A automação de contratos é uma inovação tecnológica que vem transformando a forma como as empresas gerenciam e executam acordos jurídicos. Utilizando-se de ferramentas de software para criar, revisar, aprovar e armazenar documentos contratuais de maneira eficiente e segura, essa prática otimiza processos de gestão de documentos tradicionalmente manuais e repetitivos, de modo a ganhar cada vez mais espaço no mundo empresarial.
A importância da automação de contratos em sua capacidade de simplificar tarefas que antes exigiam muito esforço e tempo. Com a complexidade crescente dos negócios e os requisitos regulatórios, ela acelera o ciclo de vida dos contratos e melhora a precisão e a transparência das operações.
Empresas de todos os tamanhos estão percebendo os benefícios dessa tecnologia, que vão desde a redução de erros e custos operacionais até o aprimoramento da eficiência e gestão de riscos.
Neste artigo, exploraremos como funciona a automação de contratos, suas principais características e os impactos positivos que pode trazer para a sua organização.
O que é automação de contratos
A automação de contratos é uma inovação tecnológica que otimiza processos internos, reduzindo riscos e permitindo que empresas se concentrem em atividades estratégicas. Com plataformas de software integradas, é possível criar, gerenciar e armazenar documentos contratuais de forma eficiente e segura, cobrindo todas as etapas do ciclo de vida dos contratos.
Utilizando modelos pré-aprovados e facilitando a colaboração entre as partes durante as revisões, é possível garantir a conformidade com políticas e regulamentos.
Assim, os documentos são gerados rapidamente e armazenados digitalmente, assegurando a integridade e a confidencialidade das informações. Isso contribui para processos mais eficientes e seguros.
O ciclo de vida de um contrato automatizado
O ciclo de vida de um contrato automatizado abrange várias etapas, desde a elaboração inicial até a assinatura e armazenamento final. A seguir, descrevemos cada uma dessas etapas.
1. Elaboração
Na fase de elaboração, a automação possibilita a criação rápida e eficiente de contratos, utilizando modelos pré-aprovados e cláusulas padrão. Com o auxílio de software especializado, os usuários podem selecionar o modelo adequado e preenchê-lo com as informações específicas do acordo.
Isso economiza tempo, assegura a conformidade com as políticas e regulamentos, além de reduzir erros humanos e aumentar a precisão dos documentos gerados.
2. Revisão e aprovação
As ferramentas de automação facilitam a colaboração entre as partes envolvidas, permitindo revisões simultâneas e comentários em tempo real. Cada alteração é registrada, criando um histórico detalhado das mudanças.
O sistema envia notificações automáticas aos responsáveis, agilizando o processo e garantindo que todos tenham acesso à versão mais recente do documento, mantendo a transparência e a eficiência na gestão documental.
3. Negociação
Na fase de negociação, as partes podem fazer ajustes no contrato de forma eficiente. Ferramentas de automação permitem a troca rápida de propostas e contrapropostas, mantendo um registro detalhado de todas as comunicações e modificações. Isso assegura transparência e facilita o acompanhamento do progresso do acordo.
4. Assinatura
A automação de contratos geralmente inclui a integração com plataformas de assinatura eletrônica, o que permite que as partes assinem digitalmente o documento de maneira rápida e segura.
As assinaturas eletrônicas são legalmente válidas e aceleram significativamente o processo de formalização do acordo. Além disso, elas reduzem a necessidade de documentos físicos, aumentando a eficiência e a segurança.
5. Armazenamento
O contrato assinado é armazenado digitalmente em um repositório centralizado e seguro, o que facilita a busca e recuperação de contratos. O sistema de armazenamento garante proteção contra perda ou acesso não autorizado, utilizando medidas de segurança robustas, como criptografia e controles de acesso baseados em permissões.
Esta etapa assegura a integridade e a confidencialidade dos documentos empresariais, mantendo-os protegidos e facilmente acessíveis quando necessário.
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6. Monitoramento e cumprimento
A fase final do processo de gestão de contratos envolve o monitoramento contínuo para garantir o cumprimento dos termos acordados. Ferramentas de automação desempenham um papel importante, enviando alertas e notificações sobre prazos importantes, como renovações ou vencimentos.
Ademais, essas ferramentas geram relatórios detalhados para auditorias e avaliações de desempenho, assegurando que todas as obrigações contratuais sejam cumpridas de maneira eficiente e pontual.
As principais ferramentas e tecnologias de automação de contratos
A automação de contratos envolve uma variedade de ferramentas e tecnologias que colaboram para tornar o processo mais eficiente e seguro. Abaixo estão as principais.
Softwares de gestão de contratos (CLM)
Os softwares de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (Contract Lifecycle Management, CLM) são essenciais para a automação de contratos, e oferecem uma plataforma centralizada para gerenciar todas as etapas do ciclo de vida de um contrato.
Utilizando modelos pré-aprovados e cláusulas padrão, os usuários podem gerar contratos rapidamente, personalizando-os conforme necessário para atender a requisitos específicos.
Esses softwares permitem revisões simultâneas e mantêm um histórico detalhado de todas as alterações e aprovações – além de automatizar o monitoramento de prazos e obrigações contratuais.
Plataformas de assinatura eletrônica
Legalmente reconhecidas e adotadas medidas de segurança, como autenticação de usuário e criptografia, as plataformas de assinatura eletrônica são integradas aos softwares de gestão de contratos para facilitar a assinatura digital de documentos. Elas permitem que as partes assinem documentos eletronicamente, eliminando a necessidade de assinaturas físicas.
Armazenamento em nuvem
O armazenamento seguro na nuvem garante que todos os documentos sejam centralizados e acessíveis de qualquer lugar, ao mesmo tempo que protege os dados contra perda e acesso não autorizado. Permissões e controles de acesso asseguram que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar os documentos.
Soluções de nuvem frequentemente incluem backups automáticos e opções de recuperação de dados. Esses dados são criptografados tanto em trânsito quanto em repouso, assegurando a confidencialidade e integridade das informações.
Processos automatizados na automação de contratos
A automação de contratos abrange toda uma série de processos, promovendo uma abordagem completa de otimização dos mais diversos aspectos da rotina gerencial de uma organização. Confira a seguir.
Criação de contratos personalizados
A automação permite a criação de contratos personalizados utilizando modelos pré-aprovados. O software especializado guia o usuário por um processo de preenchimento simples, no qual informações específicas são inseridas para gerar um contrato adaptado às necessidades particulares do acordo.
Ao fazer isso, você não só acelera o processo de criação, mas também garante que os contratos estejam em conformidade com as normas e regulamentos da empresa.
Revisão
Durante a fase de revisão, o software possibilita que múltiplas partes revisem o documento simultaneamente. Cada alteração feita no contrato é registrada automaticamente, e todas as versões são armazenadas de forma organizada. Esse registro completo de modificações assegura um histórico detalhado, facilitando a rastreabilidade e a transparência do processo.
Vale dizer também que a colaboração em tempo real acelera as revisões e reduz o tempo necessário para finalização dos documentos.
Envio para assinaturas
Após a revisão e aprovação do contrato, o próximo passo é o envio para assinaturas eletrônicas. As partes envolvidas podem assinar o documento digitalmente de qualquer lugar, utilizando plataformas de assinatura eletrônica integradas ao sistema de automação.
O software envia notificações e lembretes automáticos para assegurar que todas as assinaturas sejam coletadas dentro do prazo estabelecido. Esse processo não só aumenta a eficiência, mas também reduz a possibilidade de atrasos e perdas de documentos.
Armazenamento seguro na nuvem
Uma vez assinado, o contrato é armazenado de forma segura na nuvem, que oferece várias vantagens, incluindo a facilidade de busca e recuperação de documentos e a proteção contra perda ou acesso não autorizado.
Os sistemas de armazenamento em nuvem utilizam criptografia avançada e controles de acesso rigorosos para manter a segurança e a confidencialidade dos contratos.
Logo, a acessibilidade remota garante que os documentos possam ser acessados rapidamente por usuários autorizados, independentemente de sua localização.
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Benefícios da automação de contratos
A automação de contratos proporciona uma série de benefícios significativos para as empresas, impactando positivamente diversas áreas operacionais. Neste tópico, destacamos algumas das principais vantagens estratégicas oferecidas por essa prática.
Agilidade e eficiência
Automatizar o processo de criação e gestão de contratos permite gerar documentos rapidamente usando modelos pré-aprovados e cláusulas padrão e acelerando significativamente o tempo necessário para preparar acordos legais.
Segurança das informações
Contratos são armazenados de forma segura em um ambiente digital na nuvem, protegidos por medidas de segurança como criptografia e controles de acesso, garantindo a integridade e confidencialidade das informações.
Economia de custos
A automação elimina despesas associadas à impressão de documentos, uso de papel e deslocamentos físicos para coletar assinaturas, além dos custos administrativos ao minimizar erros humanos e retrabalho.
Padronização de processos
Automatizar contratos permite estabelecer fluxos de trabalho padronizados e eficientes, garantindo consistência na criação, revisão, aprovação e execução de contratos. A integração com outros sistemas da empresa, como ERP e CRM, também é facilitada, promovendo uma operação mais alinhada e integrada.
Transparência e relatórios
A automação de contratos facilita a geração de relatórios detalhados sobre o status de cada contrato, prazos de vencimento, histórico de alterações e desempenho geral, conferindo maior transparência nas operações.
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