Como fazer assinatura eletrônica em documentos: aprenda em 8 passos

A aquisição de ferramentas modernas por parte das empresas é essencial para a obtenção de uma boa percepção por parte do público – o que representa um fator determinante para o crescimento de todo e qualquer negócio, sobretudo quando envolve saber como fazer assinatura eletrônica em documentos.

Nesse sentido, a assinatura eletrônica se revela como um dos recursos tecnológicos de maior destaque entre as empresas. Entretanto, apesar do reconhecimento do formato ser crescente no mercado, ainda não é raro haver dúvidas sobre o assunto.

Confira neste guia completo um passo a passo detalhado de como firmar eletronicamente os seus documentos. Boa leitura!

Afinal, o que é assinatura eletrônica?

Podemos definir brevemente o conceito de assinatura eletrônica como uma forma moderna e eficiente de obtenção de consentimento de alguém mediante o reconhecimento de sua identidade via meios eletrônicos com validade legal.

A ferramenta vem ganhando notoriedade por representar um substituto efetivo da assinatura de próprio punho – sobretudo nestes tempos marcados pelo trabalho via home office, dispensando o contato presencial ao firmar documentos que comprovem novas parcerias e contratações.

Vale lembrar que existem diversos tipos de assinatura eletrônica, como, por exemplo, o reconhecimento biométrico nos caixas eletrônicos, os tokens de identificação e os logins a partir de senha pessoal nos serviços da Internet.

Quais são as principais diferenças entre a assinatura eletrônica e a assinatura manual?

São inúmeras as ferramentas e dispositivos tecnológicos à disposição das empresas nesta era digital: softwares de gestão, inteligência artificial, armazenamento em nuvem e tantos outros recursos eletrônicos fazem com que o processo documental das empresas acompanhe essas transformações.

Contudo, mesmo assim, a prática da gestão de documentos em âmbito físico ainda é um tanto frequente, uma vez que essas ferramentas ainda representam novidades.

Para que você possa escolher entre usar assinatura digital ou manual, listamos a seguir as principais diferenças entre ambas:

Acessibilidade

Enquanto a documentação tradicional requer que todas as partes se encontrem no mesmo lugar, documentos assinados digitalmente permitem que o processo ocorra de qualquer lugar, bastando um dispositivo conectado à internet, como um computador ou telefone celular.

Redução de custos

Documentos digitais existem em âmbito virtual, portanto dispensam toda uma série de gastos com impressão, transporte e disponibilização de espaço físico – ao contrário da documentação tradicional.

Armazenamento

Arquivos assinados manualmente requerem espaço físico para serem armazenados. Documentos digitais, por outro lado, são salvos em HDs, pendrives e nuvem, o que, além da questão da acessibilidade, também ajuda a preservar a vida útil do documento.

Otimização dos processos

A automação da documentação torna todos os processos mais rápidos e flexíveis, enquanto assinaturas digitais demandam um longo, moroso e atravancado processo.

Segurança

Para que documentos físicos sejam acessados quando necessário, é preciso um cuidadoso trabalho de arquivamento e a realização constante de cópias de segurança. Já no caso dos documentos com assinatura digital, isso não costuma ser um problema, uma vez que há diversas empresas que oferecem esse tipo de solução.

Como fazer assinatura eletrônica

Realize sua assinatura eletrônica na ZapSign facilmente: faça login e siga abaixo nosso tutorial detalhado passo a passo.

1. Primeiramente, você deve informar o seu login e senha, para então ser encaminhado à página principal.

2. Clique no botão “Novo” para ir para a próxima tela e criar um novo documento. 

3. Clique em “selecionar documento” para fazer o upload do documento a ser assinado. O documento deverá estar em formato PDF – caso contrário, será necessário converter o arquivo, o que pode ser feito neste link.

Nesta tela, especifique quem são os seus signatários. Você pode adicionar mais signatários pesquisando na sua agenda de contatos – ou, caso você deseje assinar o documento, toque em “Eu vou assinar”.

4. É possível invisibilizar os campos no documento final ou optar por não solicitar e-mail ou número de telefone do signatário. Se desejar, solicite selfie, foto do documento de identidade ou reconhecimento facial. É possível, também, escolher o método de autenticação do signatário e especificar a sua função.

5. O próximo passo é posicionar as assinaturas, vistos e textos no documento. Basta clicar na tela, selecionar o signatário e selecionar a assinatura ou o visto.

Clique no ícone “Copiar” na assinatura ou visto para economizar tempo, copiando o posicionamento para as demais páginas do seu arquivo.

Se você assim desejar, pode ainda adicionar textos no seu arquivo, que permanecerão no documento final após a assinatura. Clique em “Salvar e continuar” para seguir para o próximo passo.

6. Agora é hora de compartilhar os links de assinatura. É possível enviá-los por WhatsApp, SMS, e-mail, Telegram ou qualquer outro canal de sua preferência. Você pode ativar o envio automático caso deseje que a ZapSign envie os links de assinatura via e-mail por você, além de ativar lembretes automáticos e definir uma data limite para a assinatura.

É possível também definir a ordem que seus signatários assinarão o documento. As notificações só chegarão a um determinado signatário após o anterior realizar a sua assinatura.

Caso você seja um dos signatários, clique em “Assinar agora” para conferir o documento e realizar a sua assinatura.

Após conferir o conteúdo do documento, clique em “Assinar” e confirme os seus dados.

Agora, é só realizar a assinatura com o dedo ou com o mouse (ou subir uma foto da mesma). Você pode salvar essa assinatura para usar outras vezes, ou limpar para refazê-la.

Pronto! A sua assinatura já foi realizada. Agora, ela já consta nos locais posicionados e também no relatório de assinaturas.

Porém, há muitos outros recursos a serem explorados ao utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica, como veremos a seguir:

Como criar e configurar contatos

Para adicionar usuários à sua organização, acesse “Configurações”. Na sessão “Usuários”, insira um e-mail válido e toque em “Adicionar usuário”.

Ele receberá, por e-mail, as instruções sobre acessar a conta e cadastrar sua própria senha. Basta clicar em “Acessar minha conta” para fazer a configuração.

Como assinar com certificado digital

Para assinar um documento utilizando certificado digital, acesse o link de assinatura e clique em “Assinar” para escolher o certificado que deseja utilizar.

Escolha o certificado e clique em “Assinar documento”.

Aguarde alguns instantes e pronto: assinatura concluída com sucesso!

Como assinar em lote

Com a assinatura em lote, você pode assinar todos os documentos que estão com a sua assinatura pendente de uma só vez.

Você pode visualizar os documentos da lista e, caso deseje desabilitar a assinatura em lote em algum documento, clique no “X”.

Para assinar, basta preencher os seus dados pessoais e clicar em “Assinar”.

Para adquirir este serviço, entre em contato com o e-mail [email protected].

Como fazer envio automático por e-mail e ordenamento de assinaturas

Na tela de solicitação das assinaturas, ative o botão “Ativar o envio automático por e-mail” e insira o e-mail dos seus signatários. Se desejar, insira uma mensagem opcional que acompanhará o link de assinatura no e-mail.

Para ordenar as assinaturas, clique em “Ordenar assinaturas”.

Ative o botão, e, em seguida, segure e arraste para trocar a ordem dos signatários. Assim, cada signatário só será notificado para assinar o documento após o anterior assinar.

Se desejar, assine os lembretes para que os signatários que ainda não assinaram o documento sejam novamente notificados por e-mail a cada X dias. Depois, é só clicar em “Enviar e finalizar” e pronto.

Como criar e personalizar usuários

Acesse as configurações. Lá, você pode alterar o nível de acesso de cada usuário: o administrador possui acesso às configurações e aos documentos; o membro tem acesso aos documentos; e o usuário apenas aos documentos criados por ele mesmo.

Também é possível alterar o proprietário da organização. Porém, após esse procedimento, apenas o novo proprietário poderá fazê-lo novamente. 

Para remover um usuário da sua organização, basta clicar no X vermelho.

Mais abaixo, você pode personalizar, colocando a sua logomarca e alterando os botões de ação para a cor da sua empresa. Ao terminar, basta clicar em “Salvar alterações”.

Como criar e usar pastas

Clique em “Nova pasta”, na aba “Documentos”. Insira o nome e confirme, clicando em “Adicionar pasta”.

Para mover um documento para uma pasta, toque nele, e a tela seguinte aparecerá. Clique no ícone da pasta com a seta, selecione a pasta desejada e ele será movido.

Você também pode criar uma pasta dentro de outra, seguindo o mesmo processo.

Como assinar modelos dinâmicos

Acesse o link de assinatura, preencha o seu nome completo e clique em “Continuar”.

Preencha as informações solicitadas e clique novamente em “Continuar”.

A ZapSign irá gerar o documento automaticamente. Confira e clique em “Assinar”.

Insira o seu e-mail e número de telefone e clique mais uma vez em “Continuar”.

Faça a sua assinatura e clique em “Finalizar”.

Pronto! Agora, você pode baixar tanto o documento original quanto já assinado.

Agora que você já compreende tudo sobre a importância e a praticidade da assinatura eletrônica, aproveitamos para te convidar a conhecer melhor a solução da ZapSign clicando aqui!