Entenda o que é automação de contratos e como funciona

Tabela de Conteúdos

A automação de contratos é uma inovação tecnológica que vem transformando a forma como as empresas gerenciam e executam acordos jurídicos. Utilizando-se de ferramentas de software para criar, revisar, aprovar e armazenar documentos contratuais de maneira eficiente e segura, essa prática otimiza processos de gestão de documentos tradicionalmente manuais e repetitivos, de modo a ganhar cada vez mais espaço no mundo empresarial.

A importância da automação de contratos em sua capacidade de simplificar tarefas que antes exigiam muito esforço e tempo. Com a complexidade crescente dos negócios e os requisitos regulatórios, ela acelera o ciclo de vida dos contratos e melhora a precisão e a transparência das operações. 

Empresas de todos os tamanhos estão percebendo os benefícios dessa tecnologia, que vão desde a redução de erros e custos operacionais até o aprimoramento da eficiência e gestão de riscos.

Neste artigo, exploraremos como funciona a automação de contratos, suas principais características e os impactos positivos que pode trazer para a sua organização.

O que é automação de contratos

A automação de contratos é uma inovação tecnológica que otimiza processos internos, reduzindo riscos e permitindo que empresas se concentrem em atividades estratégicas. Com plataformas de software integradas, é possível criar, gerenciar e armazenar documentos contratuais de forma eficiente e segura, cobrindo todas as etapas do ciclo de vida dos contratos.

Utilizando modelos pré-aprovados e facilitando a colaboração entre as partes durante as revisões, é possível garantir a conformidade com políticas e regulamentos. 

Assim, os documentos são gerados rapidamente e armazenados digitalmente, assegurando a integridade e a confidencialidade das informações. Isso contribui para processos mais eficientes e seguros.

O ciclo de vida de um contrato automatizado

O ciclo de vida de um contrato automatizado abrange várias etapas, desde a elaboração inicial até a assinatura e armazenamento final. A seguir, descrevemos cada uma dessas etapas.

1. Elaboração

Na fase de elaboração, a automação possibilita a criação rápida e eficiente de contratos, utilizando modelos pré-aprovados e cláusulas padrão. Com o auxílio de software especializado, os usuários podem selecionar o modelo adequado e preenchê-lo com as informações específicas do acordo. 

Isso economiza tempo, assegura a conformidade com as políticas e regulamentos, além de reduzir erros humanos e aumentar a precisão dos documentos gerados.

2. Revisão e aprovação

As ferramentas de automação facilitam a colaboração entre as partes envolvidas, permitindo revisões simultâneas e comentários em tempo real. Cada alteração é registrada, criando um histórico detalhado das mudanças. 

O sistema envia notificações automáticas aos responsáveis, agilizando o processo e garantindo que todos tenham acesso à versão mais recente do documento, mantendo a transparência e a eficiência na gestão documental.

3. Negociação

Na fase de negociação, as partes podem fazer ajustes no contrato de forma eficiente. Ferramentas de automação permitem a troca rápida de propostas e contrapropostas, mantendo um registro detalhado de todas as comunicações e modificações. Isso assegura transparência e facilita o acompanhamento do progresso do acordo.

4. Assinatura

A automação de contratos geralmente inclui a integração com plataformas de assinatura eletrônica, o que permite que as partes assinem digitalmente o documento de maneira rápida e segura. 

As assinaturas eletrônicas são legalmente válidas e aceleram significativamente o processo de formalização do acordo. Além disso, elas reduzem a necessidade de documentos físicos, aumentando a eficiência e a segurança.

5. Armazenamento

O contrato assinado é armazenado digitalmente em um repositório centralizado e seguro, o que facilita a busca e recuperação de contratos. O sistema de armazenamento garante proteção contra perda ou acesso não autorizado, utilizando medidas de segurança robustas, como criptografia e controles de acesso baseados em permissões. 

Esta etapa assegura a integridade e a confidencialidade dos documentos empresariais, mantendo-os protegidos e facilmente acessíveis quando necessário.

6. Monitoramento e cumprimento

A fase final do processo de gestão de contratos envolve o monitoramento contínuo para garantir o cumprimento dos termos acordados. Ferramentas de automação desempenham um papel importante, enviando alertas e notificações sobre prazos importantes, como renovações ou vencimentos. 

Ademais, essas ferramentas geram relatórios detalhados para auditorias e avaliações de desempenho, assegurando que todas as obrigações contratuais sejam cumpridas de maneira eficiente e pontual.

As principais ferramentas e tecnologias de automação de contratos

A automação de contratos envolve uma variedade de ferramentas e tecnologias que colaboram para tornar o processo mais eficiente e seguro. Abaixo estão as principais.

Softwares de gestão de contratos (CLM)

Os softwares de Gestão do Ciclo de Vida de Contratos (Contract Lifecycle Management, CLM) são essenciais para a automação de contratos, e oferecem uma plataforma centralizada para gerenciar todas as etapas do ciclo de vida de um contrato. 

Utilizando modelos pré-aprovados e cláusulas padrão, os usuários podem gerar contratos rapidamente, personalizando-os conforme necessário para atender a requisitos específicos.

Esses softwares permitem revisões simultâneas e mantêm um histórico detalhado de todas as alterações e aprovações – além de automatizar o monitoramento de prazos e obrigações contratuais.

Plataformas de assinatura eletrônica

Legalmente reconhecidas e adotadas  medidas de segurança, como autenticação de usuário e criptografia, as plataformas de assinatura eletrônica são integradas aos softwares de gestão de contratos para facilitar a assinatura digital de documentos. Elas permitem que as partes assinem documentos eletronicamente, eliminando a necessidade de assinaturas físicas.

Armazenamento em nuvem

O armazenamento seguro na nuvem garante que todos os documentos sejam centralizados e acessíveis de qualquer lugar, ao mesmo tempo que protege os dados contra perda e acesso não autorizado. Permissões e controles de acesso asseguram que apenas pessoas autorizadas possam visualizar ou editar os documentos.

Soluções de nuvem frequentemente incluem backups automáticos e opções de recuperação de dados. Esses dados são criptografados tanto em trânsito quanto em repouso, assegurando a confidencialidade e integridade das informações.

Processos automatizados na automação de contratos

A automação de contratos abrange toda uma série de processos, promovendo uma abordagem completa de otimização dos mais diversos aspectos da rotina gerencial de uma organização. Confira a seguir.

Criação de contratos personalizados

A automação permite a criação de contratos personalizados utilizando modelos pré-aprovados. O software especializado guia o usuário por um processo de preenchimento simples, no qual informações específicas são inseridas para gerar um contrato adaptado às necessidades particulares do acordo. 

Ao fazer isso, você não só acelera o processo de criação, mas também garante que os contratos estejam em conformidade com as normas e regulamentos da empresa.

Revisão

Durante a fase de revisão, o software possibilita que múltiplas partes revisem o documento simultaneamente. Cada alteração feita no contrato é registrada automaticamente, e todas as versões são armazenadas de forma organizada. Esse registro completo de modificações assegura um histórico detalhado, facilitando a rastreabilidade e a transparência do processo. 

Vale dizer também que a colaboração em tempo real acelera as revisões e reduz o tempo necessário para finalização dos documentos.

Envio para assinaturas

Após a revisão e aprovação do contrato, o próximo passo é o envio para assinaturas eletrônicas. As partes envolvidas podem assinar o documento digitalmente de qualquer lugar, utilizando plataformas de assinatura eletrônica integradas ao sistema de automação. 

O software envia notificações e lembretes automáticos para assegurar que todas as assinaturas sejam coletadas dentro do prazo estabelecido. Esse processo não só aumenta a eficiência, mas também reduz a possibilidade de atrasos e perdas de documentos.

Armazenamento seguro na nuvem

Uma vez assinado, o contrato é armazenado de forma segura na nuvem, que oferece várias vantagens, incluindo a facilidade de busca e recuperação de documentos e a proteção contra perda ou acesso não autorizado. 

Os sistemas de armazenamento em nuvem utilizam criptografia avançada e controles de acesso rigorosos para manter a segurança e a confidencialidade dos contratos. 

Logo, a acessibilidade remota garante que os documentos possam ser acessados rapidamente por usuários autorizados, independentemente de sua localização.

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Benefícios da automação de contratos

A automação de contratos proporciona uma série de benefícios significativos para as empresas, impactando positivamente diversas áreas operacionais. Neste tópico, destacamos algumas das principais vantagens estratégicas oferecidas por essa prática.

Agilidade e eficiência

Automatizar o processo de criação e gestão de contratos permite gerar documentos rapidamente usando modelos pré-aprovados e cláusulas padrão e acelerando significativamente o tempo necessário para preparar acordos legais.

Segurança das informações

Contratos são armazenados de forma segura em um ambiente digital na nuvem, protegidos por medidas de segurança como criptografia e controles de acesso, garantindo a integridade e confidencialidade das informações.

Economia de custos

A automação elimina despesas associadas à impressão de documentos, uso de papel e deslocamentos físicos para coletar assinaturas, além dos custos administrativos ao minimizar erros humanos e retrabalho.

Padronização de processos

Automatizar contratos permite estabelecer fluxos de trabalho padronizados e eficientes, garantindo consistência na criação, revisão, aprovação e execução de contratos. A integração com outros sistemas da empresa, como ERP e CRM, também é facilitada, promovendo uma operação mais alinhada e integrada.

Transparência e relatórios

A automação de contratos facilita a geração de relatórios detalhados sobre o status de cada contrato, prazos de vencimento, histórico de alterações e desempenho geral, conferindo maior transparência nas operações.

Se você chegou até aqui, com certeza já tem uma clara idéia da importância da automação de contratos para os processos operacionais da sua empresa. Por isso, aproveitamos o ensejo para te convidar a conferir o conteúdo que nós, da ZapSign, preparamos sobre contratos com assinatura digital. Clique aqui para ler o artigo!

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