A assinatura híbrida, uma combinação de assinatura eletrônica e digital no mesmo documento, está revolucionando a maneira como formalizamos acordos e contratos. Não se trata apenas de adicionar uma camada de conveniência, mas de abrir novas possibilidades no mundo dos negócios.
Antigamente, todos os signatários precisavam utilizar a mesma forma de assinatura, seja ela digital ou eletrônica. No entanto, agora é possível escolher qual tipo de assinatura é mais adequado para cada pessoa envolvida no processo. Isso significa mais flexibilidade e agilidade na formalização de acordos.
A assinatura híbrida é respaldada pela legislação brasileira, garantindo sua validade jurídica. Ela pode ser utilizada em uma ampla variedade de documentos, desde contratos comerciais até documentos internos de empresas. Além disso, sua adoção contribui para a redução de custos com logística e agiliza processos internos.
Portanto, neste artigo, exploraremos mais detalhadamente como funciona a assinatura híbrida, suas vantagens e como você pode implementá-la em sua empresa. Continue a leitura até o final!
O que é assinatura híbrida e por que usá-la?
Uma assinatura híbrida é uma combinação inteligente de dois métodos de assinatura eletrônica: a assinatura digital e a assinatura eletrônica. Ou seja, diferentemente do que muitos pensam, ela não envolve uma assinatura física e outra digital, mas sim a fusão da assinatura eletrônica, que não requer um certificado digital, com a assinatura digital, que faz uso desse certificado.
A principal característica da assinatura híbrida é sua flexibilidade. Ela permite que cada signatário escolha o método de assinatura mais conveniente, tornando o processo de formalização de documentos e contratos mais eficiente.
Então, como funciona a assinatura híbrida em um ambiente online? A utilização da assinatura digital é bastante simples e geralmente ocorre por meio de plataformas especializadas. Os documentos podem ser criados no sistema ou enviados já prontos.
Os signatários, por sua vez, podem realizar as assinaturas de forma rápida e conveniente, seja utilizando o certificado para a assinatura digital ou fazendo uma assinatura eletrônica, que pode variar em termos de segurança.
Existem diferentes tipos de assinatura eletrônica, desde a simples, que envolve o preenchimento de um formulário online, até a avançada, que confirma a identidade do usuário com um sistema mais eficiente. A assinatura eletrônica qualificada, por outro lado, corresponde à assinatura do usuário feita de próprio punho, com reconhecimento em cartório. A escolha do tipo de assinatura deve ser feita com base nas necessidades e requisitos específicos de cada caso.
Para adquirir a assinatura híbrida e implementá-la em sua empresa, é recomendável contratar uma plataforma especializada que fornecerá orientações necessárias para garantir um processo seguro.
Qual é a diferença entre assinatura digital e eletrônica?
Muitas pessoas podem confundir esses dois tipos de assinatura, mas eles têm diferenças significativas em termos de tecnologia e requisitos legais.
A assinatura digital é uma marca criptográfica inserida em um documento digital. Para utilizar a assinatura digital, é necessário ter um certificado digital, que funciona como uma identidade eletrônica.
Esse certificado é emitido por uma Autoridade Certificadora e é protegido por criptografia. A assinatura digital garante a autenticidade do assinante e a integridade do documento. Ela possui validade jurídica, assim como uma assinatura manuscrita.
A assinatura eletrônica, por outro lado, não requer um certificado digital. Ela se baseia em evidências digitais, como geolocalização, endereço de IP e outros dados capturados no momento da assinatura, para confirmar a identidade do assinante. A validade jurídica da assinatura eletrônica depende da aceitação de todas as partes envolvidas no processo.
Mas, é possível ter uma assinatura digital e física no mesmo documento?
Essa é uma pergunta pertinente e, para respondê-la, precisamos entender a dinâmica das assinaturas híbridas.
A assinatura digital, respaldada por certificados digitais e criptografia assimétrica, garante a autenticidade e a integridade dos documentos eletrônicos. Ela é reconhecida legalmente em muitas jurisdições e é uma alternativa eficaz às assinaturas manuscritas tradicionais. Por outro lado, as assinaturas manuais, embora antigas e amplamente aceitas, estão sujeitas a fraudes e podem ser um gargalo nos fluxos de trabalho modernos.
Agora, imagine uma situação em que duas partes em um contrato desejam adotar abordagens diferentes para assinar um documento. Uma parte opta pela conveniência da assinatura digital, enquanto a outra prefere a tangibilidade da assinatura manuscrita em papel. É nesse cenário que a assinatura híbrida entra em jogo.
No entanto, é crucial entender que, para garantir a segurança jurídica, o tipo de documento em questão desempenha um papel fundamental. Documentos originados eletronicamente, como contratos digitais, quando assinados digitalmente e manualmente, podem perder sua validade jurídica.
Afinal, a assinatura digital foi projetada para o ambiente digital e é baseada em criptografia, tornando qualquer tentativa de alteração detectável. Converter um documento eletrônico em um documento físico implica riscos de autenticação.
Por outro lado, documentos físicos, como contratos em papel, devem ser formalizados integralmente com assinaturas manuais. Nesse caso, a validade legal frequentemente requer o reconhecimento de firma em cartório ou tabelionato, onde o signatário se apresenta pessoalmente e a assinatura é autenticada.
Logo, a resposta à pergunta sobre a possibilidade de ter uma assinatura digital e física no mesmo documento é sim, mas depende do tipo de documento e dos procedimentos legais aplicáveis.
Quando usar uma assinatura híbrida?
Abaixo estão algumas situações em que esse tipo de assinatura pode ser aplicado.
Flexibilidade para os signatários
A assinatura híbrida oferece a flexibilidade de escolha para os signatários. Cada pessoa envolvida pode optar por usar a assinatura que melhor se adapte às suas necessidades, seja a assinatura digital com certificado ou a assinatura eletrônica. Isso torna o processo mais conveniente para todos os envolvidos.
Facilitação de processos internos
Dentro de uma empresa, a assinatura híbrida pode ser uma ótima maneira de otimizar processos internos. Por exemplo, o responsável legal da empresa pode usar uma assinatura digital com certificado, enquanto os funcionários utilizam a assinatura eletrônica para documentos internos, como solicitações de férias ou memorandos.
Documentos com signatários diversificados
Quando você está lidando com contratos ou documentos que envolvem um grupo diversificado de pessoas ou empresas, a assinatura híbrida permite que todos participem do processo de assinatura, independentemente da posse do certificado.
Agilidade e redução de burocracia
A combinação de assinatura digital e eletrônica em um único documento agiliza o processo de formalização. Não é necessário lidar com a burocracia para garantir que todos os envolvidos tenham um certificado digital, tornando o processo mais rápido e prático.
Redução do uso de papel
O uso da assinatura híbrida elimina a necessidade de imprimir vários documentos em papel, uma vez que todo o processo pode ser conduzido online. Isso contribui para a iniciativa “paperless“, que é importante nos dias de hoje em busca de sustentabilidade e redução de desperdício.
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Quais são as vantagens da assinatura híbrida?
A assinatura híbrida oferece diversos benefícios que a tornam uma opção valiosa para a formalização de contratos e documentos.
Ampla acessibilidade à assinatura online
Esta é uma das principais vantagens da assinatura híbrida. Ela não restringe o acesso apenas àqueles que possuem um certificado digital, o que é uma característica importante, pois nem todos os documentos exigem uma assinatura digital. Assim como no mundo físico, onde a assinatura manual é usada em poucos casos, no ambiente digital, muitos documentos podem ser assinados de forma mais simples.
Agilidade
A agilidade é outro ponto positivo da assinatura híbrida. Ao permitir que cada signatário escolha o tipo de assinatura que preferir, o processo de formalização se torna mais rápido e conveniente. Isso é especialmente útil em situações em que a burocracia pode ser reduzida, tornando os acordos mais eficientes.
Combinação dos formatos de assinaturas
A possibilidade de combinar assinaturas digital e eletrônica também é benéfica para otimizar processos internos em empresas. Funcionários e fornecedores podem assinar documentos eletrônicos, enquanto o responsável legal da empresa pode usar o certificado para garantir a autenticidade. Isso pode ser aplicado em contratações, solicitação de férias, memorandos e mais.
Qual plataforma permite usar assinatura híbrida (ou seja, tanto digital quanto eletrônica)?
Como você pôde conferir ao longo deste artigo, a assinatura híbrida, que combina os elementos da assinatura digital e eletrônica, está se tornando cada vez mais essencial para empresas em busca de eficiência e segurança em seus processos de assinatura de documentos.
Mas, afinal, qual plataforma permite usar essa modalidade tão versátil? A resposta está na ZapSign.
Veja a seguir o que você obterá ao adotar a assinatura híbrida pela plataforma.
Milhões de pessoas usam a ZapSign
Com mais de 16 milhões de documentos assinados e uma presença em 17 países, a ZapSign é a solução definitiva para simplificar o processo de coleta de assinaturas em sua empresa. Essa plataforma, que atende mais de 1 milhão de usuários ativos, oferece muito mais do que apenas assinaturas – ela permite criar, enviar, aprovar e armazenar seus documentos com total validade jurídica.
ZapSign é fácil de usar
Uma das maiores vantagens da ZapSign é sua facilidade de uso. Coletar assinaturas de propostas e contratos comerciais não precisa ser uma tarefa demorada e complexa. Com a ZapSign, você pode fazer isso em menos de 2 minutos, poupando tempo precioso que pode ser direcionado para o crescimento do seu negócio.
A ZapSign se ajusta à identidade visual da sua marca
Além do mais, a ZapSign oferece a personalização com as cores e a marca da sua empresa. Seus clientes verão seu logotipo e as cores da sua marca, o que ajuda a fortalecer sua identidade corporativa em cada interação.
O processo de assinatura é rápido
Outro benefício notável é a velocidade. A ZapSign torna a assinatura de documentos 90% mais rápida, seja criando modelos reutilizáveis ou integrando a plataforma com suas ferramentas preferidas.
Você pode subir um arquivo, adicionar os signatários e compartilhar o link para que assinem a partir de qualquer dispositivo. E o melhor: você acompanha o status em tempo real, sendo notificado por e-mail assim que o documento for assinado.
Segurança em diversos níveis
Quando se trata de segurança, a ZapSign se destaca. A assinatura eletrônica é tão segura quanto a assinatura em papel, e é reconhecida por lei no Brasil e em muitos outros países. Os documentos são certificados digitalmente com o certificado A1 ICP-Brasil, e a plataforma oferece diferentes níveis de segurança, incluindo reconhecimento facial, certificado digital e verificação por e-mail ou telefone.
Integração com outras ferramentas
E se você deseja integrar a ZapSign às suas ferramentas preferidas, a plataforma oferece opções para armazenamento em nuvem, ERP, CRM e integrações via API, permitindo que você automatize tarefas, melhore a visibilidade de processos e reduza erros e custos.
Assim, agora que você sabe o que é uma assinatura híbrida e como podemos te ajudar a ter uma, que tal começar agora mesmo? Clique aqui para fazer o seu cadastro na ZapSign!
