si se realizan cambios en el documento, habrá que repetir muchos de los pasos, lo que puede retrasar mucho el proceso.
Por otro lado, estos pasos se pueden automatizar con el ciclo de vida del documentos digitales, lo que aumenta la transparencia y agilidad de cada paso. Independientemente de que sea impreso, digital o híbrido, se debe adoptar el modelo de archivo actual, intermedio y permanente para la organización del negocio, el cual también debe contar con un buen cuaderno para salvarlos.
Consecuencias de una mala gestión documental
Como puede ver a lo largo de este texto, clasificar correctamente sus documentos no es un animal de siete cabezas.
Aun así, hay precauciones que deben tomarse, como el hecho de que los documentos de archivo deben ir acompañados de un listado descriptivo que permita su identificación, control y pleno acceso, tanto durante el traslado como durante la recolección.
Intenta hacer tu día a día más fácil negocios, acelere los procesos y optimice el rendimiento en cada paso.
Al mismo tiempo, cada empresa debe tener un fuerte compromiso con altos estándares profesionales en la recopilación y documentación de evidencia para respaldar la Éxito en el negocio, pero también el trabajo de auditoría, después de todo, la precisión y confiabilidad de la información contable es extremadamente importante para la toma de decisiones.
Para asegurarse de mantener una documentación de alta calidad, que también beneficiará los procesos de recaudación de impuestos, impuestos sobre la renta y más, es importante comprender la teoría de las tres edades y aplicarla de manera eficiente para evitar la pérdida de documentos, la desorganización, entre otros daños que pueden comprometer el bien. -ser de su empresa.
¿Quieres saber por qué para evitar las consecuencias de una mala gestión en el ciclo de vida de tu archivo actual, intermedio y permanente? acceso Este artículo y empieza a priorizar estos cuidados.
