Durante mucho tiempo, la única forma concebible de firmar un documento era la tradicional, es decir, escribiendo a mano sobre papel. Sin embargo, los tiempos son diferentes y tenemos varios tipos de suscripción.
Con las transformaciones tecnológicas provocadas por la era digital, otras formas de celebración de contratos, como firma electronica y la firma digital, forman ya parte de una realidad consolidada.
Esto se demuestra fácilmente cuando observamos numerosas empresas y sectores profesionales que han estado utilizando ampliamente estos nuevos recursos para validar documentación, contratos y transacciones financieras, como una forma innovadora de agilizar sus procesos.
Con eso en mente, en ZapSign hemos preparado este completo artículo para explicarte todo sobre ¿Cuáles son los tipos de suscripción? de documentos: desde sus características y diferencias, hasta aspectos legales y cómo decidir cuál usar.
Las principales diferencias entre firma tradicional, firma digital y firma electrónica
Aquí, hablaremos con más detalle sobre las principales diferencias entre cuales son los 3 tipos de suscripción que existen y son los más utilizados por las empresas que podemos clasificar en: tradicionales, electrónicos y digitales.
Firma tradicional (manuscrita)
Como sabemos, la firma tradicional, o física, se produce cuando dos o más partes firman personalmente, y de puño y letra, algún acuerdo que define los términos contractuales.
Aún hoy en día, este tipo de suscripción sigue siendo muy utilizado, sobre todo por empresas más tradicionales o empresas con poca inversión en recursos tecnológicos.
Firma electronica
Cuando hablamos de firma electronica, nos referimos a un concepto más amplio, que engloba diversas formas de identificación realizadas a través de mecanismos electrónicos.
Por lo tanto, no se limita a la firma de un documento en línea, sino también a sistemas de varios otros tipos, como: clave electrónica, token, biometría, entre otros.
Antes de optar por la firma electrónica, conviene prestar atención a sus particularidades: se suele utilizar para revelar la intención del firmante de firmar un documento, así como para verificar los archivos firmados.
Se destaca por presentar diferentes métodos para acreditar la identidad de los firmantes, brindando una base legal para la validación de firmas. El costo suele ser más bajo en comparación con las suscripciones digitales.
Firma digital
A diferencia de la firma electrónica, la firma digital se refiere más específicamente a la firma física de un documento, aunque se realice en un medio digital.
En este caso, la validación legal se realiza mediante encriptación, lo que hace que un certificado virtual emitido por organismos reguladores como el PCI-Brasil.
Por lo tanto, los principales puntos a ser considerados al optar por el uso de la firma digital son el hecho de que tiene aún más características de seguridad (debido al cifrado), autenticidad y seguimiento, además de estar fuertemente asegurada por la legislación brasileña, siendo autorizado por el gobierno o el organismo de certificación organización no gubernamental.
Por otro lado, el costo de este tipo de firma suele ser mayor, ya que su uso requiere certificados digitales de todas las partes involucradas.
Tenga en cuenta que la firma digital y la firma electrónica a menudo se tratan como sinónimos. Esta confusión es común, pero, como puede verse, existen diferencias importantes entre los dos tipos de suscripción en línea, aunque ambas tienen como punto común el carácter tecnológico e innovador, además de la finalidad de facilitar los procesos de reconocimiento y firma digital.
¿Y por qué utilizar firmas electrónicas o digitales en lugar de manuscritas?
Si bien es cierto que las firmas electrónicos y digitales Cumplen la misma función que la firma manuscrita, cuando nos detenemos a comparar más de cerca, no es difícil ver que en línea tiene algunas ventajas significativas sobre la tradicional.
Por lo tanto, estas soluciones han sido adoptadas exponencialmente por las empresas. Entre los puntos principales, podemos destacar tres que enumeramos a continuación.
ahorro de costes
Gracias al diferencial de permitir que todo el proceso se realice a través de internet, en dispositivos como computadoras, tabletas o teléfonos inteligentes, las suscripciones en línea no requieren la presencia física de todas las partes.
Y ahí es precisamente donde radica la gran ventaja: si los implicados no pueden estar todos juntos en el mismo lugar, no hace falta enviar la documentación para que la firmen todos.
El documento se envía por medios virtuales, eliminando los costos habituales con transportistas, motoboys o combustible. Y, como si fuera poco, elegir una solución online hace innecesario el gasto en autenticación de firmas en notarías.
Agilidad y practicidad
De la misma manera que el trámite en línea ahorra gastos financieros, el factor tiempo también se ve beneficiado, después de todo, todo el proceso se lleva a cabo más rápido, por no decir inmediatamente.
Gracias a las firmas electrónicas y digitales, incluso los contratos internacionales pueden celebrarse de forma extremadamente ágil y segura.
SUSTENTABILIDAD
En algunos casos, el uso de una firma tradicional puede incluso ser más apropiado, generando así impresiones de documentos físicos. El uso de firmas electrónicas o firmas digitales, sin embargo, reduce significativamente la generación de este material, contribuyendo no sólo a la mencionada reducción de gastos, sino también a la reducción de residuos y a una mayor concienciación sobre el consumo de determinados materiales -además de un mejor uso del espacio de trabajo.
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Cómo funciona la validez legal de las firmas electrónicas y digitales
Es común pensar que un contrato sólo puede ocurrir en un legalmente válido cuando dos o más personas celebran puntos y obligaciones contractuales en un papel.
Pero, de hecho, un acuerdo legal también puede tener lugar de otras maneras. Los contratos celebrados por medios electrónicos e incluso los acuerdos verbales están protegidos por la ley, tal como se describe en los artículos 104 y 107 de la Código Civil.
Hablando particularmente de los documentos electrónicos, sus términos de legalidad están definidos por la Medida Provisional 2.200-2/2001:
“Lo dispuesto en esta Medida Provisional no impide el uso de otro medio de prueba de la autoría e integridad de los documentos en formato electrónico, incluso aquellos que utilicen certificados no emitidos por ICP-Brasil, siempre que sean aceptados por las partes como válidos o aceptados. por la persona a quien se opone el documento”.
Básicamente, los términos del MP significan que la prueba de un acuerdo se puede hacer a través de una cláusula en la que las partes declaran ser conscientes de que el contrato se firmará electrónicamente, y puede ser incluso a través de mensajes de correo electrónico, SMS, Whatsapp o audio.
Por tanto, cuando una de las partes utilice un usuario y contraseña para acceder a una plataforma de firma electrónica, con el fin de identificarse y el documento ya no pueda modificarse después de haber sido firmado, la firma se considerará válida.
La ley brasileña prevé una serie de jurisprudencia que puede confirmar la validez legal de la firma electrónica, como la APC20140111450486 de la 5ª Clase Civil de la Corte de Justicia del Distrito Federal y Territorios:
“La ausencia de contrato escrito es irrelevante para probar la obligación, ya que esta formalidad no es indispensable para la validez de la expresión de voluntad relacionada con los contratos electrónicos, por lo que la existencia de este vínculo puede demostrarse por otros medios de prueba admitidos en derecho, en el caso del caso, el extracto demostrativo de la operación.
Además, el contrato se firmó electrónicamente utilizando una contraseña personal para uso exclusivo del titular de la cuenta, por lo que el contrato escrito no existe.”
Aparte de todo eso, otras evidencias pueden probar un vínculo, tales como: direcciones IP, números CPF/CNPJ, entre otros.
La solución de firma electrónica de ZapSign
Como ves, la firma electrónica y digital ya pueden considerarse prácticas imprescindibles en la rutina documental de una empresa. Hay varios plataformas especializadas en suscripción virtual en el mercado.
Entre ellos, ZapSign se destaca por el gran diferencial de permitirle recolectar firmas de manera rápida, simple y extremadamente intuitiva tanto en su computadora como en su teléfono celular, incluso desde aplicaciones y recursos simples que usamos en la vida cotidiana, como el correo electrónico, SMS, Whatsapp y Telegram.
La solución de firma electrónica de ZapSign también ofrece diferentes planes, según las necesidades de cada tipo de empresa, y cuenta con planes que cubren las necesidades de los más variados tipos de empresas. Los enumeramos a continuación.
plan profesional
Si tu flujo de recogida de firmas al mes no suele ser muy intenso, y no tienes mucha gente involucrada, el plan profesional es la elección ideal: te permite firmar hasta 20 documentos al mes, además de invitar hasta 5 usuarios a la plataforma.
plano completo
Aquí tenemos el plan más adecuado para aquellos que tienen un equipo grande que se enfrenta a una fuerte demanda de contratos mensuales: el plan completo permite la firma de documentos ilimitada, más la adición de 10 usuarios además de usted.
plan esencial
Si aún no estás seguro de qué plan te conviene más, puedes suscribirte al plan esencial: gratuita, te permite firmar hasta 5 contratos por mes, y es perfecto para aumentar tu familiaridad con la plataforma.
Ni que decir tiene que los tres planes ofrecen plena validez legal, en línea con todo lo explicado anteriormente.
Si está listo para dar el siguiente paso en la gestión de sus documentos, siéntase libre de aprender más sobre la solución de firma electrónica de ZapSign haciendo clic aquí!
