Afinal, assinatura eletrônica substitui reconhecimento de firma?

Durante muito tempo, o reconhecimento de assinatura em cartório era essencial para validar contratos. Atualmente, surge a questão: a assinatura eletrônica substitui o reconhecimento de firma tradicional, apoiada por um certificado digital, garantindo a mesma validade legal para a assinatura digital em documentos? A resposta é sim.

Afinal, com a vinda de inovações tecnológicas como as plataformas de assinatura eletrônica crescendo no mundo corporativo e revolucionando os diversos processos burocráticos das empresas, ainda é relativamente comum uma forte idéia de que a validação cartorária se faz indispensável para ratificar a autenticidade de um documento assinado – independe se essa assinatura se deu a próprio punho ou por vias digitais.

Por isso, tantas pessoas se perguntam se os contratos firmados digitalmente também exigem as velhas e cansativas idas ao cartório para que sejam 100% validados. Ou será que a assinatura eletrônica realmente substitui o reconhecimento de firma?

A assinatura eletrônica substitui reconhecimento de firma em 95% dos casos – e, ao longo deste artigo que elaboramos, iremos sanar todas as dúvidas referentes ao tema. 

Assinatura eletrônica substitui reconhecimento de firma?

Sim, a assinatura eletrônica pode substituir o reconhecimento de firma. Regulamentada por lei, ela possui a mesma validade jurídica de uma assinatura feita à caneta, dispensando a necessidade de reconhecimento de firma em cartório.

Com o apoio de tecnologias como certificado digital, autenticação por senha e biometria, a assinatura eletrônica assegura a identidade e a integridade do documento, tornando-a válida para diversos contratos e documentos.

Instituições como bancos, órgãos públicos e até cartórios aceitam a assinatura eletrônica, desde que realizada em plataformas com métodos de segurança confiáveis. Embora ainda existam exceções, como a exigência de escritura pública para transações de imóveis, a tendência é que, em breve, a assinatura eletrônica seja amplamente adotada, eliminando a necessidade do papel nos processos contratuais.

Como funciona o reconhecimento de firma no Brasil segundo a legislação brasileira?

Uma vez que todo o processo de digitalização das relações contratuais se relaciona intimamente com a necessidade de desburocratização dos procedimentos e com a abolição do uso do papel, no novo modelo, não faria o menor sentido exigir validações cartoriais para a firma de acordos, seja em nível público ou privado.

Na prática, para que isso seja viável, é preciso haver – e, de fato, há – um robusto mecanismo legal acerca do tema. Aqui no Brasil, é extensa a legislação envolvendo assinatura eletrônica e reconhecimento de firma.

Ela começa em 2006, com a Lei nº 11.419, que regula a assinatura com certificado digital como condição para os atos processuais. Posteriormente, essa Lei seria alterada pela  Portaria RFB nº 2.860/2017. Já em 2011, o uso do certificado digital torna-se obrigatório para a transmissão da DIPJ, o que aboliu o uso da documentação física na relação entre o Fisco e os contribuintes.

Em 2013, outro passo importante ocorre, quando a Portaria RFB nº 1.880/2013 substitui o reconhecimento de firma para os cidadãos pela apresentação do documento original ou cópia autenticada com a assinatura feita na hora – à exceção de eventuais casos de dúvida em relação à sua autenticidade. 

Em 2018, a mudança se estende para todos os demais órgãos públicos, bastando a apresentação conjunta da assinatura do cidadão junto e de seu documento ao agente administrativo.

Quando falamos em assinatura eletrônica, a autenticação se dá de diversas outras formas, como por senha, biometria, reconhecimento de IP, geolocalização e certificado digital – apenas citando algumas.

O que é assinatura eletrônica?

Podemos definir assinatura eletrônica como uma forma legal e eficiente de obter aprovação ou consentimento de alguém mediante o reconhecimento de sua identidade via meios eletrônicos.

Dito isso, temos também a assinatura digital, que, embora seja comumente tratada como um sinônimo, se define, na verdade, como um tipo de assinatura eletrônica cujo conceito está ligado à utilização de qualquer mecanismo eletrônico ou digital para validação de autoria de um ato.

Trata-se, portanto, de um recurso que comprova a identidade dos seus signatários de maneira segura, a partir de criptografia, chave virtual e de um certificado digital, emitido por uma autoridade certificadora brasileira, de acordo com os padrões da Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil).

Além disso, assume o mesmo valor jurídico de uma assinatura tradicional, graças ao estabelecimento de diversas normas, como o artigo 10, § 2º, da Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e a Medida Provisória nº 983 de 2020.

Alguns exemplos de certificado digital são o e-CNPJ e o token da OAB utilizado por advogados. Há também tipos de certificado digital, como o A1 e o A3.

Diferenças entre assinatura eletrônica simples, avançada e qualificada

A Lei nº 14.063/2020, que regulamenta a assinatura eletrônica no Brasil, classifica esse recurso em três tipos distintos: simples, avançada e qualificada. Entender essas diferenças é essencial para escolher a modalidade adequada para cada documento.

A assinatura eletrônica simples identifica o signatário e associa dados a outros dados em formato eletrônico. É utilizada em situações de baixo risco, como aceites de termos e formulários digitais.

A assinatura eletrônica avançada oferece maior segurança, exigindo identificação unívoca do signatário e assegurando a integridade do documento. Pode envolver biometria, tokens ou chaves criptográficas, sendo recomendada para contratos que envolvem valores financeiros ou compromissos mais robustos.

A assinatura eletrônica qualificada realizada com um certificado digital ICP-Brasil. Equivale à assinatura de próprio punho com reconhecimento de firma em cartório. É exigida em transações de maior valor ou sensibilidade, como operações imobiliárias, processos judiciais e atos societários.

Saber distinguir esses tipos ajuda empresas e pessoas físicas a adotar práticas de assinatura compatíveis com o grau de formalidade e risco envolvidos em cada transação.

Como a assinatura eletrônica passou a valer como substituta do reconhecimento de firma?

Devido à sua plena validade jurídica, as assinaturas eletrônicas e digitais vêm sendo largamente utilizadas na oficialização de acordos e contratos entre duas ou mais partes, sejam elas pessoas físicas ou jurídicas.

Nesse sentido, a assinatura digital, aquela realizada com certificado digital emitido em conformidade com os padrões do ICP-Brasil, passa a ser aceita como substituta do reconhecimento de firma, a partir do momento que esse mesmo certificado digital existe justamente com a finalidade de atestar a autenticidade de uma assinatura.

Importante lembrar que existe um custo para a emissão individual do certificado digital, necessário para que a assinatura digital seja corretamente realizada. Para os casos em que nem todas partes envolvidas possuam esses certificados, a assinatura eletrônica, realizada por plataformas especializadas, representa a solução ideal. 

Dessa maneira, conforme estabelecido pelos termos da MP da Assinatura , a autenticidade do contrato é garantida diante da Lei.

Casos em que o reconhecimento de firma ainda é obrigatório

Embora a assinatura eletrônica substitua o reconhecimento de firma na maioria dos casos, ainda existem situações específicas em que o procedimento cartorial é exigido por lei.

Entre os exemplos mais comuns estão:

• transferência de propriedade de veículos: a assinatura no DUT (Documento Único de Transferência) exige reconhecimento de firma por autenticidade;
• transações imobiliárias: em alguns casos, escrituras públicas ou contratos de compra e venda de imóveis ainda requerem formalidades presenciais e reconhecimentos de firma;
• procurações públicas: determinadas procurações precisam ser lavradas em cartório, com reconhecimento de firma, especialmente aquelas que conferem poderes amplos;
• atos regulados por normas internas específicas: alguns bancos, cartórios ou órgãos públicos podem exigir reconhecimento de firma para documentos como autorização de viagens de menores.

Essas exceções reforçam a necessidade de analisar cada caso concreto. Na dúvida, a orientação de um advogado ou de um tabelionato de notas é fundamental para assegurar a validade do ato.

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As vantagens da assinatura eletrônica como substituta do reconhecimento de firma em cartório

Agora que você sabe que sim, implementar uma solução em assinatura eletrônica substitui o reconhecimento de firma em cartório, vamos falar sobre algumas das principais vantagens obtidas ao migrar para essa modalidade de celebração de contratos:

Redução de custos

Trabalhar com documentos físicos envolve uma série de custos que podem ser evitados com a adesão da assinatura eletrônica.

Começando pelo investimento em papel e toner para impressora, que pode pesar bastante, sobretudo para empresas com uma grande emissão de contratos por mês.

Isso sem falar na logística relativa à assinatura desses documentos. Quando os signatários não podem ir ao seu escritório, ou mesmo quando residem em uma localidade distante, é comum a necessidade do serviço de terceiros para que o papel seja levado até a pessoa, a fim de que ela assine o documento e o encaminhe de volta para você.

Otimização do tempo

O avanço recente e constante da tecnologia implica em processos cada vez mais rápidos, o que inclui desde a velocidade da internet até o atendimento online prestado pelas empresas.

O mesmo ocorre com o processo de assinaturas, que, quando feito de forma tradicional, se torna extremamente lento, com a coleta das firmas podendo se estender por dias inteiros – conforme pode ser percebido pelo ítem anterior.

Em contrapartida, a assinatura eletrônica permite um aproveitamento otimizado do tempo: todo o processo é realizado de forma muito mais imediata, agilizando o fluxo de trabalho e favorecendo expressivamente o aumento do número de contratações por mês.

Comodidade

Uma das vantagens indiscutíveis da assinatura eletrônica é que, com ela, você consegue fazer assinar seus contratos em qualquer lugar, precisando apenas de um smartphone ou computador e de uma conexão com a Internet. 

No que diz respeito ao processo de reconhecimento de firma, não se pode negar o conforto oferecido pela ferramenta, visto que as idas aos cartórios costumam ser processos morosos, dispendiosos e, portanto, extremamente inconvenientes.

Facilidade ao emitir documentos

A digitalização da informação documental da empresa permite que toda a sua gestão de documentos se dê em âmbito digital, o que facilita enormemente a criação, a assinatura e o compartilhamento dos seus arquivos.

Ao utilizar plataformas de GED e APIs de assinatura eletrônica, o fluxo de trabalho se torna realmente fluido, e toda a burocracia normalmente envolvida no processo tende a desaparecer.

Sustentabilidade

A assinatura eletrônica oferece benefícios ambientais significativos, uma vez que a ferramenta reduz tanto a emissão de resíduos quanto o consumo de papel e outros materiais associados à produção, ao transporte e ao armazenamento dos documentos.

Além disso, por reduzir significativamente o tempo necessário para a conclusão das transações, também diminui a necessidade de viagens, conferências e reuniões presenciais – o que também afeta a pegada de carbono da empresa.

Segurança e autenticidade

A segurança e a autenticidade são pilares fundamentais da assinatura eletrônica. Para garantir que um documento assinado digitalmente tenha validade jurídica e não possa ser fraudado, diversos mecanismos tecnológicos são aplicados:

• criptografia assimétrica: combina uma chave pública e uma chave privada para assegurar que apenas o signatário possa assinar o documento e que qualquer alteração posterior seja detectada;
• certificação digital: associa a assinatura a uma identidade única verificada por uma Autoridade Certificadora;
• selos de tempo: registram a data e hora em que a assinatura foi realizada, prevenindo alegações de adulteração posterior;
• autenticação multifator: combina elementos como biometria, senhas de uso único (OTP) e autenticação via SMS ou e-mail.

Plataformas confiáveis de assinatura eletrônica, como a ZapSign, adotam essas práticas para oferecer documentos com alto nível de integridade, sigilo e validade jurídica.

Validade jurídica da assinatura eletrônica em diferentes países

A validade jurídica da assinatura eletrônica não é exclusiva do Brasil, muitos países reconhecem e regulam o uso desse recurso em suas legislações.

O Brasil é regulamentado pela Medida Provisória nº 2.200-2/2001 e pela Lei nº 14.063/2020, com ênfase no certificado digital ICP-Brasil.

A União Europeia adota o Regulamento eIDAS, que define padrões para assinaturas eletrônicas simples, avançadas e qualificadas, reconhecendo sua validade em todos os países-membros.

Nos Estados Unidos, a assinatura eletrônica é reconhecida pelo ESIGN Act (Electronic Signatures in Global and National Commerce Act) e pela UETA (Uniform Electronic Transactions Act).

O Canadá validada pelo Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA).

Na América Latina, países como México, Chile e Argentina possuem legislações específicas que garantem validade às assinaturas digitais.

Apesar da ampla aceitação, é importante observar que requisitos técnicos e formalidades podem variar entre as jurisdições. Em transações internacionais, é recomendável adotar assinaturas digitais qualificadas ou avançadas para garantir segurança e reconhecimento mútuo.

Desafios e soluções na adoção de assinaturas eletrônicas

Apesar das inúmeras vantagens, a adoção de assinaturas eletrônicas ainda enfrenta alguns desafios, especialmente no Brasil:

• desinformação: muitas pessoas ainda desconhecem a validade jurídica da assinatura eletrônica ou confundem-na com processos informais de assinatura;
• resistência cultural: há quem ainda prefira procedimentos presenciais e cartorários por hábito ou por desconfiança;
• infraestrutura tecnológica: algumas empresas ou órgãos públicos ainda carecem de sistemas integrados para autenticar documentos eletronicamente;
• legislação setorial: determinados setores regulados, como o imobiliário e o bancário, exigem cuidados extras para validar o uso de assinaturas eletrônicas.

Para superar esses obstáculos, as principais soluções são:

• investir em educação digital para clientes e colaboradores;
• escolher plataformas certificadas que garantam a segurança do processo;
• integrar as assinaturas digitais aos fluxos de trabalho corporativos;
• contar com suporte jurídico para assegurar a conformidade dos processos.

Ao adotar essas práticas, empresas e profissionais conseguem usufruir plenamente dos benefícios da assinatura eletrônica, promovendo agilidade, economia e segurança em suas rotinas.

Conclusão

Como pode ver, a implementação da assinatura eletrônica representa um grande avanço, tanto para empresas dos mais variados portes e ramos de atuação, quanto para pessoas físicas que, eventualmente, precisem firmar algum contrato para adquirir um determinado produto ou serviço.

Estamos falando de uma tecnologia que, embora tenha ganhado maior adesão apenas mais recentemente, está presente e regulamentada no país há quase 20 anos. Graças a complexos sistemas de criptografia e codificação, essas assinaturas vêm revolucionando os conceitos de segurança de dados nos mais diversos níveis.

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