Documentos são, essencialmente, elementos presentes em todo e qualquer negócio uma vez que suas apresentações podem comprovar a existência da sua companhia, assim como de todas as atividades por ela exercidas a partir de um fluxo ideal de gestão de documentos.
Sendo assim, podemos afirmar seguramente que a gestão de documentos configura uma das rotinas mais importantes dentre os processos internos de um negócio – uma vez que passa por todos os eventos importantes, como a admissão e o desligamento de funcionários, a rotina contábil e a assinatura de contratos firmados com novos clientes ou fornecedores.
A maneira como você conduz a gerência de documentos pode levar o negócio à total desordem ou ao sucesso que você espera que ele obtenha. Por isso, é imprescindível estabelecer um fluxo ideal de gestão de documentos na sua empresa. Confira a seguir como ele funciona!
Afinal, o que é gestão de documentos?
Independente de uma empresa ser pequena ou grande, a certeza que rege todos os negócios é que eles precisam lidar com uma diversidade de documentos das mais variadas funções que incluem desde os registros da firma até contratos de clientes, fichas de funcionários, entre outros.
Para que você não se perca no meio de tantos papéis (ou arquivos digitais), é fundamental gerenciá-los muito bem. Logo, a gestão de documentos trata justamente de apresentar processos para armazená-los de forma organizada para que eles estejam sempre acessíveis para você e sua equipe.
Para alguns gestores, essa pode parecer uma tarefa fácil, pois resume-se em guardar todos os documentos em pastas, gavetas ou armários e pronto, certo? Errado. Se fosse tão simples assim, não teríamos escrito este conteúdo tão grande e completo que você está lendo, não é mesmo?
Um dos primeiros passos ao fazer uma gestão documental é tornar mais acessíveis os arquivos que são necessários para a sua rotina administrativa.
Isso vale tanto para você que precisa tê-los em mãos caso ocorra uma auditoria na empresa ou tenha de separar os que forem necessários para declarar o imposto de renda quanto para os seus colaboradores que podem precisar acessar a minuta de um contrato ao fechar negócio com novos clientes.
Esse cenário deixa claro que realizar uma boa gestão de documentos é um trabalho complexo e que exige algumas práticas específicas.
E qual a importância da gestão de documentos nas empresas?
O maior objetivo da gestão de documentos é a boa execução das atividades administrativas, o que é de extrema importância para as tomadas de decisões do negócio, após uma análise de gestão documental corretamente conduzida.
De fato, esse processo torna a gerência da empresa como um todo mais rápida e segura, uma vez que proporciona maior agilidade ao trabalho, aumenta a produtividade e ajuda a evitar que os membros da empresa cometam falhas durante o cumprimento das suas funções.
Isso também contribui para a forma como a empresa é vista pelo seu público. Quando a emissão de documentos é realizada efetivamente, ela passa a ser vista como uma forma moderna e que presta bem os seus serviços.
Afinal de contas, qualquer um se sente mais confortável em fechar negócio com uma organização moderna do que com uma que ainda siga modelos de gestão antigos e morosos.
Por fim, a gestão de documentos é importante para otimizar a comunicação interna. Se a equipe ou pessoa encarregada do atendimento, por exemplo, precisar acessar o documento firmado por um cliente, em vez de buscar o vendedor responsável para saber como localizar esse arquivo, basta acessar o sistema para encontrá-lo.
Sendo assim, observamos que a gestão de documentos engloba uma série de benefícios para as empresas, dentre os quais podemos destacar:
- maior agilidade nos processos;
- mais produtividade e motivação no ambiente de trabalho;
- percepção positiva da marca sob o olhar do público;
- segurança da informação;
- redução de custos;
- segurança jurídica.
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Como funciona um fluxo de gestão de documentos?
Quando falamos em fluxo de gestão de documentos, referimo-nos, basicamente, ao conjunto de processos e ferramentas utilizados para gerir a disposição, o acesso, o armazenamento e o descarte de informação documental como um todo – ou seja, todo o desenvolvimento do ciclo de tramitação documental na empresa.
Inicialmente, esse trabalho é realizado por meio de um mapeamento total de cada fase da gestão de documentos: é preciso atenção rigorosa à toda a movimentação dos registros da companhia, de forma que, ao receber um determinado documento, o profissional possa imediatamente determinar o seu destino.
Também faz parte do fluxo de gestão de documentos o estabelecimento da política de armazenamento, que nada mais é que a metodologia através da qual os arquivos são classificados de acordo com seus respectivos locais e categorias. A política de armazenamento também serve para definir permissões de acesso, os procedimentos de manuseio e descarte e outros parâmetros.
Entretanto, essas duas práticas são apenas a base de um fluxo de gestão de documentos bem otimizado. Para que esse processo seja realmente proveitoso, é preciso ir além e gerenciar a informação da sua organização de forma aprimorada, e contando com o envolvimento total do seu time no processo de ordenamento lógico das ações referentes à tramitação documental.
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A esta altura, você certamente já compreendeu que um fluxo de gestão de documentos bem conduzido é essencial para garantir a fluidez e a produtividade necessárias para a rotina documental do seu negócio.
A seguir, vamos colocar o assunto em termos práticos e apresentar uma série de dicas valiosíssimas para que você consiga estabelecer as ações adequadas para seu fluxo de gestão de documentos e aprimorar as operações da sua empresa.
1. Separação de documentos
Ao planejar o fluxo de gestão de documentos de uma empresa, é de consenso geral que o primeiro passo a ser dado é a separação dos documentos de acordo com diferentes critérios, como tipo, data, ordem alfabética e outros.
Esta etapa inicial é essencial para que todo o processo seguinte se dê de maneira otimizada e intuitiva, uma vez que a separação sistemática da informação documental da companhia possibilita que a equipe a acesse de forma rápida e eficaz.
2. Política de organização de arquivos
Ter uma política de organização de arquivos significa estabelecer padrões específicos para os procedimentos referentes à sua documentação, assim como garantir que sua equipe se mantenha perfeitamente a par desses padrões.
É inegável que quaisquer processos de gestão tornam-se mais eficazes, e menos sujeitos a falhas quando há familiaridade entre os profissionais envolvidos e o sistema.
3. Digitalização de documentos
Prática recorrente em toda e qualquer empresa de fluxo otimizado, a digitalização dos documentos é o primeiro passo para o bom aproveitamento das soluções tecnológicas de aprimoramento de gestão.
4. Armazenamento em nuvem
Nos dias de hoje, o armazenamento em nuvem representa uma das mais eficientes ferramentas tecnológicas de facilitação dos processos de gestão, uma vez que agiliza o acesso, protege os dados e reduz custos com material físico.
5. Software de gestão de documentos
Já que estamos falando em tecnologia, não se pode ignorar a importância da utilização de softwares de gestão eletrônica de documentos.
Afinal, uma vez que essas ferramentas condensam, em um só lugar, todas as informações da sua empresa, bem como as funcionalidades necessárias para seu gerenciamento – tudo isso de forma versátil, padronizada e personalizável.
6. Agenda
A boa e velha agenda continua sendo uma ferramenta essencial para o controle de compromissos. Certifique-se de que a agenda da sua empresa seja regularmente atualizada e esteja sempre à disposição de todos da sua equipe.
7. Comunicação estratégica
Implemente uma comunicação com foco nas pessoas. Isso significa adotar uma estratégia que se relacione diretamente com o comportamento de cada membro do time, desde gestores a funcionários. Escuta ativa, brainstorming e atenção aos feedbacks são essenciais para uma comunicação humanizada e sem brechas.
8. Atenção à segurança da informação
A fim de evitar problemas como o vazamento de informações importantes, é importante limitar seus documentos apenas a aqueles que realmente precisarem acessá-los.
Da mesma forma, é preciso estar atento a esse processo, de modo a garantir como esses dados podem ser acessados pelas pessoas credenciadas, equilibrando segurança e praticidade.
9. Backups e limpezas periódicos
Para garantir a relevância das suas informações em longo prazo, é essencial tanto a realização periódica de backups (com o objetivo de preservar seus dados mais importantes) quanto da limpeza de sua base de documentos.
Para os backups, é interessante programar o salvamento automático das informações, assim como o seu envio para diferentes servidores – isso irá possibilitar a recuperação dos seus dados em caso de algum eventual problema com o sistema.
No caso da limpeza, não se pode descuidar dos prazos específicos previstos para a guarda e descarte de cada tipo de documento.
Seguindo essas dicas, você já estará a um passo de estabelecer um fluxo ideal de gestão de documentos.
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