A autenticação de documentos segue sendo um procedimento relevante mesmo diante da ampliação da transformação digital nas empresas e do uso cada vez mais disseminado da assinatura eletrônica. Situações como compra e venda de imóveis, abertura de empresas, contratos societários e processos administrativos continuam exigindo algum tipo de validação documental formal. Diante desse cenário, surge uma dúvida comum entre gestores e colaboradores: afinal, posso autenticar documento de outra pessoa?
A resposta é sim, mas exige compreensão das normativas legais e dos limites da representação documental que apresentamos ao longo deste artigo.
O que significa autenticar um documento?
Autenticar um documento é mais do que um simples ato burocrático. Trata-se de um mecanismo jurídico que atribui confiabilidade a documentos que serão utilizados em negociações formais, disputas judiciais ou processos administrativos. No âmbito empresarial, por exemplo, essa prática evita contestação da veracidade das informações prestadas, protege contra fraudes e garante mais fluidez no trâmite documental.
Com o avanço da digitalização, o conceito passou a englobar não apenas a equivalência entre cópia e original físico, mas também a verificação de identidade e integridade em arquivos eletrônicos, por meio de ferramentas para assinatura digital.
Logo, a autenticação de documentos é o procedimento por meio do qual um agente com fé pública (como um tabelião ou escrevente de cartório) atesta que a cópia apresentada é fiel ao documento original. No caso de autenticação digital, essa equivalência é verificada por meio de mecanismos eletrônicos, como certificados digitais e hashes criptográficos.
Esse processo confere validade legal à cópia, que passa a ter o mesmo valor do documento original no momento da autenticação, desde que permaneça inalterada. É uma forma de mitigar fraudes, facilitar trâmites administrativos e garantir segurança jurídica.
Quando é permitido autenticar documentos de terceiros?
Essa prática é autorizada quando o terceiro responsável pela autenticação consegue comprovar seu poder de representação, o que geralmente se dá por meio de procuração com firma reconhecida. Há também casos em que a simples verificação da firma previamente registrada no cartório já é suficiente.
Empresas com processos recorrentes podem delegar essa atividade a funcionários específicos, desde que estejam munidos da documentação necessária. Outra possibilidade inclui a autorização digital, viabilizada por sistemas como assinatura com certificado digital, que atribui legitimidade à delegação de atos formais sem a necessidade de presença física.
Em alguns contextos, é possível autenticar documentos que não pertencem ao solicitante. No entanto, isso depende de condições legais específicas. Os dois principais requisitos para autenticação de documentos de terceiros são:
- firma reconhecida no cartório: se o titular do documento possui assinatura registrada (firma aberta) no cartório em que o procedimento será realizado, é possível autenticar a cópia com base na conferência do original;
- procuração válida: em situações mais formais, como em representação legal por parentes ou procuradores, é necessário apresentar um instrumento de procuração com poderes específicos para esse fim.
Sem uma dessas condições, o cartório não está autorizado a realizar o procedimento. A falta de autorização pode configurar infração legal, conforme veremos a seguir.
Riscos legais de autenticar documentos sem autorização
Autenticar documentos sem a devida autorização implica riscos não apenas ao solicitante, mas também à instituição que realiza o ato. Caso o cartório realize a autenticação sem os cuidados previstos em lei, pode ser responsabilizado por conivência ou negligência. A penalização pode incluir responsabilização pessoal do escrevente ou tabelião, além de processos administrativos e cíveis.
No contexto empresarial, a prática irregular pode comprometer acordos comerciais, abrir margem para anulação de contratos e resultar em litígios. Nesse sentido, o uso de assinaturas eletrônicas confiáveis é uma medida que inibe irregularidades e promove maior rastreabilidade das autorizações.
Autenticar documentos em nome de outra pessoa sem permissão formal pode resultar em sérias conseqüências jurídicas. O ato pode ser enquadrado como:
- falsidade ideológica (art. 299 do Código Penal), se houver deturpação da verdade nos elementos do documento;
- falsificação de documento particular (art. 298 do Código Penal), em casos de alterações ou reproduções fraudulentas.
Além das implicações penais, há também a responsabilização civil por danos causados a terceiros. Portanto, a representação deve estar devidamente formalizada.
O que diz a legislação sobre autenticação?
Além da Lei nº 13.726/2018 e da Medida Provisória nº 2.200-2/2001, há dispositivos complementares que orientam o funcionamento dos cartórios e a validade dos documentos digitais. A Lei nº 8.935/1994 define as competências dos notários e registradores e é frequentemente usada como base interpretativa em casos de contestação.
Recentemente, órgãos públicos também vêm aderindo a sistemas digitais baseados em assinaturas digitais com validade jurídica, o que abre precedente para empresas privadas adotarem modelos equivalentes. A legislação, portanto, não apenas regulamenta como também estimula a substituição de processos manuais por meios digitais seguros e auditáveis.
A Lei nº 13.726/2018, conhecida como Lei da Desburocratização, dispensa a autenticação de documentos em relações com órgãos públicos, desde que o original seja apresentado. Já a Medida Provisória nº 2.200-2/2001 regulamenta a validade jurídica da assinatura eletrônica com uso de certificados digitais, ampliando as possibilidades de validação documental sem necessidade de autenticação cartorial.
A autenticação ainda é exigida em diversas relações privadas e transações comerciais, como:
- compra e venda de imóveis;
- abertura de empresas;
- apresentação de diplomas e certidões;
- processos licitatórios;
- validação de contratos em negociações sensíveis.
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Documentos que podem e não podem ser autenticados
Entre os documentos passíveis de autenticação, também se incluem certidões emitidas por órgãos governamentais, laudos técnicos, contratos de trabalho e aditivos contratuais. Já os documentos vedados são aqueles cuja origem não pode ser comprovada ou cujo conteúdo apresenta inconsistências, como é o caso de documentos assinados digitalmente por imagem, sem certificação válida.
Por isso, o ideal é que os documentos sejam impressos a partir de plataformas confiáveis, com elementos de segurança como hash, carimbo do tempo ou QR Code, que comprovem a origem e a integridade da informação.
Alguns documentos podem ser autenticados desde que apresentados conforme as exigências legais. Entre os mais comuns estão:
- documentos pessoais (RG, CPF, certidões);
- diplomas e históricos escolares;
- contratos sociais e procurações;
- certidões negativas e balanços;
- comprovantes e recibos de transações.
Por outro lado, há documentos que não podem ser autenticados, como:
- arquivos digitais não impressos;
- cópias de cópias autenticadas;
- documentos rasurados ou danificados;
- papéis em branco ou com espaços vagos;
- registros com ofensas ou informações falsas;
- documentos sem assinatura original ou com assinatura de pessoa sem poderes legais.
Diferença entre autenticação física e digital
A autenticação física exige deslocamento ao cartório, filas e pagamento por página, enquanto a digital pode ser feita de forma remota, com autenticação por biometria facial ou certificado digital. Essa modalidade se popularizou entre empresas que precisam lidar com contratos em escala, como departamentos jurídicos e equipes comerciais.
Com as plataformas digitais para assinatura de documentos, o controle do processo é centralizado, com possibilidade de geração automática de logs e integração com outros sistemas. Além disso, a autenticação digital favorece a sustentabilidade ao reduzir o uso de papel e deslocamentos físicos.
A assinatura eletrônica substitui a autenticação?
Em termos práticos, a substituição acontece sempre que o documento não exige obrigatoriamente um selo de cartório. Para isso, é importante garantir que a assinatura eletrônica usada esteja em conformidade com os padrões legais. Existem inclusive situações em que a assinatura digital qualificada é preferida por órgãos públicos, como no envio de petições ao Poder Judiciário ou na validação de certidões.
Essa tendência aponta para uma mudança na cultura documental, onde a confiabilidade técnica se sobrepõe à chancela física, principalmente quando se utiliza um assinador compatível com o padrão ICP-Brasil.
Empresas que usam plataformas de assinatura digital conseguem:
- reduzir custos com cartório e logística;
- aumentar a produtividade na gestão documental;
- mitigar riscos de extravio ou fraude;
- melhorar a experiência do cliente e do time interno.
Vale lembrar que a assinatura eletrônica pode ser simples, avançada ou qualificada, de acordo com o nível de segurança exigido pelo documento.
Quando usar autenticação digital ou assinatura eletrônica?
A escolha entre uma e outra deve considerar o nível de exigência do receptor, o tipo de documento e o volume de assinaturas. Para processos de vendas, por exemplo, a assinatura eletrônica em contratos agiliza a conversão de leads, enquanto a autenticação digital pode ser indicada quando o documento precisa ser apresentado perante terceiros que exigem prova notarial.
Com a ampliação do uso de smart contracts e sistemas integrados, a tendência é que empresas automatizem cada vez mais essas definições com base em políticas internas de compliance e segurança documental. Para documentos de rotina, como contratos de prestação de serviço, declarações, autorizações e termos de aceite, a assinatura digital gratuita é suficiente.
Em transações de alto valor, como contratos imobiliários e societários, é recomendável utilizar assinatura com certificado digital. Se a empresa ainda não possui infraestrutura interna para isso, pode contratar plataformas digitais com planos sob medida.
O que levar ao cartório para autenticar documento de terceiros?
Além dos documentos já mencionados, é importante apresentar comprovantes de vínculo, caso a autenticação esteja ligada a atividades profissionais, como contratos de representação comercial ou documentos societários.
Empresas podem facilitar o processo com o uso de carimbos, cópias autenticadas de procurações e declarações assinadas digitalmente. Outra alternativa é utilizar previamente uma plataforma de assinatura digital com certificação, o que reduz a necessidade de autenticações presenciais e formaliza previamente a delegação de poderes, tornando o processo mais ágil e seguro.
Caso a opção seja a autenticação física, os documentos geralmente exigidos são:
- documento original a ser autenticado;
- cópia legível sem rasuras;
- documento de identidade de quem solicita;
- procuração (se aplicável);
- confirmação de firma aberta do titular do documento no cartório.
É recomendável entrar em contato com o cartório antecipadamente para verificar exigências específicas e valores atualizados.
Então, posso autenticar documento de outra pessoa?
Sim, a autenticação de documentos de terceiros é permitida, desde que atendidos os requisitos legais, como firma aberta no cartório ou apresentação de procuração válida. Essa prática deve ser sempre realizada com cautela e respaldo documental, pois qualquer desvio pode gerar responsabilidades legais e comprometer negociações.
A boa notícia é que, com a evolução dos sistemas eletrônicos, é cada vez mais viável substituir esse tipo de procedimento pela assinatura eletrônica com validade legal, o que torna o processo mais seguro, rápido e eficiente para as equipes jurídicas e operacionais.
Mas, há ressalvas. A permissão para autenticar documento de outra pessoa está condicionada à existência de firma reconhecida no cartório ou de procuração formal. Fora dessas condições, o procedimento é irregular e pode gerar penalidades legais. Por outro lado, a assinatura eletrônica surge como alternativa válida e segura para muitas das demandas do cotidiano empresarial. Ao adotar soluções como a ZapSign, você ganha agilidade, reduz custos e aumenta o retorno sobre investimento em processos documentais.
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