Saiba como fazer assinatura eletrônica para empresas

Nos dias de hoje, os constantes avanços tecnológicos são percebidos como elementos essenciais para as empresas que desejam modernizar os seus processos de gestão, tal como a assinatura eletrônica para empresas. 

Afinal, uma vez que o público passa a ter uma melhor percepção sobre as marcas cujos serviços são aprimorados por meio da implementação de ferramentas digitais inovadoras.

Nesse sentido, a assinatura eletrônica de documentos para empresas se destaca como uma das soluções mais benéficas no que diz respeito ao crescimento de um negócio. 

De fato, são tantas organizações aderindo à ferramenta, que seria correto afirmar que a assinatura eletrônica para empresas não configura mais uma tendência, mas uma realidade que se firma de maneira incontestavelmente sólida e definitiva dentro do cenário corporativo.

Mesmo assim, a despeito do fato de ser um formato crescente no mercado, muitas pessoas, incluindo gestores experientes, ainda têm dúvidas sobre o uso da assinatura eletrônica para empresas, não compreendendo muito bem o seu conceito, como funciona e seus principais benefícios. 

Para elucidar esses pontos de uma vez por todas, produzimos este guia completo. Continue a leitura!

O que, afinal, é a assinatura eletrônica?

Inicialmente, podemos definir o conceito de assinatura eletrônica como uma forma legal e eficiente de obter aprovação ou consentimento de alguém mediante um reconhecimento que se dá em âmbito eletrônico. 

Com efeito, podemos dizer que a assinatura eletrônica serve – de forma segura, verificável e juridicamente válida – como uma forma moderna e segura de substituir a tradicional assinatura de próprio punho, principalmente de documentos e contratos.

Assim, todos os processos envolvidos na assinatura manual de um documento que incluem idas a cartórios ou envios dos papéis por correio ou motoboy para que um acordo seja firmado podem ser dispensados com a aquisição de uma assinatura eletrônica, já que tudo ocorre em espaço virtual.

Acrescentamos que esse mesmo princípio também é válido para outras formas de reconhecimento, que também podem ser considerados diferentes tipos de assinatura eletrônica. 

Alguns exemplos comuns são o reconhecimento biométrico, quando você vai ao banco e precisa inserir o dedo no caixa eletrônico, ou os tokens utilizados para reconhecer a identificação do usuário de algum serviços na Internet, ou mesmo a execução de um login a partir de uma senha pessoal.

Portanto, embora nos tempos analógicos a forma de reconhecimento pessoal mais comum fosse a assinatura (que, em alguns casos, precisa ser autenticada em cartório), esse leque é muito mais variado na era dos documentos eletrônicos, o que, inclusive, facilita a contratação de funcionários, fornecedores e clientes.

Sobretudo na atualidade, em que boa parte do trabalho é realizado via  home office, isso é muito benéfico, pois é o que possibilita que as pessoas não precisem estar no seu escritório para firmar os documentos que comprovem a nova parceria ou contratação. 

Elas podem estar em qualquer lugar para assiná-los desde que tenham acesso às ferramentas necessárias.

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Quais são os principais benefícios da assinatura eletrônica para empresas?

São vários os benefícios oferecidos pela assinatura digital e eletrônica para empresas. A seguir, destacamos alguns dos principais.

Redução de custos

Trabalhar com documentos físicos é uma prática  ainda recorrente em muitas empresas tradicionais, que não percebem como isso envolve uma série de custos que poderiam ser evitados.

Para começar, a impressão de documentos físicos envolve muito investimento em papel e toner para impressora – e o reflexo disso no seu faturamento pode ser demasiadamente alto.

Além disso, se os signatários não puderem ir ao seu escritório ou viverem em outra cidade ou país, é necessário gastar com o envio do papel até a pessoa, para que ela assine e devolva-o a você.

Esses processos não existem nas assinaturas digital e eletrônica, tornando-as mais vantajosas no sentido financeiro.

Organização administrativa

Quando você passa a ter muitos documentos impressos na gestão da sua empresa, precisa de um lugar para armazená-los. Em alguns casos, um armário é suficiente, em outros é preciso reservar uma sala inteira para guardar tudo. Encontrar um único documento nos meio de tantos papéis pode tomar uma parte significativa do seu tempo.

Na assinatura eletrônica, você passa a ter uma organização melhor visto que todos os documentos ficam ordenados na plataforma eletrônica, basta fazer uma busca para encontrar aquele que você precisa.

Agilidade

O avanço da tecnologia e comunicação nos últimos anos fez todos nos acostumarmos com processos cada vez mais rápidos. Com as assinaturas, não podia ser diferente.

O processo de assinatura de contrato que, quando feito de forma tradicional, pode levar até alguns dias – enquanto, na assinatura eletrônica, isso pode ser feito no mesmo instante, facilitando um aumento exponencial no número de contratações por mês.

Mobilidade

Mesmo que o escritório seja o ponto central das suas atividades laborais, você não fica nele o tempo inteiro: há momentos em que você precisa se ausentar para cuidar de outros assuntos, o que antes representava um empecilho para ações presenciais, como a assinatura de documentos.

Porém, os tempos mudaram, com a assinatura eletrônica você consegue fazer isso de qualquer lugar.

Segurança

É extremamente comum que o consumidor tenha receio de comprar um produto ou contratar o serviço de uma empresa por não ter uma marca conhecida ou etapas de contratação bem definidas.

Afinal, um acordo feito via troca de e-mails ou meramente verbal, sem contrato, isso passa uma impressão de pouca segurança, fazendo com que a pessoa fique com desdém de ir adiante por não ter a certeza de que está em contato com uma empresa séria.

Na contramão disso, o contrato eletrônico faz com que o público se sinta mais seguro, já que a assinatura permite que todas as partes fiquem protegidas juridicamente, e certas de que cada ponto levantado no documento será honrado durante o tempo de vigência da contratação.

Menos burocracia

A assinatura de um documento físico é bem burocrática, sobretudo quando exige firma reconhecida em cartório. Esse processo é realizado com a finalidade de garantir a autoria da assinatura feita por uma pessoa que recebe um reforço da fé pública, pois o tabelião pode afirmar, de fato, que a firma pertence à pessoa constituída como signatária.

Assim, a marcha contratual acaba sendo muito laboriosa para as partes, o que contribui para que algumas pessoas deixem o contrato de lado a fim de não precisar passar por todos esses passos que podem retardar o início do trabalho acordado.

No entanto, como dito, o caminho certo não é deixar de assinar o documento e sim fazê-lo de uma forma mais prática, tal como propõe a assinatura eletrônica que simplifica tudo isso ao simples clique de um botão.

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Como fazer assinatura eletrônica para empresas pela ZapSign

Em um primeiro momento, a assinatura eletrônica para empresas pode parecer complexo para alguns. 

Na verdade, porém, trata-se de um procedimento extremamente simples, conforme você poderá conferir ao seguir o passo-a-passo que apresentaremos agora. Como base, utilizaremos as etapas da plataforma ZapSign.

1. Suba o documento para a plataforma

Primeiramente, converta o documento digital em formato PDF. Se você tiver o documento no Google Drive, basta ir em “Arquivo / Fazer o download / Documento PDF”. Caso o tenha no formato .doc no seu computador, pode usar conversores para PDF como este.

Em seguida, dentro do dashboard da plataforma, clique em “+NOVO” para submeter um novo documento. 

Na tela seguinte, faça o upload do documento salvo no seu computador ao clicar em “selecionar documento”. 

2. Determine os signatários

Após inserir o nome completo das demais pessoas que deverão assinar, clique em “continuar”, a não ser que você queira utilizar o recurso da autenticação avançada.

Ao clicar no botão de mesmo nome, aparecerá a tela acima com nome, e-mail, método de autenticação, número de telefone e função do signatário (testemunha, assinar para aprovar ou para acusar recebimento). Também é possível exigir uma selfie e documento de identidade.

Há também a opção de posicionar em que área do documento a assinatura deverá ser inserida. Se não achar necessário, basta continuar sem posicionar.

3. Envie o link de assinatura às partes

Nesta etapa, a ZapSign gerará um link que você pode enviar aos seus signatários. A opção “Desejo que a ZapSign envie os links de assinatura aos signatários” permite ainda que você envie o link por e-mail. 

Quando os destinatários recebem o link e clicam nele, visualizam a seguinte tela.

Após clicar em “assinar”, a plataforma pede que os signatários insiram seus nomes completos, e-mails e números de telefone. Ao fazerem isso, passam então a concordar com a política de privacidade, e pronto: a assinatura eletrônica está concluída com sucesso, e em pouquíssimos passos!

Agora que você compreende como é benéfico o uso da assinatura eletrônica para empresas, que tal conhecer melhor a solução de assinatura eletrônica da ZapSign? 

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