O que é workflow, quais são os tipos e importância?

O conceito de workflow tornou-se uma peça central no mundo corporativo contemporâneo, representando uma abordagem estruturada e eficiente para a gestão empresarial. No cerne da eficácia operacional, ele engloba a coordenação e automação de tarefas, desde o início até a conclusão, visando otimizar a produtividade e minimizar a ocorrência de erros.

Neste artigo, analisaremos em detalhes tudo o que há de mais relevante sobre o workflow, desde sua definição até os diversos tipos existentes – destacando, é claro, sua enorme importância no ambiente dos negócios.

O que é workflow?

Conceito fundamental na gestão de processos e execução de projetos, workflow refere-se à sequência ordenada de passos, tarefas ou atividades necessárias para completar uma determinada função ou alcançar um objetivo específico. 

Essencialmente, o workflow é a representação visual e operacional de como as informações e tarefas fluem dentro de uma organização.

Vale ressaltar o quão amplo é o conceito de workflow, uma vez que este não se limita apenas às atividades internas de uma empresa – podendo também abranger interações com clientes, fornecedores, parceiros e outras partes interessadas.

A importância do entendimento do workflow

O conhecimento profundo sobre o workflow é essencial para aprimorar a eficiência e produtividade em uma empresa. Ao compreender e analisar os processos internos, a organização pode identificar áreas de melhoria, eliminar redundâncias e otimizar o fluxo de trabalho. 

Dessa forma, o entendimento do workflow proporciona uma visão irrestrita dos processos organizacionais, permitindo que as empresas otimizem suas operações, respondam eficientemente às demandas do mercado e alcancem níveis superiores de produtividade e eficácia.

Qual é a diferença entre workflow e processos?

Processos e workflows são, de fato, conceitos relacionados – entretanto, ambos guardam diferenças distintas em termos de escopo e aplicação. Basicamente, podemos definir um processo como uma série de atividades ou passos que, quando realizados em conjunto, visam alcançar um objetivo específico. Por outro lado, o workflow refere-se à automação e coordenação dessas atividades em uma sequência lógica e estruturada.

Imagine uma solicitação de reembolso. Trata-se de um processo, no qual ofuncionário preenche o formulário, o supervisor aprova ou rejeita, o departamento financeiro processa e o funcionário recebe o reembolso. Neste contexto, é o processo que delineia as etapas necessárias para que o objetivo – no caso, efetuar um reembolso – se cumpra.

Dito isso, ao introduzir o workflow, entramos na automação e coordenação dessas etapas. Por exemplo, o preenchimento do formulário desencadeia automaticamente uma notificação ao supervisor, que, por sua vez, recebe alertas para revisar e aprovar/rejeitar no sistema. 

O workflow, assim, é quem garante uma transição fluida entre as etapas, automatizando o encaminhamento da solicitação ao departamento financeiro e notificando o funcionário quando o reembolso é concluído.

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Tipos de workflow e suas aplicações

O termo “workflow” abrange uma variedade de abordagens, cada uma adaptada para atender a diferentes necessidades empresariais. A seguir, vamos analisar cinco tipos distintos de workflows e examinar como cada um deles se aplica em cenários corporativos específicos.

Ad Hoc workflow

Caracterizado por sua flexibilidade e ausência de uma estrutura pré-determinada, destaca-se por permitir a adaptação das etapas conforme a necessidade do momento.

Destaca-se em situações não rotineiras, como projetos de pesquisa e desenvolvimento, que exigem flexibilidade para lidar com a natureza fluida e muitas vezes imprevisível dessas iniciativas.

Um bom exemplo prático seria uma equipe de inovação envolvida em um projeto exploratório, no qual as etapas do processo evoluem dinamicamente à medida que descobertas e insights emergem ao longo do tempo.

Workflow administrativo

O workflow administrativo se destaca por sua estruturação sequencial, seguindo um conjunto fixo de regras e procedimentos predefinidos. 

Sua aplicação empresarial revela-se essencial em tarefas rotineiras e administrativas, como fluxos de aprovação e gerenciamento de documentos, nos quais a organização e a consistência são fundamentais para garantir a eficiência e a conformidade com os padrões estabelecidos.

Em um exemplo prático, consideremos um processo comum de aprovação de férias, no qual as etapas, desde a solicitação inicial, passando pela aprovação do supervisor até o processamento pelo departamento de Recursos Humanos, ocorrem de maneira ordenada e rigorosa.

Workflow produtivo

Esse tipo de workflow é caracterizado por seu foco na produção eficiente de bens ou serviços, otimizando tarefas para maximizar a saída.

É aplicado sobretudo em setores de manufatura e produção, nos quais a eficiência na execução de tarefas é vital para alcançar metas de produção, minimizar custos e atender às demandas do mercado de maneira ágil. 

Em um exemplo concreto, podemos visualizar um ambiente de manufatura com uma linha de montagem em uma fábrica, na qual cada etapa do processo segue um workflow produtivo, sendo cada uma delas meticulosamente planejada para garantir eficiência e atingir volumes elevados de produção.

Workflow colaborativo

Como o nome sugere, essa abordagem consiste na interação e colaboração em tempo real entre membros da equipe, destaca-se por promover uma abordagem integrada e cooperativa no ambiente de trabalho.

A aplicação empresarial do workflow colaborativo é especialmente ideal para equipes que necessitam de comunicação e colaboração contínuas, como em projetos criativos e de desenvolvimento, nos quais a cooperação ativa e a agilidade na resposta às mudanças são fundamentais para o sucesso do empreendimento. 

É o caso de membros de uma equipe de design trabalhando simultaneamente em diferentes aspectos do projeto, colaborando em um ambiente virtual. Essa abordagem permite a troca instantânea de ideias, feedback imediato e uma sinergia entre as contribuições individuais.

Workflow transacional

Por fim, o workflow transacional, focado em processos que englobam transações financeiras ou registros, destaca-se por seguir um fluxo rigoroso e documentado em cada etapa.

Trata-se de uma prática recorrente em setores financeiros e contábeis, nos quais a necessidade de precisão e conformidade com regulamentações é crítica. O workflow transacional assegura não apenas a exatidão nos processos financeiros, mas também a rastreabilidade detalhada, proporcionando uma trilha auditável para garantir conformidade regulatória e transparência nas operações.

Um exemplo prático desse tipo de workflow é encontrado em um processo de faturamento, no qual desde a geração da fatura até o momento do pagamento, cada fase é cuidadosamente documentada e seguida com precisão.

Principais objetivos do workflow

A implementação de um workflow eficaz é fundamental para alcançar diversos objetivos que contribuem para o aprimoramento das operações e a maximização da eficiência dentro de uma organização. Alguns dos principais objetivos ao se implementar um workflow eficaz incluem:

• otimização de processos;
• aumento da eficiência operacional;
• redução de erros;
• maior transparência nas etapas dos processos;
• alta adaptabilidade a mudanças;
• melhoria expressiva na comunicação interna;
• conformidade regulatória;
• aprimoramento da qualidade dos produtos e serviços.

Como funciona o workflow na prática

Podemos entender o funcionamento de um workflow na prática através da analogia com o conceito de “mise en place” em cozinhas profissionais. Assim como um workflow, a mise en place representa uma abordagem organizada e sequencial para preparar e executar as tarefas em uma cozinha.

Na mise en place, os chefs organizam antecipadamente todos os ingredientes, utensílios e ferramentas necessárias antes de iniciar o processo de preparação de uma receita. Isso envolve cortar vegetais, medir ingredientes, temperar carnes, entre outras tarefas, de maneira que tudo esteja pronto e à mão quando necessário. Cada passo é cuidadosamente planejado e sequenciado para otimizar a eficiência na cozinha.

De maneira semelhante, um workflow em um contexto empresarial opera coordenando as diferentes etapas de um processo de maneira organizada. Cada etapa do workflow é como uma tarefa específica na preparação de uma receita. 

Por exemplo, em um workflow de aprovação de documentos, a etapa inicial pode ser a submissão do documento, seguida pela revisão do supervisor e, por fim, a aprovação do departamento responsável. Cada uma dessas etapas é executada de forma sequencial e organizada, garantindo que o processo ocorra de maneira eficiente e sem contratempos.

Por que automatizar seus workflows?

O workflow desempenha um papel central na otimização de processos e na tomada de decisões estratégicas em organizações. Automatizá-los é uma medida essencial para reduzir erros, acelerar tarefas repetitivas e integrar sistemas. A transparência proporcionada por workflows bem estruturados fornece dados precisos para tomadas de decisão informadas.

O resultado se revela na forma de maior eficiência operacional, aumento da produtividade da equipe e melhor adaptação a mudanças nas condições do mercado. Investir em workflows eficazes, portanto, contribui significativamente para o sucesso e crescimento sustentável da organização.

Quais são os principais benefícios do workflow?

Em síntese, a implementação eficaz de workflows proporciona uma série de notáveis benefícios às organizações. A seguir, listamos os cinco principais.

Eficiência operacional aprimorada

A implementação eficaz de workflows acelera a execução de tarefas e otimiza processos, resultando em uma significativa melhoria na eficiência operacional.

Fortalecimento da comunicação interna

Workflows bem estruturados fortalecem a comunicação interna, garantindo uma colaboração mais efetiva entre os membros da equipe. Isso promove um ambiente de trabalho mais integrado e coeso.

Redução significativa de erros

A automação inerente aos workflows minimiza falhas humanas, proporcionando uma redução expressiva de erros em comparação com processos manuais. Isso contribui para a confiabilidade e consistência nas operações.

Economia de gastos

A eficiência resultante da implementação de workflows permite um uso mais racional de recursos, resultando em economia de gastos. Isso é especialmente benéfico para organizações que buscam otimizar seus orçamentos.

Otimização de tarefas para adaptação ágil

A otimização de tarefas proporcionada pelos workflows contribui para uma adaptação ágil a mudanças no ambiente empresarial. Isso é primordial em um mundo empresarial dinâmico, onde a flexibilidade é uma vantagem estratégica.

Agora que chegamos ao final deste artigo e você sabe como a implementação de workflows pode impulsionar a eficiência e o sucesso organizacional, que tal levar este conhecimento adiante? Compartilhe este conteúdo nas suas redes sociais!