Nos dias de hoje, os constantes avanços tecnológicos são percebidos como elementos essenciais para as empresas que desejam modernizar os seus processos de gestão, tal como a assinatura eletrônica para empresas.
Afinal, uma vez que o público passa a ter uma melhor percepção sobre as marcas cujos serviços são aprimorados por meio da implementação de ferramentas digitais inovadoras.
Nesse sentido, a assinatura eletrônica de documentos para empresas se destaca como uma das soluções mais benéficas no que diz respeito ao crescimento de um negócio.
De fato, são tantas organizações aderindo à ferramenta, que seria correto afirmar que a assinatura eletrônica para empresas não configura mais uma tendência, mas uma realidade que se firma de maneira incontestavelmente sólida e definitiva dentro do cenário corporativo.
Mesmo assim, a despeito do fato de ser um formato crescente no mercado, muitas pessoas, incluindo gestores experientes, ainda têm dúvidas sobre o uso da assinatura eletrônica para empresas, não compreendendo muito bem o seu conceito, como funciona e seus principais benefícios.
Para elucidar esses pontos de uma vez por todas, produzimos este guia completo. Continue a leitura!
O que, afinal, é a assinatura eletrônica?
Inicialmente, podemos definir o conceito de assinatura eletrônica como uma forma legal e eficiente de obter aprovação ou consentimento de alguém mediante um reconhecimento que se dá em âmbito eletrônico.
Com efeito, podemos dizer que a assinatura eletrônica serve – de forma segura, verificável e juridicamente válida – como uma forma moderna e segura de substituir a tradicional assinatura de próprio punho, principalmente de documentos e contratos.
Assim, todos os processos envolvidos na assinatura manual de um documento que incluem idas a cartórios ou envios dos papéis por correio ou motoboy para que um acordo seja firmado podem ser dispensados com a aquisição de uma assinatura eletrônica, já que tudo ocorre em espaço virtual.
Acrescentamos que esse mesmo princípio também é válido para outras formas de reconhecimento, que também podem ser considerados diferentes tipos de assinatura eletrônica.
Alguns exemplos comuns são o reconhecimento biométrico, quando você vai ao banco e precisa inserir o dedo no caixa eletrônico, ou os tokens utilizados para reconhecer a identificação do usuário de algum serviços na Internet, ou mesmo a execução de um login a partir de uma senha pessoal.
Portanto, embora nos tempos analógicos a forma de reconhecimento pessoal mais comum fosse a assinatura (que, em alguns casos, precisa ser autenticada em cartório), esse leque é muito mais variado na era dos documentos eletrônicos, o que, inclusive, facilita a contratação de funcionários, fornecedores e clientes.
Sobretudo na atualidade, em que boa parte do trabalho é realizado via home office, isso é muito benéfico, pois é o que possibilita que as pessoas não precisem estar no seu escritório para firmar os documentos que comprovem a nova parceria ou contratação.
Elas podem estar em qualquer lugar para assiná-los desde que tenham acesso às ferramentas necessárias.
Quais são os principais benefícios da assinatura eletrônica para empresas?
São vários os benefícios oferecidos pela assinatura digital e eletrônica para empresas. A seguir, destacamos alguns dos principais.
Redução de custos
Trabalhar com documentos físicos é uma prática ainda recorrente em muitas empresas tradicionais, que não percebem como isso envolve uma série de custos que poderiam ser evitados.
Para começar, a impressão de documentos físicos envolve muito investimento em papel e toner para impressora – e o reflexo disso no seu faturamento pode ser demasiadamente alto.
Além disso, se os signatários não puderem ir ao seu escritório ou viverem em outra cidade ou país, é necessário gastar com o envio do papel até a pessoa, para que ela assine e devolva-o a você.
Esses processos não existem nas assinaturas digital e eletrônica, tornando-as mais vantajosas no sentido financeiro.
Organização administrativa
Quando você passa a ter muitos documentos impressos na gestão da sua empresa, precisa de um lugar para armazená-los. Em alguns casos, um armário é suficiente, em outros é preciso reservar uma sala inteira para guardar tudo. Encontrar um único documento nos meio de tantos papéis pode tomar uma parte significativa do seu tempo.
Na assinatura eletrônica, você passa a ter uma organização melhor visto que todos os documentos ficam ordenados na plataforma eletrônica, basta fazer uma busca para encontrar aquele que você precisa.
Agilidade
O avanço da tecnologia e comunicação nos últimos anos fez todos nos acostumarmos com processos cada vez mais rápidos. Com as assinaturas, não podia ser diferente.
O processo de assinatura de contrato que, quando feito de forma tradicional, pode levar até alguns dias – enquanto, na assinatura eletrônica, isso pode ser feito no mesmo instante, facilitando um aumento exponencial no número de contratações por mês.
Mobilidade
Mesmo que o escritório seja o ponto central das suas atividades laborais, você não fica nele o tempo inteiro: há momentos em que você precisa se ausentar para cuidar de outros assuntos, o que antes representava um empecilho para ações presenciais, como a assinatura de documentos.
Porém, os tempos mudaram, com a assinatura eletrônica você consegue fazer isso de qualquer lugar.
Segurança
É extremamente comum que o consumidor tenha receio de comprar um produto ou contratar o serviço de uma empresa por não ter uma marca conhecida ou etapas de contratação bem definidas.
Afinal, um acordo feito via troca de e-mails ou meramente verbal, sem contrato, isso passa uma impressão de pouca segurança, fazendo com que a pessoa fique com desdém de ir adiante por não ter a certeza de que está em contato com uma empresa séria.
Na contramão disso, o contrato eletrônico faz com que o público se sinta mais seguro, já que a assinatura permite que todas as partes fiquem protegidas juridicamente, e certas de que cada ponto levantado no documento será honrado durante o tempo de vigência da contratação.
Menos burocracia
A assinatura de um documento físico é bem burocrática, sobretudo quando exige firma reconhecida em cartório. Esse processo é realizado com a finalidade de garantir a autoria da assinatura feita por uma pessoa que recebe um reforço da fé pública, pois o tabelião pode afirmar, de fato, que a firma pertence à pessoa constituída como signatária.
Assim, a marcha contratual acaba sendo muito laboriosa para as partes, o que contribui para que algumas pessoas deixem o contrato de lado a fim de não precisar passar por todos esses passos que podem retardar o início do trabalho acordado.
No entanto, como dito, o caminho certo não é deixar de assinar o documento e sim fazê-lo de uma forma mais prática, tal como propõe a assinatura eletrônica que simplifica tudo isso ao simples clique de um botão.
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Como fazer assinatura eletrônica para empresas pela ZapSign
Em um primeiro momento, a assinatura eletrônica para empresas pode parecer complexo para alguns.
Na verdade, porém, trata-se de um procedimento extremamente simples, conforme você poderá conferir ao seguir o passo-a-passo que apresentaremos agora. Como base, utilizaremos as etapas da plataforma ZapSign.
1. Suba o documento para a plataforma
Primeiramente, converta o documento digital em formato PDF. Se você tiver o documento no Google Drive, basta ir em “Arquivo / Fazer o download / Documento PDF”. Caso o tenha no formato .doc no seu computador, pode usar conversores para PDF como este.
Em seguida, dentro do dashboard da plataforma, clique em “+NOVO” para submeter um novo documento.
Na tela seguinte, faça o upload do documento salvo no seu computador ao clicar em “selecionar documento”.
2. Determine os signatários
Após inserir o nome completo das demais pessoas que deverão assinar, clique em “continuar”, a não ser que você queira utilizar o recurso da autenticação avançada.
Ao clicar no botão de mesmo nome, aparecerá a tela acima com nome, e-mail, método de autenticação, número de telefone e função do signatário (testemunha, assinar para aprovar ou para acusar recebimento). Também é possível exigir uma selfie e documento de identidade.
Há também a opção de posicionar em que área do documento a assinatura deverá ser inserida. Se não achar necessário, basta continuar sem posicionar.
3. Envie o link de assinatura às partes
Nesta etapa, a ZapSign gerará um link que você pode enviar aos seus signatários. A opção “Desejo que a ZapSign envie os links de assinatura aos signatários” permite ainda que você envie o link por e-mail.
Quando os destinatários recebem o link e clicam nele, visualizam a seguinte tela.
Após clicar em “assinar”, a plataforma pede que os signatários insiram seus nomes completos, e-mails e números de telefone. Ao fazerem isso, passam então a concordar com a política de privacidade, e pronto: a assinatura eletrônica está concluída com sucesso, e em pouquíssimos passos!
Agora que você compreende como é benéfico o uso da assinatura eletrônica para empresas, que tal conhecer melhor a solução de assinatura eletrônica da ZapSign?
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