A firma electronica en contratos ha sido un recurso cada vez más adoptado por las empresas más diversas alrededor del mundo. Hay numerosas ventajas sobre la forma tradicional.
Por eso, hemos preparado este artículo para que conozcas todo sobre el tema y cómo este tipo de firmas pueden ayudarte a realizar acuerdos de forma optimizada y segura. ¡Buena lectura!
¿Qué es la firma electrónica?
La firma electrónica consiste esencialmente en utilizar herramientas digitales como forma de sustituir la firma manual., para que se puedan firmar los más diversos acuerdos de forma fácil, rápida y segura.
Vale recordar que otras prácticas también pueden ser consideradas como firma electrónica, tales como: reconocimiento biométrico, lectura facial, token e incluso login a un correo electrónico personal.
Dicho esto, es fácil comprobar la gran utilidad de este recurso para las empresas, especialmente en los tiempos actuales, en los que la práctica de oficina en casa se vuelve predominante.
Beneficios de la firma electrónica en los contratos
El uso de la firma electrónica ofrece un amplio abanico de ventajas. Citamos a continuación las principales.
Reducción de material físico
A medida que aumentan las exigencias de una empresa, también lo hace su volumen de documentos. La digitalización es fundamental para evitar que esa carpeta o cajón tenga que dejar sitio a todo un armario, o incluso a una habitación entera.
más organización
Al organizar sus contratos en un entorno virtual, puede acceder a ellos mucho más fácilmente que con archivos físicos, especialmente si usa un plataforma de firma electronica en tu compañía. Estas herramientas cuentan con recursos propios para almacenar y consultar documentos en la nube.
Mayor agilidad en los procesos
El proceso de firma tradicional, por su propia naturaleza, no ofrece tanta agilidad, ya que requiere la presencia de todos los involucrados, o que el documento sea enviado por motoboy, correo o transportista.
La firma electrónica, sin embargo, permite al documento en línea ser enviado por cualquier herramienta de comunicación, que incluye correo electrónico e incluso Whatsapp, lo que permite firmar contratos al instante, independientemente de la distancia.
Reducción de costos
Al implementar la documentación digital en tu empresa, recortas toda una serie de gastos innecesarios a los que, por desgracia, acabamos tan acostumbrados que, muchas veces, ni nos damos cuenta de que se podrían evitar.
Alcance de la contratación
La firma electrónica de contratos amplía potencialmente el abanico de contratos de su empresa, ya que elimina la presencia física de los implicados.
En tiempos de teletrabajo, la herramienta facilita mucho la contratación de profesionales de todo el mundo. Lo mismo ocurre con los clientes, que ante la posibilidad de esperar menos el final de una negociación, naturalmente optarán por su servicio.
Cómo se aplica la firma electrónica a los contratos online
Para realizar contratos en línea, la firma electrónica debe aplicarse a través de una plataforma especial para este tipo de servicio.
Al registrarse, puede invitar a sus firmantes a firmar el documento: todo se hace con el simple clic de un botón y con la misma seguridad jurídica que los contratos realizados en papel, como veremos a continuación.
¿Qué firma electrónica tiene validez legal?
La ley brasileña establece que incluso los acuerdos orales tienen validez legal, siempre que haya uno o más testigos presentes en ese momento.. Por lo tanto, no podría ser diferente para las firmas electrónicas, de modo que todos tienen validez legal.
los articulos 104 e 107 del Código Civil Brasileño establecen que cualquier tipo de contrato es válido siempre que mantenga su integridad, autenticidad y no sea modificado después de que las partes ya hayan llegado a un consenso.
Además, la PM 2.200-2/2001 establece la garantía legal de la firma electrónica, en tanto posibilita el uso de medios que acrediten la autoría e integridad de los documentos electrónicos.
Los tres tipos de firma electrónica
Hay tres tipos de firma electronica existente: simple, avanzado y calificado.
"notranslate"
Los dispositivos biométricos y de reconocimiento facial son buenos ejemplos.
Este hace uso de certificados no emitidos por el ICP-Brasil u otros medios que acrediten la autoría e integridad de los documentos en formato electrónico.
Este es el caso de las plataformas de firma en línea que cuentan con sus propios recursos para demostrar que la firma fue efectivamente realizada por una persona determinada.
Se refiere a aquellos que usan certificado digital emitida por el ICP-Brasil, que es el organismo detrás de las autoridades de certificación – entidades que, utilizando un sistema criptográfico basado en certificados digitales, aseguran la identidad y autenticidad de un usuario de firma electrónica.
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Cómo firmar contratos electrónicamente usando ZapSign: paso a paso
La firma electrónica en los contratos es bastante sencilla. A continuación, le mostraremos una guía paso a paso sobre cómo proceder con la plataforma ZapSign.
Paso 1: Sube el documento a la plataforma
Primero, el documento debe guardarse en formato .pdf. Si lo ha guardado en otro formato, convierta el archivo antes de iniciar el procedimiento.
Si está en Google Drive, vaya a "Archivo / Descargar / Documento PDF".
Si está guardado en su computadora, vaya al tablero de la plataforma, haga clic en "+NUEVO" y en "Seleccionar documento" para enviar un nuevo documento.
Paso 2: Determinar los signatarios
Después de ingresar el nombre completo de sus firmantes, haga clic en "continuar", a menos que desee utilizar la función de autenticación avanzada.
La plataforma requerirá el nombre, correo electrónico, método de autenticación, número de teléfono y rol del firmante. También es posible exigir un selfie y un documento de identidad.
A continuación, tendrá la opción de colocar el campo de firma según sus preferencias. Si quieres mantenerlo como está, ignóralo y sigue adelante.
Paso 3: Envía el enlace de suscripción
Se generará un enlace, que deberás enviar a tus signatarios. También puede marcar la opción "Quiero que ZapSign envíe enlaces de firma a los firmantes" para que todos reciban el enlace por correo electrónico.
Al hacer clic en el enlace, los firmantes verán una nueva pantalla. Allí, deberán ingresar nombre, correo electrónico y número de teléfono. Después de aceptar la política de privacidad, no es necesario hacer nada más: ¡la firma electrónica se completó fácilmente!
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