Antes de pensar em ações para modernizar a sua empresa – como digitalizar o escopo do negócio, por exemplo – é preciso colocar a casa em ordem. Isso envolve ter todos os seus documentos nos seus devidos lugares, pois grandes são as consequências da má gestão de documentos.
Para você entender a importância de organizá-los muito bem e o que pode acontecer caso não o faça, fique conosco até o final deste artigo, pois explicaremos tudo.
O que é gestão de documentos?
Primeiro, vamos tratar de entender o conceito. A gestão de documentos envolve diversos processos que garantem a produção e o armazenamento adequado das informações de uma empresa. Uma vez que todos os documentos estejam ordenados, torna-se mais prático guardar e realizar buscas por dados que sejam necessários na rotina de trabalho.
Por exemplo: ao contratar um funcionário para a sua empresa, ele precisa firmar um contrato contigo que deve ser arquivado dentro de uma pasta correspondente. O mesmo vale para clientes e fornecedores cujos documentos contratuais precisam ser guardados em lugares de fácil acesso.
Essa gestão pode ser conduzida de formas diferentes de acordo com cada organização. Para algumas empresas, basta um armário para arquivar os seus documentos físicos, enquanto outras precisam de espaços maiores – como uma sala inteira – para guardá-los.
Porém, há também outra solução: documentos eletrônicos. A partir de plataformas como a ZapSign, você consegue coletar assinaturas eletrônicas e ter uma organização online dos seus documentos, o que poupa espaço e também reduz os custos que envolvem o manejo de documentos físicos.
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Por que a gestão de documentos é importante?
Cada documento tem uma função específica na gerência da sua empresa, por isso eles devem ser conservados da maneira correta. Afinal, eles podem ser fundamentais para a condução e otimização dos negócios. Vamos ver alguns exemplos?
Quando uma empresa muda uma cláusula contratual referente à sua oferta de serviços, é preciso que os clientes recorrentes assinem um aditivo. Uma vez que você tenha todos os contratos bem organizados num só lugar, fica mais fácil e ágil fazer o contato com eles.
Caso um funcionário tenha dúvidas referentes às atividades de trabalho que ele desempenha, ter em mãos o contrato que vocês assinaram ajuda a saná-las.
Durante a negociação com um possível novo cliente, se houver a necessidade de consultar um documento para passar a informação correta, é importante que você o acesse rapidamente. Afinal, durante um atendimento online – como no WhatsApp, por exemplo – a demora na resposta pode fazer a pessoa desistir e buscar o concorrente.
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Quais são as consequências da má gestão de documentos?
Agora que você entendeu o que é gestão de documentos e a importância que ele tem, vejamos quais são as principais consequências
1. Perda de documentos
Quando você não tem uma boa organização, essa certamente acaba sendo a primeira consequência. Como dissemos, os documentos têm papéis importantes e estratégicos na gestão do seu negócio de modo que perdê-los pode gerar problemas muito grandes.
Fiscalizações costumam ocorrer em algumas empresas sem prévio aviso. Imagine se isso acontece e você não consegue encontrar os documentos que são solicitados pelo fiscal.
Existem muitas outras ações de rotina empresarial que exigem juntar vários documentos, tais como:
- auditorias;
- licitações;
- imposto de renda;
- recolhimento de tributos.
Além disso, o extravio pode acabar gerando um retrabalho caso você precise emitir os documentos novamente, sem falar nos custos envolvidos em cada emissão.
2. Perda de dados
Por mais que uma empresa conte com um espaço físico muito bom para o armazenamento dos documentos cujo acesso é restrito somente a pessoas autorizadas, isso não é suficiente para impedir que algum infortúnio aconteça e provoque a perda de dados importantes.
Um incêndio, por exemplo, é difícil de prever. Mesmo que você contrate um serviço de segurança, nada impede que um acidente desse tipo faça com que alguns papéis sejam perdidos até o fogo ser controlado.
Aliás, o próprio ambiente pode colaborar para que eles se deteriorem com o passar do tempo. Se a temperatura do local for muito alta e o ambiente for úmido, os documentos físicos podem ficar danificados. Por isso, a digitalização é tão recomendada.
Mesmo que você tenha adquirido uma plataforma de assinatura eletrônica de documentos há pouco tempo, fazer um backup digital dos documentos impressos é fundamental para evitar a perda de dados.
3. Desorganização
Quando pensamos em desorganização, muitos fazem conexão com os documentos físicos, o que faz sentido. Afinal, se um gestor deixa todos empilhados num só lugar, sem especificar do que se trata cada um, ao longo do tempo isso se tornará uma bagunça.
Ainda mais levando em consideração que o número de documentos aumenta conforme sua empresa progride, pois eles envolvem os novos clientes que entraram, assim como fornecedores que devem colaborar com a entrega das suas ofertas e contratação de funcionários para atender demandas maiores.
Vale dizer que a desordem não envolve somente documentos físicos, mas também digitais. Se você tem tudo armazenado no seu HD ou na nuvem, mas sem ordená-los em pastas e categorias, a experiência será a mesma de ter um armário cheio de papéis totalmente fora de ordem onde ninguém encontra coisa alguma, incluindo você.
4. Tomadas de decisões ruins
Para tomar uma decisão, você deve fazer uma análise completa do cenário que envolve o “sim” ou “não” que você dará. Quando se trata do ambiente corporativo, essa checagem também é feita a partir dos documentos que você tem guardados.
Quando você está a ponto de fechar um novo contrato, mas se sente inseguro em relação às condições propostas, conferir contratações anteriores que a empresa teve te dará uma visão geral a ponto de decidir se vale a pena ou não ir adiante.
O mesmo para os seus colaboradores. Se eles estiverem em contato com alguém interessado em fechar a negociação, mas precisar de uma condição especial para ir em frente, consultar o documento que explica se é possível dará a eles a autonomia dessa decisão.
5. Aumento de custos
Dizem que um problema só ganha notoriedade quando ele começa a afetar o bolso, por isso, não poderíamos deixar de apontar como a falta de organização de documentos pode prejudicar o seu.
Como dissemos algumas linhas acima, o gasto mais recorrente está ligado à emissão de novos documentos que foram perdidos. Além do mais, quem ainda trabalha com papéis, precisa fazer investimentos para mantê-los bem arquivados como desumidificadores (que controla a umidade do ar, prevenindo também a proliferação de fungos e bactérias) e mais armários para armazenar novos documentos que vão sendo gerados à medida que a empresa avança.
Também devemos considerar a questão do tempo. Se você ou algum colaborador demora para encontrar os documentos necessários para um atendimento ou operação comercial, menores serão a produtividade e captação de novos negócios. Afinal, tempo é dinheiro.
6. Mais burocracia
Quando você não tem os seus documentos bem organizados, dificilmente sabe onde cada um se encontra, o que torna necessário procurá-los cada vez que alguém precisa deles. Já imaginou se alguém, ao procurar um arquivo específico, acaba tendo acesso a uma informação restrita?
Por conta dessas possibilidades, a burocracia é maior na má gestão de documentos. Como nem todo mundo pode ter acesso às informações do negócio, isso acaba restringindo quem pode ou não consultar os documentos, o que pode gerar problemas.
Por exemplo: se somente você tem acesso aos documentos e uma fiscalização acontece no escritório enquanto você está fora, quem irá fornecê-los ao fiscal? Se um colaborador precisar da informação contida num arquivo que só você tem permissão para pegar, como ele conseguirá resolver?
7. Insegurança
Quando sua empresa foi fundada, ela com certeza trouxe em essência sua missão, visão e valores, ou seja, o propósito que a faz existir, aonde ela quer chegar e os ideais que a compõem.
Essas percepções também precisam ser captadas pelo seu público e, para isso acontecer, todas as suas ferramentas precisam estar bem alinhadas com tais fins, o que inclui a organização dos documentos.
Eles detém as informações do negócio, pessoas e parceiros que fazem parte dela. Logo, qualquer ineficiência nos processos que envolvam os documentos deixará sua empresa suscetível ao fracasso.
8. Perda de clientes
Um dos fatores que faz os clientes decidirem se compram ou não a oferta de uma empresa é a sensação de segurança do que está sendo feito. No caso de documentos, se um cliente te pede o envio da minuta do contrato e você o faz prontamente, as chances da venda ser realizada aumentam. Em contrapartida, se você demora por não conseguir achar o arquivo e o cliente percebe esse descuido, é provável que ele opte por fechar negócio com outra empresa.
Além de perder o cliente, você também perderá a chance de ser indicado por ele a outros contatos. Mesmo que suas ações de marketing sejam eficientes, o boca a boca ainda é muito poderoso e pessoas que chegam por indicação têm mais propensão a comprar.
Seja qual for a sua forma mais forte de prospecção, as duas vão por água abaixo se, na hora de consultar ou enviar um documento, você transparecer a falta de organização que te fará perder vendas.
Agora que você conhece as consequências da má gestão de documentos, já sabe o que deve ser evitado na administração do seu negócio, além da importância de ter todos arquivados no formato digital.
Para saber como funciona a GED (gestão eletrônica de documentos), continue conosco e leia este artigo que escrevemos sobre o assunto!
