À medida que a revolução digital se faz cada vez mais presente no mundo dos negócios, a implementação de certos recursos tecnológicos torna-se tão elementar quanto qualquer outra prática tradicional, isso inclui o certificado digital.
Nos dias de hoje, é seguro afirmar que o uso de certificados e assinaturas digitais já não consiste mais em uma inovação, mas em uma necessidade básica para otimizar os processos de uma organização.
Para se ter uma ideia, segundo os dados do Instituto Nacional de Tecnologia da Informação (ITI), a quantidade de certificados digitais ativos no Brasil, em 2022, já ultrapassa 10 milhões e meio – cerca de um milhão a mais em relação ao ano anterior.
Por este motivo, nós, da ZapSign, preparamos este conteúdo exclusivo explicando tudo sobre certificado digital, para que serve e como obter para a sua empresa – ou mesmo para seu uso pessoal. Acompanhe-nos!
O que é um certificado digital?
Certificado digital é um tipo de documento eletrônico que garante a identidade e integridade dos seus emissores (que podem ser pessoas físicas ou jurídicas) durante trocas de informações no meio eletrônico. Além de sustentável, ele também assegura confidencialidade, autenticidade e validade jurídica.
Portanto, ele visa promover, por vias virtuais, praticidade, agilidade e segurança em processos burocráticos que antes só seriam possíveis através dos meios tradicionais (usando os bons e velhos papel e caneta).
A ferramenta se mostra especialmente eficiente em processos de validação de transações online, assinatura de procurações e autenticação de dados internos, além de uma infinidade de outras situações.
Para que serve o certificado digital?
O certificado digital, uma tecnologia cada vez mais presente em nossas vidas, desempenha um papel crucial na era digital, especialmente em um mundo onde a segurança e a autenticidade online são essenciais. Neste segmento, exploraremos a variedade de funções e utilidades deste instrumento fundamental.
Inicialmente, o certificado digital atua como uma identidade eletrônica para pessoas físicas e jurídicas, possibilitando a realização de diversas atividades na internet com segurança e confiabilidade.
Entre suas aplicações mais relevantes, destaca-se a capacidade de assinar digitalmente documentos como contratos, acordos, recibos, promissórias e declarações. Esta funcionalidade não apenas simplifica processos, mas também garante a validade jurídica dos documentos assinados eletronicamente.
Além de sua função na assinatura digital, o certificado é indispensável no cumprimento de obrigações com órgãos governamentais. Ele permite o envio de declarações e obrigações acessórias de empresas, a emissão de Notas Fiscais Eletrônicas (NF-e), e a comunicação com sistemas governamentais como o eSocial e o Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Estas funcionalidades são cruciais para a gestão empresarial e fiscal, facilitando a interação com instituições públicas e reduzindo a burocracia.
No âmbito financeiro, o certificado digital é uma ferramenta essencial para a realização de transações bancárias online. Ele oferece um nível elevado de segurança, protegendo os usuários contra fraudes e outros tipos de ataques cibernéticos. Isso torna as operações bancárias mais seguras e confiáveis, um aspecto vital na era do e-commerce e das finanças digitais.
Outra aplicação significativa do certificado digital está na sua utilização para a emissão de documentos oficiais, como passaportes, carteiras de habilitação e diplomas universitários. Essa funcionalidade contribui para a modernização e segurança dos processos de emissão desses documentos, evitando falsificações e agilizando procedimentos.
O certificado digital também é um aliado em processos como participação em leilões eletrônicos e criação de procurações eletrônicas. Isso amplia o acesso a serviços que antes exigiam presença física, trazendo comodidade e flexibilidade para os usuários.
Por fim, ele desempenha um papel vital na autenticação de usuários em ambientes restritos, como o Portal e-CAC da Receita Federal, permitindo o acesso seguro a informações sensíveis e serviços específicos.
As vantagens de se utilizar o certificado digital
Vejamos a seguir os principais benefícios dessa adoção:
- emissão de notas fiscais;
- assinaturas de documentos;
- vendas online;
- transações bancárias;
- declaração de Imposto de Renda;
- envio de informações internas de empresas;
- realização de contratos de câmbio;
- leilões eletrônicos.
As aplicações do certificado digital são vastas, e o tempo todo surgem novas formas de usá-lo. O recurso vem se destacando por apresentar várias vantagens em relação aos métodos tradicionais.
Por se tratar de um procedimento que se dá digitalmente, elimina-se o gasto com material físico, e o espaço do ambiente de trabalho acaba sendo melhor aproveitado. Isso sem contar que documentos de papel estão sujeitos a perda, extravio ou, simplesmente, à ação do tempo, sobretudo quando essa gestão é mal feita.
Outro grande ponto positivo do certificado digital é que as transações podem ser feitas à distância, tornando todo o processo muito mais rápido e prático, e dispensando a necessidade de fazer reconhecimento em cartório.
Tudo isso é feito de forma segura e legalmente válida, uma vez que os dados são preservados a partir de chaves de criptografia.
Os tipos de certificado digital
Existem duas formas de se classificar os tipos de certificado digital: por uso (seja pessoal ou empresarial) e por formato.
Certificado digital por uso
Assim como os documentos físicos, os certificados digitais dividem-se entre certificados para empresas, pessoas físicas e profissionais liberais. Seguem abaixo os mais usados.
e-CPF
Como o nome já indica, o e-CPF nada mais é do que a identidade virtual de pessoa física. Suas funções são parecidas com a do e-CNPJ, porém de caráter pessoal, visando sistemas que pedem autenticação do CPF.
Aplica-se principalmente em casos como declaração de Imposto de Renda; transações bancárias; e emissão e assinatura de documentos digitais.
e-CNPJ
Trata-se da identidade digital de pessoa jurídica, sendo apropriado para uma série de atividades, tais como:
- assinatura contratos;
- recibos e demais documentos com relevância jurídica;
- autenticação de transações;
- transações comerciais e financeiras online;
- emissão de notas fiscais eletrônicas;
- acesso a informações restritas de sistemas, tanto públicos quanto particulares.
Vale lembrar que, embora esse certificado digital possa ser utilizado na emissão de notas fiscais, não se trata da opção mais indicada.
Na verdade, pode ser bastante arriscado, uma vez que qualquer membro da empresa que precise utilizar o e-CNPJ para emitir nota poderá acessar qualquer sistema em nome da organização e alterar dados. Portanto, o tipo seguinte pode ser o mais recomendado para esse tipo de manobra.
NF-e
Aqui temos um tipo de certificado digital específico para a emissão de notas fiscais eletrônicas, integrando a empresa em questão com a Secretaria da Fazenda do estado ou do município. Esse tipo de certificado digital pode emitir as seguintes notas:
- NF-e: esta é uma nota fiscal de nível estadual, registra a venda de produtos e garante o recolhimento do ICMS;
- NFS-e: de competência municipal, essa nota fiscal é relativa a prestação de serviços, registra a operação do serviço prestado e garante o recolhimento ISS;
- NFC-e: usada no varejo, essa nota substitui o tradicional cupom fiscal e registra a venda direta ao consumidor final;
- NFA-e: empresas que não sejam obrigadas a emitir NF-e podem emitir individualmente essa nota fiscal eletrônica de forma avulsa.
Ao contrário do e-CNPJ, com o NF-e é possível vincular a emissão das notas fiscais ao CPF de um determinado funcionário da empresa, protegendo dados confidenciais do negócio.
e-Simples ou e-CNPJ ME/EPP
Aqui vemos um tipo mais recente de certificado digital, destinado estritamente a micro e pequenas empresas. É semelhante ao já mencionado e-CNPJ, porém, oferece um valor mais acessível e serviços um pouco mais limitados.
e-MEI
Também mais recente no mercado, o e-MEI é, como se pode presumir, um certificado digital voltado para o microempreendedor individual. Facilita a emissão de notas fiscais, além do registro do funcionário.
Certificado digital para e-commerce
Por fim, há o certificado digital do tipo SSL. Por garantir criptografia dos dados dentro do site, esta é a opção mais recomendada para e-commerce.
As informações trocadas entre o servidor e o navegador são codificadas, protegendo as transações e os dados dos clientes, e evitando fraudes, hackeamento e vazamento de informações.
Há uma grande gama de certificados SSL disponíveis, variando de acordo com preço, grau de proteção e de recursos de segurança.
Certificado digital por formato
Outra forma de categorizar um certificado digital é por meio de sua apresentação e formato.
Segundo essa classificação, eles podem ser divididos entre os tipos A e S. Um certificado do tipo S funciona como criptografia de dados, oferecendo acesso somente a pessoas autorizadas.
Mais comumente usados, os certificados do tipo A funcionam para identificar assinantes e autenticar operações, e se dividem em dois subtipos a seguir.
A1
O A1 é um certificado 100% digital – sendo assim, independe de outros dispositivos para funcionar.
Pode ser instalado em várias máquinas e dispositivos móveis diferentes simultaneamente, e só pede o cadastro da senha uma única vez, oferecendo flexibilidade em seu uso. Possui a validade de um ano.
A3
O certificado digital A3, por sua vez, geralmente consiste em uma mídia física, e não em um arquivo para download.
Sendo assim, ele é dependente desse dispositivo, que pode variar entre um cartão, um token, ou algo semelhante. Em compensação, a validade do A3 tem validade é mais extensa, podendo chegar a até 5 anos. A cada acesso, a senha precisa ser novamente digitada.
Atualmente, existem alguns certificados A3 na nuvem, ou seja: arquivos online que podem ser acessados de qualquer lugar.
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Como obter um certificado digital
O primeiro passo para fazer um certificado digital é identificar qual tipo melhor se adequa ao seu negócio. Em seguida, através da ICP-Brasil, você deve contatar uma autoridade certificadora (AC). Há uma listagem no site da ICP-Brasil, enumerando as empresas autorizadas a fazer a emissão desses certificados digitais.
Uma vez decididos o modelo de certificado e a autoridade certificadora, você deverá ir até o site da AC, selecionar o certificado desejado, enviar os documentos exigidos para comprovação e agendar uma um horário em um posto de atendimento da entidade para a validação presencial.
Assim que os dados são validados pela empresa, você já estará apto a fazer o download (no caso do certificado A1) ou adquirir o dispositivo (no caso do certificado A3).
Desde 2021, a validação de certificados digitais por conferências em vídeo já é permitida pelo governo, contanto que a CNH do titular tenha sido emitida ou renovada após 2017.
Caso deseje obter um certificado digital SSL, você precisa apenas escolher a versão desejada e comprá-la diretamente do site da certificadora, escolher o domínio e aguardar que seja feita a validação.
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Renovando o certificado digital
Esteja sempre atento ao prazo de validade do seu certificado digital para não deixar de renová-lo. O ideal é realizar o procedimento com certa antecedência – normalmente, cerca de 30 dias.
A maioria das autoridades certificadoras permite que o processo seja facilmente realizado pela Internet. No próprio site da AC, você conecta o certificado, seleciona a opção de renovação, e informa seus dados para o pagamento. A depender do caso, alguns documentos podem ser requisitados.
Hoje, um certificado digital é exigido de toda e qualquer empresa, à exceção do MEI, para que suas obrigações fiscais sejam cumpridas. A empresa que não cumprir com esse requisito está sujeita a penalidades legais.
Tanto para o microempreendedor individual quanto para pessoa física, o certificado digital é facultativo. Infelizmente, ainda não há opções gratuitas de certificado digital – entretanto, algumas organizações oferecem o certificado como parte do plano empresarial.
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