Dentro do meio corporativo, não é raro que se faça alguma confusão entre os termos gestão de processos e gestão por processos – ambos são constantemente tratados como se significassem a mesma coisa.
Nada, porém, poderia ser mais equivocado do que isso: apesar da forte semelhança entre os dois nomes, na prática, a diferença entre ambas as metodologias torna-se um tanto gritante.
E foi justamente por esse motivo mesmo que preparamos este artigo: a fim de esclarecer, de vez por todas, as principais diferenças entre gestão de processos e gestão por processos, bem como suas respectivas aplicações.
Ao final da leitura, temos certeza de que você nunca mais os confundirá e, de quebra, conseguirá estabelecer as melhores e mais apropriadas práticas para gerir os processos organizacionais da sua empresa. Vamos em frente?
Primeiramente, o que são processos?
O Business Dictionary define processo como “uma sequência de procedimentos interdependentes e vinculados que, em cada estágio, consomem um ou mais recursos (tempo do funcionário, energia, máquinas, dinheiro) para converter entradas (dados, materiais, peças, etc.) em saídas.”
Essas saídas servem como entradas para o próximo estágio até que uma meta conhecida ou resultado final seja atingido.
Por muito tempo, as atividades de rotina das empresas ocorreram de forma desordenada, sem a utilização de nenhuma metodologia própria. E foi então que, a partir dessa realidade, surgiu a gestão de processos, a fim de conferir algum rigor e método a essas práticas.
O que é e como funciona a gestão de processos
Também conhecida no meio empresarial como BPM (Business Proccess Management), é na gestão de processos que se baseia o cenário gerencial da grande maioria das empresas presentes no mercado, uma vez que essas já estão tradicionalmente habituadas a uma determinada cultura de gestão de suas atividades.
Essa forma recorrente de gestão opera mapeando, modelando, automatizando e otimizando os mais diversos processos de uma organização, porém de uma forma departamental e verticalizada.
Normalmente, os processos são aprimorados dentro dos seus respectivos setores, e há pouca ou nenhuma integração entre os diferentes departamentos da empresa, tornando a condução dos trabalhos um tanto engessada.
O grande problema sobre esse modelo de gestão é que, uma vez que os recursos são destinados diretamente aos setores, e que são os respectivos gestores de cada setor que decidem sobre o uso desses recursos na aplicação de melhorias estratégicas nos fluxos de trabalho.
É comum que, por muitas vezes, as metas particulares de cada departamento acabem sendo mais favorecidas do que o negócio como um todo, de forma que se torna possível observar um setor apresentando alto desempenho, enquanto os outros nem tanto.
Com efeito, quando se perde essa compreensão da empresa como um todo, como uma espécie de grande organismo vivo, cujos órgãos são todos importantes e interligados, torna-se difícil saber o que se deseja atingir no final, ou seja, que tipo de produto ou serviço precisa ser entregue. É nesse momento que o contato com o cliente é enfraquecido e a marca é enfraquecida.
Portanto, observamos que, quando há uma tendência à departamentalização das organizações, não é raro que os processos, então, se fragmentem e que, a partir daí, surjam falhas operacionais como retrabalho, ruídos de comunicação, desvio e acúmulo de funções e tantas outras – o que, definitivamente, atrasa e enfraquece a empresa de várias maneiras diferentes.
Considerando todas essas questões, para a implementação da gestão de processos, é recorrente a utilização dos chamados sistemas BPM, ou seja, softwares desenvolvidos especialmente para desempenhar uma gestão de processos mais automatizada e eficiente.
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O que é e como funciona a gestão por processos
Enquanto a gestão de processos segue uma abordagem mais voltada aos departamentos e funções da empresa, a gestão por processos, como o próprio nome sugere, vai de encontro a uma abordagem mais criativa e inovadora, deixando de lado essa ultrapassada visão departamental da gestão de processos, e focando primeiramente nos processos propriamente ditos.
Logo, é correto afirmar que trata-se de uma visão um tanto mais modernizada e horizontalizada de modelo gerencial, e que, embora ainda pouco aplicada no mercado, vem ganhando crescente espaço.
Essa prática de gestão já se faz presente em muitas organizações destacadas por possuir um perfil mais maduro, contemporâneo e inovador, e que compreendem que, enquanto a execução de um gestão por processos naturalmente abrange a gestão de processos, o inverso não ocorre.
Não é à toa que a grande vantagem observada na gestão por processos é justamente o fato de que ela permite uma grande integração entre todas as áreas da empresa, operando de forma ampla, fluida e otimizada.
Toda a atividade da companhia, desde as tomadas de decisões, passando pelas delegações de tarefas, pela interação entre as equipes e indo até o envio e recebimento de documentos, tudo ocorre, via de regra, de forma muito mais rápida, prática e produtiva.
Sob o olhar da gestão por processos, percebe-se que para cada processo em particular é designado o seu próprio gestor, de forma que as atividades relacionadas podem facilmente ser encaradas com maior flexibilidade, criatividade e agilidade, estimulando a cooperação e a comunicação entre os membros da equipe e facilitando a inovação nas soluções apresentadas.
A finalidade é que, através dessa inovadora modalidade de gestão, e por meio da integração entre a estrutura e os ambientes da companhia, os processos se definam de forma muito mais rica e detalhada, e que também possam ser acompanhados com mais acurácia e precisão.
Apesar de tudo, embora essa forma de gerenciamento represente o cenário ideal para qualquer negócio, sua aplicação plena ainda é um tanto difícil e exige extrema maturidade por parte de qualquer empresa que se propuser a implementá-la em suas práticas gerenciais.
A título de exemplo, uma das principais dificuldades ao se adotar este modelo de gestão é que, embora trate-se de uma abordagem que deixe de focar nos departamentos e passe a mirar nos processos, ela não necessariamente extingue os departamentos e as dinâmicas de suas relações.
A verdade é que, muitas vezes, cada setor específico de uma companhia tende a agir de forma individualista, priorizando as próprias necessidades e atividades em relação às dos demais.
Nesse sentido, percebemos que gerir pessoas, bem como fazer com que as diferentes áreas presentes em uma organização possam se enxergar como parceiras, e não como concorrentes, é, atualmente, um dos principais desafios a ser encarados pelas empresas que adotam as práticas de gestão por processos.
Para além dessa questão, há também outros fatores que tornam ainda mais complexa a implementação da gestão por processos em uma companhia. Dentre os inúmeros possíveis, podemos citar, principalmente:
- a provável dificuldade ao realocar recursos;
- o alto impacto que a mudança pode trazer na cultura organizacional de uma empresa;
- a alta resistência de muitos profissionais à transformações.
Cabe aos gestores, portanto, estabelecer os melhores métodos e práticas para disseminar essa cultura de horizontalidade e fortificar todos os elos que compõem a corrente de processos da empresa, além de promover constante integração entre todas as áreas do negócio, a fim de que resultados mais robustos sejam constantemente obtidos no sentido de fortalecer a companhia como um todo.
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Entre gestão de processos e gestão por processos, qual é a melhor opção?
Certamente, à medida em que você segue lendo este artigo, já deve estar se fazendo essa pergunta.
Também deve ter percebido a diferença entre gestão de processos e gestão por processos: enquanto a gestão de processos reúne práticas e metodologias voltadas a monitorar, melhorar, controlar e otimizar os processos, a gestão por processos opera integrando todos os processos da empresa.
Mesmo assim, não se pode dizer que seria correto apontar uma como alternativa melhor que a outra, e sim considerar como uma questão de evolução natural de uma prática metodológica – inclusive se considerarmos que, como já foi dito anteriormente, a boa gestão por processos abrange, naturalmente, a gestão de processos, mas o contrário não acontece.
No fim das contas, o fato é que o conceito de gestão por processos é ainda uma novidade que vem sendo cada vez mais adotada, e a provável tendência é que sua prática ganhe mesmo cada vez mais espaço, mesmo entre empresas de menor porte ou de perfil familiar e conservador.
Afinal, para quem deseja garantir longevidade e competitividade a um negócio, é preciso considerar as constantes transformações do mercado e as adaptações que nos são exigidas.
Vale lembrar que, naturalmente, como toda e qualquer alteração na forma de se conduzir um negócio, é preciso ser muito criterioso e agir com extremo cuidado. A gestão por processos pode se dar de várias maneiras diferentes, seguindo diversos métodos.
É importante conhecer bem o seu empreendimento e elencar fatores como prós e contras ao escolher quais métodos disponíveis serão os mais adequados ao perfil do seu negócio.
Como você pode perceber, apesar dos nomes parecidos, existe bastante diferença entre os conceitos de gestão de processos e gestão por processos nas empresas.
E, agora que você sabe tudo sobre o assunto, que tal dividir esse conhecimento e compartilhar este artigo nas suas redes sociais?
