É permitido assinar documento em nome de outra pessoa? Saiba a resposta

A expressão “assinar documento em nome de outra pessoa” refere-se à prática de firmar, por escrito ou por meios eletrônicos, um documento legal ou contratual em representação de terceiro. Embora comum em empresas e relações familiares, essa prática envolve riscos jurídicos relevantes quando não respaldada por autorização formal.

Nos contextos em que a firma é feita por meio de assinatura eletrônica, essa representação precisa estar clara tanto para a plataforma utilizada quanto para os demais envolvidos no fluxo de assinatura. Em especial, deve haver evidências técnicas que comprovem quem assinou, em que momento e com qual tipo de autorização.

A legislação brasileira, com a Lei 14.063/2020, determina condições específicas para que a assinatura feita por terceiros seja legalmente válida. Sem isso, a prática pode configurar falsidade ideológica ou fraude.

Quando assinar documento em nome de outra pessoa é legal

Existem situações em que é legalmente permitido assinar documento em nome de outra pessoa. A mais comum é por meio de uma procuração, que confere poderes a um terceiro para agir em nome do outorgante. Pode ser uma procuração pública ou particular, e deve sempre conter os poderes expressos e delimitados.

Outros exemplos incluem:

• representação de menores por pais ou tutores;
• assinaturas delegadas por gestores ou executivos, inclusive via sistemas digitais;
• autorizações temporárias e formais com validade para finalidades específicas.

Em ambientes corporativos, é comum que departamentos jurídicos instituam modelos padronizados de procuração com cláusulas específicas para operações contratuais, incluindo limites de valor, prazo e escopo. Esses documentos, ao serem assinados eletronicamente, podem ser integrados ao sistema de gestão de contratos da organização.

No âmbito eletrônico, essas autorizações podem estar vinculadas às funcionalidades da plataforma de assinatura digital, com mecanismos de verificação de identidade e delegação de responsabilidades. Isso garante conformidade jurídica e auditabilidade em todas as etapas do processo.

Além disso, o respaldo legal depende da clareza documental e da transparência dos termos assinados. A digitalização desses processos, desde a criação até a coleta de assinaturas, amplia a capacidade das empresas de auditar decisões, atribuir responsabilidades e manter o compliance com normativas nacionais e internacionais, como a LGPD.

Quando a prática é ilegal e pode gerar sanções

Assinar documento em nome de outra pessoa sem autorização formal configura ilícito civil e penal. Trata-se de uma prática que pode ser enquadrada como falsidade ideológica (art. 299 do Código Penal), e é agravada quando envolve documentos empresariais, públicos ou transações financeiras.

Segundo o Momentum Law Group, empresas que negligenciam o controle sobre os signatários enfrentam riscos de fraudes, atrasos em contratos e processos judiciais por nulidade documental. Isso compromete não apenas a validade de documentos assinados, mas também a experiência do cliente e a eficiência operacional.

O risco também se estende à esfera trabalhista, fiscal e regulatória, principalmente em setores sujeitos a fiscalização contínua. Se a assinatura for realizada por quem não detém poderes formais, pode haver responsabilização do CNPJ da empresa e dos gestores envolvidos, além de sanções pecuniárias e reputacionais.

No ambiente digital, a assinatura feita por terceiros sem registro formal e rastreabilidade também está sujeita a contestações. Por isso, a autenticidade e integridade devem ser asseguradas com recursos como certificado digital, hash criptográfico e liveness.

Também é importante destacar que a tentativa de simular consentimento ou de reproduzir digitalmente a assinatura de terceiros sem autorização pode configurar fraude digital, com implicações criminais sérias. Em muitos casos, esses atos deixam rastros em sistemas de autenticação que servem como prova contra o autor da ação indevida.

O papel da procuração e da delegação formal

A procuração eletrônica é o principal instrumento legal para que terceiros possam assinar documentos em nome de outra pessoa com validade jurídica. Ela define:

• quem está autorizando;
• quem é o representante;
• por quanto tempo;
• em quais contextos ou documentos.

Para garantir validade jurídica plena, a procuração deve ser registrada e conter cláusulas objetivas sobre limites e poderes outorgados. Em empresas de tecnologia e instituições financeiras, é comum utilizar soluções de gestão de procurações com vencimentos automáticos e logs de acesso integrados.

Outra alternativa, prevista em sistemas eletrônicos mais avançados, é a assinatura por delegado de assinatura, também conhecida como assinatura delegada. Nela, a plataforma registra que determinada pessoa está assinando em nome de outra, deixando claro para todas as partes envolvidas.

Esse recurso é cada vez mais utilizado para manter a continuidade de fluxos em ausências justificadas, especialmente em ambientes empresariais com workflow de aprovação documentada. A delegação formal também reduz retrabalho e melhora a governança contratual.

Adotar sistemas com hierarquia de usuários e trilhas de auditoria visíveis fortalece a cultura de responsabilidade. Além disso, ajuda a evitar conflitos entre departamentos e assegura que nenhuma assinatura ocorra fora dos parâmetros permitidos, garantindo segurança operacional e legal para todos os envolvidos.

A importância da rastreabilidade e da atribuição de autoria

Em ambientes digitais, um dos pilares da segurança é a rastreabilidade. Isso envolve:

• identificação de quem assinou;
• quando foi assinado;
• em qual dispositivo e localidade;
• com qual tipo de assinatura digital;
• quais mecanismos de validação foram utilizados.

A atribuição de autoria é indispensável para mitigar disputas e aumentar a força probatória do documento. Ela permite que as empresas tenham controle total sobre quem tem permissão para assinar, inclusive com integrações em ERPs, sistemas de CRM ou plataformas para assinatura digital.

Além disso, a rastreabilidade permite a realização de auditorias internas e externas com maior agilidade. Com relatórios de log, trilhas de auditoria e camadas de autenticação multifator, é possível reconstruir o ciclo de vida de qualquer documento digital, fortalecendo a conformidade e diminuindo brechas jurídicas.

A ausência dessa rastreabilidade pode impactar negativamente o valor legal de um contrato. Em disputas judiciais, a inexistência de evidências técnicas claras de autoria tende a enfraquecer a defesa da parte que pretende validar o documento, tornando a rastreabilidade uma aliada estratégica da segurança jurídica.

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Como prevenir riscos com ferramentas seguras

Para evitar riscos operacionais e jurídicos, o uso de uma plataforma de assinatura digital confiável é fundamental. Essa escolha deve considerar:

• certificação de segurança, como ISO 27001;
• recursos de rastreamento e auditoria digital;
• integração com funcionalidades de delegacão e representação;
• suporte para tipos diversos de assinatura, incluindo com biometria facial.

A gestão documental eficiente também se mostra essencial, sobretudo para organizações em processo de transformação digital, que desejam integrar legalidade, eficiência e experiência do usuário.

Ferramentas robustas também reduzem a dependência de procedimentos manuais, otimizam o tempo das equipes jurídicas e aumentam o retorno de investimento das operações contratuais. Além disso, permitem que as empresas gerenciem o ciclo de vida do documento com mais transparência e consistência.

Outro ponto importante é a automatização de notificações e alertas sobre documentos pendentes, vencimentos de poderes delegados e atualizações contratuais. Com essas funcionalidades, a equipe jurídica atua de forma mais estratégica, reduzindo riscos e fortalecendo a governança digital.

Como a ZapSign ajuda nesse contexto

Assinar documento em nome de outra pessoa pode ser legal e seguro, desde que sejam respeitadas todas as condições legais, técnicas e contratuais. A falta de autorização, de rastreabilidade ou de controle pode gerar nulidade, responsabilização civil e penal, além de perdas financeiras.

Por isso, é recomendável utilizar soluções que ofereçam recursos de delegacão segura de assinatura, controle de acessos e integração com o ciclo de vida dos contratos. A ZapSign se destaca como uma plataforma que alia usabilidade, segurança e custos acessíveis, sendo ideal para empresas que buscam aumentar o ROI e reduzir ineficiências operacionais.

Ela oferece ainda funcionalidades de delegação formal dentro da própria plataforma, com registros claros de responsabilidade e trilhas de auditoria completas. Assim, é possível garantir que cada assinatura feita por um terceiro esteja amparada por autorização válida e facilmente auditável.

Ademais, a plataforma se destaca por seus planos personalizáveis e pelo suporte especializado que acompanha a empresa em todas as etapas do processo de digitalização. Essa proximidade garante aderência ao modelo de negócio do cliente e facilita a implementação da solução com alto índice de sucesso.

Com o gerador de documentos com IA jurídica, é possível criar contratos adequados à legislação vigente, prontos para serem assinados com os mecanismos corretos de representação e autenticação. É mais autonomia para o setor jurídico, mais segurança para a empresa e mais agilidade na tomada de decisão. Clique aqui para conhecê-lo agora mesmo!