Analisando o mercado atual, fica evidente que, para que os processos de um negócio tornem-se otimizados e fluidos, é necessária adoção das melhores metodologias de gestão – ou seja, aquelas que favoreçam boas análises sobre o fluxo dos projetos e sobre o contexto do mercado, o que requer um software de gestão de projetos.
Nesse sentido, é correto afirmar que o uso competente desse programa caminha de mãos dadas com essas metodologias.
Se, no passado, essas práticas costumavam ocorrer por meio de anotações, agendas e uma infinidade de papéis e documentos físicos, nos dias de hoje, percebemos que essas práticas já se fazem engessadas e obsoletas – sobretudo, se lançarmos uma perspectiva maior sobre a questão, considerando grandes cadeias de processos, que tornam o fazer analógico simplesmente incompatível com tamanha demanda.
O valor dessas práticas, entretanto, aplica-se também a pequenas empresas. Afinal, espera-se de qualquer empreendimento que seu desempenho siga em constante ascensão, e, diante de um eventual crescimento, é de suma importância começar desde já a implementar as estratégias corretas.
Por isso, nós, da ZapSign, preparamos este artigo sobre software de gestão de projetos. Ao longo da leitura, explicaremos tudo sobre o que, de fato, são essas aplicações, qual a sua importância nos processos internos de uma empresa e uma lista com as melhores opções dentre as disponíveis no mercado.
O que é um software de gestão de projetos?
Primeiramente, é necessário introduzir o conceito de gerenciamento de projetos em si. Conforme descrito no Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos, trata-se da “aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas nas atividades do projeto, a fim de atender seus requisitos”.
Podemos, portanto, definir o conceito de software de gestão de projeto como uma ferramenta tecnológica de viabilização de projetos. Hoje, esse tipo de solução é utilizado por uma vasta gama de empresas e corporações como principal instrumento de programação de ações, alocação de recursos, rastreio de resultados e gestão de projetos.
Trata-se de uma forma eficaz e centralizada de execução de gestão de tarefas e documentações, controle de orçamento e integração entre os diferentes setores de uma empresa e suas respectivas equipes.
Qual a importância de um software de gestão de projetos dentro de uma empresa?
Uma vez compreendido o conceito de software de gerenciamento de projetos, podemos agora dissertar sobre sua importância. Para tal, é relevante compreender alguns dados pertinentes:
Dados recentes da Hive apontam que 77% dos projetos com altos níveis de desempenho ocorrem por meio do uso de um software de gerenciamento de projetos. Números impressionantes visto que, de acordo com a pesquisa The State of Project Management 2018, apenas 22% das organizações usaram o recurso.
Mesmo assim, infelizmente, 58% das organizações considera o uso de software de gerenciamento de projetos um investimento sem muito valor, segundo o PMI – pensamento este que se mostra um tanto equivocado.
Afinal, hoje, estima-se que as empresas que se valem de práticas modernas de gerenciamento de projetos gastam, em média, 28 vezes menos dinheiro do que aquelas que mantém-se presas às práticas do passado.
Afirmamos, portanto, que um gerenciamento de projetos bem conduzido tem a capacidade de direcionar um projeto em direção a um desempenho claro, visionário, objetivo e que promova a motivação.
Por fim, convém destacar que o uso de um software adequado no gerenciamento de seus projetos possibilita uma condução realista das atividades, possibilitando o estabelecimento e o cumprimento de prazos, orçamentos e demais objetivos – tudo isso mantendo a devida padronização e os critérios de qualidade esperados.
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Quais são os melhores 9 softwares de gestão de projetos?
Após tudo o que foi dito aqui, podemos, com efeito, estabelecer que um projeto bem executado é, por sua própria definição, aquele cujos resultados se apresentam de forma positiva, unindo otimização dos mais diversos recursos financeiros, humanos e materiais envolvidos em seu desenvolvimento.
Nesse sentido, já ficou mais do que claro que o uso de softwares de gestão de projetos constitui uma peça-chave para sua viabilização.
Considerando as diversas opções de soluções específicas disponíveis no mercado, faz-se necessário conhecer bem a sua empresa em todos os seus aspectos, a fim de determinar suas principais necessidades.
Assim, será fácil filtrar todas as opções que se apresentam e selecionar a que melhor convier para a sua organização.
Para te ajudar nesta tarefa, elencamos a seguir algumas dentre as principais soluções que se destacam entre os maiores softwares de gestão de projetos do mercado.
1. Trello
O Trello é a sugestão ideal para encabeçar a nossa lista – isso porque trata-se de uma popular ferramenta de gestão de projetos, cuja interface simples e intuitiva, baseada na organização dos projetos em quadros.
Isso facilita a separação do processo em etapas e sua divisão de acordo com cada setor, além da divisão de tarefas e do acompanhamento individual do trabalho de cada pessoa envolvida no projeto.
Outra vantagem é que a ferramenta é de uso gratuito: para utilizá-lo, basta apenas criar a sua conta no site do Trello.
2. Kanban
Outra excelente opção é o Kanban, cujo nome vem da palavra de origem japonesa que significa “quadros”. Utilizando-se da metodologia Lean e Six Sigma, essa ferramenta de gestão visual é de grande ajuda no gerenciamento de projetos.
Sua facilidade de implementação e uso tornam o Kanban um dos principais instrumentos de organização de tarefas e comunicação interna.
3. Slack
O Slack é um aplicativo gratuito. Disponível tanto para Android quanto para iOS e desktop, oferece uma das melhores ferramentas de suporte ao usuário, sendo utilizado largamente por diversas empresas dos mais variados portes e ramos de atuação.
Um de seus grandes destaques está no recurso de salas virtuais, que permite aos usuários compartilhar desde mensagens de textos e fotos até vídeos e áudios, tornando a comunicação da equipe versátil, dinâmica e otimizada.
4. Microsoft Project
A gigante Microsoft também possui sua própria plataforma voltada para gestão de projetos. O Microsoft Project, ou MS Project, como é popularmente conhecido, é um dos mais implementados quando o assunto é a abordagem tecnológica das mais variadas etapas de um projeto.
Esse software de gestão de projetos se vale da metodologia do PMBOK®, que cai como uma luva, diante de suas particularidades.
5. Artia
Sem dúvidas, o Artia representa uma das soluções mais completas em matéria de software de gestão de projetos. Extremamente eficaz no que diz respeito a controle financeiro, gestão de horas, relatórios de desempenho e muitos outros recursos, oferece, ainda, uma interface extremamente intuitiva e prática.
Destaca-se por fazer uso da técnica Pomodoro, que permite dividir o trabalho em períodos de 25 minutos e os intervalos em tempos de 5 minutos, o que favorece a produtividade de toda a equipe.
O Artia está disponível tanto em uma versão gratuita, como em pacotes pagos, adequando-se às necessidades de empresas de diferentes portes.
6. Podio
Recomendamos o Podio, por se tratar não apenas de um bom software de gestão de projetos, como de uma ferramenta completa de gerenciamento de empresas.
A plataforma gerencia de forma centralizada prazos, tarefas e arquivos diversos, permitindo uma visualização completa do projeto por parte de toda a equipe, ao mesmo tempo que possibilita também a utilização de filtros para verificar informações de forma separada.
O Podio também oferece um sistema de armazenamento de histórico de projetos anteriores, o que cria um bom acervo de referências do que funciona ou não. Assim como o Artia, está disponível em uma versão gratuita, ideal para empresas pequenas, e em versões pagas, para negócios maiores.
7. Asana
Extremamente versátil, o Asana reúne diversas funcionalidades para a gestão de projetos, facilitando a delegação de tarefas e a visualização de estatísticas para acompanhamento.
Conta ainda com um cronograma em forma de linha do tempo, que permite que o usuário navegue através dos dias de execução do projeto, a fim de averiguar o que, quando e por quem determinada tarefa foi realizada. É nessa funcionalidade que reside seu principal fator diferencial, graças à clareza e objetividade estratégicas que confere.
Está disponível em versão gratuita e em pacotes pagos.
8. Bitrix24
Uma verdadeira plataforma de colaboração coletiva para empresas, Bitrix24 oferece 35 diferentes ferramentas, entre elas a gestão de projetos – o que faz dele um ERP completo.
Um de seus grandes diferenciais é sua capacidade de inserir no projeto a carga horária de cada envolvido, além de uma arrojada funcionalidade de checklist, o que o torna uma poderosa ferramenta de gestão de tempo e de tarefas.
9. Runrun.it
O foco deste software de gestão de projetos e tarefas está na gestão de pessoas. O Runrun.it conta com as principais funcionalidades de gestão de projetos, tais como previsão de custos, gráficos e gerenciamento de tarefas, mas visando o controle do fluxo de trabalho da equipe.
Dessa forma, ele se mostra bastante eficiente no cálculo de horas dos membros da equipe, na delegação de funções e na geração de indicadores de desempenho.
Infelizmente, não há opções gratuitas para o uso do Runrun.it, e mesmo as opções pagas não oferecem muitas opções.
Agora que você está pronto para escolher o melhor software de gestão de projetos para o seu negócio, podemos ir além neste vasto tema.
Por isso, te convidamos a conferir outro artigo essencial que preparamos a esse respeito, esmiuçando tudo sobre a importância da gestão de projetos para uma empresa, e que você pode acessar clicando aqui!
