O começo do ano letivo nas instituições de ensino é um período um tanto atribulado, principalmente no que se refere aos procedimentos de renovação de matrícula em 2024. Tratam-se de processos intensos e burocráticos, que demandam bastante tempo e extrema atenção.
Nesse sentido, a crescente digitalização dos processos administrativos traz ferramentas significativas para a facilitação dessas atividades – sobretudo após tempos de pandemia, marcados por circunstâncias adversas que deflagraram uma forte necessidade de adaptação para todo tipo de empresas e instituições.
Entretanto, ainda é comum haver uma certa dificuldade entre as entidades mais tradicionais para se adequar a essa nova realidade.
Por isso, nós, da ZapSign, preparamos este artigo, contendo tudo o que você precisa saber sobre como usar a assinatura eletrônica para matrícula e rematrícula dos alunos. Continue a leitura para saber como acelerar e otimizar os processos internos da sua instituição de ensino!
A importância da estratégia na renovação de matrícula em 2024
Considerando a importância da etapa de renovação de matrícula nas instituições de ensino, podemos afirmar que a utilização de boas estratégias nesse processo se faz essencial para garantir a permanência dos alunos e, consequentemente, o sucesso da sua escola, curso ou universidade.
Isso porque uma gestão de permanência de alunos executada de maneira estratégica conferem força, credibilidade e estabilidade a qualquer instituição, causando impacto positivo sobre todos os resultados alcançados, inclusive a própria qualidade do ensino.
Como funciona uma campanha feita com essa finalidade
Ao promover uma campanha que estabeleça um processo digitalizado e moderno de renovação de matrículas, é preciso ter em mente suas principais finalidades.
O principal propósito de se estabelecer esse tipo de estratégia é criar condições favoráveis, pulando etapas burocráticas desnecessárias e morosas que resultem em um gasto inconveniente de tempo.
Para tal, é essencial utilizar a tecnologia de maneira adequada, visando a automação dos processos, a facilitação da rotina administrativa e a melhoria da comunicação entre a instituição, os alunos e seus responsáveis.
Esse desenvolvimento positivo da comunicação favorece o estreitamento de laços entre todas as partes, assim como o desempenho dos alunos, o que é essencial para estimular a renovação da matrícula.
Essa relação deve ser trabalhada não apenas por meio da implementação tecnológica, como também do investimento em eventos e atividades para o dia-a-dia, assim como pelo foco na transparência em todos os aspectos do processo de ensino.
Essas medidas, aliadas à adoção das melhores estratégias de marketing educacional, se tornam essenciais para impulsionar as rematrículas da sua escola, mantendo e ampliando a sua base de alunos.
Vale destacar que, em pleno 2024, é importante que essas estratégias ocorram tanto pelos meios tradicionais quanto pelo ambiente digital.
E, afinal, o que é assinatura eletrônica?
Assinatura eletrônica é uma forma legal e eficiente de obter aprovação ou consentimento de alguém mediante o reconhecimento via meios eletrônicos com validade jurídica, operando como um substituto da assinatura de próprio punho contratos, documentos e aditivos.
Portanto, todos os processos envolvidos na assinatura manual de um documento que incluem idas a cartórios ou envios dos papéis por correio podem ser simplificados com a aquisição de uma assinatura eletrônica.
O mesmo vale para outras formas de reconhecimento: o reconhecimento biométrico nos caixas eletrônicos e os tokens de identificação utilizados em serviços virtuais, por exemplo, também são tipos de assinatura eletrônica.
Assim, embora nos tempos analógicos a forma de reconhecimento pessoal mais comum fosse a assinatura a mão, hoje dispomos de outras alternativas.
Uma grande vantagem em tempos de home office, uma vez que as pessoas envolvidas podem estar em qualquer lugar ao firmar os documentos de comprovação de uma nova parceria ou contratação, contanto que disponham das ferramentas necessárias.
Como a assinatura eletrônica pode ser utilizada para renovação de matrícula
São vários os benefícios trazidos pela utilização da assinatura eletrônica na matrícula escolar. A seguir, destacamos os principais.
Agilidade e praticidade
A assinatura eletrônica permite que a formalização da matrícula ocorra de maneira rápida e prática. Uma vez que o documento possa ser assinado de qualquer lugar, cria-se um entrave a menos para a conclusão do procedimento, melhorando a experiência obtida junto à instituição.
Eliminando toda a burocracia que, normalmente, é inerente a esses processos, a rematrícula firmada de forma remota representa um gigantesco adianto de vida para alunos e responsáveis que, ao assinar o contrato por uma plataforma digital, dispensa o deslocamento até a instituição e o dispêndio de tempo em filas intermináveis.
Além disso, há também a facilidade oferecida por um procedimento que pode ser realizado a qualquer momento, não se limitando ao horário de funcionamento da entidade.
Sustentabilidade
A questão da sustentabilidade tem se destacado como um dos assuntos mais urgentes em nível mundial. Em 2024, a tendência é que, a cada vez mais, essa pauta se mantenha no foco das atividades dos mais diversos setores da nossa sociedade.
Nesse sentido, torna-se impossível ignorar o papel fundamental das instituições de ensino enquanto pilares da formação dos futuros cidadãos no que diz respeito à utilização dos nossos recursos materiais.
Ao migrar os processos administrativos para o âmbito digital, ocorre uma significativa redução do consumo de papel, tinta e energia elétrica.
Diferencial atrativo
Apesar da crescente revolução tecnológica, ainda é grande a quantidade de instituições de ensino que insistem em práticas administrativas cada vez mais obsoletas. Sendo assim, a adoção de soluções eletrônicas representa um fator diferencial para a entidade, conferindo arrojo e credibilidade diante dos alunos e seus responsáveis.
De fato, é uma questão de pouco tempo até que recursos como a assinatura eletrônica tornem-se o padrão para toda e qualquer organização – então, por que não começar agora mesmo?
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Como fazer assinatura eletrônica pela ZapSign?
Assinar um documento de rematrícula pela ZapSign é bastante simples e rápido, e ficará ainda mais fácil com o passo-a-passo apresentado a seguir.
Passo 1: Cadastro na plataforma
O primeiro passo para realizar a assinatura eletrônica pela ZapSign é fazer o cadastro na plataforma e escolher entre dois planos:
- o plano profissional, que permite a assinatura de até 20 documentos por mês e a inclusão de até 6 usuários;
- e o plano completo, que contempla assinaturas ilimitadas e até 11 usuários, sendo mais indicado para instituições de ensino com um grande fluxo de documentos.
Você pode também experimentar o plano essencial, que possibilita o envio gratuito de 5 documentos por mês gratuitamente, antes de decidir qual plano contratar. Para facilitar, vamos usá-lo como base deste tutorial.
Ao acessar a página inicial da ZapSign, clique ou toque em “Testar grátis” para ser direcionado a tela de cadastro. Nela, você deverá inserir o seu e-mail e definir a sua senha de login. A seguir, toque em “Criar Conta”.
Passo 2: Subir o documento na plataforma
O documento deverá estar em formato .PDF. Caso ele esteja no Google Drive, basta ir em “Arquivo / Fazer o download / Documento PDF”. Em seguida, clique em “+” para subir o documento e ser encaminhado à próxima tela.
Toque, então, em “Selecionar Documento”, para a escolher o arquivo PDF que você tem no seu celular.
Passo 3: Determinar os signatários
Depois de carregar o documento, você deve apontar quais são os nomes dos signatários. Para inserir mais dados, como e-mail, número de telefone, função, selfie e foto de algum documento de identificação, há a opção “Autenticação avançada”.
Em seguida, toque em “Continuar” para posicionar a região do documento onde a assinatura irá constar. Após fazer o posicionamento, toque em “Salvar e continuar” – ou em “Continuar sem posicionar”, caso você não queira utilizar essa ferramenta.
Passo 4: Enviar o link de assinatura
A seguir, você deverá coletar as assinaturas, o que pode ser feito de três maneiras:
A primeira consiste em tocar no ícone azul para copiar o link do documento e enviá-lo por qualquer canal de mensagem.
A segunda permite enviar o link pelo WhatsApp, por meio do ícone específico para o envio pelo aplicativo.
A terceira opção é o botão que diz “Desejo que a ZapSign envie os links de assinatura aos signatários”, que permite o envio do documento aos signatários por e-mail com uma mensagem personalizada.
Passo 5: Assinatura do documento de rematrícula
Por fim, é só tocar em “Enviar e finalizar”, e o documento de rematrícula será enviado para que a pessoa clique no botão de assinatura e insira seu nome completo, e-mail e telefone de contato antes de tocar em “Continuar” e seguir para a próxima tela.
O signatário poderá, então, assinar o documento com o dedo, como se fosse uma caneta, tal como mostra a tela abaixo.
É natural que a assinatura fique diferente do documento de identidade, mas isso não tem importância.
Depois, é só tocar em “Finalizar”, e pronto! Uma última tela será exibida, e todas as partes receberão um e-mail de confirmação.
Como a assinatura eletrônica pode ser utilizada para renovação de matrícula
Confira aqui de que forma você pode aplicá-la.
Integração de Ferramentas
Outra vantagem de utilizar a assinatura eletrônica é a possibilidade de agilizar os processos de matrícula enviando informações automaticamente de um aplicativo para outro.
Integrando a Zapsign ao hub da Pluga, as escolas podem criar fluxos de trabalho automatizados para otimizar seus processos administrativos e melhorar a segurança das informações.
Para quem não conhece, a Pluga é uma ferramenta de automação que ajuda qualquer pessoa a conectar as ferramentas web que mais usa para automatizar fluxos de trabalho – sem que para isso seja preciso escrever uma única linha de código.
Por exemplo, as escolas podem configurar uma automatização que envie automaticamente uma notificação por e-mail (ou até mesmo SMS) para um funcionário sempre que um documento de matrícula for assinado digitalmente, como por exemplo:
Pode, também, criar um novo contrato a ser assinado toda vez que um responsável preencher um formulário com os dados do estudante, ou até mesmo quando realizar o pagamento da matrícula:
Estes são apenas alguns exemplos de como escolas, faculdades e cursos podem automatizar seus processos com a Pluga e a Zapsign. Há muitas outras maneiras de combinar estas ferramentas para simplificar tarefas administrativas e melhorar a segurança e precisão das informações.
Agora que você compreende a importância da assinatura eletrônica para os seus processos de renovação de matrícula em 2024, que tal conhecer a plataforma da ZapSign?
