A autenticação de documentos desempenha um papel fundamental na garantia da legitimidade e integridade de informações cruciais dentro da gestão de documentos de uma empresa. Este processo, muitas vezes subestimado, é essencial para assegurar a validade legal e a confiabilidade dos registros empresariais.
Afinal de contas, a validação formal de registros é especialmente vital em transações comerciais, contratos e outros documentos legais, nos quais a precisão e a legitimidade são imperativas – sobretudo se considerarmos os desafios atuais envolvendo as transformações digitais e o papel das novas tecnologias no contexto empresarial.
No artigo a seguir, explicaremos em detalhes o que é autenticação de documentos e forneceremos orientações práticas sobre como implementar esse procedimento de maneira eficaz em sua empresa.
O que é autenticação de documentos?
Podemos definir o conceito de autenticação de documentos como um processo essencial para a verificação e a garantia dos critérios de autenticidade, integridade e legitimidade de registros escritos, contratos e informações relevantes em um ambiente empresarial. Essa prática visa assegurar que os documentos não tenham sido adulterados, falsificados ou manipulados, conferindo-lhes validade legal e confiabilidade.
Esse processo se faz indispensável em transações comerciais, contratos legais e em situações em que a precisão das informações é fundamental. Ao compreender e implementar eficazmente métodos de autenticação, as empresas podem proteger-se contra fraudes, manter a conformidade legal e promover a confiabilidade em seus registros.
A relevância da autenticação de documentos para a segurança jurídica empresarial
A autenticação de documentos desempenha um papel crucial na segurança jurídica empresarial, assegurando a validade e a integridade dos registros, o que é fundamental em transações comerciais e contratos. Sua relevância, portanto, está diretamente ligada à segurança jurídica.
Ao adotar práticas eficientes de autenticação, as empresas garantem a conformidade legal, reduzem riscos de fraudes e mantêm a confiança nas transações comerciais.
A Lei nº 13.726/2018, conhecida como Lei da Desburocratização, trouxe mudanças expressivas na autenticação de documentos. Antes dela, o processo era moroso e burocrático, com procedimentos formais e custos adicionais. A promulgação da lei simplificou tais processos, eliminando a necessidade de reconhecimento de firma e dispensando autenticação em cópias em diversos casos.
Essa medida beneficiou as empresas, reduzindo a carga administrativa e custos, além de agilizar os procedimentos. A iniciativa reflete um movimento em direção à modernização e desburocratização, buscando um ambiente empresarial mais eficiente e adaptado às demandas contemporâneas.
Autenticação de documentos física X autenticação de documentos digital
A autenticação física e digital são abordagens distintas para verificar a autenticidade de documentos, cada uma com seus procedimentos e vantagens específicas.
Autenticação física
A autenticação física de documentos refere-se ao processo de verificar e certificar a autenticidade, integridade e legitimidade de registros impressos ou manuscritos. Essa categoria inclui métodos como os que destacamos abaixo.
Assinaturas manuais
O documento é assinado à mão, e a autenticidade é verificada comparando a assinatura com aquela registrada oficialmente.
Carimbos e selos
Utilização de carimbos, selos ou marcações físicas para certificar a autenticidade e a validade do documento.
Notarização
Um notário público testemunha a assinatura do documento, atestando sua autenticidade e conferindo validade legal.
A autenticação física oferece vantagens significativas, incluindo uma aceitação tradicional em muitos contextos legais, onde documentos autenticados fisicamente são amplamente reconhecidos como válidos.
Adicionalmente, a rastreabilidade física proporciona uma maneira visual de acompanhar o documento, facilitando a verificação de sua autenticidade.
Por fim, em muitos casos, a autenticação física desfruta de um reconhecimento universal, independente do acesso à tecnologia, destacando sua relevância em situações em que a presença tangível do documento é essencial.
Autenticação digital
A autenticação digital de documentos refere-se ao processo de verificar e certificar a autenticidade, integridade e legitimidade de registros eletrônicos por meio de métodos digitais. Ao contrário da autenticação física, que utiliza assinaturas manuais e carimbos, a autenticação digital envolve o uso de tecnologias criptográficas para garantir a segurança e a validade dos documentos.
Assinaturas digitais
Utilização de algoritmos criptográficos para associar eletronicamente a assinatura de uma pessoa a um documento, garantindo sua autenticidade e integridade.
Certificados digitais
Documentos eletrônicos são assinados digitalmente usando certificados digitais emitidos por uma autoridade de certificação confiável.
Hashing criptográfico
A criação de um código hash exclusivo para o documento, que pode ser usado para verificar se houve alterações no conteúdo.
A autenticação digital de documentos apresenta expressivas vantagens, destacando-se pela oferta de níveis mais elevados de segurança devido ao uso de criptografia robusta.
Outro ponto a se destacar é que os processos de autenticação digital são reconhecidos pela sua eficiência, agilizando procedimentos e reduzindo tanto a burocracia quanto os custos associados. A facilidade de armazenamento e compartilhamento eletrônico é outra vantagem notável, simplificando e agilizando a gestão de registros.
Em um contexto moderno, esses atributos fazem da autenticação digital uma escolha valiosa para organizações que buscam segurança, eficiência e praticidade na gestão de documentos.
Contudo, ambos os métodos têm seu lugar, e a escolha entre autenticação física e digital muitas vezes depende do contexto legal, das preferências da organização e dos requisitos específicos de segurança e eficiência – cabendo, em muitos casos, uma abordagem híbrida.
⚠️ Confira também estes artigos relacionados 👇
➡️ 13 dicas de como fazer uma boa gestão de documentos digitais
➡️ O que é arquivo corrente, intermediário e permanente no ciclo de vida dos documentos?
➡️ Saiba quais são as consequências da má gestão de documentos
Quais documentos devem ou não ser autenticados?
A necessidade de autenticação pode variar dependendo das leis locais, das políticas da instituição e da natureza específica do documento e da transação em questão. Entretanto, em um contexto geral, podemos identificar determinados documentos comumente autenticados:
Contratos comerciais
Acordos formais entre partes, muitas vezes exigindo autenticação para garantir sua validade legal.
Escrituras de imóveis
Documentos que transferem a propriedade de um imóvel, geralmente autenticados para registro em cartório.
Procurações
Documentos que concedem poderes legais a outra pessoa, frequentemente autenticados para assegurar sua validade.
Certidões de nascimento, casamento e óbito
Documentos vitais que podem ser autenticados para diversos fins legais.
Documentos bancários
Alguns documentos financeiros, como procurações para transações bancárias específicas, podem exigir autenticação.
Documentos legais e judiciais
Petições, sentenças e outros documentos legais frequentemente requerem autenticação para efeitos legais.
Documentos notariais
Documentos notarizados por um notário público, como declarações juramentadas e reconhecimentos de firma.
Da mesma forma, alguns documentos, por via de regra, não costumam exigir autenticação.
Documentos internos da empresa
Documentos de uso interno da empresa, como memorandos e comunicados internos, geralmente não exigem autenticação.
Documentos informais
Correspondências e comunicações informais que não têm implicações legais ou não são destinadas a transações oficiais podem dispensar autenticação.
Documentos pessoais sem implicações legais
Documentos pessoais, como cartas pessoais e lembretes, que não têm relevância legal direta podem ser dispensados de autenticação.
Certificados de conclusão de cursos e treinamentos
Em alguns casos, certificados de cursos e treinamentos podem ser dispensados de autenticação, dependendo do contexto.
Comprovantes de residência para uso pessoal
Em situações cotidianas, como mudanças de endereço pessoal, comprovantes de residência para uso pessoal podem não requerer autenticação.
Como autenticar documentos
A seguir, apresentaremos, passo-a-passo, os processos de autenticação de documentos, tanto em nível físico quanto digital:
Autenticação física de documentos
1. Preparação dos documentos
Organize os documentos que precisam de autenticação, garantindo que estejam completos e corretos.
2. Escolha do método de autenticação
Selecione o método apropriado de autenticação física, como reconhecimento de firma, notarização ou uso de carimbos e selos.
3. Reconhecimento de firma
Caso o reconhecimento de firma seja exigido, dirija-se a um cartório com documento de identificação e assine o documento na presença do tabelião.
4. Notarização
Se a notarização for necessária, agende uma visita a um notário público, apresente os documentos e assine-os na presença do notário.
5. Carimbos e selos
Se o método escolhido envolver carimbos ou selos, aplique-os conforme as instruções, garantindo que estejam legíveis e visíveis.
6. Registro
Em alguns casos, os documentos autenticados podem precisar ser registrados em cartório para garantir sua validade legal.
7. Armazenamento seguro
Guarde os documentos autenticados em local seguro, mantendo cópias se necessário, e esteja ciente da validade temporal da autenticação.
Autenticação digital de documentos
1. Escolha da plataforma de assinatura digital
Opte por uma plataforma de assinatura digital confiável que ofereça recursos de autenticação, como assinaturas digitais e certificados.
2. Upload dos documentos
Faça o upload dos documentos eletrônicos na plataforma, garantindo que estejam em formato adequado e sejam legíveis.
3. Identificação digital
Selecione o método de identificação digital, que pode envolver autenticação por senha, autenticação de dois fatores ou uso de certificados digitais.
4. Assinatura digital
Assine digitalmente os documentos usando a ferramenta de assinatura digital da plataforma, garantindo que a assinatura esteja vinculada à sua identificação digital.
5. Geração de certificado digital
Se a plataforma utilizar certificados digitais, certifique-se de que um certificado seja gerado e vinculado ao documento.
6. Download e armazenamento seguro
Baixe os documentos assinados digitalmente e armazene-os em um local seguro. Certifique-se de que a plataforma forneça evidências de autenticidade, como registros de auditoria.
7. Compartilhamento seguro
Se for necessário compartilhar os documentos autenticados digitalmente, utilize métodos seguros, como envio por e-mail seguro ou compartilhamento em plataformas protegidas por senha.
Ao final desta leitura, torna-se evidente que a correta autenticação de documentos desempenha um papel crucial na segurança e eficiência dos processos empresariais: garantir a autenticidade e integridade dos registros não apenas fortalece a segurança jurídica da empresa, reduzindo riscos legais, mas também promove eficiência ao simplificar procedimentos burocráticos.
Portanto, adaptar-se às novas tecnologias de autenticação, como assinaturas digitais, não apenas agiliza os processos, mas também reflete a modernização e a inovação que são essenciais nos ambientes de negócios atuais.
Por isso, convidamos você a explorar a ZapSign, uma plataforma de assinaturas digitais que oferece uma maneira segura e eficiente de organizar documentos assinados eletronicamente.
Se você deseja simplificar seus processos, reduzir sua papelada e elevar a segurança dos seus registros, não deixe de clicar aqui para descobrir como a ZapSign pode transformar a gestão de documentos na sua empresa!
