Aprender como colocar assinatura digital em PDF começa por diferenciar uma assinatura desenhada ou inserida como imagem de uma assinatura digital baseada em criptografia e certificado. Para assinar um PDF com certificado, você pode usar ferramentas como Adobe Acrobat ou uma plataforma de assinatura eletrônica compatível, como a ZapSign.
Também é possível inserir uma assinatura eletrônica sem certificado, dependendo do documento e do nível de evidência necessário. Por isso, o melhor método não é simplesmente o mais rápido: ele precisa ser adequado ao risco, às partes envolvidas e às formalidades jurídicas aplicáveis.
Neste guia, mostramos as diferenças entre assinatura eletrônica e digital, explicamos como assinar um PDF pelo Adobe, pelo Word e pela ZapSign e atualizamos o tutorial visual para o fluxo atual da plataforma.
Resumo
- Assinatura eletrônica é o conceito amplo; assinatura digital é uma modalidade que utiliza criptografia e certificado.
- No Adobe Acrobat, o PDF pode ser assinado diretamente com uma ID digital baseada em certificado.
- O Word permite assinar digitalmente arquivos do Office, mas exportar depois para PDF cria outro arquivo; se o PDF final precisa de assinatura digital, assine o PDF.
- Na ZapSign, você pode enviar o PDF, adicionar signatários, configurar autenticações, posicionar campos e acompanhar o processo.
- O plano Individual gratuito da ZapSign permite atualmente até três documentos por mês.
- A validade jurídica depende do método usado, das evidências e das formalidades exigidas para o documento.
Fatos rápidos
- Três modalidades: a Lei nº 14.063/2020 classifica as assinaturas eletrônicas em simples, avançadas e qualificadas.
- PDF com certificado: a Adobe orienta usar “Todas as ferramentas > Usar um certificado > Assinar digitalmente” para aplicar uma assinatura digital em PDF.
- Plano gratuito: a página oficial da ZapSign informa que o plano Individual custa R$ 0 e inclui três documentos por mês.
O que é assinatura digital?
Assinatura digital é um tipo específico de assinatura eletrônica que utiliza criptografia assimétrica e um certificado digital. A chave privada do titular é usada para gerar a assinatura, enquanto a chave pública correspondente permite verificar a relação entre a assinatura e o certificado.
Já recursos como assinatura desenhada na tela, selfie, token por e-mail ou SMS, endereço IP, dados do dispositivo e biometria podem fazer parte de outros fluxos de assinatura eletrônica e autenticação. Eles não devem ser descritos como se fossem, isoladamente, uma assinatura digital baseada em certificado.
Depois de concluído o processo, ferramentas de verificação de assinaturas podem analisar integridade, certificado, cadeia de confiança e outras evidências técnicas do arquivo.
No padrão brasileiro, certificados da ICP-Brasil são emitidos dentro de uma cadeia de confiança formada por Autoridades Certificadoras credenciadas. Entre os nomes comerciais comuns estão o e-CNPJ e certificados vinculados a pessoas físicas; tecnicamente, também existem formatos como A1 e A3.
Isso não significa que todo contrato digital precise usar ICP-Brasil nem que qualquer assinatura eletrônica tenha exatamente o mesmo nível de evidência. A validade jurídica depende do contexto, do método utilizado e das exigências aplicáveis ao ato.
Nosso conteúdo sobre a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 detalha a criação da ICP-Brasil. A MP nº 983/2020 foi posteriormente convertida na Lei nº 14.063/2020.
Diferença entre assinatura digital e assinatura eletrônica
Assinatura eletrônica é o conceito mais amplo para uma manifestação de vontade realizada por meio eletrônico. A legislação brasileira distingue assinaturas simples, avançadas e qualificadas.
Assinatura digital, em sentido técnico, utiliza criptografia e certificado. Quando o certificado pertence à ICP-Brasil, ela se enquadra como assinatura eletrônica qualificada. Uma imagem de assinatura manuscrita, por outro lado, é apenas uma representação visual e não possui, sozinha, as propriedades criptográficas de uma assinatura digital.
Na ZapSign temos dois princípios bem claros: validade jurídica e simplicidade. Continuo usando essa lógica para pensar o método de assinatura: a camada de segurança precisa ser proporcional ao risco e aumentar a confiança sem criar etapas que só reproduzem a burocracia do papel.
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Como colocar assinatura digital em PDF?
Existem diferentes formas de assinar um PDF. Você pode preparar o documento no Word, aplicar uma assinatura digital diretamente no Adobe Acrobat ou criar um fluxo de assinatura pela ZapSign.
| Método | O que faz | Certificado digital | Melhor uso |
|---|---|---|---|
| Adobe Acrobat | Aplica assinatura digital diretamente ao PDF | Sim, quando usada a opção de ID digital/certificado | Assinar o arquivo PDF final com certificado |
| Microsoft Word | Permite assinar digitalmente o arquivo do Office | Sim, em versões compatíveis | Assinar o documento Word; para PDF, prefira assinar após a exportação |
| ZapSign | Organiza signatários, autenticações, envio e auditoria | Opcional; pode ser configurado quando necessário | Fluxos com várias partes e diferentes níveis de autenticação |
Como colocar assinatura digital em PDF pelo Adobe Acrobat
Na interface atual do Adobe Acrobat, o caminho oficial para uma assinatura baseada em certificado é:
- abra o PDF e revise todas as páginas;
- acesse Todas as ferramentas > Usar um certificado;
- selecione Assinar digitalmente;
- desenhe o retângulo onde a representação visual da assinatura deverá aparecer;
- selecione sua ID digital, clique em continuar e confira os dados;
- informe a senha da ID digital, assine e salve o arquivo.
O Acrobat também permite bloquear o documento após a assinatura, quando essa opção for compatível com o fluxo. Antes de assinar, confirme se a ID digital escolhida corresponde ao titular e ao certificado que você realmente pretende utilizar.
Como colocar assinatura digital em PDF pelo Microsoft Word
O Word para desktop permite adicionar uma assinatura digital ao próprio arquivo do Office. Nas versões compatíveis, o caminho indicado pela Microsoft é Arquivo > Informações > Proteger Documento > Adicionar uma assinatura digital. Depois, escolha o tipo de compromisso, informe a finalidade e selecione o certificado apropriado.
Há um detalhe importante: assinar digitalmente o arquivo Word e depois exportá-lo para PDF não é o mesmo que aplicar uma assinatura digital ao PDF final. A exportação gera outro arquivo. Se o objetivo é entregar um PDF com assinatura digital verificável, exporte primeiro e assine o PDF depois com uma ferramenta compatível, como o Acrobat ou uma plataforma de assinatura.
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Como colocar assinatura digital em PDF pela ZapSign
A ZapSign permite criar um fluxo de assinatura para o PDF com diferentes signatários, autenticações e registros. Você pode usar assinatura eletrônica sem certificado ou configurar certificado digital quando o documento exigir assinatura qualificada.
As imagens abaixo mostram a interface da plataforma em 2022. Alguns botões e nomes mudaram desde então, mas elas continuam úteis para visualizar a lógica do fluxo; por isso, as instruções textuais refletem o funcionamento atual.
1. Acesse sua conta e crie um documento
Primeiramente, acesse o site da ZapSign, faça login e escolha Criar documento. Envie o PDF e avance para adicionar as pessoas que deverão assinar.
Se você também precisar assinar, inclua seu próprio nome entre os participantes. Para cada signatário, você pode configurar os dados e métodos de autenticação necessários ao processo.
2. Posicione assinaturas e vistos, se necessário
Na etapa de posicionamento, clique no local desejado e escolha o signatário e o campo. A documentação atual informa que assinatura e visto não precisam obrigatoriamente aparecer no corpo do PDF; se você não os posicionar, as evidências continuam registradas no relatório de assinaturas.
Os campos podem ser redimensionados e movidos. Ao finalizar, salve e continue para a etapa de envio.
3. Gere e compartilhe os links
A ZapSign gera um link para cada signatário. Você pode compartilhá-lo pelo canal adequado, inclusive WhatsApp, e-mail ou outra ferramenta de comunicação.
Também é possível ativar envio automático, personalizar a mensagem, configurar prazo para assinatura e criar lembretes enquanto a pessoa ainda não concluiu o documento.
4. Defina a ordem das assinaturas
Se um participante só puder assinar depois de outro, ative a ordenação antes de finalizar. A ZapSign notifica cada pessoa conforme a sequência definida.
5. Finalize o envio
Revise documento, signatários, autenticações, ordem e canais de envio. Depois, finalize o processo e acompanhe o andamento pelo painel.
6. Configure autenticações adicionais
Na etapa de adicionar signatários, a Autenticação Avançada permite configurar informações e métodos adicionais, como e-mail, telefone, selfie, documento de identidade e códigos. O artigo sobre assinatura eletrônica pelo celular mostra como esses fluxos podem ser concluídos em dispositivos móveis.
O nome “Autenticação Avançada” é uma funcionalidade da plataforma e não deve ser confundido automaticamente com a categoria jurídica de assinatura eletrônica avançada da Lei nº 14.063/2020. A classificação depende das evidências e requisitos efetivamente atendidos.
Quando o risco é maior, eu prefiro pensar em autenticação como uma combinação de evidências, e não como uma coleção de barreiras. No trabalho com Open Gateway, por exemplo, usamos informações da própria infraestrutura da rede móvel para ajudar a validar dados do signatário e combater fraude de identidade sem exigir uma nova etapa perceptível para quem assina.
Se o documento exigir assinatura qualificada, também é possível configurar certificado digital. Atualmente, esse método custa 5 créditos, equivalentes a R$ 0,50 por assinatura, e possui regras próprias de posicionamento e ordem de signatários.
7. Entenda o limite do plano gratuito
Assinar um documento recebido pode não exigir contratação pelo signatário. Para quem cria e envia documentos, o plano Individual da ZapSign permite atualmente até três documentos por mês. Nosso conteúdo sobre assinatura digital grátis detalha as possibilidades de uso sem custo.
Para volumes maiores, existem planos pagos com limites, usuários e recursos adicionais. Consulte sempre a página de preços antes de contratar, porque condições comerciais podem mudar.
Durante o processo, também é possível editar dados de signatários enquanto o estado do documento permitir.
No painel de documentos, o usuário acompanha status, pendências e organização dos arquivos de acordo com os recursos disponíveis em seu plano.
Pastas e recursos de organização ajudam a separar contratos, áreas ou etapas do processo. Depois que o fluxo estiver concluído, mantenha o arquivo final e as evidências vinculadas à assinatura.
O próprio documento final pode ser baixado em PDF para armazenamento e conferência posterior.
A plataforma ainda oferece recursos como modelos, campos preenchíveis, gestão de usuários, permissões, personalização visual e outras opções conforme o plano. A ZapSign também possui um selo eletrônico e soluções ligadas à sua atuação atual na ICP-Brasil.
Validade jurídica da assinatura digital em PDF no Brasil
Uma assinatura digital com certificado ICP-Brasil é uma assinatura eletrônica qualificada. A MP nº 2.200-2/2001 estabelece a presunção de veracidade das declarações constantes de documentos eletrônicos produzidos com processo de certificação disponibilizado pela ICP-Brasil em relação aos signatários, nos termos da norma.
O mesmo diploma também admite outros meios de comprovação de autoria e integridade, inclusive certificados não ICP-Brasil, quando aceitos pelas partes ou por quem recebe o documento. A Lei nº 14.063/2020, por sua vez, organiza as assinaturas eletrônicas em simples, avançadas e qualificadas.
Por isso, não é preciso afirmar que todo PDF assinado eletronicamente possui automaticamente “total validade” em qualquer país ou situação. Alguns atos têm formalidades próprias e podem exigir assinatura qualificada, reconhecimento específico, testemunhas ou outros requisitos.
Segurança e criptografia na assinatura digital
A assinatura digital utiliza criptografia assimétrica. A chave privada gera a assinatura; a chave pública permite verificá-la. Como a assinatura é matematicamente vinculada ao conteúdo, alterações posteriores incompatíveis podem ser detectadas na validação.
Isso não torna o arquivo literalmente impossível de modificar nem garante confidencialidade. Um PDF pode ser alterado, mas a mudança pode invalidar ou alterar o resultado da verificação. Para proteger o conteúdo contra leitura por terceiros, são necessários mecanismos próprios de acesso e criptografia.
Conformidade com a LGPD
Assinaturas eletrônicas podem gerar e tratar dados pessoais como nome, e-mail, telefone, IP, documentos e biometria, dependendo da autenticação configurada. A LGPD não torna uma plataforma automaticamente “conforme” apenas porque utiliza assinatura digital: o tratamento precisa respeitar finalidade, adequação, necessidade, segurança e as demais obrigações aplicáveis.
Em operações com dados sensíveis, como biometria, a organização deve avaliar base legal, necessidade do tratamento, controles de segurança e riscos aos titulares. A trilha de auditoria pode ajudar a demonstrar o que ocorreu no processo, mas não substitui governança de privacidade.
Qual é a melhor forma de colocar assinatura digital em PDF?
Se você já possui certificado e só precisa assinar o PDF final, o Adobe Acrobat é uma opção direta. Se o documento começa no Word, prepare e revise o conteúdo antes de exportar e aplique a assinatura digital ao PDF final quando essa for a exigência.
Já quando existem vários signatários, diferentes autenticações, ordem de assinatura, lembretes e necessidade de acompanhar o processo, uma plataforma especializada tende a ser mais adequada.
Depois de conhecer de perto a digitalização da Estônia, uma ideia ficou ainda mais clara para mim: transformação digital não é apenas colocar no computador o mesmo ritual que existia no papel. O ganho real aparece quando o processo é redesenhado para reduzir fricção sem sacrificar confiança — e a assinatura de PDFs é um bom exemplo disso.
Agora que você sabe como colocar assinatura digital em PDF e como escolher entre Adobe, Word e uma plataforma especializada, use o método que preserve as evidências necessárias ao seu documento.
Para criar e acompanhar documentos pela ZapSign, clique aqui para começar.
Perguntas frequentes (FAQ)
Abra o PDF em uma ferramenta compatível, selecione a opção de assinatura digital, escolha sua ID ou certificado e confirme a assinatura. Em plataformas como a ZapSign, você também pode configurar signatários, autenticações e acompanhar todo o fluxo.
Abra o PDF e acesse Todas as ferramentas > Usar um certificado > Assinar digitalmente. Marque a área da assinatura, selecione a ID digital, confira os dados, informe a senha quando solicitada e salve o arquivo assinado.
Você pode assinar digitalmente o arquivo Word, mas a exportação cria um novo PDF. Se o objetivo é que o PDF final contenha uma assinatura digital verificável, o caminho mais seguro é exportar primeiro e assinar o próprio PDF.
Sim. O plano Individual permite atualmente criar até três documentos por mês sem custo. O signatário recebe o link e conclui a assinatura conforme as autenticações definidas pelo remetente. Recursos adicionais podem depender do plano ou consumir créditos.
Pode ter. Assinaturas qualificadas com certificado ICP-Brasil possuem o tratamento previsto na legislação brasileira. Outros métodos eletrônicos também podem ser válidos, dependendo das evidências, da aceitação das partes e das formalidades específicas exigidas para o ato.
Getúlio Santos é CEO da ZapSign, advogado, entusiasta de tecnologia e empreendedor.
