El inicio del año académico en las instituciones educativas es un período algo convulso, especialmente en lo que respecta a los procedimientos de admisión. renovación de matrícula en 2024. Se trata de procesos intensos y burocráticos, que requieren mucho tiempo y extrema atención.
En este sentido, la creciente digitalización de los procesos administrativos trae importantes herramientas para facilitar estas actividades, especialmente después de tiempos de pandemia, marcados por circunstancias adversas que desencadenaron una fuerte necesidad de adaptación para todo tipo de empresas e instituciones.
Sin embargo, todavía es común tener cierta dificultad entre las entidades más tradicionales para adaptarse a esta nueva realidad.
Por eso, en ZapSign, hemos preparado este artículo, que contiene todo lo que necesitas saber sobre cómo usar firma electronica para la inscripción y reinscripción de los estudiantes. ¡Sigue leyendo para descubrir cómo acelerar y optimizar los procesos internos de tu institución educativa!
La importancia de la estrategia para la renovación de matrículas en 2024
Considerando la importancia de la etapa de renovación de matrícula en las instituciones educativas, podemos decir que el uso de buenas estrategias en este proceso es fundamental para garantizar la permanencia de los estudiantes y, en consecuencia, el éxito de su escuela, carrera o universidad.
Esto se debe a que una gestión estratégica de la retención estudiantil le da solidez, credibilidad y estabilidad a cualquier institución, repercutiendo positivamente en todos los resultados alcanzados, incluida la propia calidad de la educación.
¿Cómo funciona una campaña hecha para este fin?
A la hora de impulsar una campaña que establezca un proceso de renovación de matrículas digitalizado y moderno, es necesario tener en cuenta sus propósitos principales.
El objetivo principal de establecer este tipo de estrategia es crear condiciones favorables, saltándose pasos burocráticos innecesarios y lentos que resultan en una pérdida de tiempo inconveniente.
Para ello, es fundamental el uso adecuado de la tecnología, con el objetivo de automatizar los procesos, facilitar la rutina administrativa y mejorar la comunicación entre la institución, los estudiantes y sus responsables.
Este positivo desarrollo de la comunicación favorece el estrechamiento de los lazos entre todas las partes, así como el desempeño de los alumnos, lo cual es fundamental para incentivar la renovación de matrículas.
Esta relación debe trabajarse no solo a través de la implementación tecnológica, sino también invirtiendo en eventos y actividades del día a día, así como apostando por la transparencia en todos los aspectos del proceso de enseñanza.
Estas medidas, combinadas con la adopción de las mejores estrategias de marketing educativo, se vuelven fundamentales para impulsar las reinscripciones de tu escuela, manteniendo y ampliando su base estudiantil.
Vale la pena señalar que, en pleno 2024, es importante que estas estrategias se lleven a cabo tanto por los medios tradicionales como por el entorno digital.
Y, al fin y al cabo, ¿qué es una firma electrónica?
La firma electrónica es una forma legal y eficaz de obtener la aprobación o el consentimiento de una persona reconociéndola por medios electrónicos con validez legal, operando como sustituto de la firma manual de contratos, documentos y adiciones.
Por lo tanto, todos los procesos que implica la firma manual de un documento, que incluyen acudir a notarías o enviar papeles por correo, se pueden simplificar con la compra de una firma electrónica.
Lo mismo ocurre con otras formas de reconocimiento: el reconocimiento biométrico en cajeros automáticos y las fichas de identificación utilizadas en servicios virtuales, por ejemplo, también son tipos de firma electronica.
Así, aunque en tiempos analógicos la forma más común de reconocimiento personal era la escritura a mano, hoy tenemos otras alternativas.
Una gran ventaja en tiempos de home office, ya que las personas involucradas pueden estar en cualquier lugar al momento de firmar los documentos de prueba de una nueva sociedad o contratación, siempre y cuando cuenten con las herramientas necesarias.
Cómo se puede utilizar la firma electrónica para la renovación del registro
Son varios los beneficios que trae el uso de la firma electrónica en la matrícula escolar. A continuación, destacamos los principales.
Agilidad y practicidad
La firma electrónica permite que la formalización de la matrícula se produzca de forma rápida y cómoda. Dado que el documento se puede firmar desde cualquier lugar, hay un obstáculo menos para completar el trámite, mejorando la experiencia obtenida con la institución.
Eliminando toda la burocracia que normalmente es inherente a estos procesos, la reinscripción firmada a distancia representa un gran avance en la vida de los estudiantes y tutores que, al firmar el contrato de una pago digital, elimina la necesidad de viajar a la institución y pasar tiempo en colas interminables.
Además, también está la facilidad que ofrece un trámite que se puede realizar en cualquier momento, sin limitarse al horario de apertura de la entidad.
SUSTENTABILIDAD
El tema de la sustentabilidad se ha perfilado como uno de los temas más urgentes a nivel mundial. En 2024, la tendencia es que, cada vez más, esta agenda se mantenga en el foco de las actividades de los más diversos sectores de nuestra sociedad.
En este sentido, se hace imposible desconocer el papel fundamental de las instituciones educativas como pilares de la formación de los futuros ciudadanos en cuanto al uso de nuestros recursos materiales.
Al migrar los procesos administrativos al entorno digital, se reduce significativamente el consumo de papel, tinta y electricidad.
atractivo diferencial
A pesar de la creciente revolución tecnológica, aún existe un gran número de instituciones educativas que insisten en prácticas administrativas cada vez más obsoletas. Por lo tanto, la adopción de soluciones electrónicas representa un factor diferenciador para la entidad, dando audacia y credibilidad a los estudiantes y sus tutores.
De hecho, es solo cuestión de tiempo antes de que características como las firmas electrónicas se conviertan en el estándar para todas y cada una de las organizaciones, entonces, ¿por qué no comenzar ahora mismo?
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¿Cómo hacer firma electrónica por ZapSign?
Firmar un documento de reinscripción a través de ZapSign es bastante simple y rápido, y será aún más fácil con las instrucciones paso a paso que se presentan a continuación.
Paso 1: Registro en la plataforma
El primer paso para realizar una firma electrónica a través de ZapSign es registrarse en la plataforma y elegir entre dos planes:
- el plan profesional, que permite la firma de hasta 20 documentos por mes y la inclusión de hasta 6 usuarios;
- y el plan completo, que incluye suscripciones ilimitadas y hasta 11 usuarios, siendo más adecuado para instituciones educativas con gran flujo de documentos.
También puedes probar el plan esencial, que te permite enviar gratuita 5 documentos al mes gratis, antes de decidir qué plan contratar. Para hacerlo más fácil, lo usaremos como base de este tutorial.
Al acceder a la página de inicio de ZapSign, haga clic o toque "Pruébelo gratis" para ser dirigido a la pantalla de registro. En él, deberás ingresar tu correo electrónico y definir tu contraseña de inicio de sesión. Luego toque en "Crear cuenta".
Paso 2: Sube el documento a la plataforma
El documento debe estar en formato .PDF. Si está en Google Drive, basta con ir a “Archivo/Descargar/Documento PDF”. Luego haga clic en "+" para cargar el documento y pasar a la siguiente pantalla.
Luego toca en “Seleccionar documento” para elegir el archivo PDF que tienes en tu celular.
Paso 3: Determinar los signatarios
Después de cargar el documento, debe anotar los nombres de los firmantes. Para ingresar más datos, como correo electrónico, número de teléfono, función, selfie y foto de un documento de identificación, existe la opción “Autenticación avanzada”.
Luego, toque "Continuar" para ubicar la región del documento donde aparecerá la firma. Después del posicionamiento, toque en “Guardar y continuar” – o en “Continuar sin posicionar”, si no desea utilizar esta herramienta.
Paso 4: Envía el enlace de suscripción
A continuación, deberás recoger firmas, lo que se puede hacer de tres formas:
La primera es pulsar sobre el icono azul para copiar el enlace del documento y enviarlo por cualquier canal de mensajes.
El segundo le permite enviar el enlace a través de Whatsapp, a través del icono específico de envío a través de la aplicación.
La tercera opción es el botón que dice “Quiero que ZapSign envíe enlaces de firma a los firmantes”, que permite enviar el documento a los firmantes por correo electrónico con un mensaje personalizado.
Paso 5: Firma del documento de reinscripción
Finalmente, solo toque en “Enviar y finalizar”, y se enviará el documento de reinscripción para que la persona haga clic en el botón de firma e ingrese su nombre completo, correo electrónico y teléfono de contacto antes de tocar en “Continuar” y proceda a la pantalla siguiente.
El firmante puede entonces firmar el documento con su dedo, como si fuera un bolígrafo, como se muestra en la pantalla de abajo.
Es natural que la firma se vea diferente al documento de identidad, pero eso no importa.
Luego, simplemente toque "Finalizar", ¡y listo! Se mostrará una pantalla final y todas las partes recibirán un correo electrónico de confirmación.
Cómo se puede utilizar la firma electrónica para la renovación del registro
Consulta aquí cómo puedes aplicarlo.
Integración de herramientas
Otra de las ventajas de utilizar la firma electrónica es la posibilidad de agilizar los procesos de alta mediante el envío automático de información de una aplicación a otra.
Integrando Zapsign en el hub de enchufe, las escuelas pueden crear flujos de trabajo automatizados para agilizar sus procesos administrativos y mejorar la seguridad de la información.
Para aquellos que no están familiarizados, Pluga es una herramienta de automatización que ayuda a cualquier persona a conectar las herramientas web que más usa para automatizar los flujos de trabajo, sin tener que escribir una sola línea de código.
Por ejemplo, las escuelas pueden configurar una automatización que envíe automáticamente una notificación por correo electrónico (o incluso SMS) a un miembro del personal cada vez que se firme digitalmente un documento de inscripción, como por ejemplo:
También puedes crear un nuevo contrato a firmar cada vez que un responsable rellene un formulario con los datos del alumno, o incluso al pagar la matrícula:
Estos son solo algunos ejemplos de cómo las escuelas, universidades y cursos pueden automatizar sus procesos con Pluga y Zapsign. Hay muchas otras formas de combinar estas herramientas para simplificar las tareas administrativas y mejorar la seguridad y precisión de la información.
Ahora que entiendes la importancia de la firma electrónica para tus procesos de renovación de registro en 2024, ¿qué tal conocer la plataforma ZapSign?
